晉悅，張錦

1.太原理工大學(xué) 生物醫(yī)學(xué)工程學(xué)院，山西 太原 030024；2.山西醫(yī)學(xué)科學(xué)院山西大醫(yī)院 a.設(shè)備處；b.院辦公室，山西 太原 030032

信息系統(tǒng)在醫(yī)用耗材成本管理中的作用

晉悅1,2a，張錦2b

1.太原理工大學(xué) 生物醫(yī)學(xué)工程學(xué)院，山西 太原 030024；2.山西醫(yī)學(xué)科學(xué)院山西大醫(yī)院 a.設(shè)備處；b.院辦公室，山西 太原 030032

本文對(duì)我院在醫(yī)用耗材成本管理中遇到的實(shí)際問題進(jìn)行剖析，分析問題原因并簡述如何借助信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)更加科學(xué)合理的進(jìn)行醫(yī)用耗材成本管理。

醫(yī)用耗材；耗材成本管理；庫存實(shí)時(shí)監(jiān)測；醫(yī)院信息系統(tǒng)；績效考核

2013年我院成本支出中醫(yī)用耗材支出比重已增長至38.1%，其中不可收費(fèi)耗材（如棉簽、辦公耗材、消殺用品等）占33.5%，以上數(shù)據(jù)表明醫(yī)用耗材支出已成為醫(yī)院運(yùn)營成本的重要組成部分。如何利用現(xiàn)代化信息手段幫助醫(yī)院加強(qiáng)醫(yī)用耗材管理，幫助臨床科室從醫(yī)用耗材申領(lǐng)和控制使用環(huán)節(jié)成本成為了我院的重要工作之一[1]。

1 醫(yī)用耗材成本管理存在的問題

我院原有的醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)只具有基本的企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）管理功能，不能在成本管理中提供合理有效的數(shù)據(jù)。結(jié)合我院實(shí)際工作，醫(yī)用耗材成本管理遇到的主要問題集中在以下4個(gè)環(huán)節(jié)：

（1）醫(yī)用耗材申領(lǐng)。科室在申報(bào)醫(yī)用耗材計(jì)劃時(shí)更多的依賴護(hù)士長的工作經(jīng)驗(yàn)，由于護(hù)士長日常管理工作量很大，在申報(bào)耗材計(jì)劃時(shí)經(jīng)常因?yàn)闆]有時(shí)間清點(diǎn)庫存或申報(bào)的品目繁多等原因出現(xiàn)多報(bào)和漏報(bào)，導(dǎo)致庫存積壓或不足的情況，從而影響了科室的正常運(yùn)營、增加了運(yùn)營成本。

（2）醫(yī)用耗材使用及二級(jí)庫房管理。在日常工作中除高風(fēng)險(xiǎn)耗材外，科室使用人員從科室二級(jí)庫領(lǐng)用耗材時(shí)為手工登記甚至不登記。這樣就導(dǎo)致科室無法對(duì)本科室耗材的領(lǐng)用情況和庫存情況進(jìn)行實(shí)時(shí)了解，只能通過醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）中記錄的可計(jì)費(fèi)耗材使用情況估算成本，對(duì)不可收費(fèi)的耗材使用情況無法掌握[2]。

（3）成本核算方法。目前的科室成本核算方式為只要耗材出庫下送到科室就計(jì)算為當(dāng)月的科室開支。該方法不僅無法準(zhǔn)確核算臨床科室每月實(shí)際的耗材支出，還會(huì)促使科室為保障收入在業(yè)務(wù)量大收入高的月份多申領(lǐng)耗材，業(yè)務(wù)量少收入低的月份消耗之前申領(lǐng)的耗材，表面上平衡了收支配比，實(shí)際上產(chǎn)生了大量的積壓庫存[3]。

（4）醫(yī)用耗材使用分析與績效考核。由于無法準(zhǔn)確了解科室醫(yī)用耗材的實(shí)際使用情況，也就沒有辦法對(duì)科室醫(yī)用耗材成本結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，也就不能制定相應(yīng)的績效考核標(biāo)準(zhǔn)去考核和約束醫(yī)用耗材的使用。

2 解決方案

通過對(duì)以上問題進(jìn)行針對(duì)性的分析和調(diào)研，分別對(duì)醫(yī)用耗材申領(lǐng)、使用、庫房管理、績效考核等環(huán)節(jié)進(jìn)行了流程優(yōu)化和信息化管理[4]。

2.1 醫(yī)用耗材數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

以醫(yī)院原有數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，將醫(yī)用耗材基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行再設(shè)計(jì)，主要的變化有：① 增加醫(yī)用耗材分類目錄，對(duì)現(xiàn)有醫(yī)用耗材進(jìn)行分類管理。科室申報(bào)計(jì)劃時(shí)，可按照醫(yī)用耗材分類或名稱快速查找到所需耗材，同時(shí)在醫(yī)用耗材使用分析時(shí)也可實(shí)現(xiàn)按類統(tǒng)計(jì)；② 為醫(yī)用耗材添加唯一識(shí)別碼，作為數(shù)據(jù)庫中醫(yī)用耗材的唯一“身份編碼”，我院采用的是醫(yī)用耗材外包裝上的編碼[5]；③ 添加醫(yī)用耗材產(chǎn)品圖片，目的是為了在醫(yī)用耗材電子申領(lǐng)時(shí)提供網(wǎng)上商城一樣的便捷體驗(yàn)；④ 增加“可計(jì)費(fèi)”、“不可計(jì)費(fèi)”屬性及“低”、“中”、“高”風(fēng)險(xiǎn)屬性，方便醫(yī)用耗材使用時(shí)提供全面的數(shù)據(jù)分析。

2.2 醫(yī)用耗材的申領(lǐng)、使用與庫存實(shí)時(shí)監(jiān)測

醫(yī)院醫(yī)用耗材成本管理的理想狀態(tài)是在滿足科室正常運(yùn)營的情況下實(shí)現(xiàn)“零庫存”。使醫(yī)院一級(jí)庫房接近“零庫存”必須實(shí)時(shí)掌握科室二級(jí)庫醫(yī)用耗材庫存情況和實(shí)際使用情況。一般情況下，醫(yī)院醫(yī)用耗材使用量和患者數(shù)量成正比，因此每月消耗和申報(bào)的耗材數(shù)量是動(dòng)態(tài)變化的，有時(shí)還具有一定的季節(jié)性，只有掌握了這些數(shù)據(jù)及其中的規(guī)律，才能為臨床科室按需申領(lǐng)提供可靠依據(jù)。

（1）醫(yī)用耗材使用與庫存情況實(shí)時(shí)監(jiān)測。通過全程條碼管理的方法實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材使用及庫存情況的實(shí)時(shí)監(jiān)測，具體方案與實(shí)施流程（圖1）：① 盤點(diǎn)科室二級(jí)庫庫存，將庫存信息錄入系統(tǒng)生成庫存信息；② 科室根據(jù)庫存情況進(jìn)行月計(jì)劃電子申報(bào)；③ 管理部門對(duì)計(jì)劃進(jìn)行收集、確認(rèn)、向供應(yīng)商派單；④ 供應(yīng)商按照計(jì)劃配送耗材至一級(jí)庫房統(tǒng)一驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后掃碼入庫；⑤ 下送時(shí)按科室打包，打印出庫清單，內(nèi)容包括：醫(yī)用耗材的名稱、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、數(shù)量、金額；⑥ 科室人員清點(diǎn)數(shù)量后在信息系統(tǒng)中確認(rèn)收貨，此時(shí)一級(jí)庫房庫存量減少二級(jí)庫房庫存增加；⑦ 科室人員領(lǐng)用耗材時(shí)需掃描條碼進(jìn)行出庫，掃碼后系統(tǒng)會(huì)根據(jù)領(lǐng)用量相應(yīng)減少庫存數(shù)量。

（2）醫(yī)用耗材計(jì)劃智能申報(bào)。通過全年的醫(yī)用耗材使用情況和庫存狀態(tài)的實(shí)時(shí)監(jiān)測，系統(tǒng)會(huì)采集、計(jì)算并分析得出以下數(shù)據(jù)：實(shí)時(shí)庫存量I、最低庫存量B、最高庫存量R、平均日需求量D、歷史當(dāng)月平均需求量U、醫(yī)院訂貨周期T、供應(yīng)商備貨及配送時(shí)間L。其中平均日需求量D=U/T，最低庫存量B=D×L，最高庫存量R=U+B。依據(jù)這些數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動(dòng)判斷實(shí)時(shí)庫存量，當(dāng)I≤B時(shí)自動(dòng)提示科室申報(bào)R數(shù)量的產(chǎn)品，為科室自動(dòng)生成需申報(bào)的品目和數(shù)量[1]。

（3）醫(yī)用耗材庫存預(yù)警與自動(dòng)補(bǔ)貨。通過各科室實(shí)時(shí)庫存的監(jiān)測再結(jié)合科室正常運(yùn)營時(shí)的實(shí)際情況，確定一級(jí)庫房最低庫存量，當(dāng)庫存數(shù)量低于最低值時(shí)系統(tǒng)能夠自動(dòng)提示醫(yī)用耗材管理部門進(jìn)行采購，及時(shí)補(bǔ)充庫存。在保障醫(yī)院的正常運(yùn)營的情況下，使庫存量接近“零”[6]，占用資金少，降低了醫(yī)院營運(yùn)成本。

（4）醫(yī)用耗材使用分析、成本核算與績效考核。① 通過對(duì)原有的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行醫(yī)用耗材分類管理和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)級(jí)，可以根據(jù)科室每月實(shí)際使用耗材的情況進(jìn)行分類，可按照不同類別耗材使用量和金額占比不同進(jìn)行分析，為科室提供改進(jìn)方案；② 醫(yī)用耗材的使用和庫存的實(shí)時(shí)監(jiān)測，為臨床科室醫(yī)用耗材成本核算提供了真實(shí)有效的數(shù)據(jù)支持，使得成本核算更加精確[7]；③ 實(shí)時(shí)監(jiān)測并不能約束科室合理量情節(jié)約使用醫(yī)用耗材，因此根據(jù)科室類型不同設(shè)定了不同種類耗材使用占比指標(biāo)，以此進(jìn)行科室醫(yī)用耗材使用績效評(píng)估，設(shè)置獎(jiǎng)懲方案，促進(jìn)科室合理使用醫(yī)用耗材，節(jié)約成本支出[8]。

圖1 庫存實(shí)時(shí)監(jiān)測方案實(shí)施流程圖

3 取得的成果

經(jīng)過統(tǒng)計(jì)，在實(shí)行了醫(yī)用耗材成本信息化管理方案后，2014年至今我院每月醫(yī)用耗材支出平均降低至30.9%，平均降幅7.2%，其中不可收費(fèi)醫(yī)用耗材支出降低至25.2%，平均降幅8.5%。與此同時(shí)庫存量控制在10%～13%，由于信息化管理優(yōu)化了各環(huán)節(jié)的效率，平均送貨時(shí)間較以往縮短了0.8 d。從以上數(shù)據(jù)可以看出，醫(yī)用耗材成本管理信息化實(shí)現(xiàn)了減少成本支出、降低耗占比、優(yōu)化庫存量，提高物流效率的目標(biāo)。

[1] 金列平.強(qiáng)化醫(yī)用耗材管理 降低醫(yī)院運(yùn)營成本[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù),2011,(16):190-191.

[2] 何麗娜,馮建.醫(yī)用耗材成本管理對(duì)策[J].中醫(yī)藥管理雜志,2009, (10):957-958.

[3] 胡雄鷹.醫(yī)用耗材在醫(yī)院使用的管理[J].中國醫(yī)學(xué)裝備,2005, (2):36-37.

[4] 宇應(yīng)濤.醫(yī)院成本核算管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].中國衛(wèi)生統(tǒng)計(jì),2005,22(5):351.

[5] 彭潤,鄧玲,萇飛霸,等.淺談我院醫(yī)用低值耗材條碼管理[J].中國醫(yī)療設(shè)備,2015,30(4):137-139.

[6] 孫廣香.醫(yī)用耗材庫存管理研究[D].天津:天津大學(xué),2008:10-19.

[7] 劉莉.醫(yī)院高值耗材的成本核算和科學(xué)管理[J].市場論壇,2013, (3):45-46.

[8] 于春華,于京杰.醫(yī)用高值耗材物流一體化管理和醫(yī)院設(shè)備器材信息管理系統(tǒng)[J].醫(yī)療衛(wèi)生設(shè)備,2006,27(1):65-66.

Function of Information System in Medical Consumable Costs Management

JIN Yue1,2a, ZHANG Jin1,2b
1.Сollege of Biomedical Engineeing, Taiyuan University of Technology, Taiyuan Shanxi 030024,Сhina;2.a.Department of Equipment; b.Administrative Office, Shanxi Academy of Medical Sciences, Taiyuan Shanxi 030032, Сhina

This paper analyzed the practical problems encountered in the hospital medical supplies costs management. After analyzing the causes of the existing problems, the paper gave a brief explanation on how to use information system to make the cost management of medical consumables more scientifc and reasonable.

medical consumables; consumable costs management; inventory real-time monitoring; hospital information system; performance assessment

R197.39；R197.324

С

10.3969/j.issn.1674-1633.2016.05.041

1674-1633(2016)05-0140-02

2015-06-02

2015-06-12

張錦，山西醫(yī)學(xué)科學(xué)院山西大醫(yī)院副院長，教授。

作者郵箱：jinyue10@qq.com