隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的快速推進(jìn)，城市面貌和人居環(huán)境得到顯著改善。房屋征遷是城鎮(zhèn)化的重要內(nèi)容，在征遷過程中直接形成了具有保存價值的文字、圖表、聲像、實物、數(shù)據(jù)等各種形式和載體的歷史記錄，即是征遷檔案，這些檔案是不動產(chǎn)管理部門進(jìn)行被征遷人安置房管理時重要的依據(jù)性材料，也是處理征遷補(bǔ)償糾紛時必不可少的憑證材料。近年來慈溪市大力開展城市建設(shè)，工作中形成了數(shù)量龐大的征遷檔案，如何實現(xiàn)征遷檔案的規(guī)范管理需要認(rèn)真思考。今年3月，市檔案局、市房屋征管辦聯(lián)合發(fā)布了《慈溪市鎮(zhèn)（街道）房屋征遷檔案管理辦法（試行）》（以下簡稱《辦法》）。《辦法》明確了房屋征遷檔案管理的責(zé)任主體以及檔案收集、整理、保管、利用等方面的業(yè)務(wù)規(guī)范，有利于及時化解矛盾、解決歷史遺留問題和維護(hù)社會穩(wěn)定。

1　明確管理主體

《辦法》指出征遷項目所屬鎮(zhèn)（街道）是房屋征遷檔案工作的責(zé)任主體，負(fù)責(zé)所轄區(qū)域范圍內(nèi)房屋征遷檔案的收集、整理、歸檔、保管和移交等日常管理工作。要求征遷項目所屬鎮(zhèn)（街道）要建立工作機(jī)制，有明確的征遷檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作機(jī)構(gòu)和專職的檔案管理人員；征遷檔案工作要納入檔案工作考核目標(biāo)，建立管理制度，落實檔案人員的崗位責(zé)任制；檔案保管裝具及庫房的要求必須明確，各項工作經(jīng)費(fèi)必須落實。還提出征遷檔案工作要納入房屋征遷工作的范疇，征遷檔案管理與房屋征遷工作實行“三同步”管理，即下達(dá)房屋征遷計劃任務(wù)，同步提出征遷文件材料歸檔要求；檢查房屋征遷計劃進(jìn)度，同步檢查征遷文件材料管理情況；房屋征遷工作結(jié)束，征遷檔案同步歸檔。

2　注重管理細(xì)節(jié)

在收集歸檔范圍劃分上，要求劃分為國有土地、集體土地上房屋征遷項目綜合管理檔案，國有土地、集體土地上房屋征遷項目補(bǔ)償安置分戶檔案，特種載體檔案等三大類。一是國有土地、集體土地上房屋征遷項目綜合管理檔案，主要包括征遷項目實施方案及市政府批復(fù)、征收范圍紅線圖、調(diào)查情況及結(jié)果資料、委托合同、評估公示資料、征收決定及公告、征遷安置補(bǔ)償政策、被征遷房屋土地權(quán)證注銷資料等。二是國有土地、集體土地上房屋征遷項目補(bǔ)償安置分戶檔案，主要包括被征收人房屋土地測繪、合法面積認(rèn)定、房屋評估資料，以及可安置面積認(rèn)定材料、征遷協(xié)商報告、憑證材料、征收補(bǔ)償安置協(xié)議、審批材料及補(bǔ)償結(jié)算清單等。三是特種載體檔案，主要包括反映征遷前舊址原貌、征遷聽證過程、征遷工作各個環(huán)節(jié)的聲像檔案，工作中形成或獲得的有價值的實物原件或復(fù)制件。

在立卷歸檔上，要求房屋征遷文件材料的立卷與歸檔應(yīng)遵循檔案的形成規(guī)律，保持其間的有機(jī)聯(lián)系，便于保存與利用。首先要做好核查工作。應(yīng)實行歸檔文件材料核查制度，認(rèn)真核查文件材料是否齊全、完整，內(nèi)容是否真實準(zhǔn)確，簽證手續(xù)是否完備，歸檔文件材料質(zhì)量是否符合規(guī)范。文件材料中協(xié)議、評估資料等需要相關(guān)責(zé)任方簽字和蓋章，對這部分資料應(yīng)進(jìn)行重點檢查，對于沒有簽字或簽字字跡不清、沒有蓋章的資料，要責(zé)成經(jīng)辦人員重辦或補(bǔ)辦再歸檔，且歸檔的資料必須為原始件，確保征遷文件材料具有法律憑證作用。其次要做好整理工作。綜合管理檔案以征遷項目為單位歸檔，補(bǔ)償安置分戶檔案以“一戶一卷”的原則按戶歸檔，紙質(zhì)文件的整理歸檔按《文書檔案案卷格式》的要求進(jìn)行，特種載體類材料按相關(guān)規(guī)范整理歸檔。再次要明確保管期限，征遷檔案保管期限應(yīng)為永久保存。最后要明確歸檔時間，自項目結(jié)束之日起6個月內(nèi)完成征遷材料的組卷歸檔。

在保管移交上，要求征遷檔案整理完畢后，須按相關(guān)規(guī)定于次年6月底前移交給鎮(zhèn)（街道）綜合檔案室集中統(tǒng)一保管；負(fù)責(zé)管理征遷檔案的工作人員，如因工作需要離開該崗位，應(yīng)按規(guī)定辦理工作交接手續(xù)方可離崗。在利用與保密上，要求檔案人員編制檔案檢索工具，確保檢索工具能夠輔助檔案數(shù)字化管理；要依據(jù)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，在履行相關(guān)審批手續(xù)后對公民和組織提供征遷檔案查閱利用服務(wù)；要提高領(lǐng)導(dǎo)干部和工作人員的保密意識。

3　抓好后續(xù)工作

其一，市檔案局、市房屋征管辦將針對《辦法》開展多種形式的宣傳活動，并將督促責(zé)任單位組織全員認(rèn)真學(xué)習(xí)《辦法》。其二，市檔案局、市房屋征管辦將根據(jù)《辦法》要求，切實指導(dǎo)征遷項目建檔工作，并將組織聯(lián)合檢查組對征遷檔案管理進(jìn)行專項執(zhí)法檢查。其三，市檔案館將根據(jù)實際需要接收部分征遷檔案進(jìn)館，并著手開展數(shù)字化加工，擬建立征遷檔案專題數(shù)據(jù)庫。