楊曉豐

邯鋼集團工程技術有限責任公司

對企業(yè)檔案保密工作的探討

楊曉豐

邯鋼集團工程技術有限責任公司

把保密工作真正做好、做塌實。要使檔案資源更好地為企業(yè)的發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營服務。

企業(yè)檔案；安全和保密；企業(yè)的命脈

隨著市場經(jīng)濟的繁榮和發(fā)展，企業(yè)間的對外交流與合作日益廣泛，涉及技術、商業(yè)機密的企業(yè)競爭日趨激烈，檔案利用和保密工作的環(huán)境、內容、方式和方法都發(fā)生了深刻的變化，面臨著新的挑戰(zhàn)。有些民營企業(yè)不擇手段采取多種方法盜取各種有價值的屬于商業(yè)機密的技術檔案，發(fā)展壯大自己，用高薪、高職挖走國企的優(yōu)秀人才，同時也帶走了大量檔案和高新技術成果。多年研究積累的經(jīng)驗，被競爭對手利用，給企業(yè)造成了無法彌補的損失。人們已經(jīng)認識到，誰掌握了經(jīng)濟情報，誰就會搶先占領市場；誰保護了自己的秘密，誰就會在激烈的市場競爭中保全自己的優(yōu)勢地位。因此，我們在做好檔案開發(fā)利用工作的同時，也要相應做好檔案的保密工作。

檔案作為一種特定形式存在的資產(chǎn)，是專利權、商標權、著作權、土地使用權、知識產(chǎn)權等無形資產(chǎn)的依據(jù)和證明。檔案的價值體現(xiàn)在利用上，人們?yōu)榱碎_發(fā)利用檔案資源，利用現(xiàn)代化的傳輸工具和閱覽方式，多渠道、多形式的查閱利用的同時，往往忽視了檔案的安全和保密，忽視了借閱范圍，重開發(fā)輕保密，從而給保密工作帶來了難度，涉密檔案泄密因素和渠道增大，給企業(yè)造成的損失也就增大。因此，檔案的開發(fā)利用、資源共享和檔案保密工作協(xié)調不當，就形成了對立和矛盾。

做好企業(yè)檔案的保密工作，我認為應該從以下幾方面著手：

第一，要強化檔案保密意識。檔案人員加強自身保密意識的同時，要加大保密宣傳工作的力度，通過對《檔案法》、《保密法》等相關法律文件的學習，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，強化保密法制觀念，牢固樹立“保密工作無小事”的責任意識，提高全員保密工作的自覺性和責任感，自覺履行保守企業(yè)秘密的義務。對涉密紙質檔案、電子檔案的借閱、保管、銷毀等環(huán)節(jié)要嚴格遵守保密制度，確保萬無一失，把安全責任意識貫穿于檔案工作的始終。同時，要認真貫徹“安全第一，預防為主”的方針政策，堅決防止和克服麻痹大意的思想和僥幸心理，要經(jīng)常性的開展安全教育活動，讓安全保密意識真正深入人心。

第二，要加強檔案庫房安全建設。檔案庫房的科學管理是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。檔案庫房應配備防盜門、鐵欄窗、電子監(jiān)控設備等防盜設施，并隨時做好各項設施設備的檢修、維護工作；檔案庫房應指定專人負責管理，嚴格落實庫房管理制度，無關人員一律禁止入內；涉密檔案應單獨保管，放在帶鎖的保險柜內，并由專人保管，從保管條件上確保檔案的安全；在磁性介質上保存的電子檔案，應配備專用的檔案消磁柜，并定期檢查復制。另外，要堅持日常監(jiān)督與重點檢查相結合，不定期組織全面細致的安全檢查，在認真清點核對檔案的同時，及時發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫房的安全隱患，做到勤檢查、及時清理，采取切實的有效措施，堵塞危及檔案安全的漏洞。

第三，還要完善檔案的借閱管理。應制定細致嚴密的檔案借閱制度以確保檔案的安全。檔案借閱者必須認真履行登記、借閱手續(xù)，由直屬領導簽字后按要求填寫借閱登記表，手續(xù)齊全后方可進行借閱。檔案的借閱、移出、銷毀等也應嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理。借閱者要遵守保密制度，嚴禁轉借泄密和以個人名義向外單位轉讓檔案技術成果。檔案人員在借閱過程中應監(jiān)督借閱者不私自撕拆、涂改檔案，使用完畢后應及時核對、檢查，以防止缺頁少項。對于超過借閱期限未還的檔案，經(jīng)追究仍不交還或造成遺失的，必須追究其責任，按企業(yè)規(guī)章制度嚴肅處理。

第四、要做好企業(yè)檔案信息化過程中的保密工作。在企業(yè)檔案信息化的過程中，無論是聘請專業(yè)的掃描公司還是公司內部員工承擔掃描工作，都要簽訂保密協(xié)議，約定掃描人員在掃描期間及掃描完成后必須遵守企業(yè)規(guī)定的任何成文或不成文的保密規(guī)章、制度，履行相應的保密職責，不得以任何方式將掃描文件的電子版帶出工作場所或向外泄露。在紙質檔案掃描期間，建議在掃描的房間內安裝攝像頭來監(jiān)督掃描人員的各項行為。

第五，要加強電子檔案管理。隨著信息時代的來臨，電子檔案越來越成為檔案的主角，因此電子檔案的保密工作已成為衡量企業(yè)檔案保密工作的一個重要指標。電子檔案從保管形式上主要有兩種，一種是存儲在硬盤、U盤上的電子檔案，另一種是存儲在網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫中的電子檔案。存儲在硬盤、U盤上的電子檔案要做好日常防消磁、防損壞工作，重要電子檔案的信息內容還要進行加密處理，并定期機讀抽檢和復制，借閱時需注意借閱者所借的電子檔案必須要在其工作職責范圍內，嚴格履行借閱手續(xù)，對秘密等級比較高的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用；對存儲在網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫中的電子檔案，應重點做好數(shù)據(jù)庫的安全保密和權限的劃分工作：首先要加強對計算機信息系統(tǒng)的保密管理，做好內外網(wǎng)分離工作，嚴禁涉密計算機與互聯(lián)網(wǎng)相連。其次，為了防止內部人員將電子檔案非法外傳，需對每個人做好權限控制，確保保密數(shù)據(jù)只能被有權限的人使用，且整個使用過程應被完整記錄，做好事前防御，事后追蹤。網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫中的電子檔案，要做好備份，并且只能瀏覽，不能下載，從根源上杜絕保密信息的泄漏。

檔案是人類社會各項活動的真實記錄，不僅是國家的寶貴財富，也是促進生產(chǎn)力發(fā)展的重要因素?？茖W的管理和有效的開發(fā)利用檔案，對于提高企業(yè)經(jīng)營管理水平、提高科研和生產(chǎn)效益、技術革新、科學研究、成果轉化和技術轉讓都起著舉足輕重的作用，是提高科技水平、加快經(jīng)濟發(fā)展的基礎條件。

總之，既要充分利用有限的檔案資源，利用高科技電子檔案的存儲技術和優(yōu)勢，深挖潛能，大力做好檔案的開發(fā)利用工作，以發(fā)揮檔案的最大效能，同時又要保證檔案資料的保密性，要進一步做好企業(yè)內部的檔案保密工作，把保密工作真正做好、做塌實。要使檔案資源更好地為企業(yè)的發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營服務，要用發(fā)展的思維、開闊的視野、戰(zhàn)略的眼光，積極探索新形勢下檔案工作新思路、新舉措，使檔案資源更好地為生產(chǎn)經(jīng)營和改革發(fā)展服務，更直接、更有效地發(fā)揮作用。