◎徐東磊

新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新模式

◎徐東磊

伴隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位的各項事業(yè)發(fā)展也必須與時俱進(jìn)要與時代的召喚同步。另一方面，由于國家事業(yè)單位機構(gòu)改革的不斷深入，單位本身也在追尋著一種高效、便捷、易操作的檔案管理方式。這不僅是因為傳統(tǒng)的單位檔案管理存在諸多弊端，同時也是由于互聯(lián)網(wǎng)電子信息技術(shù)的普及與滲透，鞭策著我們必須要跟得上社會進(jìn)步的步伐。本文結(jié)合多年來的工作實際情況，來對事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新方式進(jìn)行研討，希望本文的發(fā)表能夠為新時期下的事業(yè)單位檔案管理提供一定的理論幫助和實踐參考。

事業(yè)單位的檔案管理不僅是政府對于事業(yè)單位平穩(wěn)運行的一個重要參考依據(jù)，同時對單位本身而言，它只有做好檔案管理工作才能夠保證事業(yè)單位的各項事務(wù)穩(wěn)定有序運行。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)電子信息技術(shù)的普及和迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)意義上的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足新時期需要，如果不積極的從本質(zhì)上尋找改進(jìn)手段和措施，那么迎來的一定是被時代淘汰的命運。

傳統(tǒng)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理的工作弊端

傳統(tǒng)意義上的事業(yè)單位檔案管理，是通過人工錄入的方式來為檔案管理部門提供基礎(chǔ)資料，經(jīng)過檔案管理部門的審核和分類最終形成一定順序的檔案目錄和文本，這種方式目前也依舊被很多事業(yè)單位沿用著。但是我經(jīng)過多年的實際工作發(fā)現(xiàn)，這種傳統(tǒng)的檔案管理存在著諸多缺點如：大量紙張浪費、時間久了筆跡會褪色、人工信息采集的失誤、檔案基礎(chǔ)材料的不準(zhǔn)確等弊端，而這些弊端的產(chǎn)生都會對整個后續(xù)的單位檔案管理及查詢工作帶來巨大影響。另外，傳統(tǒng)方式的檔案管理還存在著信息極易泄露的問題，這些都會對員工和檔案內(nèi)容所涉及的人、事、物帶來一定的安全隱患。另一方面，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作由于工作技術(shù)含量較低，所以不容易得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)沒有為檔案從業(yè)人員提供相應(yīng)的福利待遇和專業(yè)的培訓(xùn)機會，使檔案工作者不能得到及時的進(jìn)修從而影響了檔案管理工作綜合能力的提升，最終導(dǎo)致了整個事業(yè)單位檔案管理工作的松懈和落后。

新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新模式

新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新意義

通過上面對傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理手段的分析，我們發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的檔案管理存在很多急需修改的地方，這就標(biāo)志著事業(yè)單位檔案管理模式的改變勢在必行。新的事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新模式的應(yīng)用，必然能為事業(yè)單位制定、修正更為合適的工作流程奠定基礎(chǔ)；另一方面，事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新也是新時期下事業(yè)單位機構(gòu)改革發(fā)展的必然趨勢。只有檔案工作這個最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)做好了，才能夠為日后的新發(fā)展奠定基礎(chǔ)，才能夠為整個社會的大發(fā)展提供保障。

新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新模式的基礎(chǔ)

首先，人的因素是檔案管理的創(chuàng)新基礎(chǔ)要素。人的因素作為整個新時期下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的最重要的因素之一，在創(chuàng)新之處必須從檔案的相關(guān)從業(yè)人員進(jìn)行改革，事業(yè)單位必須通過面向社會的招聘、內(nèi)部人才的培養(yǎng)來選拔、培養(yǎng)帶頭人，這些專業(yè)的檔案從業(yè)人員需要具備一定的現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)和較強的計算機應(yīng)用水平，另外他們還需要具備保密、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，只有這樣才能夠保證事業(yè)單位的檔案管理內(nèi)容不被泄露。

其次，無紙化辦公的推動在電子信息網(wǎng)絡(luò)迅猛發(fā)展的今天，任何工作已經(jīng)離不開信息化的參與和融合。這種情況下，各類檔案的保管方式將變得靈活多樣，無紙化的保存媒介則是整個事業(yè)單位檔案管理的重要創(chuàng)新手段之一。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件對保存場所的溫度、濕度、安全性等均有非常高的要求，而新時期下的事業(yè)單位檔案管理則需要對電子媒介存儲方式進(jìn)行創(chuàng)新。這個推動過程就需要事業(yè)單位加大計算機的應(yīng)用覆蓋率，通過定期對檔案管理人員進(jìn)行無紙化培訓(xùn)為依據(jù)來支撐整個檔案管理的無紙化創(chuàng)新。

再次，加強事業(yè)單位檔案管理工作的市場化。雖然我國及政府相關(guān)部門對事業(yè)單位的定義是公益性服務(wù)機構(gòu)，本身不具有營業(yè)性和營利性。但在新時期的市場大環(huán)境中，為了讓事業(yè)單位的發(fā)展跟上市場經(jīng)濟(jì)的步伐我們有必要通過檔案管理工作的市場化運行來加強工作力度。例如對于一些可以面向社會公布的內(nèi)容，事業(yè)檔案管理部門便可以通過與政府平面媒體進(jìn)行合作的方式來進(jìn)行傳播，讓一些公共檔案的查詢變得簡單化、市場化、透明化、公開化。

另外，在事業(yè)單位的檔案管理中還需要加強互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的拓展性思維。檔案管理從業(yè)人員不僅需要學(xué)習(xí)其他兄弟單位對檔案管理工作中的一些創(chuàng)新做法，同時，還應(yīng)獨立自主的對檔案管理進(jìn)行研究和升華。特別要利用好互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的便捷性，來提升整個檔案管理的查詢、整理與保管質(zhì)量，最大程度上為查詢者提供便利條件和準(zhǔn)確、及時、高效的檔案管理服務(wù)。

最后，要加強現(xiàn)代化檔案管理意識的培養(yǎng)和提升，上面提到人的因素在整個事業(yè)單位檔案管理中的重要性，而參與檔案管理的人員不僅需要事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，他們還必須通過不斷接受最新的思想管理體系培訓(xùn)，來充分的將先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理創(chuàng)新手段應(yīng)用于整個檔案管理工作中。通過對互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用升級來提升檔案管理工作創(chuàng)新的進(jìn)程，最終結(jié)合一定的獎懲制度和績效考核方式來提升事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新。

需需總之，在新時期事業(yè)單位檔案管理的需求下，檔案管理工作的創(chuàng)新挖掘和革命勢在必行。這不僅是時代的需要，也是事業(yè)單位在未來能夠得到長效發(fā)展、有序發(fā)展的重要依據(jù)。我們必須通過對先進(jìn)的檔案管理手段和理念進(jìn)行學(xué)習(xí)，并保留傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)秀經(jīng)驗，通過革新和創(chuàng)造來優(yōu)化新時期下的檔案管理工作。通過對事業(yè)單位檔案管理的工作提升，最終為整個社會的高速發(fā)展助力，只有這樣我們才能夠在日新月異的新形勢中迅速成長、壯大，為新時期的事業(yè)單位檔案管理工作提供強勁保證。

（作者單位：吉林省通化縣城市管理執(zhí)法大隊）