◎　吳文輝

信息化對(duì)軌道工程行業(yè)檔案歸集的應(yīng)用

◎吳文輝

近年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展以及城市現(xiàn)代化建設(shè)的不斷推進(jìn)，軌道交通的規(guī)模得到了空前發(fā)展，軌道交通的建設(shè)也在日益加劇。在軌道交通的建設(shè)過(guò)程中，檔案歸集占據(jù)著重要的地位。由于軌道交通行業(yè)檔案的龐大和復(fù)雜，傳統(tǒng)的檔案歸集管理方法已難以滿(mǎn)足現(xiàn)階段軌道交通建設(shè)的需要。因此，檔案歸集的信息化已逐漸成為軌道公司重點(diǎn)發(fā)展的業(yè)務(wù)之一，并且已卓有成效。本文將從軌道交通行業(yè)檔案歸集管理現(xiàn)狀及問(wèn)題入手，介紹檔案歸集的信息化管理思路及方案，簡(jiǎn)要闡述檔案歸集在城軌工程行業(yè)信息化的應(yīng)用。

隨著城市現(xiàn)代化進(jìn)程的逐漸加快，城市軌道交通的建設(shè)日趨緊迫。城市軌道交通是一個(gè)城市最重要的交通工具，對(duì)城市的交通優(yōu)化、社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展等具有深遠(yuǎn)的影響。軌道交通建設(shè)為百年工程，它具有龐大、復(fù)雜、多專(zhuān)業(yè)融合等顯著特點(diǎn)。如何利用信息化的管理手段對(duì)工程建設(shè)中的檔案進(jìn)行管理，使之完整且真實(shí)地記錄工程建設(shè)的全過(guò)程，從而為后期工程移交、驗(yàn)收及運(yùn)營(yíng)管理提供便利，是目前軌道交通行業(yè)檔案管理中亟待解決的問(wèn)題。

軌道交通行業(yè)檔案歸集管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

檔案信息來(lái)源廣，歸集工作難度大。軌道交通項(xiàng)目參建單位眾多，其中不僅包括設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等近百家單位，而且還有數(shù)百家設(shè)備系統(tǒng)供應(yīng)商。檔案信息來(lái)源既有國(guó)內(nèi)單位，還有國(guó)外供貨商，這無(wú)疑加大了檔案歸集的難度。

檔案歸集持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，歷史檔案難追溯。由于建筑工地環(huán)境差，辦公場(chǎng)所等不斷變更，經(jīng)常容易造成檔案的遺失和破損。除此之外，軌道交通項(xiàng)目檔案種類(lèi)多、數(shù)量大等特點(diǎn)也會(huì)給后期資產(chǎn)移交、運(yùn)營(yíng)管理中查詢(xún)歷史檔案等工作帶來(lái)諸多不便。

檔案歸集檢查力度低，整編過(guò)程不規(guī)范。在檔案歸集的實(shí)際工作過(guò)程中，大部分檔案員的檔案管理工作只是對(duì)過(guò)程產(chǎn)物進(jìn)行簡(jiǎn)單存檔。他們并不了解施工技術(shù)規(guī)范和要求，對(duì)資料員形成的技術(shù)資料也只是被動(dòng)接收，不注重對(duì)工程資料進(jìn)行規(guī)范化管理，從而對(duì)檔案的檢查缺乏一定的判斷力，檢查力度低。

檔案查詢(xún)方式單一，無(wú)法滿(mǎn)足多維度查詢(xún)需要。目前已有的工程檔案系統(tǒng)能夠提供簡(jiǎn)單的查詢(xún)利用功能，但是還不能滿(mǎn)足用戶(hù)的個(gè)性化查詢(xún)需要。例如，現(xiàn)有的檔案查詢(xún)系統(tǒng)缺少按檔案分類(lèi)查詢(xún)、項(xiàng)目/合同維度查詢(xún)等功能。工程檔案的整編管理需要以多維度的方式來(lái)呈現(xiàn)工程文件的組織和結(jié)構(gòu)，這樣才能確保工程檔案整編過(guò)程中的高效性、完整性、可控性。

檔案歸集在軌道交通工程行業(yè)的信息化管理思路及方案

檔案信息收集工作的自動(dòng)化。思路：在工程檔案的收集中，由于檔案的來(lái)源隨業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的不同而不同，檔案的提交方式隨工程建設(shè)過(guò)程的特殊性而多種多樣。另外，在檔案的管理過(guò)程中，可能還會(huì)存在按照紙質(zhì)和電子文件進(jìn)行雙軌制管理的需求。因此，在保證檔案數(shù)據(jù)收集全面性的同時(shí)，還要考慮檔案收集工作的效率提升。

方案：為了完成電子文件的自動(dòng)收集，檔案歸集系統(tǒng)應(yīng)具備采集接口、在線提交、關(guān)聯(lián)各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的功能，以實(shí)現(xiàn)各類(lèi)文件的在線提交和動(dòng)態(tài)處理，從而幫助項(xiàng)目參建方、業(yè)務(wù)部門(mén)和業(yè)務(wù)人員能夠及時(shí)、有效、全面的完成數(shù)據(jù)采集。另外，檔案歸集系統(tǒng)應(yīng)提供靈活的檔案收集與規(guī)則檢查功能，以便于參建方按照檔案管理和收集整理的規(guī)范要求來(lái)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的整理和提交，以減輕相關(guān)人員的整理工作量。

檔案整編過(guò)程的規(guī)范化。思路：工程檔案管理系統(tǒng)需要對(duì)所提供的檔案、資料及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行歸檔整編。這些檔案來(lái)源于工程項(xiàng)目過(guò)程中的文檔資料，其中還涉及使用人員與組織結(jié)構(gòu)信息、工程項(xiàng)目信息、工程項(xiàng)目的參建單位信息、相關(guān)資料描述的字典數(shù)據(jù)信息（如專(zhuān)業(yè)、文件資料分類(lèi)等）等，因此，整編需逐一排查檔案屬性信息、業(yè)務(wù)規(guī)則等，整編完成后需形成封面、目錄、標(biāo)簽、條碼等關(guān)聯(lián)信息，形成移交清單，方便檔案移交。

方案：檔案歸集系統(tǒng)提供以工程方式整編管理的功能界面，進(jìn)入以工程階段或提交單位為分類(lèi)的樹(shù)形檔案整編界面進(jìn)行檔案編輯、檢查及其他相應(yīng)的工作。另外，可通過(guò)提供豐富、精細(xì)的在線整編管理功能來(lái)滿(mǎn)足檔案整編管理人員在線進(jìn)行檔案整編的各種工作需求，以提高檔案整編的效率。

檔案信息查詢(xún)方式的個(gè)性化。思路：在工程檔案管理過(guò)程中。工程類(lèi)型不同，檔案的類(lèi)型有所不同，相應(yīng)的著錄信息也會(huì)有所不同；針對(duì)不同的人員角色，在檔案資料的提交、整編、查詢(xún)等不同階段，需要看到的信息有所不同；不同的參建單位，能夠提交和查看的檔案數(shù)據(jù)也有所不同。因此，需要針對(duì)工程檔案管理過(guò)程中的信息展現(xiàn)方面，以工程的階段、建設(shè)單位、文檔性質(zhì)、專(zhuān)業(yè)等進(jìn)行檔案的多維度整理，從而提供個(gè)性化的自定義查詢(xún)功能。

方案：系統(tǒng)提供真正的全文檢索功能和按照項(xiàng)目區(qū)分的展示功能。全文檢索功能可以按照用戶(hù)的身份權(quán)限進(jìn)行管理，同時(shí)在搜索結(jié)果中還可以進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)化分類(lèi)，從而使用戶(hù)的查詢(xún)工作快捷高效。按項(xiàng)目區(qū)分的展示功能不僅可以實(shí)現(xiàn)按照傳統(tǒng)的分類(lèi)方式進(jìn)行展示、按項(xiàng)目區(qū)分進(jìn)行展示等功能，還可以提供按自定義目錄樹(shù)等方式進(jìn)行展示，以便于相關(guān)人員進(jìn)行檔案查詢(xún)。

隨著我國(guó)社會(huì)主義城鎮(zhèn)化、現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，交通阻塞問(wèn)題已成為城市發(fā)展的瓶頸，如若不能合理地解決城市交通問(wèn)題，將會(huì)嚴(yán)重影響城市的可持續(xù)性發(fā)展。城市軌道交通以其節(jié)能、便捷、舒適的特性逐漸被居民所喜愛(ài)，擴(kuò)大城市軌道交通規(guī)模的需求也日趨緊迫。工程檔案是反映工程建設(shè)從可行性分析到工程竣工驗(yàn)收一系列真實(shí)過(guò)程的重要依據(jù)之一，是確保后期項(xiàng)目移交的重要保障。對(duì)于城市軌道交通工程建設(shè)而言，如何科學(xué)合理地對(duì)種類(lèi)多、數(shù)量大的工程檔案進(jìn)行歸集，其重要性不言而喻。檔案歸集信息化已經(jīng)成為檔案管理的主要發(fā)展趨勢(shì)，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案查閱的方便便捷，還有利于檔案信息的儲(chǔ)存，提高歸檔質(zhì)量，從而為企業(yè)節(jié)省人力、物力資源，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，為社會(huì)創(chuàng)造更多的財(cái)富。

（作者單位：安徽工商管理學(xué)院；合肥城市軌道交通有限公司）