趙宇

【摘要】隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、智能手機(jī)的普及，對于移動(dòng)辦公需求的日益增加，企業(yè)的OA等傳統(tǒng)辦公模式早已不能滿足企業(yè)的要求。辦公室作為承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)通八方的樞紐，在新形勢下如何將微信平臺與OA系統(tǒng)相結(jié)合是辦公室系統(tǒng)工作人員需要思考和探索的地方。

【關(guān)鍵詞】微信平臺；辦公室；業(yè)務(wù)

一、微信與OA系統(tǒng)應(yīng)用整合的可行性分析

（一）OA系統(tǒng)介紹及限制。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（Office Automation）簡稱OA，是一種利用現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)?，F(xiàn)在的OA系統(tǒng)對硬件、網(wǎng)絡(luò)有著硬性要求，人們不能實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地辦公，領(lǐng)導(dǎo)不能看到工作過程、做到可以審批可以管控，OA也就不能真正實(shí)現(xiàn)“Office Anywhere”。

（二）移動(dòng)辦公的可行性。隨著智能手機(jī)等智能終端的普及應(yīng)用，加之微信的橫空出世，為移動(dòng)辦公創(chuàng)造了良好的條件。微信是騰訊公司于2011年1月21日推出的一個(gè)為智能終端提供即時(shí)通信服務(wù)的免費(fèi)應(yīng)用程序，微信支持跨通信運(yùn)營商、跨操作系統(tǒng)平臺通過網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)送免費(fèi)（需消耗少量網(wǎng)絡(luò)流量）語音短信、視頻、圖片和文字，同時(shí)，也可以使用通過共享流媒體內(nèi)容的資料和基于位置的社交插件“搖一搖”“漂流瓶”“朋友圈”“公眾平臺”“語音記事本”等服務(wù)插件。

2013年，微信推出為個(gè)人、企業(yè)和組織提供服務(wù)與用戶管理能力的微信平臺，具有很強(qiáng)的兼容性和可移植性。2014年9月，微信推出微信企業(yè)號，具有更加安全、便捷、可配置等特點(diǎn)，可以自由配置多個(gè)“子號”來對接企業(yè)的不同應(yīng)用，這就為OA接入微信創(chuàng)造了硬件條件。截至2016年第三季度，微信每月活躍用戶數(shù)達(dá)到6.87億，微信已經(jīng)覆蓋近90%以上的智能手機(jī)，各品牌的微信公眾賬號總數(shù)超過900萬個(gè)，制約移動(dòng)辦公的軟性環(huán)境也迎刃而解。

（三）實(shí)現(xiàn)的功能。微信與OA系統(tǒng)的應(yīng)用整合實(shí)現(xiàn)了3A辦公，即工作人員在任何時(shí)間（Anytime）、任何地點(diǎn)（Anywhere）處理與業(yè)務(wù)有關(guān)的任何事情（Anything）。可以實(shí)時(shí)實(shí)現(xiàn)的功能如下：一是可以實(shí)現(xiàn)任務(wù)分派，管理人員可以創(chuàng)建管理不同的任務(wù)，實(shí)時(shí)查看任務(wù)進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)任務(wù)的有效推進(jìn)；執(zhí)行人員可以隨時(shí)上報(bào)進(jìn)度、討論問題。二是可以按照日期、收發(fā)狀態(tài)對自動(dòng)整合成的日報(bào)進(jìn)行檢索查詢，方便日后管理和存檔。三是管理人員可以第一時(shí)間知道執(zhí)行人員的位置，隨時(shí)巡查軌跡，實(shí)時(shí)了解執(zhí)行人員進(jìn)度，進(jìn)行管理和改進(jìn)，讓外勤盡在掌握中。四是管理人員可以隨時(shí)掌握員工的出勤情況，全面取代傳統(tǒng)的打卡、指紋簽到系統(tǒng)。五是可以擺脫辦公電腦、局域網(wǎng)絡(luò)的限制，報(bào)銷、出差等各種流程直接在微信端提交，審批者可實(shí)時(shí)在微信端完成審批，真正實(shí)現(xiàn)高效、簡單、開放的自由審批流程。六是可隨時(shí)隨地發(fā)起請假申請，請假申請、審批結(jié)果以微信消息的形式實(shí)時(shí)觸達(dá)，靈活方便處理請假事項(xiàng)。七是根據(jù)文字、語音、圖片生成報(bào)銷明細(xì)，報(bào)銷審批可通過微信發(fā)起，報(bào)銷申請、審批結(jié)果通過微信消息實(shí)時(shí)通知。八是可以根據(jù)企業(yè)組織架構(gòu)將綁定企業(yè)號的員工進(jìn)行分組，包含所屬部門、職位、手機(jī)、座機(jī)、郵箱等信息，相當(dāng)于將企業(yè)的通訊錄隨身攜帶。九是可以實(shí)現(xiàn)語音和文字便捷創(chuàng)建備忘錄，并能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)成員間的一鍵輕松分享。

二、微信與企業(yè)OA應(yīng)用整合對辦公室業(yè)務(wù)的意義

辦公室作為綜合管理、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)部門，擔(dān)負(fù)著承上啟下、組織協(xié)調(diào)職能，其中樞作用、窗口作用、形象作用更加突出，由于辦公室的作用特殊、性質(zhì)特別，這就對辦公室的移動(dòng)辦公提出了更高的要求。微信與企業(yè)OA應(yīng)用整合后，可以極大地改變辦公室工作人員的辦公方式，對辦公室人員具有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

一是有利于提高工作效率。辦公室員工外出時(shí)，不會再受到設(shè)備和寬帶的限制，可以隨時(shí)隨地辦公。重要公文或事務(wù)不再因負(fù)責(zé)人出差而遲遲得不到處理，由于微信OA方便用戶在任何時(shí)間、地點(diǎn)審批公文、流程、回復(fù)郵件、查看重要信息，辦公室人員可以快速、便捷、高效地處理各項(xiàng)事務(wù)，大幅度提高辦公效率。

二是有利于宣傳企業(yè)正面形象。通過微信OA平臺可以讓辦公室員工時(shí)刻了解接收/查詢實(shí)時(shí)掌握企業(yè)資訊、隨時(shí)隨地參與企業(yè)的互動(dòng)活動(dòng)、分享朋友圈為企業(yè)宣傳正形象；實(shí)時(shí)掌握企業(yè)資訊可幫助企業(yè)在移動(dòng)互聯(lián)時(shí)代，與員工之間建立更為密切的關(guān)聯(lián)，并將每一位員工都轉(zhuǎn)化為企業(yè)形象的宣傳介質(zhì)。

三是有利于保持上下良好溝通。通過微信OA系統(tǒng)，可以讓辦公室管理人員與執(zhí)行人員保持信息互通，第一時(shí)間傳遞企業(yè)文化、企業(yè)精神及第一時(shí)間收集員工的真實(shí)想法。掌握情況后，辦公室管理人員可以積極協(xié)調(diào)各單位和部門之間的配合，發(fā)揮整體功能，創(chuàng)造出最大的功效，確保各項(xiàng)工作的落實(shí)。

四是可以提升辦公室的凝聚力。通過微信OA平臺，為辦公室員工展示自我搭建的平臺，讓員工充分享受到工作帶來的快樂。辦公室管理人員和執(zhí)行人員可以和朋友一樣溝通交流，拉近之間的距離，實(shí)現(xiàn)情感上的融合和親近；管理人員能夠及時(shí)了解員工的思想波動(dòng)情況，賦予辦公室員工更多的參與管理權(quán)、參與建設(shè)權(quán)，增強(qiáng)主人翁責(zé)任感，從而提升辦公室的凝聚力、向心力和執(zhí)行力。

【參考文獻(xiàn)】

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