卞洪延

摘 要：在經濟和信息全球化高速發(fā)展的今天，辦公信息化已經成為提高企業(yè)和部門的一個重要要素。近十多年信息化建設在我國迅速發(fā)展，各企業(yè)推行辦公自動化、網絡化、電子化、信息共享，以利用Internet技術來增強各部門的科學決策、監(jiān)管控制，提高辦公效率。而如何全面實行辦公自動化管理，提高辦公效率和網絡信息安全，是信息化建設過程中的巨大挑戰(zhàn)。就此進行討論。

關鍵詞：辦公自動化 現代化 管理 辦公效率 網絡安全

21世紀是一個高效率、高科技、信息化的時代，辦公自動化是實現辦公高效率的基礎。隨著現代信息技術、網絡技術、計算機技術的飛速發(fā)展，為辦公信息系統(tǒng)的建設提供了非常先進的技術手段。當代經濟社會的高速發(fā)展，為能夠全面、準確地反映在信息社會和網絡經濟環(huán)境下辦公自動化的時代特征，對管理的網絡化、信息化都提出了新的要求。本文針對如何通過實施辦公自動化管理，提高辦公效率，以及如何實現辦公自動化網絡安全展開討論。

1信息時代的巨大挑戰(zhàn)

隨著信息技術的迅猛發(fā)展，現代化辦公設備的形式、使用方法、用戶需求等都發(fā)生了深刻的變化，現代化辦公也被賦予了新的內涵。這主要表現在：

1）現代化辦公設備的種類增多，計算機、打印機、復印機、掃描儀、傳真機等與其他類型的電子設備共存，許多電子設備成為人們日常辦公的信息載體，這些設備成為了推進現代化建設的手段；

2）現代化的辦公設備日新月異改變了人們傳統(tǒng)的工作方式和生活模式，現代化辦公的功能得到了前所未有的強化和放大；

3）現代化辦公設備多而全的觀念已經淡化，取而代之的是合理實現設備間的“資源共享”提高設備利用率、提高管理水平的呼聲也就越來越高；

2企業(yè)辦公自動化管理軟件實施中存在的問題

2.1“初始化”工作量過大。初始化的任務主要是整理并輸入基礎資料和初始余額。由于下列種種原因，導致初始化工作量過大，以致于不能按計劃完成，經常嚴重影響單位辦公自動化管理軟件實施的順利進行。

初始化長期不能完成。由初始化工作量過大、個別事項難度過大，使得初始化工作長期不能按要求完成。致使企業(yè)慢慢喪失了對電腦系統(tǒng)熱情和興趣，項目實施因此很可能不了了之。

2.2“并行”成為沉重的負擔和無意義的事后處理。并行是指手工系統(tǒng)與電腦系統(tǒng)同步完成業(yè)務處理，因為仍然延用原用辦法、程序來完成業(yè)務活動，所以所謂并行是不平等的，是以原有手工系統(tǒng)為主的，這樣就使電腦系統(tǒng)的處理成為了事后的數據錄入，根本對實際業(yè)務沒產生影響。并行方式的本意是想讓電腦系統(tǒng)跟在手工系統(tǒng)后面，從而檢驗電腦系統(tǒng)的運行結果是否正確。

3如何實行辦公自動化管理提高辦公效率

3.1通過“高效、低耗、科學、發(fā)展”的原則對現代辦公設備進行優(yōu)化管理。具體解決方法：宏觀上，根據網絡資源現狀，建立現代化辦公設備信息數據庫和決策支持數據庫，根據現有人員和現有辦公設備比例，尋求出人與設備的合理比例，加快現代辦公網絡設備的資源整合。因為長期紙質管理，不僅造成自身管理的混亂而且造成人力、物力的極大浪費，另外也不能很好的為決策服務提供數據分析，所以建庫就顯得尤為重要。微觀上，轉變管理者的思維定義?，F代辦公的工作環(huán)境、設備技術條件發(fā)生了變化，現代辦公設備的管理者仍然固守傳統(tǒng)的管理經驗，不論是重大問題的決策，還是日常工作流程的管理或是機構崗位的設置還因循守舊，沿襲以往的條條框框，這會束縛人們的手腳，阻礙現代化效能的發(fā)揮；不要簡單地認為有幾臺Computer，購買了幾套打印機，有了ADSL Modem，上了Internet，就實現了現代化。為此，摒棄與現代管理不相適應的管理經驗和觀念，建立現代化辦公設備管理的理念，是推動現代化辦公發(fā)展的關鍵所在。

3.2建立完整的信息資源數據庫與決策數據庫系統(tǒng)。隨著現代化辦公設備預算采購的實施，對現代化設備采購預算決策活動在整個現代化建設資金安排上就日顯復雜和重要。技術環(huán)境變化前，現代化辦公設備數量少，功能單一，往往是少數重要崗位才能使用辦公設備，因而在設備的管理和決策上相對簡單。也就使得管理員采用小作坊形式進行數據的簡單紙質登記、統(tǒng)計、分析。管理者的管理水平僅僅體現在表層管理上，很少能采用投放與產出效益指標來衡量管理水平、決策能力、組織機構、運作機制等要素。技術環(huán)境變化后，影響現代化辦公的因素更復雜，決策內容更廣泛，如辦公設備數據庫建設、辦公設備分配結構和資源比例的分析，對于每一個領導者而言，產生了種種需要重新思考和解決的問題。通訊技術、網絡技術的迅猛發(fā)展引起了現代化辦公觀念與內涵的漸變，現代化辦公設備變成社會信息知識網絡的重要組成部分。面對這種趨勢，要求網絡管理者和各級領導者在決策中善于把握環(huán)境因素，對現代化辦公設備數量、比例、用途、作用作客觀、現實的評價并能夠科學、合理地決策，使每一項決策都能收到最佳的效果。根據這些要求我們提出了建立數據完善、錄入方便、存儲安全的信息管理系統(tǒng)和能夠根據相關數據為領導作出決策服務分析系統(tǒng)，真正實現現代化辦公。

3.3轉變觀念，切實提高辦公人員的素質。應用軟件體系固然有待提高完善，但更重要的是直接使用辦公設備的辦公人員素質的提高。在整個信息化建設的過程中，辦公人員作為信息技術應用的主體，其參與熱情和融入程度對現代化辦公推進至關重要。

因而，經常開展相應業(yè)務技術培訓和請老師作相關知識講座，不斷提高辦公人員綜合素質才能從根本上提高現代化辦公水平，真正提高現代化辦公設備的效能，最終服務于現代化建設。

4結束語

隨著辦公自動化的發(fā)展，網絡環(huán)境的形成，現代化辦公管理也面臨著許多新的課題，現代化辦公管理的內涵在不斷拓展，既要強調管理者的管理基礎也要強調辦公人員的技術基礎。通過不斷完善和規(guī)范我們的組織體系和管理流程，提高人員技術基本能力。充分認識技術基礎是“硬件”，管理基礎是“軟件”。沒有必要的技術基礎，盲目追求現代化辦公的快速發(fā)展，只能是本末倒置；而沒有良好的管理基礎，一味追求現代化辦公應用的深入，只能造成更大的信息資源的浪費。只有兩者都具備，才能確?，F代化辦公技術應用有足夠的平臺支撐。希望現代化辦公管理水平和所有辦公人員的技術水平都能得到普遍提高，從而真正提高現代化辦公效率。

參考文獻

[1] 辦公自動化概論[M].北京：清華大學出版社，2004，8.

[2] 辦公自動化技術與設備[M].西安：西安電子科技大學出版，2006，4.