邱運(yùn)梅　劉珊　陸浩東

摘 要：工作分解結(jié)構(gòu)（Work Breakdown Structure，簡稱WBS）是項(xiàng)目管理中的一種基本方法，主要應(yīng)用于項(xiàng)目范圍管理，是編制項(xiàng)目計(jì)劃最常用的工具之一。它將需要完成的項(xiàng)目按其內(nèi)在工作性質(zhì)或結(jié)構(gòu)劃分成相對獨(dú)立、內(nèi)容單一和易于管理的工作單元，從而明確規(guī)定完成項(xiàng)目工作范圍的所有任務(wù)。該文以賀州學(xué)院圖書館為例，對圖書采選工作進(jìn)行組織優(yōu)化和WBS分析，旨在為進(jìn)一步加強(qiáng)該校圖書采選工作，提升圖書館服務(wù)水平提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：圖書采選 組織優(yōu)化 WBS分析 工作分解

中圖分類號(hào)：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2016）10（a）-0137-04

圖書采選在圖書館工作中顯得尤為重要，能否圓滿完成直接影響到館藏水平和廣大師生的教學(xué)、科研工作，是衡量圖書館總體水平的一個(gè)重要指標(biāo)。組織結(jié)構(gòu)包括職能式組織結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目式組織結(jié)構(gòu)和矩陣式組織結(jié)構(gòu)。工作分解結(jié)構(gòu)（Work Breakdown Structure，簡稱WBS）是項(xiàng)目管理中的一種基本方法，主要應(yīng)用于項(xiàng)目范圍管理，是編制項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)最常用的工具。該文對圖書采選工作分解及組織優(yōu)化，最后進(jìn)行目標(biāo)管理，以期改進(jìn)方法，達(dá)到項(xiàng)目的最優(yōu)化。

1 圖書采選組織優(yōu)化

任何活動(dòng)的開展都離不開組織這個(gè)載體，該校圖書館就是個(gè)龐大的組織，由50名員工組成，在現(xiàn)實(shí)工作中，由于活動(dòng)繁多，常因分工不明、質(zhì)量不高、權(quán)責(zé)模糊而導(dǎo)致館員間出現(xiàn)矛盾。因此，該校圖書館所有工作的開展都由專門的所屬部門負(fù)責(zé)，統(tǒng)一采用職能式組織結(jié)構(gòu)，如圖1所示。

職能式組織結(jié)構(gòu)猶如金字塔，館長是最高層管理者，位居金字塔頂部，中層是部長，然后是組長，一般員工位于最低層。該校圖書館圖書采選工作由采編部負(fù)責(zé)實(shí)施，采編部是每次圖書采選活動(dòng)的組織者，采編部長就是圖書采選活動(dòng)的項(xiàng)目經(jīng)理，采編部長做到職責(zé)分明才能獲得下屬員工的認(rèn)同和支持。該校圖書館采編部只有4人，在圖書采選過程中還需要臨時(shí)調(diào)用其他相關(guān)部門人員的參與，如：需其他部門的學(xué)科館員提供圖書參考，辦公室秘書核算經(jīng)費(fèi)傳達(dá)文件，讀者協(xié)會(huì)館員負(fù)責(zé)在全校師生中宣傳，技術(shù)部負(fù)責(zé)現(xiàn)場電子設(shè)備的供應(yīng)。

這種金字塔結(jié)構(gòu)的優(yōu)勢在于人員調(diào)動(dòng)的靈活性和有利于在過程、管理等方面保持連續(xù)性。采編部作為項(xiàng)目的上級，可臨時(shí)調(diào)用該部門及其他相關(guān)部門的人員，待圖書采選項(xiàng)目完成后，所有人員又回到原有部門。圖書采選工作要做好，必須調(diào)動(dòng)其他部門學(xué)科館員等的參與，而非采編部人員往往會(huì)因?yàn)閳D書采選不是自己的主要工作而積極性普遍不高，這就暴露了職能式組織的劣勢。在圖書采選過程中，首先要明確各成員責(zé)任；其次項(xiàng)目經(jīng)理要協(xié)調(diào)好各部門之間的困難與矛盾，避免其他部門人員將圖書采選任務(wù)當(dāng)成額外負(fù)擔(dān)而產(chǎn)生負(fù)面情緒。

圖書采選活動(dòng)可以采用項(xiàng)目式組織結(jié)構(gòu)。項(xiàng)目式組織結(jié)構(gòu)是將圖書采選工作從圖書館的組織中分離出來，成為一個(gè)獨(dú)立的單位，有專門的管理人員，仍可以是采編部長；也有專門的技術(shù)人員，包括學(xué)科館員、采購員、財(cái)務(wù)員等。采用項(xiàng)目式組織結(jié)構(gòu)優(yōu)勢在于項(xiàng)目經(jīng)理對整個(gè)圖書采選活動(dòng)負(fù)責(zé)，項(xiàng)目組的所有成員都由項(xiàng)目經(jīng)理（采編部長）支配，不會(huì)出現(xiàn)多重領(lǐng)導(dǎo)、無所適從的情況，如圖2所示。這樣圖書采選活動(dòng)就能目標(biāo)統(tǒng)一，所有參與人員能夠更快集中力量解決問題。圖書采選活動(dòng)采用項(xiàng)目式組織結(jié)構(gòu)的劣勢在于造成了資源浪費(fèi)。該校圖書館一般同時(shí)面臨多個(gè)項(xiàng)目，如：同時(shí)開展讀書演講比賽和圖書采選活動(dòng)，一些項(xiàng)目成員除圖書采選外，還有其他工作要做。而活動(dòng)一旦結(jié)束，項(xiàng)目組解散，項(xiàng)目成員的下一步發(fā)展將成為一個(gè)謎。每個(gè)項(xiàng)目都有自己的一套班子，這就造成了人員、技術(shù)、設(shè)備的重復(fù)配置。

矩陣式組織結(jié)構(gòu)，是職能式和項(xiàng)目式組織結(jié)構(gòu)的結(jié)合，兼?zhèn)淞藘煞N組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)勢，避免了其弱點(diǎn)[1]。矩陣式組織結(jié)構(gòu)類似于項(xiàng)目式組織，但項(xiàng)目又并不從組織中分離出來成為獨(dú)立的單元；它只有一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，其他成員仍服務(wù)于原部門。辦公室財(cái)務(wù)員可以同時(shí)承擔(dān)圖書采選經(jīng)費(fèi)核算和館務(wù)其他開支，流通部的物理學(xué)科館員在接受物電系師生閱覽服務(wù)的同時(shí)參與圖書采選工作。對于圖書采選項(xiàng)目的任務(wù)，只能被他們當(dāng)作工作的一部分，這又類似職能式組織的弱矩陣形式。該校采取矩陣式組織結(jié)構(gòu)，就可以把圖書采選工作中的選書環(huán)節(jié)融入到“書香校園，‘悅讀金秋”讀書月系列活動(dòng)中來。讀書月系列活動(dòng)的項(xiàng)目發(fā)起人是圖書館決策層，他們對此次活動(dòng)的要求體現(xiàn)的是圖書館的戰(zhàn)略目標(biāo)：舉行宣傳月活動(dòng)，豐富師生的精神世界，提高圖書館的影響力。讓師生在愉悅的環(huán)境中參加活動(dòng)完成選書，為實(shí)現(xiàn)圖書采選目標(biāo)奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

綜合各要素，該校圖書館在日常工作中通常會(huì)同時(shí)面對多個(gè)項(xiàng)目，采用強(qiáng)矩陣式更具有優(yōu)勢，能讓更多的館員專心參與其中，這樣既擺脫了雙重領(lǐng)導(dǎo)、多重領(lǐng)導(dǎo)的困惑，又有效平衡了資源，提高了圖書采選活動(dòng)的有效性。對比這三種主要的組織結(jié)構(gòu)，同時(shí)考慮圖書館各項(xiàng)活動(dòng)需要開展的背景，該校的圖書采選活動(dòng)采用矩陣式更為合理，如圖3所示。

圖書采選工作由該校圖書館決策層推選一位合適人員作為項(xiàng)目經(jīng)理（一般由采編部長擔(dān)任），項(xiàng)目成員是從圖書館其他部門各調(diào)取一定比例。大家分別從采編部、閱覽部等不同部門臨時(shí)調(diào)集到一起，雖同屬圖書館，平時(shí)因接觸不多熟識(shí)度不同，面對新工作新團(tuán)隊(duì)常會(huì)感到茫然。采編部長這時(shí)就需要對圖書采選團(tuán)隊(duì)進(jìn)行必要指導(dǎo)，公布項(xiàng)目目標(biāo)，為項(xiàng)目和團(tuán)隊(duì)制定基本規(guī)則，并結(jié)合團(tuán)隊(duì)和個(gè)人能力、分配任務(wù)、責(zé)任到人。這有利于項(xiàng)目成員找準(zhǔn)位置，有助于團(tuán)隊(duì)有個(gè)好的開端。沖突是項(xiàng)目成員對原有“規(guī)則”的自然反應(yīng)，在項(xiàng)目實(shí)施過程中項(xiàng)目成員不僅學(xué)會(huì)如何更好與他人溝通、協(xié)作完成同一個(gè)目標(biāo)，更在團(tuán)隊(duì)合作中提升了自己的才能，為以后的工作生活留下了寶貴的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富。

2 圖書采選項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）分析

2.1 圖書采選項(xiàng)目的工作分解

項(xiàng)目范圍定義就是將高校圖書館圖書采選項(xiàng)目的主要工作劃分為比較小的、更加容易管理的組成部分，以此來確定為完成此圖書采選項(xiàng)目所要做的具體任務(wù)。圖書采選項(xiàng)目范圍定義要求準(zhǔn)確、細(xì)致，而且要有利于圖書采選項(xiàng)目資源的合理調(diào)配。

項(xiàng)目范圍定義工作通常通過任務(wù)分解來實(shí)現(xiàn)。工作分解結(jié)構(gòu)（Work Breakdown Structure，簡稱WBS）是項(xiàng)目管理中的一種基本方法，它主要應(yīng)用于項(xiàng)目范圍管理，是編制項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)最常用的工具之一[2，3]。它將需要完成的項(xiàng)目按照其內(nèi)在工作性質(zhì)或內(nèi)在結(jié)構(gòu)劃分成相對獨(dú)立、內(nèi)容單一和易于管理的工作單元，從而明確規(guī)定完成項(xiàng)目工作范圍的所有任務(wù)。WBS可以把整個(gè)項(xiàng)目聯(lián)系起來，把項(xiàng)目目標(biāo)細(xì)化為許多更易操作的、相對短期的任務(wù)。根據(jù)圖書采選的一般特征，對圖書采選項(xiàng)目的工作流程進(jìn)行WBS分解[4]。根據(jù)該項(xiàng)目的分工特點(diǎn)對項(xiàng)目進(jìn)行進(jìn)一步分解，可按照分部分項(xiàng)工程做出一個(gè)基于成果的工作分解結(jié)構(gòu)圖，如圖4所示。

2.2 圖書采選項(xiàng)目的責(zé)任分配矩陣

根據(jù)高校圖書館圖書采選項(xiàng)目管理責(zé)任制原則，要將所分解的工作任務(wù)落實(shí)到項(xiàng)目有關(guān)部門和個(gè)人，同時(shí)明確表示出他們在圖書采選項(xiàng)目組織中的關(guān)系、責(zé)任和地位，如表1所示。

從表1不難看出，項(xiàng)目經(jīng)理在高校圖書館圖書采選項(xiàng)目中起到了決定的作用，他負(fù)責(zé)圖書策劃、圖書論證和圖書招標(biāo)，甚至負(fù)責(zé)整個(gè)圖書采選項(xiàng)目。圖書采選員負(fù)責(zé)書單審查、訂單校隊(duì)和建立數(shù)據(jù)。學(xué)科館員負(fù)責(zé)書單審查，他們對能否采選到讀書滿意的圖書起到了決定性的作用。

參考文獻(xiàn)

[1] 喻彬.A公司矩陣式項(xiàng)目管理組織優(yōu)化研究[D].成都：西南財(cái)經(jīng)大學(xué)，2014.

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[4] 藺軍.基于WBS系統(tǒng)管理方法的圖書館搬遷[J].情報(bào)探索， 2010（9）：114-115.