文/安徽省銅陵市人民醫(yī)院 何鋒

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試論檔案室的規(guī)章制度管理

文/安徽省銅陵市人民醫(yī)院 何鋒

【摘要】本文論述了檔案室規(guī)章制度的作用，闡述了檔案室規(guī)范制度制訂的內(nèi)容、原則與方法，提出了檔案室規(guī)章制度執(zhí)行的對(duì)策，對(duì)加強(qiáng)檔案室規(guī)章制度建設(shè)，推動(dòng)檔案室工作開展具有十分重要的意義

【關(guān)鍵詞】檔案室；規(guī)章制度；管理

檔案室是一個(gè)單位集中統(tǒng)一管理各門類和載體檔案，提供檔案為本單位和社會(huì)服務(wù)的內(nèi)設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)，是全國檔案組織的細(xì)胞，是檔案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)單元。檔案室加強(qiáng)本單位的檔案管理，既是自身加強(qiáng)管理的需要，也是為黨和國家積累寶貴財(cái)富，更好提升國家綜合檔案館功能的需要。規(guī)章制度是一個(gè)組織和團(tuán)體要求成員共同遵守的辦事規(guī)程和行動(dòng)準(zhǔn)則。檔案室規(guī)章制度是一個(gè)單位內(nèi)部管理檔案的“法律”，是單位全部規(guī)章制度體系的有機(jī)組成部分，建立和完善檔案室規(guī)章制度，是一個(gè)單位貫徹落實(shí)國家檔案法律法規(guī)，做好檔案工作的根本要求，強(qiáng)化檔案室規(guī)章制度管理，用規(guī)章制度管理檔案人員和檔案事務(wù)對(duì)做好檔案室工作有著十分重要的意義。

一、檔案室規(guī)章制度的作用

國有國法，家有家規(guī)，俗話說，沒有規(guī)矩不成方圓。關(guān)于檔案工作，習(xí)近平總書記指出，檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延長，各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展都離不開檔案。在全面建設(shè)小康社會(huì)的過程中，檔案工作顯得越來越重要。檔案工作的意義不言而喻，要做好檔案工作，提高本單位檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化水平，就必須建立一套行之有效的規(guī)章制度作保障，否則一個(gè)單位的檔案管理只能是各自為政，一盤散沙，就發(fā)揮不了檔案的效能。檔案室規(guī)章制度具有以下幾個(gè)方面的作用：

（一）宣傳作用。檔案室規(guī)章制度集中體現(xiàn)了黨和國家有關(guān)檔案管理的方針、政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，是國家規(guī)定在本單位實(shí)際工作中的具體運(yùn)用。單位以正式文件制發(fā)檔案規(guī)章至內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和下屬單位，告知檔案工作的原則、體制、標(biāo)準(zhǔn)、要求，讓人們更多地認(rèn)識(shí)了檔案和檔案工作，掌握了處置檔案事務(wù)的基本的遵循，起到了宣傳、教育、警示的作用。

（二）約束作用。檔案規(guī)章制度是一個(gè)立檔單位全體成員處置檔案的行為準(zhǔn)則，明確規(guī)定了人們?cè)谔幹脵n案和檔案事務(wù)中應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，一經(jīng)生效，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和下屬單位或個(gè)人就必須嚴(yán)格遵守或遵照?qǐng)?zhí)行。如果違反有關(guān)條款，就要受到相應(yīng)的處罰。

（三）引領(lǐng)作用。檔案規(guī)章制度規(guī)定了一個(gè)單位檔案工作的原則、體制、工作流程及相關(guān)要求，在實(shí)際工作中落實(shí)好、執(zhí)行好，對(duì)促進(jìn)單位檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化具有引領(lǐng)作用。

（四）穩(wěn)定作用。規(guī)章制度應(yīng)具有相對(duì)穩(wěn)定性，不宜經(jīng)常變動(dòng)和修改，不能將脫離實(shí)際的條文，屬于臨時(shí)性的、個(gè)別性的問題，暫還沒有條件實(shí)行的問題引入規(guī)章制度。但規(guī)章制度不是一成不變的，在條件成熟和環(huán)境變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)修訂、補(bǔ)充、完善，在檔案人員變動(dòng)頻繁的情況下，好的檔案規(guī)章制度對(duì)保持檔案工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性具有不可忽視的作用。

二、檔案室規(guī)章制度的建立

檔案室規(guī)章制度是包括檔案人員在內(nèi)的全體單位職工在檔案管理方面共同遵守的行為準(zhǔn)則和規(guī)范，建立檔案規(guī)章制度是堅(jiān)持依法治檔的需要，是規(guī)范單位檔案管理，促進(jìn)檔案工作有序開展，提升檔案管理效率的需要，是處理檔案管理違法違紀(jì)行為的重要依據(jù)。建立檔案規(guī)章制度應(yīng)該從以下方面入手：

（一）明確檔案室應(yīng)建的規(guī)章制度。檔案室建立的規(guī)章制度主要包括以正式文件下發(fā)執(zhí)行的和懸掛上墻這二個(gè)方面的規(guī)章制度，以正式文件下發(fā)執(zhí)行的制度主要有檔案管理辦法、文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表、檔案分類編號(hào)方案、檔案安全應(yīng)急預(yù)案等，懸掛上墻的制度主要有文件材料整理（立卷）制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案利用制度、檔案安全制度和檔案人員崗位責(zé)任制。

（二）明確建立檔案規(guī)章制度的原則。要按照精簡(jiǎn)高效、科學(xué)實(shí)用、便于操作、與時(shí)俱進(jìn)的原則去建立和完善單位的檔案規(guī)章制度。要立足體系、分清層次，整體性建立檔案規(guī)章，要做到檔案行政管理部門規(guī)章和本單位實(shí)際有機(jī)結(jié)合，確保規(guī)章制度來源并同于檔案工作實(shí)踐，使檔案規(guī)章的指導(dǎo)性和規(guī)范作用在檔案工作中得以實(shí)現(xiàn)，要做到檔案工作的宏觀管理和微觀管理相結(jié)合，使檔案工作的各環(huán)節(jié)要求具體到位，便于人們共同遵循，要根據(jù)國家檔案工作方針、政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的變化和本單位職能調(diào)整和機(jī)構(gòu)的變動(dòng)情況，不斷修訂和完善檔案規(guī)章，保證檔案規(guī)章的及時(shí)性、前瞻性。

（三）要掌握建立規(guī)章制度的方法。要引入現(xiàn)代管理的理念和機(jī)制，建立行之有效的檔案規(guī)章，要以打造檔案文化為目標(biāo)，建立適應(yīng)自身單位特點(diǎn)的檔案規(guī)章，要以貫徹落實(shí)國家檔案法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)為目的，建立切合本單位實(shí)際的規(guī)章，要廣泛聽取群眾和專家的意見，建立程序合法的檔案規(guī)章。

三、檔案室規(guī)章制度的執(zhí)行

制訂檔案規(guī)章的目的就是為了規(guī)范檔案管理的程序和辦事標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化，推進(jìn)單位的檔案工作有序健康進(jìn)行。執(zhí)行規(guī)章制度是一種責(zé)任，要落實(shí)到具體工作之中和行動(dòng)上，而不能只是寫在紙上，貼在墻上，掛在嘴上。要將檔案規(guī)章制度落到實(shí)處，必須從以下方面入手：

（一）要強(qiáng)化全員的檔案意識(shí)。檔案規(guī)章制度的生命在于執(zhí)行，而執(zhí)行離不開人，檔案工作是對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，具有記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的功能，檔案人肩負(fù)著“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的神圣職責(zé)，在全面依法治國的今天，各單位應(yīng)更加重視檔案工作，通過抓好檔案規(guī)章制度的學(xué)習(xí)宣傳，讓員工掌握檔案規(guī)章制度的內(nèi)容和精神實(shí)質(zhì)，只有這樣，才能增強(qiáng)員工的檔案意識(shí)，不斷深化對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)，提高依法治檔，依規(guī)管理的自覺性和主動(dòng)性，形成遵守和執(zhí)行檔案規(guī)章的良好風(fēng)氣。

（二）要發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的示范帶頭作用。任何嚴(yán)格的規(guī)章制度得不到落實(shí)也是形同虛設(shè)，任何縝密的計(jì)劃得不到執(zhí)行也是一紙空文，任何有效的措施得不到應(yīng)用也是畫餅充饑，由于檔案的作用不夠顯現(xiàn)且具有滯后性，員工對(duì)檔案和檔案工作認(rèn)識(shí)不足，因此，檔案規(guī)章制度在單位執(zhí)行中會(huì)遇到阻力，這就需要單位領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮表率作用，通過領(lǐng)導(dǎo)帶頭示范引領(lǐng)，給員工作榜樣，才能影響和帶動(dòng)員工共同遵守檔案規(guī)章制度，形成執(zhí)行檔案規(guī)章制度的合力。

（三）要科學(xué)設(shè)計(jì)檔案規(guī)章制度。檔案規(guī)章制度是黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)在單位的落實(shí)和延伸，因此要高度重視檔案規(guī)章制度的科學(xué)設(shè)計(jì)，才能保證規(guī)章制度在實(shí)際工作中切實(shí)可行。檔案規(guī)章制度必須與上位法保持一致，應(yīng)具備合法性；檔案規(guī)章制度的目的是規(guī)范員工正確處置檔案和檔案工作的行為，應(yīng)具備導(dǎo)向性；檔案規(guī)章制度必須有根有據(jù)，言簡(jiǎn)意賅，具體明確，管用易操作，應(yīng)具有針對(duì)性和適應(yīng)性。

（四）要加強(qiáng)考核監(jiān)督。一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，確定檢查指導(dǎo)、考核監(jiān)督規(guī)章制度執(zhí)行的部門和人員及工作規(guī)程，使員工培養(yǎng)執(zhí)行檔案規(guī)章制度的良好習(xí)慣，保證規(guī)章制度在工作中得到施行，在施行中得到修正和完善。二是在開展單位檔案具體工作中，檔案部門的工作人員要加強(qiáng)對(duì)部門和員工文件材料形成、積累與歸檔的檢查指導(dǎo)、宣傳監(jiān)督，及時(shí)糾正其工作中出現(xiàn)的各種偏差，確保單位的檔案工作符合規(guī)定的程序和要求。三要加大對(duì)檔案管理違規(guī)違紀(jì)行為的處理力度，發(fā)現(xiàn)一起，查處一起，從嚴(yán)追究相關(guān)人員的責(zé)任，維護(hù)規(guī)章制度的嚴(yán)肅性。四要形成有效的考核體系，明確考核部門、考核標(biāo)準(zhǔn)、考核程序、獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)等，通過層層控制，各司其職，全面實(shí)施考核督辦，保證單位開展各項(xiàng)工作中形成的文件材料得到歸檔保存。

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