文/中國建設銀行上海市分行 許珣

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探究新時期企業(yè)辦公室管理及方法創(chuàng)新

文/中國建設銀行上海市分行 許珣

【摘要】企業(yè)辦公室管理工作對企業(yè)可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展具有重要的意義，因此，在新時期的背景下，企業(yè)辦公室管理要摒棄傳統低效的管理模式，不斷創(chuàng)新和探索高效的辦公室管理方法，才能滿足企業(yè)的發(fā)展需求，從而適應新時期社會的發(fā)展方向。本文主要探究新時期企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新及方法創(chuàng)新。

【關鍵詞】新時期；企業(yè)辦公室管理；創(chuàng)新

由于信息化社會的迅速發(fā)展，經濟轉型加速向縱深推進，給企業(yè)的發(fā)展壯大帶來廣闊機遇和挑戰(zhàn)。辦公室是一個為企業(yè)經營提供服務保障的綜合性管理部門，在企業(yè)經營中起著信息反饋、承上啟下、協調企業(yè)內外部各類資源等作用，對企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展具有很重要的促進作用。因此，在新時期的背景下，企業(yè)辦公室管理要摒棄傳統低效的管理模式，不斷創(chuàng)新和探索高效的辦公室管理方法，才能滿足新時期企業(yè)的發(fā)展需求，從而為企業(yè)的發(fā)展保駕護航。

一、企業(yè)辦公室的職責

企業(yè)辦公室的主要特點是服務，在此基礎上有幾個具體職能。第一，企業(yè)辦公室管理的制訂制度職責。制定和完善企業(yè)的各項制度是企業(yè)辦公室管理中的最重要職責，直接關系到企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。第二，企業(yè)辦公室管理的輔助決策職責。辦公室可以通過收集整理相關信息以及深層次的分析向決策者提供翔實的資料和建設性的意見，為決策者正確地做出決策提供參考和依據，為領導者的科學決策提供支持和保障，起到信息補充和定制操作的輔助作用。第三，企業(yè)辦公室管理的公共關系管理職責。企業(yè)辦公室要根據企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，積極與政府、合作企業(yè)和客戶等建立良好的公共關系，提高危機公關意識和危機處理能力，組織相關部門共同做好危機公關工作，化解各類矛盾。第四，企業(yè)辦公室管理的日常管理職責?？茖W的管理和嚴謹的制度是企業(yè)穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展的前提條件，辦公室的日常管理工作，就是要將管理和制度有機地結合，進一步優(yōu)化完善高效科學的管理制度和操作流程，將制度落實到日常的管理工作中，并把企業(yè)的各個部門緊密地聯系起來，起到管理、監(jiān)督、協調的作用。第五，企業(yè)辦公室的檔案管理職責。隨著企業(yè)的發(fā)展，業(yè)務檔案也越來越多。在辦公室業(yè)務管理中，要根據實際情況做好檔案的收集工作和分類歸檔保存工作，從而提高企業(yè)檔案的再利用。

二、新時期對企業(yè)辦公室管理的沖擊

（一）對辦公室的管理水平的沖擊。辦公室管理工作有極強的全局性和服務性，一個小小的失誤都可能會給辦公室管理甚至是企業(yè)造成很大的損失。因此，辦公室管理工作要求工作人員具有嚴謹的工作態(tài)度，從而保證辦公室的整體管理水平的高效性。只有制定和完善辦公室管理制度，才能使得辦公室的日常工作能夠有效地運轉。只有把一些瑣碎的工作做在前面，才能使得辦公室的職能發(fā)揮出最大的功效。因此，在新時期的時代背景下，企業(yè)辦公室工作人員要根據工作中的實際情況，不斷探索和創(chuàng)新高效的管理方法，修正和完善辦公室管理制度，充分利用互聯網技術和信息化管理手段，從而提高辦公室管理工作的效率，提升管理水平。

（二）對辦公室管理職能的沖擊。在傳統的辦公室管理模式中，辦公室的主要工作是進行大量瑣碎的日常事務性工作，從而導致公文收發(fā)和文秘機要工作逐漸成為辦公室管理工作的代名詞，只重視辦公室管理工作的服務性，而忽略了其全局性。辦公室除了要做好日常行政服務工作之外，還要利用辦公室對企業(yè)全局性的掌握和了解，通過收集內外部相關信息資源，幫助公司的決策者做出準確的分析和判斷，成為企業(yè)決策者的智囊團。因此，新時期給企業(yè)辦公室管理的工作屬性和職能歸屬帶來更大的要求和壓力。

（三）對辦公人員素質的沖擊。在新時期的時代背景下，要求企業(yè)辦公室改變長期以來行政工作的單一性職能，使得辦公室工作不僅體現在日常工作的服務性，更重要的是善于在面臨復雜的內外部經營環(huán)境時足夠的敏銳性和預見性。因此，這就要求辦公室在選擇人員上的綜合考量。新時期辦公室管理應更注重提高辦公室人員的綜合管理能力、協調能力、創(chuàng)新能力，辦公室管理人員要轉變自身視野與管理理念，積極提高工作技能、拓寬和更新專業(yè)知識。因此，新時期辦公室管理的工作人員要具備調查和篩選企業(yè)發(fā)展信息的能力，積極收集與整理對企業(yè)有用的信息資源，并通過分析和研究，直接或間接地為企業(yè)領導決策提供一定的參考意見。

三、新時期辦公室管理及方法創(chuàng)新

（一）高效的制度建設。高效的制度建設是建立在規(guī)范有序的管理和優(yōu)化的工作流程的基礎上。由于辦公室的管理工作流程比較復雜，并且具有涉及范圍廣的特點，因此，必須建立嚴謹的規(guī)章制度和辦公流程，來保證辦公室管理工作規(guī)范性和有序性。在優(yōu)化工作流程方面，辦公室要堅持有序性、系統性、可行性、簡潔性的原則，使得辦公室的管理制度統籌兼顧和簡潔高效。管理者在制度審定中要根據企業(yè)轉型發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃，分析工作程序，擬定工作流程的關鍵路線，從而優(yōu)化工作途徑。通過加強基礎管理，簡化工作流程，從而有效提高工作效率。

（二）合理的分工與合作。辦公室內部分工的科學與合理，對提高辦公室管理的工作效率、實現辦公室科學化管理具有重要的意義，而如何將分工與合作有機地結合是更好地發(fā)揮辦公室樞紐作用的關鍵點。要想實現辦公室管理的科學化，首先就要合理地劃分辦公室的內部職能，并將各項工作細化到崗位職責中，使得辦公室人員能夠各司其責、各盡其能，防止工作中盲點的出現。在合理分工的同時，要強化每位辦公室員工的責任意識和團隊意識，切實落實AB角負責制和首問負責制，加強崗位間的補位與合作，以保證辦公室的各項工作真正落到實處。

（三）發(fā)揮樞紐作用提高執(zhí)行力。辦公室作為企業(yè)內外部公共關系的樞紐單位，要求辦公室人員不僅具有很強的協調能力和應變能力，還要有高效的執(zhí)行力。提高部門間的協作性，在協調中既要熱情、主動也要把握尺度；協調企業(yè)內部關系時，不僅要自上而下，還要做到自下而上，運用逆向思維來解決工作協調中的困難。提高工作執(zhí)行力，辦公室人員要眼疾手快，善于掌握上級精神、領會領導意圖、傾聽了解各部門各基層的情況，根據具體發(fā)生的事件分清輕重緩急，處理工作做到忙而不亂、煩而不雜。對于企業(yè)、領導下達的工作目標和任務，要處理及時落實到位，以高效的執(zhí)行力提升辦公室工作的保障作用和服務水準。

（四）樹立嚴謹的工作作風。樹立嚴謹的工作作風，一是體現在以嚴謹的工作態(tài)度加強理論研究分析。辦公室不僅要圍繞企業(yè)業(yè)務發(fā)展現狀和經營管理情況，開展調查研究，也要密切關注國際國內宏觀經濟形勢變化以及國家重大戰(zhàn)略、產業(yè)發(fā)展方向、經濟政策最新動態(tài)，拓展研究廣度和深度，持續(xù)提高研究分析能力，為領導決策提供有力支撐。二是體現在依托科學有效的數據加強信息化管理。辦公室要充分利用信息技術，要求技術部門通過收集、檢測、模擬等方法提供支持，建立一系列科學有效、直觀的數據系統，建立簡報制度和案例分析報告制度，以科學的手段為辦公室輔助決策職能提供有效支撐。

（五）提高辦公室人員的綜合素質?！肮び破涫?，必先利其器”，人員綜合素質始終是做好工作的關鍵。在新時期的時代背景下，辦公室人員除了具備基本的學歷、綜合技能等條件外，還需要不斷進行自我知識的更新、創(chuàng)新能力的培養(yǎng)以及心理素質的磨練。另外，為了保證辦公室工作的可持續(xù)性和高效性，需要引進專業(yè)性人才，以滿足新時期辦公室管理創(chuàng)新對于人才的迫切需求。

四、結束語

本文主要通過對新時期企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新的分析和探究，讓我們知道了在新時期的背景下，企業(yè)辦公室管理要摒棄傳統低效的管理模式，不斷創(chuàng)新和探索高效的辦公室管理方法，才能滿足新時期社會的發(fā)展需求，從而為企業(yè)的發(fā)展保駕護航。因此，辦公室管理人員要建立高效的管理制度，對辦公室內部工作進行合理、科學地分工，使得辦公室人員能夠各司其職、各盡其能。同時提高辦公室人員的綜合素質，形成良好的工作作風，從而增強企業(yè)辦公室管理的有效性。

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