文 / 弓順芳

大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的創(chuàng)新研究

文 / 弓順芳

文章從技術(shù)瓶頸、檔案部門的職能義務(wù)、相關(guān)法律規(guī)范三個方面詳細(xì)研究大數(shù)據(jù)時代下檔案管理中存在的問題。針對大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式中出現(xiàn)的問題，從管理體系、數(shù)據(jù)資源體系、利用服務(wù)體系、安全保密等方面進(jìn)行了詳細(xì)管理模式的創(chuàng)新研究，對于新形勢下檔案資源管理效率和管理水平的提高都具有重要的意義。

大數(shù)據(jù)時代；檔案管理模式；變革

大數(shù)據(jù)時代的到來沖擊著整個世界，變革著人們的生活、工作和思維方式，同時，對檔案管理工作也產(chǎn)生了很大的影響，對檔案部門的檔案管理能力和水平來說，也是一個全新的考驗。大數(shù)據(jù)時代下檔案管理模式的變化，有利于保護(hù)各類檔案文化資源，優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程，挖掘檔案增值信息，加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)的職能建設(shè)，以期達(dá)到促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目的。為了科學(xué)應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的變化，尋求大數(shù)據(jù)時代檔案管理的有效路徑，需要從拓寬檔案資源的收集類別、改變檔案資源采集方式和建立健全法律規(guī)范等方面進(jìn)行完善，從而建立一種覆蓋人民群眾的檔案數(shù)據(jù)資源體系。

一、檔案管理時代的大數(shù)據(jù)觀分析

大數(shù)據(jù)時代具有諸多特點(diǎn)，其中最為顯著的一點(diǎn)就是數(shù)據(jù)在短時間內(nèi)出現(xiàn)海量級的增加，以至利用普通的技術(shù)無法對其進(jìn)行有效處理[1]。著名學(xué)者維克托指出：大數(shù)據(jù)的本質(zhì)是利用所有的數(shù)據(jù)對問題進(jìn)行描述與研究，即大數(shù)據(jù)時代利用的數(shù)據(jù)不再使用傳統(tǒng)的抽樣方法來獲得，而是使用所有已知數(shù)據(jù)。在大數(shù)據(jù)時代，力求每一個數(shù)據(jù)對所研究的問題都具有一定的作用。目前，由于大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)時間較短，多數(shù)人對其理解還存在偏差，對其所能研究的問題也存在一定的困惑，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：（1）具有龐大的數(shù)據(jù)量。大數(shù)據(jù)所描述的不僅僅是數(shù)據(jù)量的大小，它還要從速度和時間的維度上進(jìn)行相應(yīng)的描述。（2）數(shù)據(jù)的量越大解決問題越容易。利用大數(shù)據(jù)來解決問題，所需要的數(shù)據(jù)量可以用一個閾值來描述，當(dāng)獲得的數(shù)據(jù)小于這個閾值的時候，所要研究的問題不能夠解決；當(dāng)數(shù)據(jù)量達(dá)到這個值時就能很快地將問題解決；當(dāng)超過這個值時，問題解決的難易程度并沒有相應(yīng)的提升。所以數(shù)據(jù)量的大小要根據(jù)所要研究的問題適可而止[2]，數(shù)據(jù)量過大反而增加了系統(tǒng)的存儲難度。（3）大數(shù)據(jù)定義明確。作為新興的概念，大數(shù)據(jù)至今并沒有一個嚴(yán)格的定義，大數(shù)據(jù)也是根據(jù)當(dāng)今已存在的思維、方法和技術(shù)而定義的。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)的存儲技術(shù)、計算機(jī)處理能力和互聯(lián)網(wǎng)的快速性發(fā)展，大數(shù)據(jù)的定義也會相應(yīng)地發(fā)生改變[3]。

本文所要研究的內(nèi)容為大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理，在對檔案進(jìn)行整理時，希望能將所有的檔案信息進(jìn)行歸檔。然而，由于部門存在各種人、財、時間等方面的壓力，在對檔案進(jìn)行歸檔時普遍使用的是去粗取精法，即從館中所有的數(shù)據(jù)信息中找出最有用的信息進(jìn)行歸檔，其余檔案信息將被丟棄。采取此種處理方式，雖然省時省力，但是從長遠(yuǎn)來看，此處理方式將會丟棄很多有用信息。在當(dāng)下大數(shù)據(jù)時代，每一個數(shù)據(jù)都是一份檔案，可以將零碎信息進(jìn)行整合，從而使看似無用的信息產(chǎn)生巨大的宏觀效應(yīng)，因此，檔案部門在當(dāng)今時代下應(yīng)該利用好大數(shù)據(jù)的優(yōu)點(diǎn)，盡快建立大數(shù)據(jù)觀[4]。

二、數(shù)據(jù)資源體系的變化性分析

檔案部門運(yùn)行的前提是掌握龐大的數(shù)據(jù)量和資源。擁有的數(shù)據(jù)量越大，此部門在檔案管理領(lǐng)域所處的地位也就越高，就能夠擁有開展檔案服務(wù)的資本。在大數(shù)據(jù)時代，檔案部門保留數(shù)據(jù)呈現(xiàn)指數(shù)級增加，不再缺乏數(shù)據(jù)量的積累，檔案部門獲取數(shù)據(jù)的途徑越來越多，獲得內(nèi)容越來越大，數(shù)據(jù)的采集方式也相應(yīng)地發(fā)生了巨大變化[5]。

檔案館是一個用來長時間保存國家相關(guān)機(jī)構(gòu)檔案的事業(yè)單位，所保存的數(shù)據(jù)主要用作科學(xué)研究和供社會各界查閱檔案史料。在過去，檔案的功能主要是用來傳承黨和國家的記憶，檔案來源受到諸多限制，其大多是機(jī)關(guān)、事業(yè)單位經(jīng)過多年的精挑細(xì)選而得到的成品。而在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時代，獲取的途徑逐漸傾向于網(wǎng)絡(luò)、社會和普通平民，檔案部門越來越關(guān)注民生和民意，說明其獲取來源發(fā)生了較大變化。近年來，在國家相關(guān)政策規(guī)定下[6]，檔案部門獲取信息的內(nèi)容逐漸傾向于普通民眾的利益。從國際檔案日所宣傳的主題由“檔案在你身邊”到“走近檔案”可以看出，增強(qiáng)普通民眾檔案意識，引導(dǎo)民眾關(guān)注檔案是目前非常重要的目標(biāo)。在日常生活中，每天的日記、旅游照片、獲獎獲優(yōu)證書、就診記錄等等都跟自己存在著密切的關(guān)系。從信息的內(nèi)容來看，此類對他人毫無意義，但它是個人生活的一部分，記錄著自己一生的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，因此對自己具有非常重要的意義。在國家倡導(dǎo)每個家庭甚至個人都要建立相應(yīng)檔案的號召下，“全民皆檔”變的越來越普遍化[7]。

三、檔案管理新問題研究

（一）技術(shù)瓶頸有待解決

雖然大數(shù)據(jù)能夠在一定程度上解決檔案管理存在的問題，但是，其在應(yīng)用上依然存在諸多挑戰(zhàn)。例如：庫房的資源管理是檔案存儲的瓶頸，怎樣利用大數(shù)據(jù)的方案來與傳統(tǒng)檔案資源、存儲和應(yīng)用進(jìn)行無縫對接是一個極大的挑戰(zhàn)。所以說，研究一個合理的分層、分級方法是對數(shù)據(jù)進(jìn)行管理、服務(wù)的關(guān)鍵技術(shù)。

（二）職能義務(wù)需落實

檔案部門所要承擔(dān)的責(zé)任不僅是保存完整的檔案資料，更要承擔(dān)著各種資源的有效利用、產(chǎn)出更多社會效益的重任。面對大數(shù)據(jù)時代給檔案部門帶來的各種挑戰(zhàn)和機(jī)遇，檔案部門目前正向著知識管理、信息服務(wù)等多維度進(jìn)行發(fā)展，利用大數(shù)據(jù)帶來的便利，在確保國家信息安全、商業(yè)機(jī)密、個人隱私等前提下，全面對信息進(jìn)行處理，使信息為全社會所擁有，進(jìn)而發(fā)揮出檔案部門的主要作用，是目前亟待解決的問題。

（三）法律規(guī)范需完備

目前各種有利的條件，使得每一個使用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理的部門都能夠進(jìn)行信息的共享。虛擬世界信息的交互也相應(yīng)地帶來了數(shù)據(jù)的安全、隱私以及傳輸可靠性等一系列問題。從現(xiàn)有的大數(shù)據(jù)使用實例來看，相應(yīng)的法律法規(guī)存在明顯的滯后性，在準(zhǔn)入的信息是否安全方面也沒有很好的管理制度。

四、檔案管理模式創(chuàng)新策略研究

（一）加強(qiáng)資源聚集

作為檔案工作的基礎(chǔ)，檔案資源是檔案事業(yè)能夠持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。增強(qiáng)檔案資源的建設(shè)力度是完善館藏結(jié)構(gòu)、服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和保障人民群眾利益的最根本途徑。在虛擬化的大數(shù)據(jù)時代下，每時每刻都會產(chǎn)生結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的海量數(shù)據(jù)。對于檔案資源的快速建設(shè)，除了檔案部門進(jìn)行資源的獲取和整理外，還要倡導(dǎo)社會組織、家庭和個人也能夠參與其中，將獲取的信息以某種合理的方式存放到檔案館、數(shù)據(jù)庫以及各種云端。

（二）創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容

對于檔案管理來說，目前所存儲的數(shù)據(jù)還未明確顯示出其價值，必須建立健全服務(wù)體系、創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容。檔案部門只有加快檔案資源的開放進(jìn)程、健全其知識服務(wù)框架、改善服務(wù)方式，才能體現(xiàn)出檔案資源的大價值。在大數(shù)據(jù)時代下，檔案部門主要有兩方面的壓力：一是與社會其它機(jī)構(gòu)進(jìn)行競爭，二是伴隨著政府相關(guān)規(guī)章制度的實施，政府的一些信息逐步對公民、法人和相關(guān)組織公開，此種權(quán)利的獲得使知情人士對信息的知情要求變得越來越高，都想通過此種途徑獲得更多有用的信息，進(jìn)而檔案的更新與開放也成了不可避免的趨勢。對于信息的公開，工作人員要堅持保密期外信息及時公開，保密期內(nèi)的信息堅決不公開原則[8]。

大數(shù)據(jù)時代下要達(dá)到資源盡可能被大量使用，充分展現(xiàn)其價值，就必須要求對其包含的內(nèi)容進(jìn)行最大限度利用，做成完整的知識庫體系。當(dāng)然，對于檔案的使用者來說，也會隨著時代的發(fā)展相應(yīng)地提高對檔案服務(wù)的要求，檔案部門也會根據(jù)客戶需求實時改善單位的服務(wù)態(tài)度，并對服務(wù)途徑進(jìn)行調(diào)整，即利用新的思維方法來提高服務(wù)的水平。針對使用者對于服務(wù)提出的諸多需求，檔案部門需要針對性地完善三種服務(wù)理念，即人性化服務(wù)、個性化服務(wù)和智能化服務(wù)。

（三）建立檔案安全體系

安全對于檔案資源來說是檔案管理中最為重要的一環(huán)，其與黨、國家和人民的利益息息相關(guān)。在大數(shù)據(jù)時代下，錯綜復(fù)雜的環(huán)境嚴(yán)重侵害著檔案資源的安全，為此，檔案部門應(yīng)該努力做好防范工作，最大限度地保證數(shù)據(jù)安全。

（四）完善檔案行政管理體系

根據(jù)不同行業(yè)的需求，檔案行政管理對所有的檔案工作實施了統(tǒng)一規(guī)劃、組織，監(jiān)督指導(dǎo)，這是行政工作最為重要的組成部分之一。為了精簡機(jī)構(gòu)，減少資金支出，我國實行“局館合一”的模式。雖然這個模式能夠?qū)C(jī)構(gòu)進(jìn)行簡化，在一定程度上降低財政支出，但是也顯現(xiàn)出了其本身所存在的一些缺點(diǎn)，即事務(wù)性強(qiáng)、行政性弱。當(dāng)與其他類似機(jī)構(gòu)比較時，會顯得價值性明顯不足。形成檔案管理體制的優(yōu)劣直接決定了檔案事業(yè)能否安全穩(wěn)定的向前發(fā)展。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時代，也是我國深化體制改革，加快各類建設(shè)的時代，這兩種發(fā)展趨勢的碰撞為我國檔案的管理體制改革帶來前所未有的契機(jī)，因此，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)該適時轉(zhuǎn)變相應(yīng)職能、增強(qiáng)與對應(yīng)機(jī)構(gòu)合作，努力建設(shè)一個為民務(wù)實的檔案管理體系。

當(dāng)檔案部門的性質(zhì)明確后，館主和相關(guān)工作人員的職能也就變得更加清晰，避免了工作人員在過去要針對每一項工作進(jìn)行處理的狀況。當(dāng)某一管理人員離職后，對應(yīng)的服務(wù)就需要其他工作人員或單位來完成，這時社會中介就開始發(fā)揮作用。社會力量融入檔案管理事務(wù)是當(dāng)今社會發(fā)展的需求，因此相關(guān)部門應(yīng)該適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的需求及時轉(zhuǎn)變自己的職能，努力配合并引導(dǎo)社會人員加入，最大限度地發(fā)揮好檔案館的作用，并對檔案相關(guān)行業(yè)進(jìn)行最大限度的扶持；另外，檔案部門也需要對其他一些機(jī)構(gòu)進(jìn)行規(guī)范和宣傳，以保證這些機(jī)構(gòu)能以最好的方式加入檔案管理工作中，這樣不僅可以利用其他一些機(jī)構(gòu)的專業(yè)團(tuán)隊對檔案進(jìn)行整理，并且能夠提高檔案行政所具有的權(quán)威性。

五、結(jié)論

大數(shù)據(jù)時代的出現(xiàn)，給檔案管理帶來了不可小覷的影響，為此，本文對大數(shù)據(jù)時代下檔案管理模式變化以及應(yīng)對策略進(jìn)行了深入的分析與研究，相應(yīng)地得出了如下結(jié)論：（1）檔案管理的變化主要表現(xiàn)為五個方面，即管理體系、數(shù)據(jù)資源體系、利用服務(wù)體系、安全保密以及行政管理體制；（2）采取合理的方式應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代下檔案管理模式的改變，進(jìn)而獲得檔案管理最為有效的途徑，需要從四個方面來增強(qiáng)檔案資源的聚集，即拓寬其類比、完善其建設(shè)主體、改變其采集方式以及對其進(jìn)行科學(xué)的整合；（3）在大數(shù)據(jù)時代下，由于管理工作存在許多變數(shù)，檔案部門很難在短時間內(nèi)對其適應(yīng)，切實建立確保檔案安全保密的檔案安全體系，從轉(zhuǎn)變行政職能、強(qiáng)化行政執(zhí)法水平、提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平、加強(qiáng)與社會合作來強(qiáng)化檔案行政機(jī)構(gòu)的能力，以建立為民務(wù)實高效的檔案行政管理體系。

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G270.7

A

1005-9652（2017）01-0064-03

2016年度河南省政府決策研究招標(biāo)課題“河南省創(chuàng)新發(fā)展理念下河南人才支撐問題研究 ”的階段性研究成果，項目編號：2016B251。

（責(zé)任編輯：魏登云）

弓順芳（1980-），女，河南鄭州人，中共鄭州市委黨校公共管理教研部，碩士，講師，研究方向：檔案與行政管理。