文/靳美榮

機關事業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務檔案信息化管理的思考

文/靳美榮

隨著機關事業(yè)養(yǎng)老保險事業(yè)飛速發(fā)展，業(yè)務辦理中所產(chǎn)生的紙質檔案日益增多，給管理帶來諸多不便，機關事業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務檔案信息化管理的優(yōu)勢已日益突顯,成為社會發(fā)展和工作需要的必然趨勢。

機關事業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務檔案（以下簡稱業(yè)務檔案）是機關事業(yè)養(yǎng)老保險經(jīng)辦機構（以下簡稱經(jīng)辦機構）在辦理養(yǎng)老保險業(yè)務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。機關事業(yè)養(yǎng)老保險啟動以來，各級經(jīng)辦機構認真按照人社部《機關事業(yè)單位工作人員基本養(yǎng)老保險經(jīng)辦規(guī)程》（以下簡稱經(jīng)辦規(guī)程）的要求切實加強業(yè)務檔案的管理工作，對業(yè)務檔案管理能嚴格按照經(jīng)辦規(guī)程的要求辦理，嚴把業(yè)務材料收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計、利用、鑒定銷毀、移交和數(shù)字化處理等關鍵環(huán)節(jié)，保證業(yè)務檔案真實、完整。實現(xiàn)了業(yè)務檔案依規(guī)分類，材料收集及時，歸檔完整，立卷科學，整理規(guī)范，專柜存放，專室保管，專人管理，基本達到目標管理的要求。

隨著機關事業(yè)養(yǎng)老保險制度全覆蓋，參保人員越來越多，養(yǎng)老保險經(jīng)辦工作越來越規(guī)范，養(yǎng)老保險業(yè)務檔案的規(guī)模也越來越龐大，養(yǎng)老保險業(yè)務檔案的信息化管理日趨重要,按照經(jīng)辦規(guī)程要求，機關事業(yè)養(yǎng)老保險目前為省級統(tǒng)籌，這就要求必須加強信息化建設，便于業(yè)務檔案信息省市縣三級共享，最大限度提高參保對象對經(jīng)辦信息的全面了解。實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學化、數(shù)字化既是經(jīng)辦規(guī)程的要求，也是服務民生的現(xiàn)實需要。

全面加強機關事業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務檔案信息化管理，要從認真學習經(jīng)辦規(guī)程，深入宣傳規(guī)程，不折不扣地落實經(jīng)辦規(guī)程入手，不斷提高全社會對檔案信息化管理的認識，從軟件和硬件兩方面入手，在基礎設施、檔案信息數(shù)據(jù)資源、檔案管理標準規(guī)范、檔案管理的應用系統(tǒng)、檔案管理的專業(yè)化人才隊伍建設等方面出實招，下功夫，以目標管理為抓手，促業(yè)務檔案信息化管理工作升級進檔。

1.提高對業(yè)務檔案信息化管理的再認識。各級經(jīng)辦機構要把經(jīng)辦規(guī)程的學習宣傳不斷引向深入，要在本行業(yè)、本系統(tǒng)和全體從業(yè)人員中開展知識競賽，有獎問答，學習測試等豐富多彩的活動，對經(jīng)辦規(guī)程特別是檔案信息管理章節(jié)的再認識再提高；縣以上經(jīng)辦機構主管部門，要不定期組織對經(jīng)辦規(guī)程落實情況的檢查和重點抽查，要對照經(jīng)辦規(guī)程就業(yè)務檔案材料收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計、利用、鑒定銷毀、移交和數(shù)字化處理等條款逐條落實。實施養(yǎng)老保險業(yè)務檔案信息化管理是一項需要不斷投入建設的基礎管理工程，在實施業(yè)務檔案信息化管理中，再加大資金投入、加強系統(tǒng)信息軟件建設的基礎上，還需要結合業(yè)務檔案信息化管理的客觀實際，在硬件上下功夫，在軟件上做文章，確保業(yè)務檔案信息化建設順利推進。

2.狠抓業(yè)務檔案信息化管理基礎設施建設。主要包括對業(yè)務檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的建設，以及對檔案數(shù)字化設備的建設，即以計算機為核心，一系列包括計算機、服務器、交換機、存儲器和路由器，以及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)和信息安全系統(tǒng)等在內(nèi)的一整套業(yè)務檔案信息網(wǎng)絡構建。先進的業(yè)務檔案信息化管理基礎設施，是傳輸、交換和共享資源的基礎條件，只有建立先進的業(yè)務檔案信息化管理基礎設施，才能實現(xiàn)業(yè)務檔案信息化管理的目標。

3.建設業(yè)務檔案信息資源。業(yè)務檔案信息資源是業(yè)務檔案信息化管理的基礎工作，主要包括業(yè)務檔案數(shù)字化、電子文件的接收、信息技術的應用等，其主要建設形式為業(yè)務檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設、專門數(shù)據(jù)庫建設和各類數(shù)字化檔案全文，在具體實施中要把“誰經(jīng)辦誰收集”與“業(yè)務經(jīng)辦與檔案數(shù)字化同步辦結、同步收集、同步整理、同步歸檔”的原則結合起來，一并貫徹實施，確保業(yè)務檔案信息資源建設落地有聲。

4.嚴格業(yè)務檔案管理標準。為了確保業(yè)務檔案信息化管理健康有序發(fā)展，省級主管部門要指導各地經(jīng)辦機構，結合實際對電子文件的形式、歸檔、信息資源的標識、存儲、查詢、交換、傳輸和管理等方面制定出臺業(yè)務規(guī)范管理、技術規(guī)范管理和標準規(guī)范管理的相關標準。

5.開發(fā)業(yè)務檔案信息化管理的應用系統(tǒng)。為了在技術層面對業(yè)務檔案信息資源和業(yè)務檔案信息網(wǎng)絡進行保障，要結合機關事業(yè)養(yǎng)老保險經(jīng)辦工作的實際，加大從業(yè)人員的信息網(wǎng)絡技術培訓，采取各種措施充實和加強工作人員的技術力量，要因地制宜地加強管理軟件建設，開發(fā)符合實際的業(yè)務檔案軟件管理系統(tǒng)，加快業(yè)務檔案信息化管理的步伐。

6.加強業(yè)務檔案信息化人才隊伍建設。人才興則檔案興，人才隊伍建設是業(yè)務檔案信息化建設的關鍵，要有針對性地加強對檔案業(yè)務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，普及信息技術知識，提高檔案業(yè)務人員掌握和運用現(xiàn)代化技術的技能。在具體工作中要把業(yè)務檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數(shù)字化技術知識、網(wǎng)絡技術知識、現(xiàn)代管理技術知識等列入培訓計劃，由省級主管部門主導，對市縣和參保單位進行業(yè)務培訓，切實提高檔案業(yè)務人員的業(yè)務素質。

7.加強業(yè)務檔案信息安全管理體系建設。加強對業(yè)務檔案信息系統(tǒng)的管理，制定相關制度，設置各管理層級打開信息系統(tǒng)的權限，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；存有檔案數(shù)據(jù)庫的計算機要與一切外網(wǎng)實行物理隔離，要認真采用身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，確保檔案信息和信息網(wǎng)絡傳輸?shù)陌踩?，防止失密、泄密的發(fā)生。

機關事業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務檔案，涉及到參保單位和參保個人繳費和領取養(yǎng)老金的全過程，也涉及經(jīng)辦機構辦理各項業(yè)務的每一個環(huán)節(jié)，是參保個人依據(jù)我國相關法律法規(guī)享受養(yǎng)老保險待遇的重要依據(jù)。因此，大力推進業(yè)務檔案信息化管理,不僅保障了參保個人的切身利益，發(fā)揮了業(yè)務檔案的價值，還提高了業(yè)務檔案工作的社會地位，使之更好地為改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設服務。

(作者單位：旬陽縣城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老經(jīng)辦中心)