周麗娜

南陽醫(yī)學高等?？茖W校

論高校檔案信息化管理平臺的建設

周麗娜

南陽醫(yī)學高等?？茖W校

隨著現(xiàn)代社會不斷發(fā)展，計算機技術得到越來越廣泛的應用，在一定程度上改變了現(xiàn)代人們的思維方式。這種背景下，智能化、自動化、數(shù)字化成為現(xiàn)代檔案管理的主要發(fā)展方向和趨勢。與傳統(tǒng)高校檔案管理模式相比，信息化管理平臺可有效避免人為因素對于檔案管理工作的影響，提高高校檔案管理效率和準確性，使其更好地為高校發(fā)展而服務。筆者從高校檔案信息化管理平臺入手，就其建設必要性和建設措施，闡述幾點看法，以供相關單位參考。

高校檔案；信息化管理平臺；計算機技術

我國在《高等學校檔案管理辦法》中，明確指出高校需將檔案工作作為學校建設工作，納入高校整體規(guī)劃中，以促進高校檔案工作信息化的進一步發(fā)展。受多種因素影響，目前多數(shù)高校仍不具備統(tǒng)一的檔案管理標準和系統(tǒng)的信息化發(fā)展規(guī)劃，信息化管理平臺建設情況參差不齊。因此，高校應積極調(diào)整自身檔案管理理念，在現(xiàn)有檔案工作基礎上，進行探索和創(chuàng)新，結(jié)合自身檔案管理實際需求，科學制定檔案信息化管理平臺建設方案，以發(fā)揮高校檔案工作的實際效用，促進高校教育的進一步發(fā)展。

一、高校檔案管理信息化平臺基本內(nèi)涵分析

信息化管理平臺具體是指借助新一代信息技術，針對高校檔案進行統(tǒng)一組織、協(xié)調(diào)、管理操作，以提高檔案管理效率和有效性的檔案管理方法。信息化管理平臺以計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)技術為基礎，聯(lián)合數(shù)據(jù)通信、多媒體的技術，完成對檔案數(shù)據(jù)信息的處理，從而實現(xiàn)信息化的檔案管理。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，信息化管理平臺在數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)儲存、數(shù)據(jù)查詢、以及檔案信息共享等方面占據(jù)明顯優(yōu)勢，可有效避免因人為因素導致的檔案管理錯誤，提高檔案管理效率。

二、高校加強檔案信息化平臺建設的實際意義分析

信息技術飛速發(fā)展背景下，高校檔案管理無論是內(nèi)在還是外延均發(fā)生了巨大變化，檔案資源在高校發(fā)展過程中發(fā)揮著越來越重要的作用。加強高校檔案信息化管理平臺建設，一方面是高校檔案工作發(fā)展的必然；另一方面，也是維持高校日常工作正常運作狀態(tài)，促進高校進一步發(fā)展的客觀要求。

（一）滿足高校檔案工作實際需求

高校檔案產(chǎn)生于高校工作，也服務于高校工作，其種類涉及高校工作各個環(huán)節(jié)，具體包括黨群、教學、行政、基本建設等方面。傳統(tǒng)檔案管理以人工管理為主，通過分類編號的方式進行管理，隨著時間的推移，檔案數(shù)量不斷增加，相應提高了檔案管理的難度。信息化管理平臺在檔案存儲容量、檔案信息查詢和檔案信息共享等方面具有明顯優(yōu)勢，可更好的滿足高校發(fā)展實際需求。

（二）提高高校檔案工作效率

檔案工作是高校的基礎工作，多項工作均離不開檔案工作的支持。但由于高校檔案種類繁多、數(shù)量龐大，僅依靠人工進行管理，實際管理效率較低，無法有效發(fā)揮檔案管理的實際效用。信息化管理平臺中，用戶可更具自身需求設定檔案門類，同時可快速完成目標檔案的查閱操作，可有效提高檔案工作實際效率。

此外，紙質(zhì)檔案受材質(zhì)特性影響，在存儲過程中，易受環(huán)境影響而損壞，電子檔案則沒有這方面的顧慮，并且電子檔案存儲更節(jié)省空間、安全性更好。

三、高校檔案信息化平臺建設措施分析

（一）加強高校計算機管理系統(tǒng)基礎建設

計算機管理系統(tǒng)硬件設施，是建設高校信息化管理平臺的基礎，就檔案管理工作而言，需要具有數(shù)碼相機、掃描儀、打印機等電子設備，同時還需多種信息化管理軟件支持。這部分內(nèi)容是信息化平臺的建設基礎，高校應充分利用校內(nèi)已有資源，盡量控制平臺建設成本，為信息化管理平臺的實現(xiàn)奠定相應的物質(zhì)基礎。

（二）規(guī)范信息化管理操作

為進一步優(yōu)化信息化管理平臺用戶的使用體驗，給予用戶良好的使用感受，高校檔案工作相關的檔案采集、分類、整理、存儲、查閱等環(huán)節(jié)，均需嚴格遵照相應的信息化操作規(guī)范進行，確保電子檔案與原始檔案的對應性和真實性，以及計算機編碼格式與終端機軟件要求的一致性。高校應優(yōu)先選擇不同的信息存儲單元和硬件系統(tǒng)模塊組建信息化平臺，前者有利于系統(tǒng)分級授權和擴展，后者可有效降低設備維護成本和系統(tǒng)故障概率。

（三）加強高校檔案管理人員培訓

高校檔案管理人員作為檔案工作的執(zhí)行者和實踐者，其業(yè)務技能和綜合素質(zhì)水平，直接影響著高校檔案工作的實際發(fā)展。隨著高校檔案工作不斷發(fā)展，信息化程度不斷提高，對高校檔案管理人員提出了更為嚴苛的要求。因此，高校應積極加強檔案管理人員培訓，提高檔案工作人員整體業(yè)務技能和綜合素質(zhì)水平，打造高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理隊伍，從而促進高校檔案工作進一步發(fā)展。

檔案工作人員培訓主要分為技能培訓和素質(zhì)培訓兩部分內(nèi)容。技能培訓可分為制度培訓和技能培訓兩方面內(nèi)容。制度培訓主要就高校檔案管理各項制度，對檔案管理人員進行培訓，以修正檔案管理人員傳統(tǒng)印象中的種種誤解，規(guī)范檔案管理人員操作。技能培訓主要是指信息化管理技能培訓，檔案管理人員應充分了解高校信息化管理平臺的構成，并熟練各項系統(tǒng)操作技巧，具備解決檔案管理問題的能力，以滿足檔案工作實際需求。素質(zhì)培訓主要以精神學習為主，高校檔案種類繁多、數(shù)量龐大，如管理人員工作不認真，易出現(xiàn)工作疏忽造成嚴重的不良后果。因此，高校相關部門應通過座談會、講座等形式，加強檔案工作人員責任意識、管理意識培訓，以提高工作人員整體素質(zhì)水平。

結(jié)語

綜上所述，加強高校檔案信息化管理平臺建設，對于促進高校檔案工作發(fā)展，提高檔案工作效用，具有重要意義。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，信息化管理平臺可更好地滿足高校檔案工作需求，提高檔案工作效率。因此，高校應積極創(chuàng)新自身檔案工作理念，通過加強計算機系統(tǒng)基礎建設等措施，全面推進高校信息化管理平臺建設，以促進高校檔案工作的進一步發(fā)展。

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