胡菡

時光飛逝，依稀記得兩年前本刊曾就海淀區(qū)檔案局（館）建設新館的情況進行專訪，如今，當年圖紙中的新館已坐落于海淀區(qū)溫泉路47號C座——海淀區(qū)北部文化中心西北角，成為該文化中心的重要組成部分。建成后的新檔案館究竟是什么樣，投入使用后的運行狀況如何，從老館到新館的搬遷過程中又有哪些不為人知的細節(jié)和經驗？帶著幾分期盼與好奇，記者于近日走訪了海淀區(qū)檔案館新館，就心中的疑問一探究竟。

位于海淀區(qū)溫泉鎮(zhèn)中心區(qū)的海淀區(qū)檔案館新館，并非是一座獨立建筑，而是與文化館、圖書館、溫泉中心共同構成了外觀形似鋼琴立面的海淀北部文化中心。按照設計方對這四個部分別賦予的“春、夏、秋、冬”的設計內涵，檔案館被定義為“冬藏”，以體現其館藏豐富的涵義。建成后的新館建筑面積為2.7萬余平方米，共9層，地上6層，地下3層，約占文化中心總面積的四分之一有余。

與原來位于繁華鬧市的老館相比，新館雖然地處偏僻，卻并未因此顯得冷清。這要歸功于該文化中心的定位和新館內舉辦的系列展覽。據海淀區(qū)檔案局（館）的同志介紹，“北部文化中心作為彌補海淀區(qū)北部文化空白的重點文化設施建設項目，自建成后經常舉辦各種文化活動，吸引了大量周邊居民。而檔案館新館落成后舉辦的大型系列展覽可謂其中的一大亮點?！?/p>

在新館一層展廳舉辦的系列展覽于2016年6月24日——新館落成啟用的當日，正式面向社會開放。它由“海淀印跡”“海淀特藏”“海淀文萃”三部分組成，展覽主題突出，內容豐富，表現形式多樣，將海淀區(qū)深厚的歷史文化底蘊與高科技發(fā)展軌跡等生動地表現出來，彰顯了海淀特色，吸引了大量訪客。據海淀區(qū)檔案局（館）的相關統(tǒng)計，開展至今已累計接待6517人次，特別是在新館運行初期，曾有日接待量突破190余人次的記錄。在記者參觀的當天，也有很多外單位的參觀團體或是個人參觀者在此觀展。在這寒風凜冽的隆冬時節(jié)，來來往往的參觀者們?yōu)樾吗^增添了幾分人氣，時常營造出一股熱鬧的氣氛。

搬遷前期準備充分

作為北京市首家落成的區(qū)級檔案館，海淀區(qū)檔案館新館自2016年6月下旬正式開館以來，在試運行階段的運行狀況一直很平穩(wěn)，不但成功舉辦了上述展覽，而且在提供查檔服務方面也很及時。新館能在使用初期如此正常、順利地運行，與海淀區(qū)檔案局（館）的同志們高效、安全、有序地完成搬遷任務密不可分。

談及新館的搬遷，海淀區(qū)檔案局（館）相關負責人感慨頗多，他認為做好搬遷的前期準備工作，是新館搬遷順利進行的首要前提?！霸谛吗^建設之初，搬家就被提到日程上來，今年5月份新館竣工后，搬家工作已進入到實質性操作階段。為了搬遷順利，我們在前期做了充足的準備工作”采訪中該負責人如是說。據介紹，今年9月上旬，海淀區(qū)檔案局（館）專門邀請國家、市檔案局（館）的專家和領導以及高校檔案保護專業(yè)的教授、學者為新館“把脈會診”，請他們就確保檔案入庫后的安全和新館功能用房的布局給予專業(yè)指導。專家們根據檔案“八防”的要求，分別就新館檔案庫房的溫濕度、燈光照明、消防、密集架、低溫消毒室、中央監(jiān)控室以及庫區(qū)環(huán)境進行了實地考察、評估，并針對新館試運行期間發(fā)現的不足和隱患提出了建議。海淀區(qū)檔案局（館）對此十分重視，及時細化、完善了新館整體搬遷方案及應急預案，并對試運行階段出現的問題采取了切實可行的改進措施。據海淀區(qū)檔案局（館）相關負責人介紹，為使新館的檔案庫區(qū)達到“八防”要求，海淀區(qū)檔案局（館）及時為一層展廳及特藏室配備了除濕機，并在重點庫區(qū)、展覽大廳、特藏展室等處安設了40個溫濕度計。同時，在局（館）領導的親自協(xié)調下，責成有關部門向部分庫房投放了防蟲與防霉中草藥制劑，并對檔案庫區(qū)溫濕度儀器設備進行階段性調試，委托權威機構先后兩次對庫區(qū)和辦公區(qū)的甲醛、PM2.5、CO2等空氣質量要素進行檢測。此外，局（館）還根據測量數據的變化，有針對性地制定了若干應對措施，使庫房盡快達到檔案保管條件，為后續(xù)檔案實體的搬遷做好準備。

除了對新館庫房保管條件是否達標進行了充分論證外，海淀區(qū)檔案局（館）在主動爭取區(qū)政府領導重視、對員工進行思想動員和搬遷工作組織協(xié)調等方面的準備也很到位。他們較早地提交了“搬遷方案請示”并得到區(qū)委、區(qū)政府的批復，明確了完成搬遷的時間節(jié)點；隨后又根據時間進度，召開了搬遷工作全局動員會，做好思想動員和組織發(fā)動，使大家從思想上重視并樂意接受這項艱巨的任務；在搬遷工作組織協(xié)調方面，海淀區(qū)檔案局（館）提早制定了搬遷方案、應急預案，成立了搬遷領導小組、工作小組，提前兩周在老館門口張貼閉館通知并通過報紙、網絡、公眾微信號等多種方式公布了閉館時間和新館的查檔熱線，多次召開搬遷專題會討論具體細節(jié)，為搬遷工作的實施做好各方面的準備。

搬遷過程高效安全

從2016年10月28日到11月21日，海淀區(qū)檔案局（館）僅用了不到一個月的時間就完成了所有搬遷工作，期間采取了閉館措施，即11月7日至11月20日閉館兩周，搬運館藏實體和機房設備，11月21日恢復開館和查檔利用服務。說起搬家，對我們每個普通家庭而言都不是一件輕而易舉的事，更何況是一個檔案館！海淀區(qū)檔案局（館）能在如此短暫的時間內完成人員、設備和53萬余卷（件）館藏的搬遷，并且期間未發(fā)生過一次投訴、沒有耽誤日常接待工作、最大限度地保障了查檔利用服務不間斷，這些都與海淀區(qū)檔案局（館）領導的統(tǒng)籌安排、縝密布置和全體同志的上下一心、通力配合分不開。

新館搬遷工作進入實施階段后，各搬遷小組憑著極強的責任心和大局意識，采用科學有效的方法，使搬遷過程有條不紊、忙而不亂。根據搬遷領導小組的分工安排，管理科負責館藏實體的搬遷。由于館藏實體的搬運時間決定著閉館時間的長短，管理科的同志們?yōu)榱吮M量壓縮閉館時間，不影響查詢利用，提前將利用率較高的民生檔案全部數字化，以備原件打包封箱后仍可以查閱。另外，他們還制定了包括16個文件在內的“海淀區(qū)檔案館館藏檔案搬遷工作文件匯編”，用管理科科長的話說，“這16份文件就像一個鏈條，環(huán)環(huán)相扣，幾乎把檔案實體搬遷過程中可能遇到的各種問題都考慮到了”。如其中的《海淀區(qū)檔案館館藏庫房分布區(qū)與搬遷工作步驟》中就明確了新館庫房按照利用需求設置，搬遷過程中要根據檔案的重要程度和利用頻次決定搬運的先后順序；《專門檔案存放節(jié)數統(tǒng)計表》和《文書檔案存放節(jié)數統(tǒng)計表》則明確了不同門類檔案的數量，以便提前預留空間……不但有清晰的思路，在細節(jié)工作中管理科的同志們也做得很到位。例如，他們根據實物檔案和紙質檔案的不同特點分別做了箱面標識，在實物檔案的打包箱上注明“朝上”“易碎”“怕壓”等標簽，在紙質檔案打包箱上則注明起止檔案號，以便遇到突發(fā)查檔的情況也能順利找到。據海淀區(qū)檔案局（館）相關負責人介紹，閉館搬運期間確有兩次突發(fā)的查檔情況，查詢者因事情緊急堅持要求開箱調檔，由于箱面標識工作做得嚴謹、到位，管理科的同志很快就從上千個打包箱中找到了所需檔案，及時滿足了查詢者的要求。管理科的人員不多，共七名同志分成了兩撥，一撥在老館負責打包，另一撥負責押運和到新館后的上架工作，由于他們分工明確、配合默契，搬運過程中沒有間斷和停歇，僅用七天時間就完成了所有館藏實體的搬運和上架工作。

誠然，整個搬遷工作的順利進行不是單憑一個科室的努力，而是局（館）全體成員共同努力的結果。如負責機房和信息化設備搬遷的小組，他們?yōu)榱耸估橡^的查檔利用系統(tǒng)搬至新館后能順利使用，不僅在前期與各科室及新館的物業(yè)方、施工方充分溝通，不斷調整機房搬遷方案，后期還專門邀請了查檔利用系統(tǒng)的開發(fā)單位對軟硬件、服務器等進行跟蹤調試，并且在恢復開館的前一天，加班加點、放棄休息再次檢查，以確保開館后設備正常運行。又如，負責車輛調配、路線選擇和后勤保障的辦公室，在搬遷期間做到了搬家和接待工作兩不誤。負責接待查檔者的利用科，在搬遷工作啟動前一直堅守在老館的利用窗口，以保證查檔服務不間斷，直至閉館的前一天；搬到新館后面對最初每天上百人次的查檔高峰，利用科全員出動，以耐心、周到的服務使查詢者滿意而歸。再如，負責全程記錄搬遷過程的征集科，在搬遷過程中搜集、留存了大量文字材料和影像資料，并在海淀區(qū)檔案局（館）的公眾微信號上及時更新搬遷進展……正是由于這些科室的堅守、敬業(yè)，各司其職、通力配合，才保證了搬遷工作的順利進行。

除了各個搬遷工作小組的全力以赴，搬遷領導小組在保障檔案安全方面的努力也功不可沒。不但在搬遷工作啟動前與搬家公司簽訂了保密協(xié)議，而且在搬遷過程中也安排局（館）人員全程監(jiān)督，即檔案“走”到哪，局（館）的同志就跟到哪，即使在電梯里、樓道里也有局（館）的工作人員監(jiān)督搬家公司的工作，真正做到全程無死角、無盲區(qū)。恰如海淀區(qū)檔案局（館）局（館）長所言：“真是把這些檔案當個寶，把老百姓的事兒當事兒！”此外，局（館）領導還堅持在搬遷過程中每個階段的工作完成后召開階段性總結會，及時總結經驗、彌補不足，以使下一個階段的搬遷工作順利進行。

如果說新館的落成是海淀區(qū)檔案局（館）集體智慧的結晶，那么搬遷任務的圓滿完成則是全局（館）56名同志眾志成城、敬業(yè)守則、無私奉獻的生動寫照。

憧憬未來嶄新開始

“檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、電子文件備份中心、政府信息查閱中心”是對新型公共檔案館的功能定位。海淀區(qū)檔案館新館是否體現了“五位一體”功能，也是本刊此次采訪中較為關心的問題。對此，海淀區(qū)檔案局（館）局（館）長坦言：“新館會充分利用海淀區(qū)作為科技大區(qū)、文化大區(qū)的優(yōu)勢，盡可能地運用高科技和現代化手段，利用豐厚的歷史和人文資源，在安全保管基地、愛教基地、利用服務中心等方面體現新館的優(yōu)越性。”具體到新館未來的使用，海淀區(qū)檔案局（館）局（館）長有很多自己的思考。

在“檔案安全保管基地”方面，海淀區(qū)檔案局（館）局（館）長認為，“相比老館不足1000平方米的庫房面積，新館在硬件上已經有了很大改觀，現有庫房37間，庫區(qū)面積5800多平方米，硬件條件已經達標，今后將在技術保障層面上多下功夫。例如，我們聽取有關專家的建議，計劃建立一個智能化庫房管理系統(tǒng)，通過它將庫房的‘八防要求監(jiān)控起來，使庫管員坐在辦公室內就能檢測到庫區(qū)溫濕度的變化及人員的進出情況，而不必親自去看，因為如此大的庫區(qū)面積靠人工抄錄監(jiān)測數據，可能走上一天也不一定能全部做完。采用智能化管理不僅能提高效率，還可以利用它提供的實時監(jiān)測數據做月分析和周分析，使我們及時掌握一段時間的庫區(qū)溫濕度變化，以便指導整個庫區(qū)內溫濕度的調節(jié)。如果這個智能化庫房能建起來，可以說新館真正運用了現代化的管理手段?！?/p>

在“愛國主義教育基地”方面，海淀區(qū)檔案局（館）計劃不斷推出新的展覽，充分發(fā)揮展覽作為中小學教育輔助課堂的作用。同時，局（館）還積極協(xié)助區(qū)教委的科研院所，探討如何把海淀歷史寫進中小學教材，以激發(fā)學生們學習、了解海淀歷史文化的興趣和知海淀、愛海淀的情懷，從而激勵這些象征著海淀未來的孩子們，長大后為海淀美好的明天努力奮斗。此外，局（館）還打算充分發(fā)揮新館面積寬裕的優(yōu)勢，進一步豐富館藏，做到應收盡收，使館藏門類更加豐富，也為查詢利用者提供更多幫助，使公眾越發(fā)體會到檔案的價值、檔案的魅力?！爱斣絹碓蕉嗟娜艘驒n案而受益、受教，那么檔案館作為愛教基地的功能自然也就凸顯了”采訪中海淀區(qū)檔案局（館）局（館）長由衷地說道。最后，局（館）長還提到了“冷工作熱處理”的工作思路，即把檔案館的工作搞活，進一步體現出檔案館的開放性。比如，局（館）每天都通過微信公眾號——“海淀檔案”宣傳、展示館藏，利用這種覆蓋面極廣的新媒體引起更多人對檔案館的關注，甚至使他們逐步成為豐富館藏的貢獻者，實現檔案館與利用者的雙贏；在新館內設立檔案沙龍，搜集各種有關檔案的資料，為員工業(yè)余學習提供方便?？傊诎l(fā)揮愛教基地的功能方面，新館大有可為。

在“檔案利用中心”和“政府信息查閱中心”方面，新館的利用大廳以嶄新的面貌示人：功能齊全的設施設備，科學有序的區(qū)域分布，嚴謹規(guī)范的利用流程、溫馨舒適的查檔環(huán)境和高效優(yōu)質的利用服務。未來，新館將繼續(xù)堅持“以人為本”的服務理念，致力于不斷創(chuàng)新服務手段，開拓服務渠道，延伸服務內容，積極探索新形勢下“讓信息跑起來，讓群眾少跑路”的服務模式。采訪中，海淀區(qū)檔案局（館）局（館）長談到了開辟手機APP查檔、查閱政府公開信息的設想，同時，提到局（館）目前正想方設法在市內繁華地段設立查詢點，如在位于雙榆樹的海淀區(qū)民政局婚姻登記大廳和位于西四環(huán)北路的海淀區(qū)政府辦行政利用大廳內分別設立查詢窗口，從而形成在海淀區(qū)北部、中部、南部都有查詢點，以方便全區(qū)的黨政機關和社會公眾利用、查詢檔案和政府公開的信息。另外，搬到新館后，海淀區(qū)檔案局（館）也打算在簡化檔案查詢審批程序、延長檔案館開放式時間等方面進行探索、嘗試，以期充分發(fā)揮檔案館作為公共文化資源的作用。

在電子文件備份中心方面，海淀區(qū)檔案局（館）也計劃采取更新機房設備，為重要檔案資料加電子標簽等手段，真正做到把電子文件“管”起來，而不僅僅是復制和拷貝。

2016年是“十三五”規(guī)劃的開局之年，亦是海淀區(qū)檔案館自1986年成立以來的30周年紀念。在這樣有紀念意義的年份中，海淀區(qū)檔案館新館的落成使用無疑成為獻禮之作，標志著海淀區(qū)檔案事業(yè)邁上了新臺階。誠如海淀區(qū)區(qū)長于軍所言：“（搬遷工作）是歷史性的節(jié)點”，搬到新館后的海淀區(qū)檔案局（館）已經站在了歷史轉折新起點上，讓我們祝愿它能以濃墨重彩的筆觸繪出檔案事業(yè)的美好藍圖！