楊紅萍　祝婷

稅收征管檔案資料是稅務部門在稅收征收管理活動中形成的與稅收征管業(yè)務有密切聯(lián)系的有保存價值的原始記錄，它是稅收征管的工作基礎，也是整個稅收管理的重要內(nèi)容。稅收征管檔案的管理工作量大，涉稅資料繁雜。目前，江西省地稅系統(tǒng)中各個登記、征收、減免等各個稅收工作環(huán)節(jié)中收集的表證單書仍多以紙質(zhì)資料為主。紙質(zhì)材料的收集，無疑給稅務一線工作人員增加極大的工作量。這與國家總局提出減輕稅務基層人員工作負擔的指導思想有相違背?，F(xiàn)僅通過對紅谷灘地稅局稅務征管資料管理的現(xiàn)狀開展調(diào)查研究，來反映推行稅務征管資料電子化的迫切性。

一、基本概況

紅谷灘地稅局成立于2004年12月，現(xiàn)為正科級單位，內(nèi)設綜合科、業(yè)務科、風險監(jiān)控科3個職能處室；下設一分局、二分局、三分局3個基層分局，現(xiàn)有干部職工34人。主要負責紅谷灘新區(qū)管委會下轄的鳳凰洲片區(qū)、紅谷灘中心區(qū)、沙井片區(qū)、紅角洲片區(qū)、九龍湖片區(qū)及生米鎮(zhèn)等6個片區(qū)175平方公里的稅收征管工作。辦公面積為1 200平米。

二、征管狀況

1.轄區(qū)管戶情況。

截至2015年6月30日，轄區(qū)內(nèi)共有納稅戶15 470戶。其中企業(yè)戶數(shù)為12 396戶，個體戶數(shù)為3 074戶。按照“一戶一檔”的規(guī)定，紅谷灘地稅局稅收征管基礎資料檔案就為15 470個。對于一個辦公面積極小的區(qū)局來說，稅收征管資料的存放是個大問題。

2.稅收管理員管戶情況。

從上面圖表可以清楚的看到，紅谷灘地稅局現(xiàn)從事征管一線的稅收管理員為11人。每個稅收管理員的管戶量極大。稅管員管戶量最多的為2 551戶，平均管戶1 406戶/人。如此超強大的管戶情況比較少見。可見每個稅收管理員僅稅收征管資料的收集與審理這項工作的工作量有多大。

3.近三年納稅戶新增與注銷情況。

從上面所列圖表來看，近三年來紅谷灘地稅局新增納稅戶11 512戶，新增戶占實際管戶的平均比例為32%；注銷戶為566戶，注銷戶占實際管戶的平均比例為1.6%。新增戶遠遠多于注銷戶，這從另一個方面可以體現(xiàn)基層稅務員的管戶壓力急速增大。

4.新一輪完善系統(tǒng)征管資料的運行情況。

（1）采集、審核情況。2015年年初，為完善與校驗征管系統(tǒng)中納稅人的相關信息，根據(jù)市局工作布置，新一輪稅收征管資料紙質(zhì)填報工作開始了，所有的企業(yè)資料均要重新填報征管資料。在為期五個月的通知、收集、校對、整理過程中，所有的稅收管理員都忙的不可開交。電話、QQ、微信等通知手段全都用上；每天稅收管理員都被來交征管資料的納稅人圍的水泄不通。如此龐大、繁瑣、重復的解說工作，稅收管理員的感覺是頭暈暈的；不想吃飯，只想睡覺；如此工作狀態(tài)，可以想象一下工作效果是怎樣的？納稅人排著長長的隊伍等待稅收管理員資料審核的心情又是怎樣的？

（2）錄入情況。所有的征管資料收集上來，又將消耗大量的人力資源去錄入。資料一份份的審核、錄入，耗時又耗力。這就是紙質(zhì)征管資料的弊端。如使用稅收電子征管資料，利用現(xiàn)代電子手段審核、錄入，可極大的減輕稅務人員負擔，大大提高工作效率。

（3）存放情況。目前，江西省稅務征管資料檔案均采取紙質(zhì)檔案，就稅收征管資料紙質(zhì)資料的采集、審核、存放一系列工作就把一線稅收管理員搞得筋疲力盡。而紙質(zhì)稅收征管資料的實用性到底如何呢？

歷年來傳統(tǒng)的檔案管理一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，致使目前征管資料的管理中存在著標準不統(tǒng)一、內(nèi)容不齊全、查閱不方便、保管條件差等問題，保管、查找、使用要專人，十分不便，利用率低，不適應時代發(fā)展的要求，制約了稅收管理水平的進一步提高，影響稅收事業(yè)的健康發(fā)展。

在2012年7月國家稅務總局副局長宋蘭同志在全國稅務系統(tǒng)深化稅收征管改革工作會議上提出了“構建以明晰征納雙方權利和義務為前提，以風險管理為導向，以專業(yè)化管理為基礎，以重點稅源管理為著力點，以信息化為支撐的現(xiàn)代化稅收征管體系”，征管資料電子化將真正實現(xiàn)在線共享、異地涉稅審批、“同城通辦”、征管監(jiān)控，現(xiàn)代稅收征管體系的確立將全面提高稅收征管的質(zhì)量和效率。

三、推行稅收征管資料電子化管理的可行性

1.取材容易，采錄便捷。對于稅收征管檔案電子化管理來說，需要的是將紙質(zhì)資料轉換成電子數(shù)據(jù)，目前日常稅收征管中有許多資料已經(jīng)是在計算機中操作，如Word文檔和Excel表格可以直接使用，其它紙質(zhì)資料可通過掃描儀掃描進入微機，只需要設計出實用的稅務征管資料檔案管理軟件將它們組合、分類、存儲起來，再配以適當?shù)牟樵儜孟到y(tǒng)便可順利運行。

2.投資不大，技術不難。稅收征管資料檔案電子化管理的難點是軟件的編寫，雖然一般單位缺乏熟練的程序員，但通過“借腦”的辦法，結合本身稅收征管檔案工作的要求，借助外部技術先進人員的力量，可以成功地解決了這個難題。

3.容易普及，實用性強。軟件的前臺應用十分簡潔，通俗易懂，先用掃描儀將紙質(zhì)資料的掃描進機保存，再用檔案管理軟件將已保存的電子資料進行整理歸檔，然后便可按使用者的需求檢索資料，使用方法十分簡單。同時，網(wǎng)絡版的征管檔案管理軟件，通過授權可以實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)中的任何一臺計算機都可以方便地檢索和查閱征管檔案資料，而不論你是在縣局、分局還是在市局，實現(xiàn)真正的資源共享，根本不需要再到指定的檔案室去，十分實用而又容易普及。其中工作量最大的是初期資料的掃描錄入，但使用高速掃描儀可解決這一問題。

四、實現(xiàn)征管資料檔案電子化管理的優(yōu)點

1.標準統(tǒng)一，要求規(guī)范。將征管資料檔案的范圍、分類、收集、立卷、歸檔、使用等要求以軟件的形式編制在稅收征管檔案電子管理系統(tǒng)中，不按規(guī)定流程整理便無法歸檔，從而使征管資料檔案化管理標準統(tǒng)一，要求規(guī)范。解決了目前紙質(zhì)征管檔案資料管理中的標準不統(tǒng)一、內(nèi)容不齊全、整理質(zhì)量不高、整理的規(guī)格不統(tǒng)一等問題。

2.即時采集，隨時歸檔。實行電子檔案管理可以在納稅人涉稅事宜辦結后立即掃描錄入微機，解決了有些單位平時不注意征管資料的收集整理，造成資料散失遺漏的問題。同時，電子檔案不需要裝訂，因此可隨時編號歸檔，解決了紙質(zhì)資料平時無法歸檔，必須等到年底才能整理歸檔的問題，保證了征管檔案的歸檔率和完整率。

3.易于管理，查閱方便。電子檔案是以電子數(shù)據(jù)的形式存儲紙質(zhì)檔案資料，幾百甚至幾千本紙質(zhì)資料用一張光盤便可輕而易舉地容納下，而無需固定的庫房、檔案架、防霉防蟲等設施，節(jié)約了人力和財力，管理起來十分方便。聯(lián)機后凡是在經(jīng)過授權的微機上，都可以方便、快捷地查閱自己想要的各類征管資料，徹底改變了以前一些單位檔案資料“拿出來一攤子，翻起來一片子，查起來沒法子”現(xiàn)象，提升了稅務機關的征管基礎管理水平，解決了多年來一直處于封閉式的傳統(tǒng)檔案管理局面，提高了征管資料檔案利用價值。

4.監(jiān)控前移，方便考核。由于采用的彩色高清晰度掃描，納稅人的簽名、章印、審核人意見、文書中的法律條款等，每一個細節(jié)你都看得清清楚楚，在微機中審核涉稅資料，可以方便地找出哪些申報表未審核簽字，哪些報表審核不認真，哪些稅務登記表填寫得不全等，將納稅監(jiān)控工作前移到受理錄入環(huán)節(jié)，有效地提高了各項基礎征管工作的質(zhì)量。同時為內(nèi)部考評提供了新的途徑和依據(jù)，想查基層征管書面資料情況直接在計算機上就可實現(xiàn)，無需再到基層分局檢查。

5.科學管理，優(yōu)化環(huán)境。對于辦公面積僅為1 200平米的區(qū)局，征管資料的擺放就占用了300平米。而且擺放很難做到規(guī)范、整齊，這樣就不利于征管資料的查找。如使用稅收征管資料電子化，既有利于稅收征管資料科學化的分類管理，又大大減少稅收征管資料的占用面積，可改善辦公條件，優(yōu)化工作環(huán)境。

6.便民便己，綠色環(huán)保。在飛速發(fā)展的網(wǎng)絡時代，稅收征管資料的紙質(zhì)報送顯得極為落伍。稅收征管資料采用電子報送，既減輕了稅務基層人員的實際工作負擔，又減少了納稅人紙質(zhì)報送征管資料的不便，更為綠色環(huán)保增添一份色彩。

五、幾點建議

稅務征管電子化有如此之多的優(yōu)點以及可行性，建議稅務部門應該盡快實現(xiàn)以電子為主、紙質(zhì)為輔的稅務征管資料管理模式，切實為基層稅務人員減輕工作負擔。

1.依托CTAIS強大的業(yè)務信息量為基礎，充分利用各地征管數(shù)據(jù)集中的優(yōu)勢，建立“一戶式”的電子征管檔案管理庫，實現(xiàn)集數(shù)據(jù)采集、過程監(jiān)督、流程控制和分析查詢等功能于一體的“一戶式”的電子征管檔案庫，主要由設置、采集、掃描、紙質(zhì)、傳遞、入庫、審批、調(diào)閱、查詢九大模塊組成。建立該系統(tǒng)應遵循以下要求：

（1）資料的采集遵循“法律法規(guī)明確規(guī)定以及涉及征納雙方法律責任劃分的文書資料”為原則，實時反映征管資料的原始狀態(tài)，實現(xiàn)實時采集和上傳征管資料，能夠體現(xiàn)征納活動的全貌。

（2）按照統(tǒng)一名稱、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一代碼、統(tǒng)一數(shù)據(jù)，建立與征管流程一致的稅收業(yè)務類別的征管檔案資料指標體系，實現(xiàn)對征管檔案的統(tǒng)一存儲和綜合運用。

（3）以征管檔案歸檔業(yè)務為標準，明確各業(yè)務資料收集范圍和職責，自動按照業(yè)務操作人員生成歸檔任務，并將其通過系統(tǒng)確定下來，有效避免多頭收集資料，重復報送資料的現(xiàn)象。

（4）建立征管業(yè)務資料傳遞功能，對需要傳遞資料的各項征管業(yè)務數(shù)據(jù)結合征管業(yè)務流程和資料傳遞的實際情況設置相關環(huán)節(jié)，解決目前資料傳遞手段落后，登記手工臺賬工作量大、效率低及出現(xiàn)問題責任不清的現(xiàn)狀。

（5）系統(tǒng)設立檔案三級審核制度，確保資料的真實性、準確性，實現(xiàn)對歸檔過程、歸檔結果進行有效的事前提醒、過程跟蹤和事后監(jiān)督，徹底解決基層征管檔案歸檔存在的缺乏監(jiān)督、責任不清的問題。

2.在稅收征管法中進一步明確征管數(shù)據(jù)電子簽名的法律地位，明確納稅人、扣繳義務人按照經(jīng)過征納雙方認可的電子簽名報送的各類電子資料，與紙質(zhì)資料具有同等的法律效力。對沒有實現(xiàn)電子簽名的各類資料且由納稅人簽字蓋章，并將具有法律效力的紙質(zhì)資料納入紙質(zhì)檔案管理。紙質(zhì)檔案主要是為稅務行政訴訟提供必要的證據(jù)。

需對以下紙質(zhì)資料實行延伸和查驗管理：對文書、會統(tǒng)、稽查、出口退稅、車購稅檔案按規(guī)定歸檔的紙質(zhì)征管資料，作為征管檔案的延伸，只將結果納入電子檔案庫管理；對納稅人提供的由行政機關出具的相關證明資料實行查驗管理，如工商營業(yè)執(zhí)照、技術監(jiān)督部門提供的原件等，不再納入檔案管理，如核實不清的，由相關部門提供。

3.對稅務機關內(nèi)部形成的資料實行無紙化管理。由于CTAIS系統(tǒng)以及各地使用的稅源管理平臺已經(jīng)涵蓋稅務機關所有的日常業(yè)務，稅務機關的內(nèi)部事項絕大多數(shù)通過平臺進行，而且實現(xiàn)了痕跡化管理，內(nèi)部管理事項無需留存紙質(zhì)資料。

（作者單位：南昌市紅谷灘地稅局）