文/鄂爾多斯市中心醫(yī)院 呂占峰

?

加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化工作研究

文/鄂爾多斯市中心醫(yī)院 呂占峰

【摘要】隨著醫(yī)院工作任務(wù)的增多和醫(yī)院功能的不斷健全，醫(yī)院檔案日益繁多，紙質(zhì)檔案保存的難度逐漸加大，而同時(shí)信息化發(fā)展正日新月異，將醫(yī)院檔案信息化管理，是未來(lái)醫(yī)院檔案管理的一大趨勢(shì)。本文從這個(gè)角度出發(fā)，分析醫(yī)院檔案信息化過(guò)程的問(wèn)題，規(guī)劃加快推進(jìn)的一些路徑。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；信息化

信息革命以來(lái)，信息化管理在醫(yī)院管理工作中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，醫(yī)院普遍使用了HIS、LIS、PACS的業(yè)務(wù)處理和管理軟件，醫(yī)療管理能力獲得極大提升。但隨之同時(shí)存在醫(yī)院行政管理領(lǐng)域很少使用現(xiàn)代辦公系統(tǒng)的現(xiàn)象，醫(yī)院檔案管理就是一個(gè)鮮明的例子。檔案管理是醫(yī)院管理工作的一個(gè)重要組成部分，老舊的管理手段日漸跟不上時(shí)代的發(fā)展和要求。必然要走上信息化的道路?，F(xiàn)代醫(yī)院是一個(gè)龐大的綜合體，每天接收和下發(fā)的文件日增月遞，歸檔的文件也隨之不斷增加，囊括了黨務(wù)、行政、醫(yī)務(wù)管理、科研、教學(xué)、設(shè)備、財(cái)務(wù)、人事檔案等等，覆蓋了醫(yī)院各職能部門的工作。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，是全面提高檔案管理工作的必然選擇。

一、醫(yī)院檔案信息化的意義

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是指應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行規(guī)范化的管理和利用，使檔案信息的獲取、處理、傳輸和利用從以紙質(zhì)為載體轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)信息模式，利用信息網(wǎng)絡(luò)充分實(shí)現(xiàn)資源共享，提高醫(yī)院檔案的管理水平和利用效率。使醫(yī)院的各種醫(yī)療文件的書寫、審核、管理、查閱、歸檔、利用都可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，使檔案的生成和利用走向自動(dòng)化、無(wú)紙化和網(wǎng)絡(luò)化。

醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力已經(jīng)不是規(guī)模大、樓房高、外觀美觀，醫(yī)療器械先進(jìn)，而是醫(yī)療水平足夠高。醫(yī)療水平高的醫(yī)院，有低水平的信息化檔案管理也不能夠?qū)⑺暮诵母?jìng)爭(zhēng)力提升上去。在醫(yī)院檔案管理的信息化水平上夯實(shí)基礎(chǔ)，才能夠?qū)⑨t(yī)學(xué)參考信息和臨床醫(yī)療信息傳送給醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員，使這些重要信息得到保障，那也就使醫(yī)院的醫(yī)療水平得到了保障。醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員和其他工作者的整體職業(yè)素質(zhì)和個(gè)人素養(yǎng)也是醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要體現(xiàn)，為他們提供信息化實(shí)時(shí)的檔案管理信息，才能使他們的整體素質(zhì)得到提升，從而提高他們?cè)谙冗M(jìn)信息化管理中的業(yè)務(wù)水平和醫(yī)療技能。

檔案信息化建設(shè)可以極大方便領(lǐng)導(dǎo)決策。將所有患者的相關(guān)檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)錄入和永久保存是信息化建設(shè)醫(yī)院檔案管理的主要特點(diǎn)之一，這些重要的患者檔案信息為領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策時(shí)提供了數(shù)據(jù)方面的基礎(chǔ)。領(lǐng)導(dǎo)可以自行通過(guò)網(wǎng)絡(luò)虛擬通道下載相關(guān)檔案信息，這樣既省時(shí)省力，又能確保領(lǐng)導(dǎo)在下載檔案信息的同時(shí)進(jìn)一步檢視和查詢相關(guān)患者檔案資料。領(lǐng)導(dǎo)還可以根據(jù)下載的相關(guān)檔案信息資料，擬定未來(lái)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展情況，從而在相關(guān)政策制度方面進(jìn)行更加科學(xué)的布局和決策。

二、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的問(wèn)題

檔案信息化是檔案管理的一個(gè)必然的趨勢(shì)，有著美好的前景和未來(lái)，但新生事物的發(fā)展總會(huì)遇到阻礙和難題，不會(huì)一帆風(fēng)順。在檔案信息化進(jìn)程中，還有一些攔路虎擋在我們的面前。

醫(yī)院作為一個(gè)以提供醫(yī)療保健服務(wù)為主的公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，重點(diǎn)工作是業(yè)務(wù)建設(shè)，大家對(duì)檔案管理缺乏熱情和積極性。領(lǐng)導(dǎo)不重視，工作就不好干。醫(yī)院業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)投入動(dòng)輒十萬(wàn)、百萬(wàn)，但檔案系統(tǒng)可能舍不得花錢，投入不足是制約發(fā)展的第一因素。

第二個(gè)因素是好多醫(yī)院沒有專職檔案管理人員，或者專職檔案管理人員數(shù)量不夠。檔案信息化建設(shè)從工作性質(zhì)上己經(jīng)擺脫了傳統(tǒng)的檔案管理員形象，要求必須在高、精、尖方面具備有綜合素質(zhì)型人才，既要懂計(jì)算機(jī)操作，又要有扎實(shí)的檔案理論知識(shí)和較強(qiáng)的手工操作能力。但好多醫(yī)院檔案管理人員都是從醫(yī)輔或者行政崗位轉(zhuǎn)換而來(lái)，科班出身更是沒有可能。這些人員檔案知識(shí)和素質(zhì)參差不齊，基本技能不夠全面。

第三是醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理軟件，醫(yī)院很多科室和部門根據(jù)自身工作采取自行開發(fā)或引進(jìn)的方式使用檔案管理系統(tǒng)，如人事檔案管理系統(tǒng)、綜合后勤管理系統(tǒng)等，造成了各自為政、互不相連的現(xiàn)狀。檔案檢索工具的落后造成管理起來(lái)費(fèi)時(shí)費(fèi)力、效率低下。

很多檔案查詢還是采用編號(hào)查詢后再找紙質(zhì)檔案的辦法，而不能實(shí)現(xiàn)電子化，全部材料直接在計(jì)算機(jī)中查找并閱讀。

三、如何對(duì)癥下藥，推進(jìn)檔案信息化

（一）開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)，引起醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視。應(yīng)當(dāng)結(jié)合醫(yī)院等級(jí)評(píng)審、地區(qū)檔案管理重點(diǎn)活動(dòng)等契機(jī)，多給領(lǐng)導(dǎo)掏耳朵，幫助領(lǐng)導(dǎo)了解和熟悉檔案信息化建設(shè)的重要性與作用。領(lǐng)導(dǎo)重視了，加大檔案工作的投入力度，檔案信息化建設(shè)才具備了開展的先決條件。有了人力、物力、財(cái)力上的支持，檔案信息化建設(shè)所需的軟硬件設(shè)施才能得到相應(yīng)的配備，才能推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，使檔案信息化建設(shè)的作用得到充分的發(fā)揮，更好地服務(wù)于醫(yī)院廣大醫(yī)務(wù)人員和患者。

（二）改善檔案人才結(jié)構(gòu)。管理人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的關(guān)鍵所在，醫(yī)院必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的引進(jìn)與培訓(xùn)工作，不能只是把檔案管理當(dāng)做安排某些人的特定崗位，既使無(wú)法調(diào)換人員，也要督促定期組織參加各項(xiàng)有利于提高檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。現(xiàn)代檔案管理人員必須要熟悉掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，同時(shí)要有扎實(shí)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，既要有理論知識(shí)，又要具備較強(qiáng)的功手能力。最好是既要懂臨床基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)，又要有一定的行政管理知識(shí)。即使無(wú)法實(shí)現(xiàn)優(yōu)化的人才配置和知識(shí)結(jié)構(gòu)，也可以通過(guò)短期兼職等方式，靈活提升管理隊(duì)伍的技能。

（三）加強(qiáng)檔案現(xiàn)代辦公設(shè)備的配置。紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)時(shí)間的存儲(chǔ)和復(fù)制利用過(guò)程中極其容易造成載體受損以致檔案信息資源的丟失，難以保證其原始性和唯一性，更無(wú)法再繼續(xù)利用。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，必然要通過(guò)高清數(shù)字化掃描將紙質(zhì)檔案復(fù)制為電子化檔案，通過(guò)計(jì)算機(jī)查詢和借閱。要加大經(jīng)費(fèi)投入，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟硬件，這對(duì)檔案信息化建設(shè)至關(guān)重要。

（四）建立電子文件歸檔制度。醫(yī)院的各大系統(tǒng)和網(wǎng)站的開發(fā)應(yīng)用使得越來(lái)越多的辦公文件成為電子版，文件的發(fā)布、閱讀，各種具有保存和利用價(jià)值的電子文件的歸檔問(wèn)題成了檔案管理人員必須面對(duì)的一項(xiàng)難題，辦公文件從草擬、審簽、發(fā)布到歸檔的整個(gè)過(guò)程都通過(guò)一套有效的機(jī)制加以強(qiáng)化、規(guī)范，才真正對(duì)電子文件的快速歸檔及利用有所幫助。所以，必須建立電子文件歸檔機(jī)制。這個(gè)機(jī)制要體現(xiàn)出檔案信息化管理的整體內(nèi)容，使電子檔案管理工作有章可循，有序地發(fā)展。要制定和規(guī)范電子檔案操作準(zhǔn)則，一定要根據(jù)國(guó)家檔案法和電子公文歸檔管理暫行辦法、結(jié)合實(shí)際制定檔案信息化建設(shè)準(zhǔn)則，把紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式載體的檔案很好地結(jié)合起來(lái)，統(tǒng)一管理利用。特別是對(duì)于新興的電子檔案，如電子照片、數(shù)碼影像，在標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、查詢、利用等方面進(jìn)行規(guī)范化處理，要進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)電子文件的收集、鑒定、歸類等工作操作流程，逐步形成醫(yī)院電子檔案操作體系，保證電子檔案的真實(shí)可靠。

（五）注重電子檔案安全性。對(duì)于在檔案管理系統(tǒng)中己按電子檔案管理辦法處理完畢的電子檔案，在實(shí)現(xiàn)檔案查詢共享的同時(shí)需注意網(wǎng)絡(luò)安全管理，必須保證電子檔案的安全性。由于醫(yī)院檔案涉及到醫(yī)、教、研等方面的數(shù)據(jù)資料，須從源頭保證電子檔案在得到充分利用的同時(shí)確保其安全性，只有在技術(shù)上不斷更新保密手段、完善權(quán)限分級(jí)、設(shè)置數(shù)據(jù)加密等方式加強(qiáng)電子檔案的安全保障，才能做到防范于未然。除了計(jì)算機(jī)的軟硬件、數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡(luò)等方面的安全，還包括系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的備份、防火、防雷等外在因素。

（六）紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合，共同體現(xiàn)利用價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)方式表現(xiàn)出觀念較滯后、低時(shí)效和方法單一，但如果與電子檔案相結(jié)合，兩者間可以不受時(shí)間、空間和體裁的限制，取長(zhǎng)補(bǔ)短，隨時(shí)方便醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員查詢、共享檔案信息，滿足醫(yī)院諸多方面的需求，這也是較好的一種結(jié)合管理模式。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，醫(yī)院檔案可以充分利用醫(yī)院的系統(tǒng)和網(wǎng)站作為支撐，關(guān)聯(lián)檔案管理系統(tǒng)，開辟檔案專欄，設(shè)置權(quán)限，將各種檔案分門別類地提供查閱。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息的獲取、傳輸、查詢，縮短醫(yī)院工作人員獲取檔案的時(shí)間。

信息化時(shí)代為醫(yī)院管理和檔案建設(shè)提供了一個(gè)全新的時(shí)代，信息化、智能化是當(dāng)代經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，在我國(guó)，檔案信息化建設(shè)是國(guó)家信息化建設(shè)重要的組成部分，醫(yī)院檔案是起步較晚的一個(gè)角落，醫(yī)院檔案的特殊性迫切要求開展信息化建設(shè)，雖然面對(duì)眾多難題，但我們還是要認(rèn)真研討，不斷努力，通過(guò)推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化來(lái)提高醫(yī)院檔案對(duì)醫(yī)療的服務(wù)能力，間接和直接地服務(wù)于廣大患者。

【參考文獻(xiàn)】

［1］江蓉.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院現(xiàn)代信息管理中的重要性［J］.理論園地，2012（10）.

［2］胡桂周，許統(tǒng)亮，劉理.探討實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的意義與作用［J］.廣東檔案，20ll（5）.

［3］張長(zhǎng)珍.加強(qiáng)醫(yī)院計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)，提升醫(yī)院綜合管理水平［J］.科技資訊，2012（26）.

［4］栗蘊(yùn).附屬醫(yī)院臨床教學(xué)檔案管理探討.衛(wèi)生軟科學(xué)，2011，25卷（05）.

［5］王錦輝.關(guān)于醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的思考 .臨床醫(yī)藥文獻(xiàn)電子雜志，2015（29）.

［6］鄒海峰，張常強(qiáng).談新時(shí)期醫(yī)院檔案管理中的問(wèn)題及改進(jìn)措施［J］.醫(yī)學(xué)信息（中旬刊），2010（2）.

［7］和贛紅.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值及地位［J］.中國(guó)市場(chǎng)電子商務(wù)，2012（10）.