羅青，蘇義武

武漢大學(xué)中南醫(yī)院 社會醫(yī)療發(fā)展部，湖北 武漢 430071

實驗室試劑耗材的三級庫管理模式應(yīng)用

羅青，蘇義武

武漢大學(xué)中南醫(yī)院 社會醫(yī)療發(fā)展部，湖北 武漢 430071

本文結(jié)合我院實驗室試劑耗材三級庫管理的流程，講述了我院引入的全新管理模式，該模式實現(xiàn)了試劑耗材全流程的信息化管理，各環(huán)節(jié)流程清晰、分工明確，職責(zé)分明，使得試劑耗材的管理更規(guī)范、更科學(xué)、更完善，提升了業(yè)務(wù)運作效率的同時，達(dá)到了精細(xì)化管理的要求。

實驗室試劑；耗材；條形碼；三級庫

隨著醫(yī)學(xué)水平的不斷提高，醫(yī)學(xué)檢驗項目不斷增多，檢驗實驗室需要管理的試劑和耗材種類也隨之越來越多[1]，在實驗室日常支出中，試劑耗材成本占80%以上，如何加強(qiáng)試劑耗材規(guī)范化管理，降低試劑耗材的使用成本成為各大醫(yī)院實驗室都非常關(guān)心的問題。

大多數(shù)醫(yī)院往往只重視采購，對于入庫、領(lǐng)用出庫及后續(xù)的監(jiān)控只是形式上的管理，跟蹤與反饋較差[2]。我院憑借物資供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)上線的契機(jī)，引入先進(jìn)的物流管理理念，大力打造檢驗科試劑耗材三級庫管理模式，對試劑耗材進(jìn)行一物一碼管理[3-5]，實現(xiàn)從采購計 劃到入庫、出庫全流程閉環(huán)管理，從而實現(xiàn)實驗室試劑耗材管理的規(guī)范化、精細(xì)化和個性化[6]。

1 管理模式及流程

系統(tǒng)將檢驗科設(shè)定為二級庫房，統(tǒng)一負(fù)責(zé)與中心庫房的對接，檢驗科二級庫庫房下面按照檢驗專業(yè)小組分三級庫房，包括生化室、免疫室、基因室、臨檢室、細(xì)菌室、門診檢驗科共6個三級庫房。期望達(dá)成的目標(biāo)和效果如下：① 檢驗科設(shè)立二級庫房，對每個班組的采購需求、入庫驗收以及班組領(lǐng)用進(jìn)行監(jiān)管；② 檢驗科內(nèi)部根據(jù)小組設(shè)立獨立的三級庫房，對試劑進(jìn)行一物一碼（圖1）管理，各個班組每日按實際需要領(lǐng)用；③ 根據(jù)檢驗收入和試劑消耗金額分析，節(jié)約試劑消耗管理。

圖1 檢驗試劑耗材一物一碼條形碼

檢驗科二級庫、三級庫管理流程，見圖2。全流程由三級庫（生化室、免疫室、細(xì)菌室等小組）、二級庫（檢驗科）、中心庫房（本文所指的中心庫房實際為我院設(shè)備處耗材庫房，負(fù)責(zé)耗材、試劑的入庫驗收、出庫確認(rèn)等，實際業(yè)務(wù)管理者為設(shè)備處耗材庫房庫管員）、中心庫房采購中心、供應(yīng)商、財務(wù)會計組成。整個流程從采購申請、采購計劃、采購、配送到入庫、出庫，形成檢驗試劑耗材的全流程閉環(huán)管理。以下具體說明。

1.1 小組需求申請

各小組提交試劑耗材采購需求并提交給采購管理員，各小組可以根據(jù)各試劑耗材的消耗情況制作采購計劃，也可以將小組日常使用的試劑耗材以套餐的形式做成組合，便于快速進(jìn)行采購申請，避免單個物品的查找、添加。

1.2 庫管采購管理

科室二級庫采購管理員，將各小組提交的試劑耗材申購需求進(jìn)行過濾，按照實際情況匯總采購計劃，提交由科主任審批，科主任同意提交之后，流程轉(zhuǎn)交下一步。

1.3 供應(yīng)商配送

上一步科主任審核通過的采購訂單，發(fā)往供應(yīng)商門戶網(wǎng)站，供應(yīng)商在網(wǎng)站上處理采購訂單，填寫批次、效期、發(fā)票等信息后，打印帶條碼的配送單和發(fā)票隨貨發(fā)往醫(yī)院中心庫房。

1.4 入庫轉(zhuǎn)出庫

中心庫房將檢驗科申請、訂單信息、實物進(jìn)行核實，然后通過掃描配送單條碼生成入庫單，入庫記賬后自動生成出庫單出庫給檢驗科，最后安排人員將試劑耗材配送到檢驗科。此過程有另外一個方案：供應(yīng)商將帶條碼的配送單和發(fā)票隨貨發(fā)往檢驗科二級庫房，然后通知中心庫房相關(guān)人員到現(xiàn)場核實，這也不僅節(jié)省時間，減少試劑耗材在外流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)，降低試劑耗材損壞的幾率，同時減少二次搬運環(huán)節(jié)，節(jié)約了人力成本。

1.5 接收入庫

該環(huán)節(jié)將檢驗科二級庫房接收的試劑耗材分配到各小組三級庫，按照試劑耗材類型分兩種情況處理：如果是檢驗科公用試劑耗材就直接進(jìn)行出庫消耗，不需要分配到各小組；如果為小組專科使用試劑耗材，則在入庫界面打印一物一碼，貼在試劑耗材上，該條形碼包含庫房名稱、出庫日期、試劑耗材名稱、批號、失效日期等關(guān)鍵信息，不僅在出庫、使用方面讓管理人員一目了然，而且對于試劑是否過期也非常有意義。

1.6 試劑耗材出庫

各小組領(lǐng)用試劑耗材后，通過在系統(tǒng)中掃描一物一碼，進(jìn)行出庫登記，同時減少三級庫庫存，生成試劑耗材消耗記錄。結(jié)合最近多次出庫的記錄以及特定項目使用試劑耗材的量即可得出相對準(zhǔn)確的檢驗項目成本、收益。

2 討論

檢驗科試劑耗材有規(guī)范的字典管理，并且與設(shè)備處中心庫房保持一致，不能隨意增加、刪除、修改項目字典，便于醫(yī)院規(guī)范化管理。三級庫管理系統(tǒng)中還會對試劑耗材的有效期以及低庫存警報進(jìn)行提醒，避免試劑耗材失效以及無物品可用的情況發(fā)生。結(jié)合一定時間范圍內(nèi)試劑耗材的消耗金額與檢驗項目的收入金額，可以對試劑耗材的使用情況進(jìn)行定量分析，對超量的情況予以控制，節(jié)約試劑耗材消耗，減少成本。

檢驗試劑耗材均貼有唯一的條形碼，實現(xiàn)了試劑耗材的一物一碼管理，使用的時候只需要掃條碼即可自動關(guān)聯(lián)相關(guān)信息，省時省力。啟用三級庫管理模式后，各小組不再保留庫存，每日按實際需要進(jìn)行領(lǐng)取、消耗，避免試劑耗材堆積，減少庫存占用以及小組試劑支出。

精細(xì)化管理的過程往往伴隨著業(yè)務(wù)流程的復(fù)雜化，科室負(fù)責(zé)人需要認(rèn)真聽取內(nèi)部員工的意見，主動與中心庫房等部門做好溝通。比如，我院中心庫房每月25日扎帳，停止所有耗材、試劑的出入庫，此時如果需要緊急使用試劑，中心庫房不能正常辦理出入庫手續(xù)，導(dǎo)致試劑不能使用，此時可以由科室負(fù)責(zé)人與設(shè)備處長溝通，對檢驗科進(jìn)行特殊對待，將扎帳時間縮短到兩天，即可解決問題。另外系統(tǒng)業(yè)務(wù)模塊精細(xì)化后，對應(yīng)的管理員也需要增加，如何劃

圖2 檢驗科二級庫、三級庫管理流程圖

分人員的權(quán)限，也是科室負(fù)責(zé)人需要考慮的問題。

3 結(jié)語

該模式在我院檢驗科2015年6月份上線使用以來，經(jīng)過多個部門不斷討論、業(yè)務(wù)人員不斷提出優(yōu)化意見、不斷地完善，目前各模塊、環(huán)節(jié)運行平穩(wěn)，與原先手工管理模式相比較，取得了不錯的效果?？剖邑?fù)責(zé)人不再擔(dān)心出入庫的單據(jù)簽字確認(rèn)問題，系統(tǒng)將申購、審批、入庫、出庫、使用各個環(huán)節(jié)的信息都可以完整的展示，如有疑問，只需點開對應(yīng)的單據(jù)進(jìn)行查看，一目了然，完全可以杜絕擔(dān)心虛假、問題單據(jù)[7]。各小組負(fù)責(zé)人也不用花費大量時間清查庫房，人工記錄什么時間需要采購哪些試劑、哪些試劑最近可能失效，只需進(jìn)入系統(tǒng)即可在醒目的位置看到相關(guān)信息，從而可以節(jié)約更多的時間、精力去提高專業(yè)水平和加強(qiáng)管理。另外，根據(jù)試劑的使用記錄，可以計算出檢驗項目的成本，為下一步成本核算和精細(xì)化管理做好準(zhǔn)備[8]。

總結(jié)我院檢驗科三級庫管理模式的實施過程，該模式的實行對管理人員的素質(zhì)、水平都提出了嚴(yán)格的要求，為了能夠成功推行該模式，需要院領(lǐng)導(dǎo)大力支持，各科室（檢驗科、設(shè)備處、信息中心）及時溝通，密切配合，制定完善的實施計劃，利用實施廠家在其他醫(yī)院優(yōu)秀的管理經(jīng)驗穩(wěn)步推進(jìn)[9]。

該模式的應(yīng)用在提高管理水平、管理效益的同時，也加強(qiáng)了管理人員對業(yè)務(wù)的監(jiān)控。使高值耗材的管理流程更規(guī)范、更科學(xué)、更完善。

通過業(yè)務(wù)流程再造，改變了原來職責(zé)不清、權(quán)責(zé)相背的現(xiàn)象。條碼化管理使中心庫房、使用科室的業(yè)務(wù)一體聯(lián)動，追根溯源，做到了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的有憑有據(jù)，真實可靠。這樣有效地降低了醫(yī)院流程管理運作成本，改變和改善了成本結(jié)構(gòu)，提升了業(yè)務(wù)流程運作效率,真正做到了向管理要效益[10]。

[1] 毛東英,王志偉.淺談加強(qiáng)我院實驗室試劑耗材管理[J].中國醫(yī)療設(shè)備,2012,27(12):112-113.

[2] 徐灼均,莫和國,梁映亮.臨床實驗室檢驗耗材的全程信息化管理在醫(yī)院效益分析中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代醫(yī)藥衛(wèi)生,2014,(22):3496-3497.

[3] 趙韡,梁方舟.二級庫管理模式在高值耗材管理中的應(yīng)用[J].中國醫(yī)院,2008,212(11):60-62.

[4] 李軍,占瓊,王建平.條碼在我院高值耗材管理中的應(yīng)用[J].中國醫(yī)療設(shè)備,2015,30(9):147-148.

[5] 胡云華.我院高值耗材管理存在的問題和改進(jìn)措施[J].中國醫(yī)療設(shè)備,2015,30(2):131-132.

[6] 周浩.試劑耗材終端管理模式設(shè)計及其實踐[J].國際檢驗醫(yī)學(xué)雜志,2012,33(3):382-383.

[7] 李萌.醫(yī)院試劑管理現(xiàn)狀及對策[J].現(xiàn)代醫(yī)院管理,2012, 10(3):43-44.

[8] 徐灼均,莫和國,梁映亮.臨床實驗室檢驗耗材的全程信息化管理在醫(yī)院效益分析中的應(yīng)用[J].醫(yī)療衛(wèi)生管理,2014,30 (22):3496-3497.

[9] 張群威.基于B/S結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫在檢驗科試劑管理中的應(yīng)用[J].中國現(xiàn)代意識,2011,49(19):102-103.

[10] 李洋,張奕,單春龍,等.淺談ERP系統(tǒng)在醫(yī)院高值耗材管理中的應(yīng)用[J].中國醫(yī)院管理,2010,30(8):30-31.

Application of Three-Level Storeroom Management Model for Laboratory Reagents and Consumables

LUO Qing, SU Yi-wu
Department of Social Medicine Development, Central South Hospital of Wuhan University, Wuhan Hubei 430071, China

Based on the three-level storeroom management process in the hospital, this paper described the introduction of a completely new management mode for administration of reagent and consumable libraries. The mode realized information management of the whole process and provided a clear picture of each step involved in the examination with distinguished responsibilities. As a result, it ensured the reagents and consumables were managed in a more eff cient, scientif c and improved way. Additionally, it improved the operation eff ciency of the business and reached the requirements of f ne management in the meanwhile.

laboratory reagent; consumables; barcode; three-level storeroom

R197.3

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2016.10.044

1674-1633(2016)10-0136-02

2016-06-13

2016-06-16

作者郵箱：1610405691@qq.com