朱思霖　張林華

摘 要：伴隨社會民主化進程的推進，政府職能逐漸由管理型向服務型轉變，政府行政模式開始更加體現(xiàn)公民本位思想，國家檔案局提出了檔案工作向服務民生轉變的一系列改革策略。近年來，上海、長春、嘉興、天津等地紛紛開展了民生檔案“就地查詢，跨館出證”的檔案創(chuàng)新服務，本文對當前民生檔案遠程服務中館際聯(lián)動的開展途徑、實現(xiàn)舉措、實施成效進行了分析，并做出相關策略思考

關鍵詞：民生檔案；遠程服務；館際聯(lián)動

隨著社會經濟的高速發(fā)展，一系列惠民政策相繼出臺。為了使檔案工作更加符合時代要求，檔案部門本著服務為上，民生為重的精神，積極探尋檔案利用便民新途徑，努力創(chuàng)建讓群眾滿意的民生檔案共享平臺，開啟民生檔案跨館查詢服務。國家檔案局2016年4月1日發(fā)布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中指出，要深化和拓展檔案利用服務，提高檔案公共服務能力，推動轄區(qū)檔案資源跨館利用、跨館出證工作。將檔案工作融入民生領域，不斷加強檔案服務民生的能力，是落實群眾路線的惠民舉措。當前，民生檔案遠程服務館際聯(lián)動已在全國開展起來，并取得了良好的社會效益。

1 館際聯(lián)動的開展途徑

1.1 區(qū)域內館際聯(lián)動。區(qū)域內館際聯(lián)動，即在市轄區(qū)（縣、市）各綜合檔案館之間、綜合檔案館與專業(yè)檔案館之間，依托共享平臺開展民生檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫的共建，通過簽訂遠程利用協(xié)議，實現(xiàn)館際之間民生檔案數(shù)據(jù)庫的互查共享。由于市轄區(qū)（縣、市）各檔案館之間規(guī)模大體相當，開展民生檔案共建共享具有天然優(yōu)勢，在市檔案行政部門統(tǒng)一領導下，各館可更好實現(xiàn)互通有無、取長補短。目前，該項創(chuàng)新服務已在全國多省市開展，并被逐步推廣。2009年，長春市啟動區(qū)域內館際檔案信息共享工程，在長春市轄區(qū)內綜合檔案館之間開展民生檔案遠程服務，利用區(qū)域內網(wǎng)共享檔案信息。[1]據(jù)筆者調研，上海市于2010年9月正式啟動“就地查詢，跨館出證”館際聯(lián)動機制。次年4月，上海市檔案局啟動“一站式檢索系統(tǒng)”連接全市各級檔案館（室）和基層檔案利用部門，全市通用的面向社會公眾的檔案服務平臺逐步建成，首批14個區(qū)縣開始跨館合作。此外，嘉興、天津、濟南、福州等地的區(qū)域內館際聯(lián)動也開展得如火如荼。

1.2 跨區(qū)域館際聯(lián)動?？鐓^(qū)域館際聯(lián)動，即利用信息技術實現(xiàn)本地區(qū)檔案館與其他地區(qū)檔案館全部或者部分民生檔案資源的共建共享，它是基于各地館藏檔案數(shù)字化不斷推進的一種創(chuàng)新與嘗試。近年來，隨著社會經濟的不斷發(fā)展，人員流動性增強，群眾異地查檔的需求越來越大。為了提高檔案服務效能，已有少數(shù)城市檔案館率先開啟跨區(qū)域遠程合作，共享民生檔案資源。2013 年，上海市浦東新區(qū)檔案館與浙江省寧波市檔案館簽署民生檔案跨區(qū)域利用服務協(xié)議，邁出了民生檔案跨區(qū)域查詢服務的第一步。此后，其又與浙江省杭州市、四川省成都市、北京市朝陽區(qū)等多家檔案館開展了民生檔案跨區(qū)域利用服務。黃石市檔案館與“武漢城市圈”部分城市開通了檔案跨區(qū)域查詢服務，共建互享檔案信息。[2]廣東省檔案館與廣州市檔案館、深圳市檔案館簽訂合作協(xié)議，在全省率先建立跨館查閱利用系統(tǒng)，向公眾推出“就地查詢，跨館出證”服務方式。[3]

2 館際聯(lián)動的實現(xiàn)舉措

2.1 管理層面：統(tǒng)一指導，協(xié)同合作。

2.1.1 上層推動，基層落實。創(chuàng)建民生檔案館際聯(lián)動機制，僅有倡導單位的積極性是不夠的，它需要逐層開展和推廣，走自上而下的道路。目前各地普遍由上級檔案主管機關根據(jù)實際情況依法制發(fā)一系列規(guī)范性文件指導下級檔案機構的民生檔案遠程服務實踐。上級檔案局館需要定期召開專項工作會議，對資源建設、數(shù)據(jù)收集等重要問題進行部署，制定實施方案，明確任務、落實責任，并積極協(xié)調各區(qū)縣（市）檔案館參與平臺建設，推進“一站式”服務進程。各區(qū)縣（市）檔案館則在上級檔案局館的領導下，遵守共享服務公約，統(tǒng)一組織模式、利用理念等。如上海市檔案局和各區(qū)縣檔案局簽訂《上海市國家綜合檔案館遠程服務承諾書》 等規(guī)范性文件，在全市范圍內加緊建設遠程利用服務體系。

2.1.2 擬定制度，編制流程。統(tǒng)一的制度規(guī)范是保證民生檔案共享平臺順利運行的基礎。為做好民生檔案跨館查檔工作，檔案主管部門需要制定一系列的規(guī)章制度，確定檔案利用流程、操作方式等，并對檔案證明的法律效力、檔案利用審批權的歸屬等問題進行商討和處理，確保遠程服務在管理流程上的暢達。上海等地通過統(tǒng)一簽署《民生檔案遠程服務責任書》《遠程服務業(yè)務手冊》等文件，明確服務形式和內容，履行服務職責。紹興市檔案局館在全市6個綜合檔案館設立查閱點，出臺查閱利用工作規(guī)定、數(shù)據(jù)管理規(guī)定等，規(guī)范共享平臺運作。[4]相關人員都應遵循統(tǒng)一的查詢、審批、出證流程開展民生檔案跨館查詢服務工作，保障服務質量。

2.1.3 統(tǒng)一培訓，定期交流。開展民生檔案遠程共享服務需要檔案主管部門對下級檔案館工作人員進行統(tǒng)一培訓和定期交流，以幫助他們拓寬專業(yè)視野、掌握操作流程，并在此基礎上建立起培訓、交流機制，使館際聯(lián)動的實施具備充足的人力資源。培訓內容主要包括民生檔案遠程服務平臺的使用方法、檔案利用服務的操作流程、具體業(yè)務的辦理方式等。如上海市檔案局館對各區(qū)縣檔案接待人員進行統(tǒng)一業(yè)務培訓與交流，并形成定期的培訓機制，保障跨館查檔順利開展。長春市檔案局館舉辦遠程利用檔案培訓會，介紹檔案信息共享新思路、新方法、新問題，以及檔案數(shù)據(jù)庫的建立和使用方法等相關事宜，為遠程利用工程的展開奠定基礎。[5]

2.2 技術層面：構建平臺，規(guī)范標準?？琊^查詢主要是依托遠程服務平臺開展的，該平臺基于政務網(wǎng)建設，以實現(xiàn)民生檔案資源整合、在線接收移交及查詢利用為目標，滿足檔案管理與利用的需要。為保證館際聯(lián)動順利進行，各級政府、檔案局館不斷加大軟硬件投入，為服務平臺的建設提供物質保障和技術支撐。在硬件方面，檔案局館領導嚴格按照所擬方案要求為服務平臺中心機房購置服務器等硬件設備，全力支持民生檔案遠程服務的硬件建設。如濟南市檔案局館積極協(xié)調、籌措資金，重點抓實硬件建設。[6]在軟件方面，多地檔案局館采用公開招標的形式確定合作商，共同開發(fā)服務平臺。如廣東省檔案局館通過政府采購招標方式，委托珠海泰坦軟件系統(tǒng)有限公司進行系統(tǒng)開發(fā)設計，最終完成跨館檔案查閱利用系統(tǒng)。[7]

鑒于民生檔案數(shù)量多、種類雜等特點，跨館查檔工作在技術層面必須重視標準化建設，規(guī)劃軟件適用標準、數(shù)據(jù)庫建設標準、數(shù)據(jù)采集標準等，以保證相關檔案部門工作的協(xié)調統(tǒng)一。如天津市建設了包括民生檔案資源建設和平臺系統(tǒng)功能建設在內的民生檔案遠程服務系統(tǒng)，出臺民生檔案共享數(shù)據(jù)庫標準，各區(qū)縣檔案館展開民生檔案專題目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫建設。在信息化環(huán)境下，遠程服務的信息安全也是不容忽視的一個重要問題，在進行遠程共享時必須確保檔案信息的絕對安全。為此，檔案局館也在不斷提高自身檔案安全保障技術，加強檔案信息安全監(jiān)管水平，積極應對安全風險的挑戰(zhàn)。

2.3 服務層面：擴展范圍，創(chuàng)新服務。2011年國家檔案局制發(fā)的兩批《國家基本專業(yè)檔案目錄》中，與民生有關的專業(yè)檔案有40多種。[8]民生檔案資源是檔案資源體系的重要內容，檔案局館需要不斷加強對民生檔案資源的收集，調整館藏資源建設思路，突出建設重點，有序擴展建設內容。目前，多地檔案館積極部署館藏資源建設任務，不斷擴大民生檔案跨館查詢服務領域，讓檔案遠程利用服務惠及民生。2014年，上海全市范圍可供聯(lián)網(wǎng)查詢的種類在原先5類民生檔案基礎上增加到8 類。據(jù)調查，天津實現(xiàn)了市及各區(qū)縣檔案館的包括婚姻、知青等多達11個門類共享目錄數(shù)據(jù)庫的 “一站式”查詢利用全覆蓋，正致力于繼續(xù)增加學籍等多個門類數(shù)據(jù)庫。

民生檔案遠程服務以服務民生為宗旨，以人民群眾的滿意度為衡量工作好壞的最終指標，實現(xiàn)館際“一站式”服務，創(chuàng)新服務手段，是檔案館開展遠程服務工作的重要一環(huán)。當前，各地大多將服務事項納入受理中心一門受理作為建設方向，群眾可在任一就近的檔案館查詢保存在本區(qū)域任一綜合檔案館的民生檔案，并當場免費獲取檔案證明。為加快推進民生檔案遠程服務館際聯(lián)動建設，檔案館秉持方便群眾的理念，通過實施一系列規(guī)范模式，開啟對跨館查詢服務的優(yōu)化升級。如福州市檔案館為實現(xiàn)查詢服務人性化，開啟“周末無休”新服務，完善“多元服務”新模式，滿足不同查檔需求。[9]

3 館際聯(lián)動的實施成效

3.1 打破區(qū)域界限，群眾受惠。民生檔案是群眾參與社會活動的原始記錄，對于解決群眾生活中的現(xiàn)實問題具有直接的憑證作用，關系著人民群眾的現(xiàn)實利益。開展民生檔案跨館查詢服務是檔案部門關注民生、改善民生的一項重要舉措，其工作初衷是讓群眾少跑一點，不出遠門，就近查檔。通過這項服務，群眾無需往返奔波，到就近的檔案館就能查閱到自己所需要的檔案資料，為查檔帶來便利。據(jù)了解，2011年上海市閔行區(qū)檔案館通過民生檔案館際聯(lián)動機制，與浦東新區(qū)檔案館聯(lián)手，為其所轄浦江鎮(zhèn)1000多戶居民解決了股權分紅憑證問題。這充分顯示出民生檔案遠程服務館際聯(lián)動機制的便民高效。

3.2 搭建數(shù)字平臺，管理高效。進行檔案資源數(shù)字化建設，搭建數(shù)字平臺，是檔案部門適應網(wǎng)絡時代發(fā)展要求的體現(xiàn)，也是實現(xiàn)館際聯(lián)動的基礎。面對大量的檔案資源，檔案館首先需要將建設重點鎖定在查閱量大、利用率高、涉及群眾切身利益的民生檔案上，優(yōu)先完成這部分檔案的接收進館與數(shù)字化處理，實現(xiàn)對民生檔案資源的高效管理與利用。目前，開展民生檔案跨館查詢服務的檔案館紛紛開始加快自身館藏檔案資源的整合及數(shù)字化建設。如寧波市檔案部門建立各類民生檔案專題數(shù)據(jù)庫100多個，條目380多萬條，并建立了區(qū)域民生檔案電子目錄中心。[10]全國許多省、市檔案館館藏檔案數(shù)字化建設都已取得很大成績，為滿足群眾跨館查檔需求做好充分準備。

3.3 融入智慧城市，發(fā)展提速?？琊^查檔是以館藏檔案資源為基礎的服務模式，它要求檔案館加快檔案信息化建設步伐，創(chuàng)建民生檔案數(shù)據(jù)庫，這與構建以信息化、智能化、人性化為特征的智慧城市十分相符，是融入智慧城市建設的一項創(chuàng)新性舉措。為確保檔案工作穩(wěn)步發(fā)展，各級政府、檔案局館領導從人力、物力、財力等各方面加大保障力度，傾力開展跨館查檔工作。上海市浦東新區(qū)檔案館制定了存量檔案數(shù)字化五年計劃，該計劃由政府提供資金支持，將320萬卷館藏檔案以外包形式進行全文數(shù)字化。近日，《江西省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中指出，探索檔案工作區(qū)域發(fā)展模式，促進館際合作，將信息化建設等經費列入同級財政預算。[11]這些都對提升檔案事業(yè)整體水平具有重大意義。

4 館際聯(lián)動的策略思考

4.1 更新人員觀念。檔案人員是開展跨館查檔工作的主體，其服務理念、開放意識、協(xié)作思想等直接影響著服務工作的質量與效果，并關系著社會群眾檔案信息需求的實現(xiàn)。根據(jù)相關學者的問卷調查，各部門的溝通協(xié)調問題、觀念問題是制約民生檔案資源共建共享的重要因素。[12]目前，檔案資源“地區(qū)所有、部門私化”思想仍然存在，這與公眾日漸增長的檔案利用需求相違背。檔案館應重視對檔案工作人員的選拔與培訓，打造出一支專業(yè)素養(yǎng)高、協(xié)作能力強的服務團隊，提高檔案利用服務的整體水平。此外，檔案工作人員應創(chuàng)造一切有利條件，積極宣傳民生檔案信息共享平臺，讓群眾了解平臺、會用平臺，并在此基礎上探索服務新方式，開拓檔案服務新局面。

4.2 提升資源質量。首先，推進民生檔案基礎性工作。檔案館應不斷豐富館藏，加大民生檔案接收力度，多類別、多手段收集，進一步規(guī)范民生檔案歸檔工作，為跨館查檔提供資源保障。同時，檔案館還應重視對個性化民生檔案信息資源的收集與整合，方便不同群眾查詢利用。其次，加強民生檔案數(shù)字化建設。檔案數(shù)字化是檔案信息化建設的重要內容，是跨館查檔的基礎?，F(xiàn)階段，很多館藏民生檔案中只有部分檔案進行了全文數(shù)字化，其余民生檔案主要依靠電子目錄查詢，檔案館應堅持統(tǒng)籌兼顧的原則，解決民生檔案數(shù)字化程度不平衡、不統(tǒng)一的問題，強化民生檔案全文數(shù)字化建設，推進民生檔案專題數(shù)據(jù)庫建設。數(shù)字檔案資源整合是檔案資源共享平臺建設的基礎，加強民生檔案數(shù)字化建設刻不容緩。

4.3 擴大輻射范圍。人口流動是現(xiàn)代社會中的常見現(xiàn)象，跨區(qū)域檔案利用需求逐年增加，創(chuàng)建不同地域間的民生檔案共享服務平臺，已成為社會的迫切需要。當前，部分區(qū)域內民生檔案跨館查詢服務工作成效顯著，民生檔案共建共享平臺建設已基本完成，這為開展更廣范圍的民生檔案共建共享奠定了基礎。檔案館可以根據(jù)館藏實際情況或相關歷史背景，在全面調研的基礎上，優(yōu)先選擇與自身規(guī)模相當、往來密切的地區(qū)檔案館合作，發(fā)出民生檔案跨館共享服務倡議，并努力與之達成共識。館際間通過統(tǒng)一部署，不斷完善跨區(qū)域民生檔案共建共享體制、機制，逐步規(guī)范民生檔案共建共享平臺。與更多異地檔案館建立協(xié)同合作關系，可以推進民生檔案跨區(qū)域查詢，使民生檔案共建共享服務進入一個新階段，真正方便群眾。

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（作者單位：上海大學圖書情報檔案系 來稿日期：2016-11-30）