文/楊青青

從專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收角度看陜西省高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

文/楊青青

項(xiàng)目檔案真實(shí)記錄了一條高速公路從立項(xiàng)、施工建設(shè)到驗(yàn)收的全部信息,為工程結(jié)算審計(jì)、運(yùn)營(yíng)管理、改造擴(kuò)建、養(yǎng)護(hù)維修提供重要依據(jù)。項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，國(guó)家檔案局和國(guó)家發(fā)改委印發(fā)了《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，交通運(yùn)輸部出臺(tái)了《交通建設(shè)項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收辦法》都對(duì)項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作如何開(kāi)展提出了明確的要求和標(biāo)準(zhǔn)。陜西省公路建設(shè)項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收是按照“驗(yàn)收辦法”組織相關(guān)單位和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員對(duì)整個(gè)項(xiàng)目檔案的收集、整理和歸檔進(jìn)行檢查和評(píng)價(jià)，并出具驗(yàn)收意見(jiàn)。一個(gè)項(xiàng)目要想畫(huà)上完滿(mǎn)的句號(hào)，就要先對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和規(guī)范性進(jìn)行檢查評(píng)價(jià)。檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收就成為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前的一個(gè)不可或缺的環(huán)節(jié)。

一、我省項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收中存在的問(wèn)題

自2007年來(lái)，陜西省已有西漢、西潼、十天線(xiàn)安康東、漢中西等十幾條高速公路建設(shè)項(xiàng)目通過(guò)了檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收，十年來(lái)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化水平逐年提高，但仍存在一些問(wèn)題。

1.項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作流于“形式”

上級(jí)部門(mén)出臺(tái)的“專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收辦法”，明確了驗(yàn)收工作由誰(shuí)組織，工作流程，可是并未規(guī)定驗(yàn)收主體的執(zhí)法資格，由相關(guān)部門(mén)臨時(shí)組成的項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收組只能對(duì)案卷數(shù)量巨大的項(xiàng)目檔案進(jìn)行抽查，往往因時(shí)間不足，只能對(duì)驗(yàn)收工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改建議和意見(jiàn)，并不能行使具體的行政處罰權(quán)，結(jié)果就是項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收結(jié)論基本都是通過(guò)。

2.工程建設(shè)各階段文件收集不齊全，整理不規(guī)范

“重施工、輕檔案”的思想在參建單位中普遍存在，在“工期緊、難度大”口號(hào)下，項(xiàng)目檔案與工程建設(shè)無(wú)法實(shí)現(xiàn)同步收集、整理、歸檔。例如部分項(xiàng)目前期依據(jù)性文件中缺少報(bào)批文件，存在未批先建、手續(xù)不全的現(xiàn)象，導(dǎo)致項(xiàng)目文件材料不閉合；一些重要橋梁、隧道隱蔽工程的資料沒(méi)有收集；竣工文件分類(lèi)未按照公路項(xiàng)目單位、分部、分項(xiàng)工程劃分，強(qiáng)行將某一類(lèi)型的文件集中組卷，未體現(xiàn)出施工工藝，且排列無(wú)序；有些參建單位為了縮短組卷時(shí)間，強(qiáng)行拆分本應(yīng)集中組卷的竣工文件，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案案卷數(shù)量巨大；甚至一些本應(yīng)歸檔的竣工文件因人員變動(dòng)、項(xiàng)目時(shí)間跨度太長(zhǎng)難以系統(tǒng)收集。

3.施工、監(jiān)理資料填寫(xiě)不規(guī)范、不準(zhǔn)確，甚至存在“假資料”

絕大多數(shù)施工單位在經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)使下只重視工程進(jìn)度，忽視項(xiàng)目檔案管理，缺少檔案管理制度，項(xiàng)目檔案人員業(yè)務(wù)水平較低，流動(dòng)性強(qiáng)，經(jīng)常在工程實(shí)體完工后補(bǔ)填有關(guān)施工資料，特別是一些隱蔽工程資料的照片，最終只能“閉門(mén)造車(chē)”。隨意填寫(xiě)施工日志，從記錄之中根本無(wú)法反映實(shí)際施工內(nèi)容，甚至長(zhǎng)達(dá)幾年的施工過(guò)程中竟然沒(méi)有任何問(wèn)題存在，事后補(bǔ)寫(xiě)的痕跡非常明顯，這樣的資料根本無(wú)法反映施工工序。監(jiān)理單位只重視監(jiān)督工程質(zhì)量，缺少專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，未履行職責(zé)，忽視對(duì)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的審核，因此在監(jiān)理的檔案工作報(bào)告中無(wú)法體現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案資料立卷歸檔的審核意見(jiàn)。

4.竣工圖編制滯后，規(guī)范性較差

竣工圖是對(duì)工程實(shí)體的全面、真實(shí)、準(zhǔn)確的反映，在工程實(shí)體建設(shè)完成后，竣工圖就應(yīng)如實(shí)繪制?？稍陧?xiàng)目檔案驗(yàn)收中往往發(fā)現(xiàn)竣工圖的編制落后于其他竣工文件，究其原因是工程變更未批復(fù)，一些工程量無(wú)法在圖紙上準(zhǔn)確標(biāo)注。另一方面，一些參建單位全部重新繪制竣工圖，使得工程變更總體情況無(wú)法體現(xiàn)，導(dǎo)致驗(yàn)收時(shí)無(wú)法核查變更文件是否收集齊全。

5.檔案信息化工作進(jìn)展滯后，電子文件收集不齊全

部分施工、監(jiān)理單位在工程建設(shè)過(guò)程中使用專(zhuān)業(yè)軟件來(lái)管理有關(guān)施工、監(jiān)理活動(dòng)，施工表格、檢驗(yàn)評(píng)定等原始資料皆有電子版文件，可這些文件隨意保存，并且各類(lèi)系統(tǒng)五花八門(mén)，沒(méi)有系統(tǒng)收集、整理，甚至不收集。另一方面，業(yè)主單位在合同管理中也未對(duì)電子 文件收集提出明確的要求，忽視從源頭上收集電子版圖紙。

二、做好項(xiàng)目檔案管理工作的幾點(diǎn)對(duì)策

1.完善法律法規(guī)，賦予檔案部門(mén)執(zhí)法權(quán)

“有法可依才能執(zhí)法必嚴(yán)”，上級(jí)檔案主管部門(mén)應(yīng)從政策層面明確檔案部門(mén)的執(zhí)法主體地位，出臺(tái)專(zhuān)門(mén)法規(guī)規(guī)范，明確如何界定驗(yàn)收不合格公路項(xiàng)目相關(guān)參建單位和個(gè)人的責(zé)任，對(duì)于造成檔案丟失、損毀的，依法追究有關(guān)單位及人員的責(zé)任。驗(yàn)收組織部門(mén)應(yīng)適當(dāng)增加項(xiàng)目檔案案卷抽查數(shù)量，延長(zhǎng)驗(yàn)收工作時(shí)間，必要時(shí)邀請(qǐng)省外專(zhuān)家參與驗(yàn)收工作。

2.提前介入，同步監(jiān)督，編制竣工文件立卷歸檔指導(dǎo)書(shū)

項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)量大、面廣的系統(tǒng)性工作，環(huán)環(huán)相扣，項(xiàng)目檔案主管部門(mén)應(yīng)在項(xiàng)目開(kāi)工時(shí)建立包括建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確各級(jí)各單位的職責(zé)；經(jīng)常深入項(xiàng)目建設(shè)一線(xiàn)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，避免坐在辦公室里“瞎指揮”，切實(shí)解決項(xiàng)目檔案管理各階段的實(shí)際問(wèn)題。

建設(shè)單位應(yīng)編制竣工文件立卷歸檔指導(dǎo)書(shū)，建立預(yù)立卷制度，其中包括竣工文件材料的歸檔范圍，特別是照片檔案的收集范圍，項(xiàng)目檔案的分類(lèi)大綱，項(xiàng)目檔案案卷的質(zhì)量要求、竣工圖的編制要求等，確保各階段項(xiàng)目檔案工作都“有據(jù)可依”。

3.加強(qiáng)培訓(xùn)，提升項(xiàng)目檔案管理人員綜合素質(zhì)

高素質(zhì)的檔案人員是做好項(xiàng)目檔案工作的有力保障，檔案人員應(yīng)樹(shù)立強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，積極參加各類(lèi)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建設(shè)、施工和監(jiān)理單位的檔案人員都要培訓(xùn)，掌握各自產(chǎn)生竣工文件收集、整理的重點(diǎn)，參與制定竣工文件立卷歸檔指導(dǎo)書(shū)，不斷提高項(xiàng)目檔案管理的業(yè)務(wù)能力。監(jiān)理單位要配備熟悉項(xiàng)目檔案管理的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，切實(shí)發(fā)揮對(duì)施工階段竣工文件的審核把關(guān)職責(zé)，避免驗(yàn)收階段發(fā)現(xiàn)問(wèn)題已無(wú)法整改。

4.過(guò)程控制，逐步推進(jìn)項(xiàng)目電子檔案管理

國(guó)家最新出臺(tái)的《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》，是對(duì)下一步項(xiàng)目電子文件收集和歸檔的指導(dǎo)性文件。交通運(yùn)輸系統(tǒng)應(yīng)以點(diǎn)帶面，分批推廣，確定具備條件的試點(diǎn)項(xiàng)目。檔案主管部門(mén)研究制訂具體實(shí)施細(xì)則，各參建單位制定實(shí)施計(jì)劃，建立項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)，按照電子文件歸檔范圍，在建設(shè)過(guò)程中收集各類(lèi)信息管理系統(tǒng)中生成的電子文件，“十三五”期間陜西公路建設(shè)項(xiàng)目將基本實(shí)現(xiàn)電子文件實(shí)時(shí)歸檔，確保項(xiàng)目檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。

(作者單位：陜西省交通運(yùn)輸廳)