熊瑛 甄玲 余國兆 武漢科技大學附屬孝感醫(yī)院基建辦 （湖北 孝感 432000）

醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的應用

熊瑛 甄玲 余國兆 武漢科技大學附屬孝感醫(yī)院基建辦 （湖北 孝感 432000）

在醫(yī)院的常規(guī)管理工作中，檔案管理工作相較與其他工作而言有著較為復雜的內容，且其所包含的資料、信息也相對較多。從我國目前大多數醫(yī)院現有的檔案來看，其內容不僅包括基礎性的建設檔案、病歷檔案，而且還有人事勞資檔案和財務檔案等資料；而考慮到其整體管理的復雜性與現實的難度性，醫(yī)院相關部門在創(chuàng)建檔案管理模式中除了不斷借鑒其他行業(yè)運用的管理方式外，還積極做到與時俱進，倡議運用科學技術的手段實現信息化管理。基于對這一理念的認識，醫(yī)院的檔案管理部門應充分立足其管理的現狀與實際，詳細并認真地分析運用科學技術手段的優(yōu)點，從而實現醫(yī)院檔案的電子化與信息化的管理，提高工作效率。

醫(yī)院檔案管理 電子檔案系統(tǒng) 應用價值

從當前的醫(yī)院管理工作進行分析，檔案管理工作不僅直接影響到醫(yī)院的正常運行，而且還影響著醫(yī)院經營管理工作展開的實效性，因而占據著重要的地位。鑒于當下醫(yī)院對檔案管理工作的重視，我們提倡以認真負責的態(tài)度執(zhí)行檔案的管理工作，從而才能在極大程度上滿足醫(yī)院經營管理的需要；但是從大多數的實際情況來看，其管理模式、工作還存在眾多的問題，因而要在以往的管理基礎上增加些許創(chuàng)新性的手段，例如充分利用電子信息技術的發(fā)展，將管理的層面推向電子化與信息化，從而保障醫(yī)院檔案管理工作展開的有效性[1]。

1.醫(yī)院檔案信息化管理的內涵

一般而言，檔案是一種由各類報表、管理文件以及會議記錄等資料構成，而醫(yī)院檔案相較于其他檔案而言，還具有其原始記錄、隨時查詢、增值效用以及價值保留等功能，因而可作為醫(yī)院領導、科研人員展開工作的重要依據。

隨著我國科學技術的飛速發(fā)展，信息化技術的運用已經不再少見，而將其運用到醫(yī)院實際的檔案管理工作中，不僅可以實現檔案管理工作的現代化，而且還有利于提高其檔案管理、利用的整體水平，具體表現可歸納為以下兩個方面：首先，醫(yī)院的檔案管理主要涉及到分類、查詢、應用以及保存等內容，因而應用信息化技術后，檔案信息可在信息技術的調控下自動生成資料的集成，同時展開有序的分類，不僅便于查詢，而且對檔案的鑒定、編目排序也有極大的影響，極大程度上提高了醫(yī)院對檔案的管理效率。由于在醫(yī)院的日常管理工作中所涉及到的信息、數據較多，因而想要實現有效的信息處理與數據管理目標，滿足醫(yī)院的經營管理需求，就必須對其各種信息、數據進行整理；由此可見，信息化技術的應用是其發(fā)展的必然趨勢[2]。

其次，信息化檔案管理還可作用在檔案物流的調控上，最終實現檔案“無紙化”的管理，改變以往管理的模式與方法，創(chuàng)新管理。實現醫(yī)院檔案管理的信息化，在一定程度上實現了檔案信息資源有效性，同時也是社會現代化發(fā)展的必然趨勢，是檔案管理工作實現現代化的必然選擇。結合醫(yī)院檔案管理的實際來看，信息化技術的應用已經成為促進我國醫(yī)院檔案管理工作取得可觀成效的關鍵因素，是推動醫(yī)院檔案管理工作的重要措施；為此，我們應該對信息化技術的應用以及成效展開更深入的了解。

2.醫(yī)院檔案管理存在的問題

2.1 檔案保存難度大

檔案的儲存問題一直以來都是醫(yī)院檔案管理難以解決的重要問題之一；據了解，以往的醫(yī)院檔案儲存方式多由影像、磁帶、膠片等介質構成，而這些介質又極易出現發(fā)黃、破損、霉變、受潮等現象，因而在極大程度上難以實現永久性的資料儲存，進而極易使檔案資料出現缺失或無法查詢等現象；在相關的調查中發(fā)現，這種現象，亦或是這些儲存方式至今仍有出現，因此如何實現有效的檔案保存仍成為醫(yī)院檔案管理部門首當其沖要面對的問題。

2.2 檔案的管理與查詢存在一定難度

目前，仍有多數醫(yī)院依然沿用著人工檔案管理的方式來管理檔案，而所謂的人工檔案管理，其常規(guī)的流程與模式大抵為“查詢作者——查詢案卷的目錄——查詢檔案編號以及存放的地質——通知庫房進行調卷——辦理相關手續(xù)”，不僅需要較長的查詢時間，而且需要花費大量的人力資源與工作人員的大量精力，此外，相關繁瑣的手續(xù)也不可避免；因而在極大程度上限制了檔案調動與查詢工作的順利性，不僅影響了查詢的時效性，而且還影響了后續(xù)工作的展開，因而其問題同樣是眾多醫(yī)院檔案管理迫切需要解決的問題之一[3]。

2.3 檔案沒有得到良好的利用，利用率較低

傳統(tǒng)的檔案儲存還有另一個特性——紙質檔案。眾所周知，紙質不僅極易被損壞，而且利用率也相對較低，在被用于醫(yī)院檔案信息的管理中，由于醫(yī)院檔案中藥物歸納、各種處方用法、藥劑配伍、藥物的副作用等內容對統(tǒng)計量的要求相對較高，因而不僅在資料的整理上給工作人員增添極大的工作量，而且極大程度上不符合資源的合理利用原則；考慮到這些實際性的因素，如果不及時采用有效的檔案儲存方法，這些問題將會愈發(fā)嚴重化，進而不利于醫(yī)院的管理與經營。

3.醫(yī)院電子檔案管理的應用效果

通過對當下醫(yī)院檔案管理工作的分析以及應用信息化手段進行調整后，發(fā)現醫(yī)院的檔案管理工作在實際中不僅得到明顯的改善，而且也促進工作的進程，并獲得了明顯的成效，主要表現在以下幾個方面：

3.1 信息化技術提高了醫(yī)院檔案的保存效果

在應用信息化技術之后，醫(yī)院改善了其運用紙質檔案儲存的方式，并將其轉化為電子檔案。而所謂電子檔案，指的是通過計算機技術、通訊技術以及網絡技術等手段的影響，由各種子系統(tǒng)融合構成的電子管理方式，主要針對檔案的管理；不僅具有極大的存儲空間，滿足醫(yī)院檔案儲存對空間的需求，而且還增強了檔案的保密效果與存儲質量，避免檔案因時間的久遠而遭到破壞等問題的出現，極大程度上實現檔案保存的效果，保障醫(yī)院檔案能在任一時間點實現檔案的查詢工作[4]。

3.2 信息化技術滿足了醫(yī)院檔案對管理與查詢的需求

鑒于對醫(yī)院檔案難以實現的管理與查詢工作的了解，醫(yī)院檔案管理部門在應用信息化手段后發(fā)現，電子檔案系統(tǒng)不僅改變了傳統(tǒng)檔案的查詢方式，而且也改善了其檔案查詢與管理工作的狀況，降低查詢與管理工作的失誤；而且其在計算機技術、網絡信息等強有力的現代技術的支持下，極大程度上提高了檔案管理與查詢工作展開的速度與效率，提高查詢的準確性與實用性，為醫(yī)院檔案管理部門提供了良好的工作保障。

3.3 信息化技術提高了醫(yī)院檔案的調用效率

據了解，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式除了使檔案資料不易保留、難以實現快速并準確地查詢外，還存在著調用效率低等問題，難以滿足醫(yī)院檔案管理部門對檔案管理的需求，而在應用信息化就技術后，醫(yī)院檔案管理部門對檔案的調用效率逐漸上升，實現了傳統(tǒng)人工檔案管理中不能實現或是難以實現的工作目標，即使在工作量特別大、工作特別繁雜的情況下，電子檔案系統(tǒng)也能有效、快速的完成，并具有可觀的調用準確性，為醫(yī)院的檔案管理、醫(yī)院經營提供強有力的保障。

4.結語

在醫(yī)院的檔案管理工作中，電子檔案系統(tǒng)的應用不僅能滿足醫(yī)院檔案對資料儲存空間的需求與想象，而且還能滿足醫(yī)院檔案管理對檔案資料質量的保存要求，以及實現工作質量高效完成的目標；為此，我們應該加大對信息化技術的引進與運用，力圖通過更多信息化的技術為醫(yī)院的檔案管理工作提供更強有力的支持，進而確保醫(yī)院檔案管理工作的順利、有效開展[5]。

[1] 王歡. 檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用[J]. 安徽農業(yè)大學學報(社會科學版), 2014,23(4):66-69.

[2] 黃新金. 檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用[J]. 才智, 2015,11(18):66-69.

[3] 任兵. 醫(yī)院檔案管理中信息網絡化的應用[J]. 中國新通信, 2013,15(4):71.

[4] 衛(wèi)淼. 檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用研究進展[J]. 中國衛(wèi)生產業(yè), 2016,13(20):147-149.

[5] 楊存俊. 現代信息化視閾中的醫(yī)院檔案管理研究[J]. 工會論壇(山東省工會管理干部學院學報), 2013,16(3):157-158.

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