◎李曉琨

電子文件與電子檔案的管理問題與對策

◎李曉琨

在信息管理工作中，電子文件與電子檔案管理十分重要，同時，在科學技術(shù)發(fā)展的背景下，計算機技術(shù)的應(yīng)用也更加廣泛，因而，電子文件應(yīng)用普及。在這種情況下，電子檔案管理也逐漸成為人們?nèi)粘Ｉ钌钪胁豢苫蛉钡膬?nèi)容。為此，文章將電子文件和電子檔案作為研究重點，重點闡述了相關(guān)的管理問題，以供參考。

在電子文件應(yīng)用的過程中，信息管理工作的重要性逐漸突顯出來，并且被廣泛應(yīng)用在各領(lǐng)域中。然而，在電子技術(shù)與計算機技術(shù)應(yīng)用的過程中，現(xiàn)代設(shè)備與技術(shù)相互融合，構(gòu)成新型檔案管理模式，通常被稱之為電子檔案管理。而電子檔案管理的實踐應(yīng)用同樣發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用，標志著電子信息管理邁入全新階段。

電子文件與電子檔案概述

電子文件。所謂的電子文件就是被應(yīng)用在計算機當中，同樣可以在多種介質(zhì)中保存，可以突破時間的限制識別并處理，而且在使用與傳輸方面都具有明顯的優(yōu)勢。

電子文件的信息使用和修改十分靈活。在使用電子文件的過程中，需要由PC機終端作為基礎(chǔ)，而用戶則可以利用存儲介質(zhì)完成傳輸，對計算機進行應(yīng)用，修改并處理信息的具體內(nèi)容。實際操作相對簡單且修改與備份也十分方便。

電子文件的信息處理依賴性相對較強。因為電子文件信息是通過計算機產(chǎn)生，所以，對于信息載體依賴程度較高。而這同樣也是電子信息不穩(wěn)定的因素之一，如果信息載體異常嗎，那么文件的信息也同樣會發(fā)生改變，導致丟失亦或是保存失敗。這與紙質(zhì)文件相比，是一種十分明顯的劣勢。

電子檔案。對電子檔案的管理具體指的就是信息文件保存和使用管理，絕大多數(shù)重要的電子信息文件都依賴于計算機存儲技術(shù)以及傳輸技術(shù)等多種方式。這與傳統(tǒng)檔案管理相比較而言，優(yōu)勢十分明顯。

電子檔案使用便利且能夠提高工作效率。在對電子檔案進行應(yīng)用的過程中，只要對計算機應(yīng)用就可以讀取并處理保存信息內(nèi)容。另外，在存儲電子文件信息方面，可以通過音頻亦或是視頻等形式完成。由此可見，電子檔案的存儲形式具有多樣化的特點，且有效性明顯。與此同時，在使用電子信息方面也更加便利，可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)等多種資源實現(xiàn)共享，進而讀取并下載所需要的數(shù)據(jù)信息。

電子檔案的應(yīng)用能夠節(jié)省數(shù)據(jù)信息存儲的空間。在信息量不斷增加的背景下，所需要保存的內(nèi)容也更多，所以，對于空間提出了更高的要求。如果是存儲紙質(zhì)檔案，則會占用極大的物理空間，且對檔案的使用產(chǎn)生了不必要的麻煩。但是，對電子檔案進行應(yīng)用則能夠節(jié)省大量的物理空間，使得電子檔案管理與使用效率全面提升。

電子文件與電子檔案的管理問題

電子檔案信息不穩(wěn)定。因信息的載體具有多樣性和不穩(wěn)定性的特征，所以，存儲電子文件的載體壽命也補償。即便選擇使用了穩(wěn)定性能的光盤，如果在溫度與濕度等因素的影響下都會導致其錯存儲的信息數(shù)據(jù)損壞亦或是丟失。除此之外，在電子技術(shù)快速發(fā)展的背景下，計算機設(shè)備與軟件的更新速度也逐漸加快，由不同軟件與設(shè)備所組成的電子檔案載體，在兼容性以及互換性方面都很難進行把握。為此，如果電子檔案的保存時間較長，那么將存在難以讀取的情況。

信息安全保密問題。因為電子檔案的內(nèi)容獨立，而且更改便利，所以，實際存儲的信息內(nèi)容很容易被隨意修改亦或是竊取，對檔案部門的電子檔案認定帶來了不利的影響。與此同時，網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)為電子檔案管理工作帶來了極大的便利，但同樣存在較高的風險。如果計算機出現(xiàn)病毒或者是有黑客攻擊，那么則會對電子檔案或者是信息內(nèi)容帶來嚴重的破壞與影響。

電子文件的處理軟件標準尚未統(tǒng)一。在新時期背景下，科技發(fā)展速度極快，而所開發(fā)的處理電子文件的軟件種類也很多，始終沒有統(tǒng)一的標準。由于不同企業(yè)的電子文件軟件來源不統(tǒng)一，所以，經(jīng)常會出現(xiàn)不兼容的問題，嚴重危害了電子檔案的統(tǒng)一性管理。

電子檔案管理的人才不充足。電子檔案的出現(xiàn)標志著信息技術(shù)被應(yīng)用在檔案管理工作中，所以，檔案管理工作人員必須要具備專業(yè)知識與能力，同樣也必須要具備靈活操作電子檔案信息系統(tǒng)的能力。除此之外，檔案管理工作人員的職業(yè)道德與品質(zhì)同樣要符合標準要求。但是，當前檔案管理工作人員的年齡相對較大，且隨計算機與多媒體技術(shù)的應(yīng)用不靈活，難以滿足電子檔案管理工作的需求。

全面完善電子文件與電子檔案管理工作的策略

嚴格管理電子檔案存儲載體。應(yīng)積極創(chuàng)建專門檔案館，根據(jù)標準要求配備濕度計與溫度計等相關(guān)設(shè)備，確保環(huán)境的穩(wěn)定性。與此同時，還應(yīng)當針對檔案館內(nèi)部的電子檔案進行定期檢查。除此之外，要積極引進并合理運用計算機設(shè)備以及軟件，在確保技術(shù)兼容與通用的情況下，全面提升電子檔案的存儲載體可讀性能。

積極采取安全措施。為了確保電子文件與電子檔案的安全性，可以通過數(shù)字簽名亦或是訪問控制等多種方式對電子檔案訪問的權(quán)限予以控制。另外，通過加密信息的方式可以保證電子檔案不被公開?；诖?，對電子檔案的只讀屬性進行設(shè)置，確保電子檔案具有真實性與原始性的特征。

培養(yǎng)檔案管理工作人員專業(yè)能力。在電子檔案形成并應(yīng)用以來，對傳統(tǒng)檔案管理工作造成了嚴重的沖擊，同樣也使得檔案管理的知識結(jié)構(gòu)隨之調(diào)整。在這種情況下，對管理工作人員提高了要求，所以，必須要積極組織專業(yè)培訓，組建高計算機水平且精通檔案業(yè)務(wù)專業(yè)知識的檔案管理團隊，促進電子文件與電子檔案管理工作的全面開展。

綜上所述，電子文件與電子檔案的應(yīng)用具有不可比擬的優(yōu)勢，但是，在科學技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案管理工作模式也隨之發(fā)生了改變。由于電子文件與檔案管理的復雜性，所以，必須要采取有效的管理策略，才能夠確保管理工作的進一步發(fā)展。

（作者單位：青島市第五人民醫(yī)院）