文/廣東順德區(qū)國土城建和水利局 李慧

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淺析國土資源檔案管理信息化建設(shè)

文/廣東順德區(qū)國土城建和水利局 李慧

【摘要】現(xiàn)階段社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，國土資源管理部門的工作更加復(fù)雜和多樣化，同時(shí)檔案信息也來越來多元化，檔案信息化建設(shè)進(jìn)程不斷加快。國土資源檔案管理部門必須高度重視檔案管理信息化建設(shè)，適應(yīng)時(shí)代和檔案管理的需求。本文作者結(jié)合自身的多年檔案管理經(jīng)驗(yàn)，提出了國土資源檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】國土資源；檔案管理；信息化

當(dāng)前，我們正處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，同步共享全球信息，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)、人工智能、觀點(diǎn)技術(shù)、衛(wèi)星通信等技術(shù)的日益成熟，信息化已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的高速發(fā)展，再加上國土資源工作量的提高，各種國土資源檔案數(shù)量不斷增加?；诖?，構(gòu)建規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的國土資源信息化工作至關(guān)重要。

一、完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

國土資源檔案管理部門應(yīng)該配齊相關(guān)硬件設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、軟件系統(tǒng)、第三方軟件等基礎(chǔ)運(yùn)行平臺(tái)，進(jìn)一步完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。針對(duì)信息的采集，應(yīng)該購買相關(guān)采集設(shè)備，例如掃描儀、錄像機(jī)、照相機(jī)；針對(duì)信息的存儲(chǔ)，應(yīng)該購買必需的光盤、磁盤、磁帶、光盤庫及磁盤陣列；在利用信息方面，應(yīng)該購買復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、電腦、檔案管理系統(tǒng)；在共享信息方面，需要構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)，例如單位內(nèi)建立內(nèi)網(wǎng)等。

二、建立檔案信息資源庫

做好檔案信息資源建設(shè)的重點(diǎn)在于規(guī)范紙質(zhì)檔案的收集與歸檔。在實(shí)踐過程中，必須嚴(yán)格遵守檔案工作有關(guān)法規(guī)和基本原則，統(tǒng)一集中管理檔案。同時(shí)檔案管理人員必須把好檔案的收集與歸檔關(guān)，保證檔案的真實(shí)、齊全與完整。重點(diǎn)管理檔案書寫質(zhì)量，按照材料類型整理歸檔，內(nèi)容齊全、真實(shí)，文字工整簡練，記錄更詳細(xì)，手續(xù)齊全。

檔案數(shù)字化是檔案資源建設(shè)的關(guān)鍵點(diǎn)。國土資源部門由于其自身部門職能，檔案種類多，數(shù)量龐大，檔案數(shù)字化掃描便成為了一項(xiàng)工作量大的工作。在工作過程中應(yīng)該重點(diǎn)做好以下幾點(diǎn)：

（一）做好檔案數(shù)字化加工的前期準(zhǔn)備。全面匯總需要數(shù)字化的檔案數(shù)量，對(duì)數(shù)字化加工進(jìn)行初步預(yù)算，制定科學(xué)合理的工作方案和計(jì)劃，安排專門的工作場所和購買相關(guān)設(shè)施設(shè)備。針對(duì)數(shù)字化對(duì)象，應(yīng)該基于檔案的特征和利用目的，優(yōu)先選擇長期保管期限中查詢利用率較高的建設(shè)用地類和地籍管理類檔案，實(shí)現(xiàn)對(duì)其的數(shù)字化管理。

（二）加強(qiáng)檔案數(shù)字化加工的過程管理。對(duì)檔案交接工作進(jìn)行規(guī)范管理，做好檔案出入庫登記工作，保證在加工過程中檔案數(shù)量和檔案編碼的準(zhǔn)確性，詳細(xì)規(guī)定圖像儲(chǔ)存格式、圖像處理方法、掃描方法及命名方式等內(nèi)容；防止在數(shù)字化加工過程中對(duì)檔案原件造成第二次破壞。

（三）全程控制檔案數(shù)據(jù)安全保密。針對(duì)外包單位，必須同外包方簽署保密協(xié)議，嚴(yán)格審查聘用人員，并進(jìn)行登記備案；進(jìn)一步完善監(jiān)控系統(tǒng)，全面檢查數(shù)字化設(shè)備工作前的安全性和認(rèn)真清查工作完成后的數(shù)據(jù)；定期鑒定和篩選相關(guān)涉密數(shù)據(jù)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定進(jìn)行查看和利用，注意數(shù)據(jù)的備份，使得國土資源檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)異地備份、異質(zhì)備份和同城備份。

三、完善檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

立足于國土資源工作實(shí)際情況，構(gòu)建符合國土資源工作需求的檔案管理系統(tǒng)，并提供收集、管理、查詢利用、安全保密等功能。

其一，提供接口，同地籍管理系統(tǒng)、電子政府系統(tǒng)等相關(guān)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，確保相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中出現(xiàn)的待歸檔數(shù)據(jù)能夠迅速、自動(dòng)歸檔，成為可利用的標(biāo)準(zhǔn)電子檔案。其二，將數(shù)字化檔案信息構(gòu)建成規(guī)范、統(tǒng)一的檔案信息庫，并提供管理、查詢、檢索等相關(guān)服務(wù)。其三，進(jìn)一步健全安全保密系統(tǒng)，采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)、權(quán)限設(shè)置等保護(hù)檔案管理系統(tǒng)。其四，制定科學(xué)合理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、制度、流程和規(guī)范，將系統(tǒng)的作用充分發(fā)揮出來。

四、提高檔案管理人員的素質(zhì)能力

檔案管理人員是檔案管理信息化建設(shè)的主要力量，其專業(yè)素質(zhì)在很大程度上影響了國土資源檔案信息化建設(shè)的成效，所以提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)尤為必要。引導(dǎo)檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的必要性和重要性，進(jìn)一步提高其責(zé)任意識(shí)和職業(yè)道德，在檔案管理信息化建設(shè)中充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性。國土資源檔案信息化建設(shè)工作專業(yè)性和技術(shù)性較強(qiáng)，要求檔案管理人員必須具有高超的專業(yè)技能和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，管理知識(shí)牢固，對(duì)國土資源專業(yè)了解充分，培養(yǎng)專業(yè)技能強(qiáng)、信息技術(shù)高、責(zé)任意識(shí)強(qiáng)的綜合性檔案管理人員，真正滿足國土資源檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展需求。

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)越來越先進(jìn)，國土資源檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為了時(shí)代發(fā)展趨勢，也是國土資源部門實(shí)現(xiàn)信息化的必要途徑。對(duì)此，國土資源部門必須積極轉(zhuǎn)變工作理念，注重眼前，展望未來；注重自身，發(fā)展技術(shù)，制定科學(xué)合理的發(fā)展目標(biāo)與計(jì)劃，只有這樣國土資源檔案管理才能實(shí)現(xiàn)真正的信息化，切實(shí)保障國家和人們?nèi)罕姷暮戏ɡ?，科學(xué)指導(dǎo)和有力促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展建設(shè)。

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