林建文

(福建省福州兒童醫(yī)院，福州 350000)

大數(shù)據(jù)環(huán)境下醫(yī)院文書(shū)檔案的信息化管理與應(yīng)用

林建文

(福建省福州兒童醫(yī)院，福州 350000)

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的大背景下，信息科技也得到了充分的發(fā)展。醫(yī)院作為民生的基礎(chǔ)，受到了越來(lái)越多的重視和關(guān)注，而醫(yī)院中最重要的資料則是文書(shū)檔案。在醫(yī)院中，計(jì)算機(jī)的合理使用可以將傳統(tǒng)的醫(yī)院紙質(zhì)文書(shū)檔案，變?yōu)楦泳唧w系統(tǒng)化的電子文案索引。因此，在信息化無(wú)處不在的今天，醫(yī)院的文書(shū)檔案管理也需要與時(shí)俱進(jìn)，并進(jìn)行深入的改革。筆者結(jié)合自身多年對(duì)于醫(yī)院文書(shū)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)與見(jiàn)解，針對(duì)當(dāng)下與未來(lái)我國(guó)醫(yī)院文書(shū)檔案信息化的發(fā)展展開(kāi)討論，以期可以提出一些科學(xué)合理的見(jiàn)解。

大數(shù)據(jù)環(huán)境；醫(yī)院文書(shū)檔案；信息化；管理與應(yīng)用

信息化是當(dāng)前全世界的主流，在任何領(lǐng)域都很難離開(kāi)計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)。如今在我國(guó)，計(jì)算機(jī)也已成為各行各業(yè)所必須的辦公工具。這其中，醫(yī)院作為基礎(chǔ)的民生建設(shè)，更不例外。在醫(yī)院中，計(jì)算機(jī)的合理使用可以將傳統(tǒng)的醫(yī)院紙質(zhì)文書(shū)檔案，變?yōu)楦泳唧w系統(tǒng)化的電子文案索引。它的好處是可以將原本復(fù)雜煩瑣的檔案室升級(jí)為簡(jiǎn)單明了的電腦數(shù)據(jù)庫(kù)，改變以往紙質(zhì)文書(shū)很多不方便的弊端，大幅度提升了辦公效率。但是，將文書(shū)檔案進(jìn)行全面的信息化管理還只是一個(gè)初級(jí)階段，仍有很多不足及需要完善的地方。

1 醫(yī)院文書(shū)檔案信息化的具體措施與內(nèi)容

在醫(yī)院文書(shū)檔案工作中徹底落實(shí)信息化，首先要進(jìn)行文書(shū)的處理與歸檔。醫(yī)院每天都會(huì)收到和處理很多文件信息，需要有專門的工作人員將這些信息逐一仔細(xì)記錄在計(jì)算機(jī)上，同時(shí)構(gòu)建只屬于醫(yī)院自己的內(nèi)部局域網(wǎng)，將所記載與歸納的信息文件在局域網(wǎng)內(nèi)部進(jìn)行分享。必要時(shí)，也可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)與其他醫(yī)院進(jìn)行交流與互動(dòng)。其次，對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部的財(cái)務(wù)檔案，也需要實(shí)行科學(xué)合理的信息化處理。財(cái)政是一個(gè)企業(yè)的命脈，財(cái)政把控力度的好壞將直接決定一個(gè)企業(yè)的生死存亡。如今醫(yī)院的財(cái)務(wù)活動(dòng)必須得到最高的重視，在管理相關(guān)財(cái)務(wù)檔案時(shí)，需要利用更加現(xiàn)代化的技術(shù)與方式，不斷將傳統(tǒng)紙質(zhì)文稿形式的財(cái)務(wù)檔案和報(bào)表轉(zhuǎn)化為電子表格與文檔，盡可能的使醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案全面實(shí)現(xiàn)信息化。同時(shí)，還要對(duì)所構(gòu)建出來(lái)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行多功能、全方位的管理，以期能夠使醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案體系更加規(guī)范化，從而間接為醫(yī)院整體效益的提升起到促進(jìn)和幫助作用。

醫(yī)院另一大重要領(lǐng)域的事項(xiàng)是關(guān)于病人的病例檔案。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，醫(yī)院更要以人為本，加強(qiáng)對(duì)病人病例檔案的信息化管理與處理。要利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)病人的病例進(jìn)行妥善分類與整合，對(duì)所反饋的信息進(jìn)行加工處理，然后再利用醫(yī)院內(nèi)的局域網(wǎng)系統(tǒng)及時(shí)反饋到臨床科室中。這樣，不但可以方便醫(yī)務(wù)人員對(duì)病例及時(shí)進(jìn)行分析，更是體現(xiàn)出對(duì)病人一種負(fù)責(zé)任的態(tài)度，從而提升醫(yī)療服務(wù)的整體水平與能力。

2 醫(yī)院文書(shū)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

2.1 及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中的問(wèn)題和不足并進(jìn)行補(bǔ)漏

由于醫(yī)院文書(shū)檔案數(shù)量龐大且復(fù)雜，以往傳統(tǒng)的管理辦法是將相關(guān)的信息與內(nèi)容在紙質(zhì)文稿上進(jìn)行記錄，并立卷管理。這種方法很有可能造成文檔資料出現(xiàn)遺漏等問(wèn)題，一旦發(fā)現(xiàn)此類問(wèn)題，往往還需要重新進(jìn)行拆卷處理。而且在后續(xù)的補(bǔ)漏過(guò)程中，很有可能又會(huì)對(duì)之前所整理歸納好的文件造成影響，使得順序被打亂，徒增了巨大的工作量。而如果使用計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)，就可以很好地避免這種情況的發(fā)生，工作人員利用計(jì)算機(jī)將相關(guān)的資料系統(tǒng)輸入進(jìn)去后，可以使用一些特定的軟件進(jìn)行自動(dòng)糾錯(cuò)與修改的任務(wù)。這樣，不但可以改善傳統(tǒng)的工作環(huán)境，將出錯(cuò)率降到最低，還可以極大提升整體的工作效率。

2.2 有利于醫(yī)院對(duì)珍貴文件資料的保存與收藏

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書(shū)檔案管理中，為了使被保管的卷宗可以更加簡(jiǎn)潔與美觀，工作人員往往需要對(duì)資料進(jìn)行美化與修編，就不可避免的會(huì)因?yàn)橐恍┎僮魇д`而改變了資料卷宗原本的形式和面貌。而信息化管理下的文書(shū)檔案，則并不需要美化與修編這一過(guò)程，只是利用簡(jiǎn)潔清晰的表格和文檔進(jìn)行儲(chǔ)存即可。如此一來(lái)，不但可以將珍貴的原始資料有效進(jìn)行保管，更能節(jié)省時(shí)間，提升效率，還會(huì)還原資料最原始的狀態(tài)與面貌。

2.3 大幅度提升文檔資料的使用效率

傳統(tǒng)的醫(yī)院信息管理工作，通常是由工作人員進(jìn)行手工處理，這就導(dǎo)致了醫(yī)院要花費(fèi)大量的人力與物力，增加了自身成本負(fù)擔(dān)的同時(shí)，還會(huì)使得檔案中所記錄的信息量較低，在后續(xù)對(duì)信息資料進(jìn)行讀取與取閱時(shí)，增加了更多的困難與障礙。而有效利用計(jì)算機(jī)信息化來(lái)處理資料與檔案，就可以高效率的運(yùn)用電子目錄對(duì)資料進(jìn)行歸檔，減少人力與物力的投入，降低成本支出，還可以方便快捷地對(duì)所需要的資料與文書(shū)進(jìn)行查詢和獲得。另外，通過(guò)醫(yī)院內(nèi)部的局域網(wǎng)絡(luò)，還可以最大程度實(shí)現(xiàn)信息的共享與傳遞，全面提升了資料的利用率。信息化背景下的文書(shū)檔案還會(huì)改變以往傳統(tǒng)文書(shū)可觀性較差的缺點(diǎn)，更加直觀形象的展現(xiàn)在人們眼前，方便工作人員的檢索查詢。

3 對(duì)醫(yī)院文書(shū)信息化的管理與措施

3.1 對(duì)信息化文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的重視和投入

若要在醫(yī)院建立完善的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，就需要讓其獲得更大的關(guān)注和資金投入，還需要醫(yī)院方面投入更多先進(jìn)的信息化設(shè)備，并配備專業(yè)的信息管理人才。所投入的人力要在上崗前接受專業(yè)的技能培訓(xùn)和考核。還要配備相關(guān)的監(jiān)督人員，構(gòu)建對(duì)信息資料系統(tǒng)的監(jiān)察制度，及時(shí)監(jiān)督醫(yī)院文書(shū)檔案信息系統(tǒng)的運(yùn)行，對(duì)所發(fā)生的漏洞和問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理和解決。要從整體上提升管理水平，努力革新現(xiàn)有技術(shù)。

3.2 加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人才隊(duì)伍的構(gòu)建

任何工作都離不開(kāi)人的執(zhí)行與操控，雖然可以將醫(yī)院文書(shū)檔案進(jìn)行信息化處理，但卻不能完全依賴于計(jì)算機(jī)。文書(shū)檔案管理相關(guān)人員需要具備現(xiàn)代化的信息意識(shí)和專業(yè)素養(yǎng)，熟練使用各項(xiàng)辦公軟件，努力學(xué)習(xí)有關(guān)醫(yī)院文書(shū)檔案的知識(shí)技能。加強(qiáng)培養(yǎng)信息管理人員的自學(xué)意識(shí)，樹(shù)立工作人員的自我責(zé)任心，使檔案管理人員可以發(fā)揮自身所長(zhǎng)，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，為構(gòu)建我國(guó)完善的醫(yī)院信息檔案體系做出貢獻(xiàn)。

4 結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)了文書(shū)檔案信息化的進(jìn)程。如今各行各業(yè)的文檔管理都已經(jīng)脫離了紙質(zhì)化，在信息化設(shè)備的輔助下，實(shí)現(xiàn)了電子存檔。醫(yī)院文書(shū)檔案信息化也是當(dāng)下的主流趨勢(shì)，對(duì)于其有效管理與應(yīng)用變得越來(lái)越重要。各醫(yī)院在對(duì)文書(shū)檔案的管理與應(yīng)用方面，要有積極的態(tài)度和強(qiáng)烈的責(zé)任心，努力提升醫(yī)院文書(shū)檔案的管理水平和利用效率，使其可以更好地發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值。只有如此，才能全面提升醫(yī)院整體的綜合管理水平，為患者提供更好的醫(yī)療環(huán)境與服務(wù)。

[1] 趙袁園.醫(yī)院文書(shū)檔案信息化管理[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2014，(15):94.

[2] 陳佳強(qiáng).醫(yī)院文書(shū)檔案的信息化管理與利用分析[J].管理觀察，2014，(07):174-176.

[3] 楊偉娜.試析醫(yī)院文書(shū)檔案的信息化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，(03):41-42.

[4] 張媛.淺析如何做好醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2012，(19):207-208.

[5] 楊慧安.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題與對(duì)策芻議[J].計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2012，(04):11-12.

Analysis on the information management and application of hospital documentary archives in big data environment

LIN Jian-wen

(Children’s Hospital of Fuzhou, Fuzhou 350000, China)

In the context of China’s rapid economic development, information technology has also been fully developed. Hospital as the basis of people’s livelihood has got more and more attention, and the most important information is the file. The rational use of the computer can make traditional hospital paper documents more systematic. Therefore, the documentary archives management also needs to advance with the times and make in-depth reform. Combining with the years of experience and opinions, the development of documentary archives of hospital was discussed in the future, with a view to making some scientific and rational opinions.

Big data environment; Hospital documentary archives; Informatization; Management and application

R197.32

： B

： 1674-8646(2017)16-0126-02

2017-05-27

林建文(1967-)，女，本科，中級(jí)檔案館員。