文/郭金光 唐偉

紙質(zhì)檔案與電子檔案互動發(fā)展的探討

文/郭金光 唐偉

自從有了計算機(jī)和電子文件，其便捷性改變了世界。從紙質(zhì)檔案到發(fā)展電子檔案，圍繞電子檔案的真實性，人們開展了探討，紙質(zhì)文件管理的經(jīng)驗和信息技術(shù)促成了電子文件管理的完善。電子文件與紙質(zhì)文件管理共存的二元格局將會持續(xù)相當(dāng)長時間，電子檔案最終將取代紙質(zhì)檔案

隨著國家檔案局新的《歸檔文件整理規(guī)則》（2015）的頒布，圍繞著紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系、雙套制等問題也展開了爭論。筆者聯(lián)想到多年前馮惠玲教授寫過《電子文件與紙質(zhì)文件管理的共存與互動》一文，仔細(xì)學(xué)習(xí)至今仍然具有指導(dǎo)意義，下面結(jié)合近年來的工作實踐，談?wù)剛€人對紙質(zhì)檔案、電子檔案互動發(fā)展的看法。

紙質(zhì)檔案與電子文件共存階段

自從計算機(jī)文字處理技術(shù)在上個世紀(jì)八十年代獲得突破以來，國人告別了機(jī)械式打字機(jī)時代，從四通打字機(jī)到微機(jī)，從拼音輸入法、五筆輸入法，再到現(xiàn)在的人工智能語音輸入，行政公文的制作打印由“雞啄米”式機(jī)械打印機(jī)過渡到電子計算機(jī)驅(qū)動針式、噴墨、激光打印機(jī)時代，完全淘汰了過去公文人工謄寫和機(jī)械式打印。公文的處理和檔案的歸檔也逐步變化，從鋼筆起草初稿、修改、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，到打字室打印、蓋章分發(fā)，逐步過渡到在計算機(jī)上起草、修改，形成定稿，然后簽發(fā)，蓋章，網(wǎng)上分發(fā)，體現(xiàn)在檔案上就是歸檔紙質(zhì)文件的定稿從原來的手寫稿到現(xiàn)在的機(jī)打稿。

在該階段，大家想到的第一問題就是存在于計算機(jī)中的電子文檔的保存、備份和安全問題，以及不被計算機(jī)病毒感染，能被升級后的系統(tǒng)識別（操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件）；經(jīng)過一段時間的探索后，大家覺得檔案最重要的特性就是憑證性，如何來證明電子文件的真實性，圍繞這個問題，以安徽省檔案局為代表的檔案部門制定了以文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案為主的三個檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，之后國家檔案局及一些省市也進(jìn)行了試點，基本解決了電子文件歸檔的一些問題。

這一階段的主要特征是歸檔和利用以紙質(zhì)檔案為主，電子文件為輔，逐步過渡到檔案以數(shù)字化副本形式提供利用。在公文的處理和流轉(zhuǎn)階段也是以紙質(zhì)文件為主，突出特點就是文件的簽發(fā)是在紙質(zhì)文件上進(jìn)行，有的單位雖然有電子公文傳輸系統(tǒng)，但在文件處理階段的簽發(fā)環(huán)節(jié)依然在紙質(zhì)文件上簽發(fā)，歸檔依然只能歸紙質(zhì)的。電子文件雖然實際應(yīng)用，但歸檔時沒法采集元數(shù)據(jù)，不能作為檔案，按照國家檔案局的要求，這一部分電子文件叫原生電子文件，也要進(jìn)行收集和管理。我們曾經(jīng)進(jìn)行過一個實驗，選取市編辦2009年至2013年的紙質(zhì)檔案和電子文件，以紙質(zhì)檔案為藍(lán)本，與電子文件進(jìn)行比較，加紅頭和印章，再對文件簽發(fā)單進(jìn)行掃描，之后合成為一個PDF文件，以檔號命名，代替全文掃描。好處是不用全部掃描，一份文件只掃一頁（簽發(fā)單），減小存儲空間，能進(jìn)行全文識別，缺點是程序復(fù)雜，效率低下。

馮慧玲教授對雙套制和雙軌制有一個解釋。雙套制是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”，主要通過對紙質(zhì)檔案的掃描等方式，就是紙質(zhì)文件的數(shù)字化過程，雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲和可利用狀態(tài)。雙軌制是指在文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。實行雙軌制的機(jī)構(gòu)在文件（包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件）進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。特點是全程共存，電子文件也是“原始文本”，生成時即具有效力，參與相關(guān)的事務(wù)處理，如果管理完善，可以有全面的元數(shù)據(jù)，是完整意義上的電子文件。

電子檔案與紙質(zhì)檔案并存階段

以這次國家檔案局新頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》為契機(jī)，體現(xiàn)在：一是《規(guī)則》在適用范圍上包含紙質(zhì)和電子文件材料，電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程；二是在整理原則上，要求歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計算機(jī)管理或計算機(jī)輔助管理，歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一；三是給出了檔號的編制方法，檔號的結(jié)構(gòu)為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號，便于電子文件的命名和與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)；四是檔號章的標(biāo)示規(guī)定，電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識；五是目錄的規(guī)定，歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制；六是歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等整理要求，要求參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》的規(guī)定執(zhí)行。雖然這個文件多數(shù)地方是講紙質(zhì)檔案歸檔的，但也是第一次系統(tǒng)的對電子文件的歸檔提出了要求。2012年，國家檔案局印發(fā)的《電子檔案移交與接收辦法》，首次提出了電子檔案的概念，指出：電子檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。因此《規(guī)則》中的歸檔電子文件就是《辦法》中的電子檔案。

在《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》中文書類電子檔案質(zhì)量要求有：1.完整性要求，2.版面格式要求，3.文件格式要求，4.元數(shù)據(jù)捕獲要求，5.封裝要求。電子文件的歸檔涉及到元數(shù)據(jù)、電子簽名、版式文件、封裝、安全認(rèn)證等核心技術(shù)，前提條件是單位實現(xiàn)文檔一體化管理，在OA系統(tǒng)上能實現(xiàn)文件的辦理（處理），有電子的簽發(fā)過程能被系統(tǒng)記錄，檔案管理系統(tǒng)能捕獲這些元數(shù)據(jù)信息。歸檔電子公文內(nèi)容應(yīng)包括：歸檔文件目錄、簽發(fā)稿（包括修改痕跡）、版式文件、擬稿單或承辦單、歸檔文件元數(shù)據(jù)、附件等。有條件的單位應(yīng)選擇在線歸檔方式，歸檔電子公文應(yīng)真實展現(xiàn)所載內(nèi)容并可供調(diào)取查用，電子公文與其元數(shù)據(jù)應(yīng)建立持久有效的關(guān)聯(lián)，并確保電子公文及其元數(shù)據(jù)自形成起完整無缺、來源可靠且未被非法更改，確保在信息交換、存儲和顯示過程中發(fā)生的形式變化不影響電子公文內(nèi)容真實、完整。目前，在一些試點城市，這些都是完全可以實現(xiàn)的，并且已經(jīng)開始接收。也就是說，進(jìn)入到了一個紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的雙軌制階段。

這一階段的特點是歸檔和利用以電子檔案為主，歸檔時以電子檔案為源，打印紙質(zhì)檔案為副本。偶然也會出現(xiàn)只有紙質(zhì)文件沒有電子檔案的，紙質(zhì)文件需歸檔時要進(jìn)行掃描，但絕大多數(shù)是電子檔案，隨著技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)的會越來越少。這一階段，電子檔案的內(nèi)容會越來越多，如公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁、音視頻文件，數(shù)碼照片等，有些就沒有辦法轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)的副本，只有電子檔案。

馮慧玲教授指出，電子檔案最大挑戰(zhàn)是如何建立公眾的信任，主要集中在兩條路線上：技術(shù)和管理。技術(shù)上前面提到的元數(shù)據(jù)技術(shù)、封裝技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)等。管理的一些思路是從紙質(zhì)文件管理的經(jīng)驗中汲取而來的，來源原則是電子文件管理從紙質(zhì)檔案管理中獲取的最有價值的生命之核。對于電子文件而言，來源原則仍然可以奉為圭皋，區(qū)別僅僅在于從主要指導(dǎo)檔案實體單元的組織，轉(zhuǎn)變?yōu)橹笇?dǎo)對電子文件生成背景的理解、揭示和維護(hù)，用來源的真實性證實電子文件內(nèi)容的真實性。

完全電子檔案階段

在經(jīng)過了一個漫長的“雙軌歸檔”互動后，“無紙化”必然成為必然。當(dāng)然只要電子文件的安全性沒有得到完全保證，人們就需要以紙質(zhì)文件形式生效或?qū)⒓堎|(zhì)副本作為重要的備份加以保存，“雙軌制或雙套制”就會存在。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲和可利用狀態(tài)。馮慧玲教授認(rèn)為，電子文件與紙質(zhì)文件管理共存的二元格局將會持續(xù)相當(dāng)長時間，“無紙化”必然經(jīng)歷一個漫長的漸進(jìn)過程，在沒有充分把握保障電子文件長久真實性時，不輕言放棄紙質(zhì)文件陣地，充分、有效、巧妙地利用兩種文件的特點實現(xiàn)管理優(yōu)勢互補(bǔ)，有利于我們在文件、檔案管理的重大變革時期最大限度地把握主動。

我們欣喜的看到，2015年12月11日財政部、國家檔案局新修訂的《會計檔案管理辦法》第八條規(guī)定：同時滿足下列條件的,單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案。一則網(wǎng)上的消息《上海自貿(mào)區(qū)召開“單套制”管理復(fù)制推廣會》，則全面推動了檔案的“單套制”工作，2016年11月17日，浦東新區(qū)在上海自貿(mào)試驗區(qū)管委會保稅區(qū)管理局召開自貿(mào)試驗區(qū)電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理復(fù)制推廣會，上海保稅區(qū)管理局2015年以來，順應(yīng)辦公無紙化和各項業(yè)務(wù)信息化的發(fā)展趨勢，依托《中國（上海）自由貿(mào)易試驗區(qū)條例》的法制保障和政策優(yōu)勢，結(jié)合上海自貿(mào)試驗區(qū)電子政務(wù)建設(shè)的實踐，開展了電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理模式探索。它顛覆性地改變了傳統(tǒng)的文件收集、整理和歸檔方式，將電子文件管理嵌入文件形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、管理、利用的源頭和全生命周期，從而實現(xiàn)電子檔案的全程化、專業(yè)化管理，通過一年多的努力，國家級檔案科研項目《探索電子文件歸檔和電子檔案管理新模式》研究成果通過鑒定，試點單位建成了相關(guān)工作機(jī)制、制度和流程，研發(fā)應(yīng)用了與之相適應(yīng)的系統(tǒng)平臺。會議的召開也標(biāo)志著電子文件歸檔和電子檔案“單套制”這一創(chuàng)新管理模式將在整個自貿(mào)試驗區(qū)范圍內(nèi)全面推廣實施。

（作者單位：漢中市檔案局）