嚴(yán)青云 /紹興市檔案局

檔案安全涉及檔案收集、保管、利用等各個環(huán)節(jié)，貫穿檔案管理的整個過程。隨著我國各級檔案館接收進(jìn)館檔案的數(shù)量與種類不斷增多，如何確保檔案實體安全成為迫切需要研究和解決的課題。筆者認(rèn)為，實現(xiàn)檔案實體安全管理，除了要建立各種檔案管理系統(tǒng)外，還要整合檔案實體管理流程、運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，在保障檔案實體安全的同時實現(xiàn)檔案信息資源與實體管理信息化的有效集成。近年來，筆者所在的紹興市檔案局（館）在運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建設(shè)智慧檔案實體安全管理體系方面作了一些探索，取得了一定的工作成效，現(xiàn)作一分析并談點(diǎn)認(rèn)識。

1 實踐分析

近年來，紹興市檔案館不斷豐富館藏檔案，館藏檔案全宗數(shù)達(dá)493個，實體檔案總數(shù)達(dá)73萬卷、41萬件；持續(xù)優(yōu)化館舍場地、檔案保護(hù)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)備和配套設(shè)施；著力完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，加快館（室）一體化進(jìn)程，高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)綜合性數(shù)字檔案館系統(tǒng)，2015年建成全國首家地市級示范數(shù)字檔案館，這些都為智慧檔案實體安全管理體系建設(shè)打下了良好基礎(chǔ)。館藏檔案資源的不斷豐富、檔案信息化水平的不斷提高、社會公眾對檔案利用需求的不斷增加以及檔案管理新技術(shù)與新手段的不斷涌現(xiàn)和完善，為運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案實體安全管理提供了必要性和可能性。

1.1 采用RFID技術(shù)進(jìn)行檔案定位管理

紹興市檔案館實體檔案管理模式從最初的手工著錄、卡片檢索發(fā)展到使用條形碼進(jìn)行定位檢索，再發(fā)展到采用RFID這種具備非接觸式、遠(yuǎn)距離識別、高精度辨識等特征的技術(shù)，一步步實現(xiàn)了安全高效地保管和利用海量實體檔案的目標(biāo)任務(wù)。從應(yīng)用實踐看，RFID技術(shù)在查找檔案、簡化借還手續(xù)、統(tǒng)計利用信息、提供個性化服務(wù)等方面具有較大優(yōu)勢，特別是在確保檔案出入庫安全和防盜、監(jiān)控檔案流轉(zhuǎn)過程、提高檔案盤點(diǎn)效率和排架糾錯等檔案實體安全管理方面具有明顯優(yōu)勢。RFID技術(shù)通過綁定電子標(biāo)簽與檔案及檔案地址，有效實現(xiàn)了檔案定位、檔案出入庫門禁安全、檔案出入庫信息監(jiān)控、庫存信息實時更新、檔案高效盤庫、檔案錯架快速處理等檔案實體安全管理方面的功能，實現(xiàn)了入庫檔案的全過程智能安全管理。結(jié)合館藏實際，從更安全、更經(jīng)濟(jì)的角度出發(fā)，市檔案館設(shè)計制作了檔案封存專用箱，對已完成數(shù)字化加工的檔案進(jìn)行實體裝箱封存，以箱為單位進(jìn)行管理，每箱賦予一個RFID標(biāo)簽，有效提高了標(biāo)簽讀取率，在保護(hù)檔案實體的同時降低管理成本。

1.2 運(yùn)用圖形化虛擬庫房監(jiān)測庫內(nèi)檔案

采用3D技術(shù)打造圖形化的虛擬庫房管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)與RFID無線射頻管理系統(tǒng)和溫濕度管控系統(tǒng)對接，運(yùn)用動畫場景還原真實庫房環(huán)境，實時、直觀、有效地監(jiān)測以3D圖形方式表示的庫區(qū)內(nèi)檔案狀況，如檔案庫房實時溫濕度、不同庫房和不同排架的案卷數(shù)量、檔案實時所在庫內(nèi)位置等，甚至可以在虛擬庫房中檢索和調(diào)閱檔案、查看原文。這一管理模式不僅可以實時直觀監(jiān)測庫房內(nèi)檔案情況，還能有效保護(hù)檔案實體不因反復(fù)多次利用而受損，可提高檔案的安全性。

1.3 實現(xiàn)庫房情況實時監(jiān)控

重新部署視頻管控系統(tǒng)，在庫房內(nèi)外全方位安裝數(shù)字高清探頭，并采用動態(tài)目標(biāo)跟蹤技術(shù)；更新庫房溫濕度管控系統(tǒng)，提高所采集數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和穩(wěn)定性；新增庫房指紋門禁系統(tǒng)，規(guī)定雙人在場方可進(jìn)出庫房；對接庫房智能型密集架管控系統(tǒng)，實現(xiàn)庫房裝具合理化管理。這些安全管理子系統(tǒng)被有效整合進(jìn)入檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，改造提升了檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中實體安全管理模塊功能，將檔案接收、整理編目、庫房管理、數(shù)字化加工、查閱利用等各工作環(huán)節(jié)管理情況通過網(wǎng)絡(luò)化方式進(jìn)行實時全程監(jiān)控與綜合匯總分析，以保證庫房內(nèi)外環(huán)境安全。

2 重要性分析

物聯(lián)網(wǎng)是通過各種信息傳感設(shè)備，實時采集任何需要監(jiān)控、連接、互動的物體或過程等信息，與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合形成的一個網(wǎng)絡(luò)。運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的主要目的是實現(xiàn)物與物、物與人、環(huán)境與狀態(tài)信息的實時共享，以及智能化收集、傳遞、識別、管理、控制和執(zhí)行。對檔案系統(tǒng)而言，運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為加強(qiáng)實體檔案安全管理提供了有力的技術(shù)保障，有效降低了檔案實體安全風(fēng)險。

第一，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提高了檔案實體安全管理信息的準(zhǔn)確性。RFID無線射頻管理系統(tǒng)對檔案實體的非接觸式準(zhǔn)確定位、指紋門禁與射頻門禁的綜合運(yùn)用、無線溫濕度探頭的遠(yuǎn)程信號采集和串口接收、帶夜視功能和錄音錄像功能的數(shù)字高清監(jiān)控探頭的應(yīng)用，這些都有效提高了與檔案實體安全管理相關(guān)的各項信息的準(zhǔn)確性和穩(wěn)定性。

第二，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提高了檔案實體安全管理的工作效率。運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案盤點(diǎn)和排架糾錯、檔案出入庫檢查和門禁安全、庫存信息更新和數(shù)量統(tǒng)計、溫濕度信息監(jiān)控、庫區(qū)安全情況檢查和監(jiān)控、杜絕閑雜人等進(jìn)入庫區(qū)等各項實體安全管理工作的效率，都得到了有效提升。

第三，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有利于實現(xiàn)檔案實體全過程精細(xì)化管理。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)包括各種被廣泛應(yīng)用的感知技術(shù)，同時具備智能處理能力，其全面感知、可靠傳遞、智能控制、數(shù)據(jù)融合的特點(diǎn)對實現(xiàn)檔案實體全過程精細(xì)化智能管理發(fā)揮著積極作用，特別是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)中最主要的射頻識別技術(shù)的應(yīng)用，基本實現(xiàn)了檔案流轉(zhuǎn)全過程智能監(jiān)控，對檔案實體安全管理意義重大。

3 幾點(diǎn)思考

3.1 注重檔案實體安全管理的綜合性和全面性

檔案實體安全管理是一項綜合性、系統(tǒng)性工作，確保檔案安全的關(guān)鍵在于充分發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)勢，從“智慧”的要求出發(fā)，推進(jìn)精細(xì)化管理，全面提升檔案實體管理水平。

在智慧檔案實體安全管理體系建設(shè)中，一要以規(guī)范化制度推進(jìn)精細(xì)化管理。結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用，修訂完善庫房安全管理、實體檔案出入庫管理、檔案日常巡查、重點(diǎn)時段和重要區(qū)域檢查、定期盤庫、各項監(jiān)控設(shè)備管理等多項安全管理制度。二要以細(xì)化職責(zé)推進(jìn)精細(xì)化管理。各項軟硬件安裝更新完成后，要結(jié)合系統(tǒng)安全管理方面的功能，對庫房管理人員和查檔窗口工作人員在檔案入庫上架、借閱出庫、閱畢歸庫等環(huán)節(jié)的工作責(zé)任進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)化，對庫房安全管理負(fù)責(zé)人在安全檢查、設(shè)備管理、監(jiān)控管理等方面的崗位職責(zé)進(jìn)行進(jìn)一步明確，要求每一位工作人員務(wù)必盡心盡責(zé)。三要以強(qiáng)化監(jiān)督推進(jìn)精細(xì)化管理。在日常管理過程中，要注重強(qiáng)化監(jiān)督落實，通過建立工作日志和健全管理臺賬、采取不定期抽檢核實等方式對制度執(zhí)行、人員崗位職責(zé)履行等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。

3.2 注重檔案實體安全管理系統(tǒng)的有機(jī)統(tǒng)一性

檔案實體管理系統(tǒng)由多個子系統(tǒng)構(gòu)成，伴隨檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案館內(nèi)部或多或少存在著需要進(jìn)行設(shè)備更新、軟件升級、管理系統(tǒng)改造的情況，因生產(chǎn)廠家不同、軟件開發(fā)版本不同、原系統(tǒng)提升改造空間受限等多種原因，很容易造成檔案管理系統(tǒng)功能難以實現(xiàn)集成統(tǒng)一的問題，進(jìn)而影響整個檔案實體安全管理系統(tǒng)的有效性。因此在建設(shè)過程中，要著力解決各子系統(tǒng)信息對接、集成統(tǒng)一的問題，特別是庫房管理系統(tǒng)與查閱利用系統(tǒng)對接要避免“兩張皮”的情況，真正解決日常管理、查閱利用、分類統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)中信息不統(tǒng)一的問題，提高管理效率。

在實體安全管理系統(tǒng)建設(shè)過程中，從確定建設(shè)方案到具體實施、再到提升完善，要始終圍繞統(tǒng)一性的建設(shè)要求，從智慧檔案館建設(shè)對檔案實體安全管理的要求出發(fā)，將無線射頻、指紋門禁、溫濕度采集等各子系統(tǒng)都構(gòu)架在整個檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中，與檔案館的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作流程有效對接，進(jìn)一步整合優(yōu)化檔案管理全部流程，實現(xiàn)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一與信息互聯(lián)互通。

3.3 注重檔案實體安全管理體系建設(shè)的實用性

檔案實體安全管理體系建設(shè)必須從管理需求、檔案質(zhì)量、館藏結(jié)構(gòu)、投資資金等實際情況出發(fā)，合理制定建設(shè)方案。在檔案實體安全管理體系建設(shè)過程中，要結(jié)合館藏實體檔案特點(diǎn)和已有的數(shù)字檔案館建設(shè)成果，以實用為主、適當(dāng)超前為基本定位，科學(xué)設(shè)計智慧檔案實體安全管理體系的功能需求，以達(dá)到較為理想的建設(shè)成效。如，針對射頻技術(shù)可實時定位、多標(biāo)簽讀取、遠(yuǎn)距離定位等特點(diǎn)和成本高、易誤讀的實際應(yīng)用局限性，以及前期已有大量檔案采用了條形碼方式管理的現(xiàn)狀，市檔案局采用無線射頻和條形碼并行的建設(shè)模式，以確保系統(tǒng)能夠兼容兩者，充分發(fā)揮這兩項技術(shù)在檔案智能化識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理中的各自優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案實體信息與內(nèi)容信息的一體化、交互化管理。