路娜

摘要：通過公開招標(biāo)的手段，可以有效的控制工程建設(shè)成本，招標(biāo)企業(yè)在固定資產(chǎn)占比較高的大型發(fā)電企業(yè)集團(tuán)中發(fā)揮著重要的作用。工程建設(shè)成本的降低，能使項(xiàng)目投產(chǎn)后的整個(gè)經(jīng)營(yíng)期間減少固定資產(chǎn)折舊，提高經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)。招標(biāo)企業(yè)面對(duì)眾多的投標(biāo)單位，其財(cái)務(wù)部門承擔(dān)著收款、退款、開發(fā)票等簡(jiǎn)單而耗時(shí)的工作，隨著業(yè)務(wù)量的增加，會(huì)計(jì)核算工作量不斷增大。為了解決核算面臨的困境，本著適用性和成本效益的原則，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，推進(jìn)財(cái)務(wù)工作從會(huì)計(jì)核算向風(fēng)險(xiǎn)控制、管理分析、戰(zhàn)略分析轉(zhuǎn)型。

關(guān)鍵詞：招標(biāo)；財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型

招標(biāo)投標(biāo)法、招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例、電子招標(biāo)投標(biāo)辦法等一系列法律、法規(guī)的出臺(tái)，使市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)更加規(guī)范化，引導(dǎo)招標(biāo)投標(biāo)行業(yè)的誠(chéng)信發(fā)展，給招標(biāo)企業(yè)的發(fā)展帶來了挑戰(zhàn)與機(jī)遇。

一、招標(biāo)企業(yè)基本情況

招標(biāo)企業(yè)主要從事招標(biāo)代理業(yè)務(wù)并提供相關(guān)的服務(wù)。其工作流程大體分為：客戶提出招標(biāo)需求、招標(biāo)企業(yè)受托代理組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、確定中標(biāo)單位。

招標(biāo)企業(yè)大體經(jīng)歷了三個(gè)歷史發(fā)展階段：過去的傳統(tǒng)手工階段、現(xiàn)在的半自動(dòng)階段、將來的全自動(dòng)階段。過去的傳統(tǒng)手工階段全部工作都是人工完成的，整個(gè)招投標(biāo)過程全部需要紙質(zhì)資料，耗費(fèi)大量的紙張，結(jié)算方式大部分使用可攜帶的匯票；現(xiàn)在的半自動(dòng)階段借助電子商務(wù)，使用OA辦公系統(tǒng)和項(xiàng)目管理系統(tǒng)，招投標(biāo)過程使用紙質(zhì)與存貯在U盤介質(zhì)的電子資料相結(jié)合，結(jié)算方式大部分通過網(wǎng)上銀行支付（B2B、B2C）；將來的全自動(dòng)階段以“互聯(lián)網(wǎng)+智能采購(gòu)”，使用電子招投標(biāo)交易平臺(tái)，部分或者全部拋棄紙質(zhì)文件，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)，結(jié)算方式全部使用銀聯(lián)平臺(tái)支付。

二、財(cái)務(wù)核算的特點(diǎn)

以中國(guó)電能成套設(shè)備有限公司（以下簡(jiǎn)稱：成套公司）為例，介紹招標(biāo)企業(yè)財(cái)務(wù)核算的特點(diǎn)。成套公司是一家從事招標(biāo)采購(gòu)、設(shè)備成套、工程咨詢、設(shè)備監(jiān)理服務(wù)業(yè)的公司。成套公司大部分業(yè)務(wù)來源于集團(tuán)內(nèi)部的招標(biāo)業(yè)務(wù)，隨著產(chǎn)能規(guī)模的不斷擴(kuò)大，招標(biāo)業(yè)務(wù)逐年增長(zhǎng)。目前每年招標(biāo)采購(gòu)服務(wù)達(dá)800多個(gè)項(xiàng)目，涉及電力、煤炭、鋁業(yè)、鐵路等產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域，招標(biāo)采購(gòu)金額超過600億元/年。

結(jié)合成套公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，財(cái)務(wù)承擔(dān)了大量的核算工作，財(cái)務(wù)人員的主要工作是：銀行收付款、開具發(fā)票、錄入憑證、銀行對(duì)賬等工作。為了減輕財(cái)務(wù)核算的工作量，公司早在1998年就使用了財(cái)務(wù)軟件的會(huì)計(jì)電算化手段，但隨著招標(biāo)業(yè)務(wù)量的不斷增加，會(huì)計(jì)核算工作仍然耗費(fèi)了財(cái)務(wù)人員的絕大部分工作時(shí)間。

從下面的統(tǒng)計(jì)圖表可以看出，在最近六年的時(shí)間里，財(cái)務(wù)人員需要處理的銀行收款、銀行付款以及開具發(fā)票業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量逐年增加，與2010年相比，2015年的數(shù)據(jù)量擴(kuò)大了一倍，但財(cái)務(wù)部的人數(shù)沒有相應(yīng)增長(zhǎng)，部門內(nèi)的每位員工的工作量都處于滿負(fù)荷或超負(fù)荷的狀態(tài)。為了解決業(yè)務(wù)量的增加與財(cái)務(wù)人員數(shù)量不足的矛盾，公司決定以信息化的方式緩解財(cái)務(wù)人員的工作壓力，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等技術(shù)處理海量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，使財(cái)務(wù)人員從繁重的簡(jiǎn)單重復(fù)基礎(chǔ)工作解脫出來，逐步向管理分析財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型。（見表1）

三、財(cái)務(wù)工作的過去和現(xiàn)狀

（一）使用會(huì)計(jì)電算化手工錄入憑證

基于成套公司每年幾萬筆銀行收款，向客戶開具幾萬張發(fā)票的業(yè)務(wù)量，大部分財(cái)務(wù)人員都在做簡(jiǎn)單的銀行收付款和重復(fù)的憑證錄入工作，即耗費(fèi)時(shí)間又耗費(fèi)人工成本，大量的手工錄入同時(shí)也容易造成錄入錯(cuò)誤。

主要的錄入和查詢工作包括：收到購(gòu)買招標(biāo)文件款，手工錄入銀行收款憑證；開具招標(biāo)文件發(fā)票前，查詢?cè)摴P款項(xiàng)是否已到賬；開具招標(biāo)文件發(fā)票時(shí)，手工錄入發(fā)票信息；確認(rèn)購(gòu)買招標(biāo)文件收入時(shí)，手工錄入確認(rèn)收入憑證；收到投標(biāo)保證金時(shí)，手工錄入銀行收款憑證；中標(biāo)時(shí)開具發(fā)票時(shí)，手工錄入發(fā)票信息；確認(rèn)中標(biāo)服務(wù)費(fèi)收入時(shí)，手工錄入確認(rèn)收入憑證；未中標(biāo)退款前，查詢?cè)摴P款項(xiàng)是否已到賬；未中標(biāo)退款時(shí)，手工錄入銀行付款憑證。所有的憑證錄入工作都要求在摘要中注明收、付款單位的全稱，開具發(fā)票至少需要錄入開具單位全稱、項(xiàng)目、金額。

在傳統(tǒng)的招標(biāo)模式下，不僅財(cái)務(wù)人員存在著大量的重復(fù)低效勞動(dòng)，業(yè)務(wù)部門也做類似的重復(fù)工作。例如：業(yè)務(wù)部門在要求財(cái)務(wù)部門開具購(gòu)買標(biāo)書發(fā)票或招標(biāo)服務(wù)費(fèi)時(shí)，業(yè)務(wù)部門要收集并向財(cái)務(wù)人員提供開票的信息；業(yè)務(wù)部門在要求財(cái)務(wù)部門退保證金時(shí)，業(yè)務(wù)部門要收集并向財(cái)務(wù)人員提供退保證金單位的清單。

基于公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大，每年承接的招標(biāo)代理業(yè)務(wù)量逐步增加，業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員的工作量越來越大，手工處理業(yè)務(wù)也帶來了較多的差錯(cuò)。這時(shí)公司推出了OA辦公系統(tǒng)，將公司招標(biāo)代理各環(huán)節(jié)按業(yè)務(wù)模塊設(shè)計(jì)工作流程，規(guī)范工作程序，減少工作差錯(cuò)。但OA辦公系統(tǒng)沒有與銀行的網(wǎng)上銀行和財(cái)務(wù)電算化軟件進(jìn)行對(duì)接。

（二）運(yùn)用會(huì)計(jì)信息化逐步向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型

為了提高財(cái)務(wù)工作效率，在公司OA辦公系統(tǒng)運(yùn)行平穩(wěn)成熟后，財(cái)務(wù)部門推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，按不同的業(yè)務(wù)模塊分別開發(fā)了自動(dòng)生成收付款憑證、自動(dòng)開具發(fā)票、自動(dòng)生成確認(rèn)收入憑證、自動(dòng)實(shí)現(xiàn)銀行對(duì)賬功能、自動(dòng)生成效績(jī)分析報(bào)表五大功能。

1.自動(dòng)生成收付款憑證

銀行收付款的信息可以通過網(wǎng)上銀行查到前一天的逐筆信息。成套公司收退標(biāo)書款和保證金的業(yè)務(wù)占全部銀行業(yè)務(wù)的90%以上，憑證格式相對(duì)固定，按收標(biāo)書款、退標(biāo)書款、收保證金、退保證金四類業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)收付款憑證。由出納人員對(duì)前一天的銀行業(yè)務(wù)按這四種業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，將分類后的銀行信息傳遞給會(huì)計(jì)人員，會(huì)計(jì)人員收到銀行信息后，引入到固定模板，自動(dòng)生成銀行收付款憑證。

2.自動(dòng)開具發(fā)票

開具發(fā)票需要在稅務(wù)局指定的軟件中開票，開票的項(xiàng)目、格式是固定的。我們聘請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)人員將成套公司業(yè)務(wù)部門發(fā)起的開票流程信息與開票軟件中的開票信息進(jìn)行逐項(xiàng)對(duì)應(yīng)，實(shí)現(xiàn)一鍵完成批量開票的功能。業(yè)務(wù)部門的開具流程到財(cái)務(wù)部后，財(cái)務(wù)人員確認(rèn)其到賬后，對(duì)開票信息進(jìn)行批量導(dǎo)出，導(dǎo)出信息通過流程自動(dòng)對(duì)應(yīng)到開票軟件，財(cái)務(wù)人員一鍵發(fā)出開票指令，計(jì)算機(jī)可以自動(dòng)開具發(fā)票。

3.自動(dòng)生成收入憑證

開具發(fā)票后，根據(jù)開具發(fā)票的信息做確認(rèn)收入憑證。確認(rèn)收入憑證的格式固定，信息來自發(fā)票，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)開票功能，再繼續(xù)根據(jù)開票的信息編輯程序，自動(dòng)生成確認(rèn)收入憑證。

4.自動(dòng)實(shí)現(xiàn)銀行對(duì)賬功能

在實(shí)現(xiàn)了收付款憑證的自動(dòng)生成的同時(shí)，也為銀行自動(dòng)對(duì)賬打下了良好的基礎(chǔ)。通過導(dǎo)入銀行電子的賬單和財(cái)務(wù)軟件中的銀行日記賬，設(shè)定單位名稱與金額一致的原則實(shí)現(xiàn)銀行賬與企業(yè)賬的自動(dòng)核銷，自動(dòng)生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

5.自動(dòng)生成績(jī)效分析報(bào)表

公司每年對(duì)各業(yè)務(wù)部門下達(dá)利潤(rùn)業(yè)績(jī)考核指標(biāo)，對(duì)各職能部門下達(dá)費(fèi)用考核指標(biāo)，每月根據(jù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)生成內(nèi)部管理報(bào)表。管理報(bào)表原來由預(yù)算崗位人員根據(jù)財(cái)務(wù)軟件中的數(shù)據(jù)查詢、復(fù)制、粘貼編制而成。各部門績(jī)效的管理分析表表格相對(duì)固定，通過開發(fā)設(shè)計(jì)自動(dòng)取數(shù)功能，每月可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成各部門的績(jī)效分析報(bào)表。

以上五種自動(dòng)生成的軟件，具有低成本、高效率、高正確率的特點(diǎn)。通過市場(chǎng)詢價(jià)、比價(jià)，公司最終聘請(qǐng)的軟件設(shè)計(jì)公司報(bào)價(jià)在十萬元，與動(dòng)扎幾百萬、上千萬的ERP開發(fā)成本相比，軟件開發(fā)注重成本效益原則。從實(shí)用性的角度看，經(jīng)過半年多的試運(yùn)行和不斷的更新改進(jìn)，這幾個(gè)功能都可以達(dá)到預(yù)期的效果。

軟件的應(yīng)用快快縮短了手工錄入工作時(shí)間，減少手工工作產(chǎn)生的錯(cuò)誤，也提高了財(cái)務(wù)工作效率，加快了公司招標(biāo)業(yè)務(wù)工作過程的流轉(zhuǎn)時(shí)間。軟件的應(yīng)用同時(shí)讓一部分財(cái)務(wù)人員擺脫了重復(fù)并耗時(shí)的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，使財(cái)務(wù)的職能從會(huì)計(jì)核算向財(cái)務(wù)控制發(fā)展。在此次軟件開發(fā)中，不僅對(duì)基礎(chǔ)財(cái)務(wù)工作進(jìn)行開發(fā)，同時(shí)對(duì)管理會(huì)計(jì)層面的績(jī)效管理進(jìn)行開發(fā)，為財(cái)務(wù)職能的轉(zhuǎn)型奠定了一定的基礎(chǔ)。

（三）目前的會(huì)計(jì)信息化存在的主要問題

與此同時(shí)，公司的會(huì)計(jì)信息化也存在著一些問題，主要是：

1.缺發(fā)完整的系統(tǒng)性

五個(gè)信息化模塊的開發(fā)遵循了成本效益的原則，但五個(gè)模塊之間相互獨(dú)立。除了財(cái)務(wù)模塊外，公司的OA辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)部門的銀聯(lián)平臺(tái)系統(tǒng)都處于獨(dú)立運(yùn)行的狀態(tài)，各個(gè)系統(tǒng)之間沒有聯(lián)系，沒有相互牽制，沒有形成統(tǒng)一的整體。業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)存在不同步、不統(tǒng)一的可能性。公司的辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)需要開展進(jìn)一步的資源配置與整合。

2.使用范圍存在局限性

目前財(cái)務(wù)部門開發(fā)使用的信息化系統(tǒng)僅限于財(cái)務(wù)部門使用，沒有實(shí)現(xiàn)信息的共享。在實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)部門有很多的工作有交集。例如：交集最多的就是查詢客戶的匯款是否到賬以及保證金是否退還。目前需要客戶聯(lián)系業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門到財(cái)務(wù)部門查詢，財(cái)務(wù)部門查詢后告訴業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門再聯(lián)系客戶。如果財(cái)務(wù)部門的收款、退款信息端口向業(yè)務(wù)部門開放，就可以直接由業(yè)務(wù)部門查詢后通知客戶，省去了財(cái)務(wù)查詢的中間環(huán)節(jié)，提高工作效率。

四、未來財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型目標(biāo)

從現(xiàn)在的市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)看，在消費(fèi)品互聯(lián)網(wǎng)市場(chǎng)得到充分利用的時(shí)代，招標(biāo)企業(yè)要積極利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的物聯(lián)網(wǎng)作用，促進(jìn)工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)的健康發(fā)展，將招標(biāo)代理推向新臺(tái)階，使公司在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于不敗之地。

公司的財(cái)務(wù)管理更應(yīng)該適應(yīng)市場(chǎng)變化的需求，以財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程處理為基礎(chǔ)，依托信息技術(shù)優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范流程、提升流程效率、降低運(yùn)營(yíng)成本，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享。

目前財(cái)務(wù)共享大多應(yīng)用于跨國(guó)企業(yè)和大型企業(yè)集團(tuán)，而適用于招標(biāo)企業(yè)的財(cái)務(wù)共享更多的功能是將財(cái)務(wù)、信息系統(tǒng)、招標(biāo)系統(tǒng)集中，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化，將財(cái)務(wù)信息在公司內(nèi)部達(dá)到管理層、業(yè)務(wù)部門、職能部門、財(cái)務(wù)部門的共享，以提高工作效率，降低經(jīng)營(yíng)成本。

在招標(biāo)企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享，有利于業(yè)務(wù)部門快速處理客戶的需求，樹立招標(biāo)企業(yè)高效為客戶服務(wù)的形象；有利于公司管理層對(duì)企業(yè)通過共享財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)隨時(shí)掌握企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況；有利于被考核的業(yè)務(wù)部門和職能部門了解本部門經(jīng)營(yíng)指標(biāo)的完成情況。

在手工錄入憑證時(shí)期，招標(biāo)企業(yè)的基礎(chǔ)財(cái)務(wù)人員占80%，技術(shù)財(cái)務(wù)人員20%，沒有戰(zhàn)略財(cái)務(wù)人員。在開發(fā)了財(cái)務(wù)信息化模塊后，招標(biāo)企業(yè)的基礎(chǔ)財(cái)務(wù)人員占比60%，技術(shù)財(cái)務(wù)人員30%，戰(zhàn)略財(cái)務(wù)人員10%。在實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享時(shí)期，大致需要40%的財(cái)務(wù)人員做基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，40%的財(cái)務(wù)人員做技術(shù)型財(cái)務(wù)，20%的人做戰(zhàn)略財(cái)務(wù)。

實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的信息共享后，財(cái)務(wù)人員可以實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)調(diào)整，財(cái)務(wù)部門的工作職能也將實(shí)現(xiàn)記賬核算向監(jiān)督管理，甚至是參與戰(zhàn)略決策的轉(zhuǎn)變。

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（作者單位：中國(guó)電能成套設(shè)備有限公司）