張靜

醫(yī)院檔案是醫(yī)院整個(gè)發(fā)展歷史的真實(shí)寫照和原始記錄，不斷加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案管理力度，對(duì)貫徹落實(shí)醫(yī)療政策、法律法規(guī)，促進(jìn)醫(yī)院健康有序、可持續(xù)發(fā)展，弘揚(yáng)醫(yī)院文化，均具有十分重要的意義。

醫(yī)院綜合檔案室建設(shè)是做好醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)，如何建設(shè)成能夠涵蓋石家莊市第四醫(yī)院三個(gè)院區(qū)文書、基建、設(shè)備、科技、榮譽(yù)等多方面檔案信息的綜合檔案室，充分發(fā)揮檔案管理工作科學(xué)化、現(xiàn)代化作用，是新時(shí)期石家莊市四院綜合檔案管理工作急需解決的問題。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案室面積受限。石家莊市第四醫(yī)院始建于1956年，是河北省唯一的三級(jí)甲等婦產(chǎn)醫(yī)院，年門診量80萬人次，住院量3.6萬余人次，年分娩近2萬人次，遙居河北省各醫(yī)療機(jī)構(gòu)之首，是省會(huì)最具影響力的品牌醫(yī)院之一。但由于醫(yī)院地處市中心，占地面積不足12畝，建筑面積2.68萬平方米，檔案室規(guī)劃面積較小，發(fā)展空間受限。

2.醫(yī)院檔案用房不固定。隨著醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展，特別是二胎政策的放開，醫(yī)院門診及住院人次與日聚增，為了保障醫(yī)療業(yè)務(wù)用房，行政用房全部改造為醫(yī)療用房，檔案室隨之遷移，同時(shí)由于檔案資料不斷增加，檔案室管理難度增加，服務(wù)水平受影響。

3.檔案室信息化設(shè)備不完善。各院區(qū)檔案室分散，檔案室設(shè)施較簡(jiǎn)陋，雖然醫(yī)院很重視此項(xiàng)工作，不斷加大資金投入，持續(xù)改進(jìn)檔案室設(shè)備設(shè)施，但終因環(huán)境受限，科技、設(shè)備等檔案不得就近單設(shè)檔案室管理，增加人力物力，事倍功辦，檔案室綜合服務(wù)能力和水平受到制約，檔案綜合管理缺乏深入研究的基礎(chǔ)環(huán)境。

二、對(duì)檔案管理存在的問題及分析

1.檔案管理重視程度不高。由于綜合檔案管理工作不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，醫(yī)院普遍存在重視臨床病例的檔案管理，而忽視綜合檔案管理現(xiàn)象，主要表現(xiàn)：一是在年度目標(biāo)管理工作中沒有將綜合檔案納入醫(yī)院管理體系中；二是醫(yī)院投入到綜合檔案管理的資源不足，現(xiàn)代化設(shè)備配備不足，檔案庫(kù)房普遍存在布局不合理。

2.檔案管理執(zhí)行權(quán)限界定不清。我院檔案管理工作還處于相對(duì)獨(dú)立的管理狀態(tài)，沒有形成共同管理的工作架構(gòu)，如設(shè)立綜合檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組、收集鑒定小組、銷毀鑒定小組等，以致除檔案部門以外的管理人員對(duì)檔案管理權(quán)力執(zhí)行的內(nèi)容、范圍界定不清。

3.檔案管理制度有待健全。目前我院部分檔案資料散落在各職能部門各自保管為主，醫(yī)院只制定了院內(nèi)規(guī)章制度，沒有明確的檔案管理辦法和未形成系統(tǒng)化的綜合檔案分類編號(hào)方案，管理較分散。首先，由于檔案管理工作沒有切合實(shí)際具體化，職能部門對(duì)本部門的檔案管理職責(zé)理解不清晰。其次，沒有規(guī)范綜合檔案收集標(biāo)準(zhǔn)和范圍，許多本應(yīng)納入管理的檔案得不到完整的保存，甚至在人員崗位變動(dòng)時(shí)，由于工作交接不清至檔案資源流失。最后，沒有統(tǒng)一的檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)，職能部門只是根據(jù)各自的理解和使用習(xí)慣對(duì)檔案資料進(jìn)行簡(jiǎn)單整理，造成醫(yī)院檔案目錄不統(tǒng)一，查找困難。

4.檔案工作效率低。首先，檔案工作與個(gè)人年度工作目標(biāo)責(zé)任考核、工資等不掛鉤，人員積極性差，尤其是職能部門檔案兼職工作人員對(duì)綜合檔案管理工資制度和知識(shí)關(guān)心程度不夠。其次，檔案管理人員未及時(shí)掌握檔案管理的新知識(shí)，綜合管理仍沿用傳統(tǒng)方法，造成收集的檔案資料可利用率低，檔案查閱時(shí)間長(zhǎng)等問題。

三、解決辦法及措施

2016年5月，在市政府的大力支持下，石家莊市四院新院區(qū)已完成主體建設(shè)，新院區(qū)總建筑面積128000平方米，規(guī)劃、設(shè)計(jì)及建設(shè)省市一流的科學(xué)化、現(xiàn)代化的綜合檔案室已列為醫(yī)院重點(diǎn)工作計(jì)劃。因此，針對(duì)目前醫(yī)院綜合檔案建設(shè)及檔案管理工作現(xiàn)狀，筆者作了以下幾點(diǎn)思考：

1.完善綜合檔案管理組織架構(gòu)。要建立綜合檔案管理辦公室，根據(jù)醫(yī)院管理架構(gòu)建立由各職能部門共同組成的檔案管理組織，列出檔案組織的不同職權(quán)，明確考核量化標(biāo)準(zhǔn)，逐級(jí)逐人落實(shí)，確保檔案各項(xiàng)規(guī)章制度執(zhí)行順暢。建議成立“綜合檔案室建設(shè)項(xiàng)目攻堅(jiān)小組”，由院長(zhǎng)任組長(zhǎng)，由院辦室、設(shè)備處、基建辦、科教處等處室主任為成員，重點(diǎn)研究綜合檔案室的建設(shè)項(xiàng)目，把檔案的收集、保管、移交、利用等集中管理起來，指導(dǎo)、督促各部門按時(shí)、按質(zhì)、按量移交檔案資料。

2.提高綜合檔案管理意識(shí)。要采取各種方法增強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)。首先，加大宣傳力度，通過舉辦各項(xiàng)活動(dòng)提高醫(yī)院?jiǎn)T工對(duì)檔案工作配合度和支持度；其次，主動(dòng)為醫(yī)院決策層提供有價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)，加深醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)；最后，建立檔案管理獎(jiǎng)懲制度，將檔案管理工作與檔案管理專、兼職人員的年度考核成績(jī)掛鉤，提高相關(guān)人員對(duì)待檔案工作的熱誠(chéng)度。

3.健全完善綜合檔案管理制度。首先，醫(yī)院要根據(jù)自身實(shí)際，有針對(duì)性的制定一套健全醫(yī)院綜合檔案管理分工辦法，明確職能部門的檔案管理職責(zé)、權(quán)限和移交流程等；其次，醫(yī)院要形成完善的綜合檔案工作手冊(cè)，詳細(xì)列明各門類檔案定義、收集范圍、目錄標(biāo)準(zhǔn)、保管期限，方便職能部門區(qū)分檔案資料，保證醫(yī)院的歷史能在檔案中得到真實(shí)、全面的記錄和延續(xù)。

4.強(qiáng)化綜合檔案室軟、硬件配備。組織參觀學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)先進(jìn)檔案室建設(shè)與管理經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合醫(yī)院多院區(qū)一體化管理的實(shí)際情況，研究制定綜合檔案室建設(shè)方案，按照《國(guó)家二級(jí)檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》、《石家莊市單位機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)的一般要求》，確定綜合檔案室選址、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)合理設(shè)計(jì)檔案室。同時(shí)爭(zhēng)取上級(jí)相關(guān)部門支持，加大資金投入。按照現(xiàn)代化、科學(xué)化、信息化標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)化硬件及軟件設(shè)備設(shè)施的配備，確保綜合檔案室可容納三個(gè)院區(qū)檔案保管、檢索、利用，實(shí)現(xiàn)三個(gè)院區(qū)檔案信息資源共享。同時(shí)，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，做好檔案知識(shí)培訓(xùn)及崗位練兵工作，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保崗位職責(zé)清晰。

5.加強(qiáng)綜合檔案電子化建設(shè)力度。電子檔案是新時(shí)期檔案建設(shè)的重要內(nèi)容，醫(yī)院在利用好電子檔案的同時(shí)嚴(yán)格按照電子檔案管理規(guī)定，加強(qiáng)電子檔案建設(shè)力度，首先，要按電子檔案歸檔要求，既快制定電子文件歸檔制度和辦法，明確電子檔案管理要求，規(guī)范電子檔案移交要素及格式；其次，利用現(xiàn)代化技術(shù)達(dá)到電子檔案可認(rèn)證的目標(biāo)，例如二維碼技術(shù)、電子印章等，確保電子檔案唯一性、真實(shí)性；最后，按音頻、圖像等區(qū)分電子文件存儲(chǔ)載體，并按年份集中備份，確保檔案保管質(zhì)量。

醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展過程中的重要記錄文獻(xiàn)，而建設(shè)科學(xué)化、現(xiàn)代化信息化的綜合檔案室是踐行多院區(qū)一體化管理的有力保障，因此，我們將不斷探索，努力建設(shè)科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化的綜合檔案室，持續(xù)改進(jìn)檔案管理工作，充分發(fā)揮綜合檔案室的服務(wù)能力和水平，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（作者單位：石家莊市第四醫(yī)院 ）