何 楊 鄒 璇

國網(wǎng)湖北送變電工程有限公司

施工單位建設工程檔案管理的強化策略研究

何 楊 鄒 璇

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工程檔案指的是工程項目建設和管理的相關(guān)資料，其資料形式主要包括文件、圖紙、表格、影音等。工程檔案記錄了工程項目開展的相關(guān)信息，為后期的工程開展提供了重要的參考信息，同時工程檔案也為施工管理水平提供了發(fā)展的基礎。工程檔案對于工程項目的發(fā)展來說是極其寶貴的資料和財富，工程檔案可以幫助工程項目的開展避免不必要的麻煩，同時還可以顯著提高工程項目建設的水平。

施工單位；建設工程；檔案管理；強化策略

1 工程檔案管理的重要性

工程檔案管理指的是將工程相關(guān)資料進行整合和分類，進而借助互聯(lián)網(wǎng)或?qū)嶓w文檔將整合的資料上交給工程規(guī)劃管理人員和決策層的行為。借助工程檔案管理，工程規(guī)劃管理人員和決策層可以很大程度上了解當前工程的發(fā)展狀況，由此可以看出，對于工程施工建設人員來說，工程檔案管理是極其珍貴的參考依據(jù)。在我國科技水平不斷提高的背景下，工程項目施工和養(yǎng)護中工程檔案管理的重要程度與日俱增，工程檔案管理可以幫助施工人員了解工程施工和養(yǎng)護信息，從而不斷完善工程施工的知識構(gòu)架，為后期的工程開展提供十分寶貴的參考依據(jù)。

2 工程檔案管理存在的問題

2.1 重建設，輕管理

工程建設中，對于檔案管理方面的意識淡薄，存在重工程建設，重經(jīng)濟效益，檔案管理投入不足，尤其是檔案的信息化和電子化管理尚未普及，普遍存在檔案管理滯后于工程項目建設。工程檔案管理屬于一項基礎性、長期性工作，在整個建設中屬于非營利性的，不會直接產(chǎn)生巨大經(jīng)濟效益，因此，工程建設部門和相關(guān)管理部門更多的把人力、物力投入項目建設的進度上，忽視了對工程檔案的管理，尤其是一些重要的歸檔資料未能及時收集歸檔，很多建筑工程項目的檔案歸檔率不足80%，等項目完工后才匆忙收集，容易造成施工圖紙、建設單位資質(zhì)等重要檔案的遺失。工程檔案基礎工作如檔案的收集、整理、立卷、著錄、檢索等未按相應標準規(guī)范操作。

2.2 檔案管理不規(guī)范

許多單位工程檔案的立卷、編目、檢索等未按國家標準規(guī)范操作。內(nèi)業(yè)資料文字篇幅多，而影像圖片少，尤其是一些隱蔽工程沒有影像圖片而僅有文字記錄，難以令人信服，使內(nèi)業(yè)資料不能真正反映建設項目的實際情況。部分項目的竣工圖歸檔不完整，竣工圖的修改不到位，造成竣工圖與工程實際不相符，竣工圖中相關(guān)項目及技術(shù)負責人簽名常常漏缺不全，有些竣工圖編制不規(guī)范、標識不統(tǒng)一，無設計與竣工數(shù)量對照表，由于變更執(zhí)行程序的不規(guī)范，極易導致竣工圖誤差和失真。

2.3 管理人才缺乏

社會不斷發(fā)展，現(xiàn)代化、科學化和信息化的建筑檔案管理方法層出不窮。但是，現(xiàn)階段部分建筑檔案管理人員依然沒有掌握新的技術(shù)手段，甚至有的建筑企業(yè)檔案管理人員并不是專業(yè)檔案管理人員，僅僅是兼職而已，這就給檔案管理帶來了很大的弊端。究其本質(zhì)而言，管理人才的缺乏使得檔案管理過程缺乏應有的技能，科學化的建筑檔案管理更是無從說起。

3 強化施工單位工程檔案管理的措施

3.1 加強對工程檔案管理的意識

施工單位對工程檔案的重要作用有的還是沒有得到充分的認識，所以，對于設計檔案資料收集管理的人必須提高他們的重視的意識，相關(guān)的監(jiān)督人員也要實行定時或不定期的督導檢查。必要的時候，還可以采取一些實際的措施，讓檔案管理工作與計量支付掛鉤，真正保證做好檔案管理工作。

3.2 提高對工程檔案管理的資金和人才技術(shù)的投入

首先要把檔案管理的基礎建設例如到辦公自動化的建設固話，同時建設，同步發(fā)展，不能滯后與辦公自動化，以避免造成不應有的損失。其次要加大對檔案管理現(xiàn)代化的投入。隨著科技的不斷發(fā)展，檔案管理也逐漸開始采用一些技術(shù)含量高的方式，需要的投資的經(jīng)費也較多，為此，企業(yè)也把這項經(jīng)費列為專項的投入。最后是要為檔案部門配置齊全的先進設備，像計算機、掃描儀、傳真機及攝像機等等，同時也要引進先進的人才，加快研制開發(fā)檔案管理的應用軟件，為現(xiàn)代化的檔案管理準備充足的物質(zhì)基礎。

3.3 做好檔案收集形成過程中的各項工作

第一，施工資料管理。有如下內(nèi)容：①施工資料管理內(nèi)容包括：施工質(zhì)量管理檢查記錄；特殊工種上崗證書審查表；施工日志；工程停工和復工報告等。②施工技術(shù)資料管理內(nèi)容包括：施工組織設計；施工專項方案；質(zhì)量交底記錄；設計變更；工程洽商記錄；圖紙會審記錄等。③施工物資資料管理內(nèi)容包括：材料進場檢驗記錄；材料性能檢驗報告；設備開箱檢驗記錄；出場質(zhì)量證明；各種構(gòu)件、成品質(zhì)量證明文件等。④施工測量記錄內(nèi)容包括：基槽驗線記錄；建筑沉降觀測記錄；樓層平面放線記錄；建筑物垂直度、標高記錄等。⑤施工記錄內(nèi)容包括：交接檢查驗收記；地基驗槽記錄；混凝土運輸交接記錄；混凝土工程施工記錄；混凝土拆模申請單等。

第二，竣工檔案管理。①在申請檔案專項驗收基礎工作前，按照行業(yè)標準的分類大綱，做好建設工程竣工檔案技術(shù)文件分類、匯總和整理工作。一般來說，按照資料來劃分時，應分為建設單位、監(jiān)理單位和監(jiān)理單位的文件資料三種。其中，建設單位的文件資料一般分為立項文件、規(guī)劃用地文件、設計文件、招投標文件、開工文件、竣工驗收文件等。②如果發(fā)現(xiàn)檔案丟失，要提交丟失報告，且停止借閱。對于秘密技術(shù)檔案和借閱檔案，需要填寫好借閱單，且要經(jīng)過相關(guān)部門經(jīng)理簽字才能借閱；對于一些特殊情況需要借閱較長時間時，需經(jīng)過主管部門的批準，但到了年底要將檔案交到檔案室，以方便對檔案文件進行清點和核對，為以后重新借出做準備。③另外，嚴禁將密級文件資料帶回家和在私人通信、通話中泄露內(nèi)容；同時，不允許管理人員利用工作之便，將公司的客戶和業(yè)務自行處理。

結(jié)語

總之，隨著我國國民經(jīng)濟的不斷發(fā)展，建設項目不斷增多，在工程建設當中，需要加強建設工程管理工作，確保工程的質(zhì)量和安全。建筑工程檔案作為建設項目管理中重要組成部分，其內(nèi)容包括投資計劃、設計、施工、維修等活動中形成的檔案文件工程檔案管理，其管理水平直接關(guān)系到工程的質(zhì)量。

[1]尚小琴.淺談施工單位強化建設工程檔案管理的措施[J].廣東科技，2013，22(12)：9-10.

[2]曾虹.淺談施工單位強化工程檔案的重要性[J].今日科苑，2008，(22)：97.