文/黑龍江省龍江縣機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)辦公室 陶萍萍

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關(guān)于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思考

文/黑龍江省龍江縣機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)辦公室 陶萍萍

【摘要】隨著電子技術(shù)的興起，檔案管理方式面臨巨大改革，事業(yè)單位及時(shí)對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新有助于事業(yè)單位的高效運(yùn)行。本文對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新進(jìn)行思考分析。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

檔案是關(guān)于一個(gè)人過(guò)去現(xiàn)在的完整記錄，甚至影響著一個(gè)人的未來(lái)，其重要性不言而喻。由于事業(yè)單位人員眾多，難免在檔案管理方面存在疏漏，并且隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理方式也面臨重大改革，信息化較落后的事業(yè)單位必然面臨檔案堆積混雜的困境，檔案管理創(chuàng)新勢(shì)在必行。

一、現(xiàn)今事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

（一）管理人員重視程度不足。由于檔案管理屬于后勤工作，很多人從心里便對(duì)這份工作有抵觸心理，認(rèn)為檔案管理不過(guò)是閑職，沒(méi)有意識(shí)到方案管理的重要性，是事業(yè)單位檔案管理混雜的根本原因。檔案存放混亂、檔案信息更新過(guò)慢、出借檔案不能及時(shí)歸還等都時(shí)有發(fā)生。

（二）信息化程度不夠。傳統(tǒng)的檔案管理都是紙質(zhì)版，紙質(zhì)版檔案不僅占據(jù)空間大，而且對(duì)存放環(huán)境有一定要求，也不方便檔案的隨時(shí)取用。隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)在事業(yè)單位大多采用電子檔案。很多事業(yè)單位由于資金短缺、管理觀(guān)念落后等種種原因，檔案管理部門(mén)只有少量的計(jì)算機(jī)及落后的軟件設(shè)備，這與現(xiàn)代化的發(fā)展水平是不相符合的，落后的技術(shù)水平導(dǎo)致了檔案檢索效率低下，信息更新慢。在這個(gè)信息科技的時(shí)代，落后的檔案管理方式必將被遺棄，如果不能及時(shí)改革不當(dāng)?shù)臋n案管理方式，還會(huì)影響事業(yè)單位的正常運(yùn)行。

（三）管理人員能力不足。檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性、專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作。很多事業(yè)單位不重視檔案管理人才選拔，造成檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不足，影響管理工作。電子檔案還需管理人員有一定的計(jì)算機(jī)操作水平，否則也將影響檢索工作的效率。

二、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新方法

（一）提高檔案管理的重視程度。人們對(duì)檔案的重視程度直接影響管理檔案時(shí)的工作態(tài)度。如果不能從根本上轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊挠^(guān)念，無(wú)論多強(qiáng)硬的手段都很難實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。檔案對(duì)培養(yǎng)及篩選人才有重要意義。事業(yè)單位工作人員眾多，人才選拔很難依照長(zhǎng)期觀(guān)察培養(yǎng)的方式進(jìn)行，檔案成了篩選人才最重要的方式。

（二）提升管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。想要進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新改革，首先管理人員要具備創(chuàng)新意識(shí)，創(chuàng)新是一個(gè)國(guó)家、一個(gè)民族進(jìn)步的不竭動(dòng)力。隨著信息科技的發(fā)展，檔案管理形勢(shì)發(fā)生了很大的變化，電子檔案管理方式應(yīng)勢(shì)而生。信息化管理使得事業(yè)單位檔案管理更有序地進(jìn)行，也提升了檔案檢索速度，但電子檔案對(duì)管理人員有更高的要求。檔案管理人員不能只是單純的文檔收集、整理及分類(lèi)管理，還需具備一定的計(jì)算機(jī)能力，檔案檢索軟件也需要相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行編寫(xiě)。檔案管理人員不但要有利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的應(yīng)用開(kāi)發(fā)的能力，還要有培養(yǎng)自己對(duì)新知識(shí)的補(bǔ)充和善于把知識(shí)轉(zhuǎn)化為對(duì)本單位提供有效服務(wù)能力，培養(yǎng)自己創(chuàng)造新理論、新技術(shù)的能力，以求變的態(tài)度和能力，適應(yīng)信息技術(shù)快速發(fā)展和更新?lián)Q代。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化程度。信息時(shí)代使得計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)等高新技術(shù)快速發(fā)展，為人們的生活帶來(lái)便捷。新技術(shù)的發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理提供很好的改革基礎(chǔ)，事業(yè)單位檔案信息化勢(shì)在必行。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理儲(chǔ)存、查閱使用、歸檔整理等方面有很大的局限性，檔案的信息化管理可以有效地解決這些問(wèn)題。電子檔案占據(jù)較小的空間，也不會(huì)發(fā)生紙質(zhì)破損等問(wèn)題。如果安裝相關(guān)信息檢索軟件還會(huì)大大提升檔案檢索能力，從而增加檔案的利用率。信息化還可以將原本死板的文字檔案加入表格圖片等信息，豐富檔案內(nèi)容，也在一定程度上增加了檔案的真實(shí)性。檔案信息化能最快速地提高檔案更新速度，增加檔案的實(shí)用性。加強(qiáng)檔案信息化管理需要事業(yè)單位將檔案管理提升到日程中來(lái)，引進(jìn)相關(guān)電子信息技術(shù)人才，最好兼有檔案管理能力，還需調(diào)配資金購(gòu)買(mǎi)計(jì)算機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行檔案的保存。檔案信息資源合理配置，科學(xué)管理，使其實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，使之更好地服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展。

（四）完善檔案管理制度。制定完善的管理制度是檔案管理創(chuàng)新的重中之重。檔案管理方式可以借鑒優(yōu)秀事業(yè)單位檔案管理的成功經(jīng)驗(yàn)，但切忌照搬照抄。每個(gè)事業(yè)單位都有其不同的發(fā)展歷史，所處的發(fā)展階段也不盡相同，人員調(diào)動(dòng)管理等方面都存在差異。不可邯鄲學(xué)步，反而限制了自身單位的發(fā)展。檔案管理制度必須嚴(yán)明，獎(jiǎng)懲分明。由于檔案關(guān)系重大，檔案管理必須獎(jiǎng)懲有章，檔案的丟失可能導(dǎo)致單位相關(guān)事項(xiàng)的運(yùn)行混亂。所以必須有明確的規(guī)章制度約束管理人員。管理制度也不宜太過(guò)繁瑣，太過(guò)繁瑣的制度會(huì)使得檔案利用率大幅下降，也給管理工作的進(jìn)行帶來(lái)諸多不便。信息化管理在簡(jiǎn)化查找程序方面有很大的優(yōu)勢(shì)。檔案管理制度要堅(jiān)持約束的雙向性。檔案不能僅僅是領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)工作人員的限制壓制，也是工作人員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的監(jiān)督檢查。檔案管理注重?cái)?shù)據(jù)完整的同時(shí)還要注重真實(shí)性的管制。檔案要有其權(quán)威性，不能一方獨(dú)大，更不能允許管理人員任意篡改檔案資料。同時(shí)，檔案也需要有其保密措施。外部無(wú)關(guān)人員不得無(wú)故查閱單位發(fā)展決策相關(guān)檔案以及工作人員個(gè)人檔案，做好單位及工作人員信息的保護(hù)工作。

三、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)今激烈的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)從根本上來(lái)講就是人才的競(jìng)爭(zhēng)，而檔案是篩選人才的最基本方式之一?？傊?，提升管理人員對(duì)檔案管理的重視程度、培養(yǎng)先進(jìn)全面的管理人才、加強(qiáng)檔案信息化管理，能有效地提升檔案的利用程度，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位創(chuàng)新發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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