文/趙昕

涉密檔案的利用與保密

文/趙昕

涉密檔案不同于一般向社會公眾開放的檔案,具有一定的時效性和保密性，如何做到檔案資源的充分利用,又確保涉密信息不泄密,是檔案管理部門和檔案工作者需認(rèn)真研究和在實際工作中加以解決的問題。本文分析了涉密檔案在利用過程中存在的問題，闡述了涉密檔案的利用和保密之間的關(guān)系,并從制度建設(shè)、密級調(diào)整和人員素質(zhì)方面，就如何做好涉密檔案的有效利用提出了具體措施

涉密檔案是指檔案資料涉及到國家政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、國防、科技等涉密內(nèi)容信息，或單位在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價值，在一定時間內(nèi)只限一定范圍人員知悉，并標(biāo)有秘密、機(jī)密、絕密、普通商密、核心商密標(biāo)識的各種載體形式的材料。涉密檔案一旦被不應(yīng)知悉人員知曉，就會造成泄密事件，給國家、單位、個人的安全和利益帶來損害。

一、涉密檔案利用現(xiàn)狀

在傳統(tǒng)保密觀念影響下，有的檔案部門將涉密檔案束之高閣，認(rèn)為只要保管好就行了，沒有認(rèn)識到檔案信息的重要性；有的怕出問題，對檔案利用慎之又慎，保而不用，使大量涉密信息失去了其檔案保存價值；有的沒有設(shè)立專門的涉密檔案保管場所，保密和非密檔案混放，容易造成敏感信息泄露；有的對超出保密期限的涉密檔案未及時解密和開放，使檔案信息得不到有效充分的利用；有的檔案管理人員缺乏保密意識，在涉密檔案利用中隨意擴(kuò)大知悉范圍，發(fā)生失泄密事件。這些實際工作中存在的問題，給國家和集體利益帶來了危害，應(yīng)引起高度重視。

二、正確處理利用與保密的關(guān)系

涉密檔案的利用是建立在保密的基礎(chǔ)上，在工作中要將涉密檔案保密及利用有機(jī)結(jié)合起來。涉密檔案的秘密也不是一成不變的，當(dāng)保密期限滿自行解密，或定密機(jī)關(guān)對其解密，檔案部門也應(yīng)及時對涉密檔案進(jìn)行解密，按照公開文件進(jìn)行管理，開放給社會公眾利用。因此，涉密檔案的利用和保密是互為保障的辯證統(tǒng)一關(guān)系，不能將二者割裂開來，在工作中要堅持保放結(jié)合的原則，把好保密關(guān)，保證檔案的完整與安全，在嚴(yán)格做好保密的基礎(chǔ)上要合理地開放利用，充分利用檔案信息資源，使涉密檔案在利用中延續(xù)生命，煥發(fā)活力，體現(xiàn)其價值的最大化，促進(jìn)各項工作更好地開展。

三、如何做好涉密檔案的有效利用

1.加強(qiáng)涉密檔案制度建設(shè)。制定細(xì)致完善的閱覽、復(fù)制、借出等制度，并在工作中不斷完善增加新的內(nèi)容，適應(yīng)新形勢下檔案工作的新要求，使涉密檔案的提供利用有章可循。杜絕密和非密文件混合組卷的做法，堵塞提供利用中可能出現(xiàn)的泄密漏洞。建立涉密文件統(tǒng)計臺帳，做到科學(xué)分類、系統(tǒng)排列，對涉密檔案進(jìn)行目錄管理、單份保存，為以后的調(diào)密工作和解密后的檢索工作提供便利條件。嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用審批手續(xù)，認(rèn)真登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可提供利用。利用完畢后，應(yīng)及時核對、檢查，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、缺失等失泄密問題，及時查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救，確保檔案的絕對安全。

2.做好涉密檔案密級調(diào)整。根據(jù)《保密法》規(guī)定，涉密文件材料的等級劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級。隨著時間的推移和文件的落實，涉密檔案的密級會發(fā)生變化。密級的調(diào)整分為升密、降密、解密三種，總體趨勢是逐漸降密解密，對文件內(nèi)容刪減后公開或全文公開。國家《保密法》中規(guī)定，涉密文件由原確定密級和保密期限的機(jī)關(guān)、單位或者其上級機(jī)關(guān)進(jìn)行解密。檔案部門要根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，對于定密機(jī)關(guān)解密和公開的檔案材料，要嚴(yán)格執(zhí)行解密文件要求，及時調(diào)整檔案密級，依法開放檔案，按照公開檔案進(jìn)行管理和開放利用，最大限度地提供利用檔案，滿足檔案利用者的需要，對于部分解密和未解密的檔案材料，應(yīng)繼續(xù)控制使用范圍，維護(hù)檔案的安全。

3.提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員由于特殊的地位和身份，具有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)，擔(dān)負(fù)檔案利用和保密的雙重任務(wù)，必須要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和高度的保密意識，把保守國家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。加強(qiáng)對《檔案法》和《保密法》等相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，牢固樹立“保密工作無小事”的責(zé)任意識，不斷提高管理水平和工作質(zhì)量，維護(hù)檔案的完整與安全。無論在什么場合，都要牢記安全責(zé)任，做到守口如瓶，時刻警惕，防止密從口出。在涉密檔案的借閱、保管、銷毀等各個環(huán)節(jié)中，嚴(yán)格遵守保密制度，按章辦事，手續(xù)清楚。在涉密檔案利用中，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，準(zhǔn)確控制知悉范圍，讓檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。

4.強(qiáng)化利用中的監(jiān)督措施。檔案部門在檔案利用服務(wù)的過程中，要加強(qiáng)對檔案利用者的監(jiān)督,對不同的利用者，不同的利用目的加以分析，重點(diǎn)對有嫌疑的利用者進(jìn)行交談，核實身份信息，比對審批字跡，觀察言行舉止，掌握利用動機(jī)，有效發(fā)現(xiàn)并及時制止、糾正檔案利用中的不良行為。利用之后要和利用者當(dāng)面檢查所用檔案，清對數(shù)量，仔細(xì)查看有無撕毀、涂改檔案的事件發(fā)生，發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)救，挽回?fù)p失。對于損毀較為嚴(yán)重的違法行為，或發(fā)現(xiàn)失泄密事件，立即報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，及時查處。

在檔案工作中，利用和保密兩者都十分重要，具有相輔相成的關(guān)系。隨著檔案開放范圍的不斷擴(kuò)大,檔案利用人員、種類、目的越來越多，檔案部門和檔案工作者應(yīng)改變傳統(tǒng)觀念，切實完善工作職能，在涉密檔案利用過程中，一方面，要嚴(yán)格做好保密工作，確保檔案在使用時的安全，避免造成泄密，另一方面，要盡可能地挖掘利用檔案資源，最大程度地實現(xiàn)檔案的價值，更好地為各項工作服務(wù)。

（作者單位：陜西省地方電力（集團(tuán)）有限公司）