何錦輝

[摘 要] 隨著數(shù)碼相機(jī)普及程度的不斷提高，數(shù)碼照片逐步成為了檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，尤其是在信息化時(shí)代，更是為數(shù)碼照片的管理提供了方便，但同時(shí)也為檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，如何實(shí)現(xiàn)數(shù)碼照片類檔案的有效管理成為了檔案管理工作亟待解決的一個(gè)問(wèn)題。本文首先對(duì)數(shù)碼照片檔案的特點(diǎn)進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上探討切實(shí)可行的管理方法，為日后檔案管理水平的提升提出一些建設(shè)性的建議。

[關(guān)鍵詞] 信息化管理；檔案工作；數(shù)碼照片

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 21. 095

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2016）21- 0183- 02

目前，盡管數(shù)碼照片數(shù)量持續(xù)增加，在社會(huì)各領(lǐng)域的應(yīng)用范圍也越來(lái)越廣，但就數(shù)碼照片檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，卻顯得有些不盡人意。實(shí)踐中我們能夠發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前國(guó)內(nèi)并沒(méi)有推行相對(duì)而言較為統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，從而導(dǎo)致數(shù)碼照片管理水平始終得不到提升，此類檔案信息的應(yīng)用價(jià)值也大打折扣。所以，在信息化時(shí)代，建立科學(xué)、完善的數(shù)碼照片檔案管理制度勢(shì)在必行。

1 數(shù)碼照片檔案特點(diǎn)分析

數(shù)碼照片的范圍相對(duì)來(lái)說(shuō)比較廣泛，即所有利用數(shù)碼照相機(jī)和掃描儀產(chǎn)生的信息資料均可視為數(shù)碼照片。此類信息資料的存儲(chǔ)多以光盤、磁盤和磁帶為載體，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將其數(shù)據(jù)讀出來(lái)，經(jīng)處理后在通信網(wǎng)絡(luò)上形成靜態(tài)的圖像文件格式。與傳統(tǒng)檔案照片相比，數(shù)碼照片檔案無(wú)論是成像、處理、傳輸，還是編輯、查閱、歸檔，其操作方法都比較簡(jiǎn)單、方便，而且存儲(chǔ)時(shí)間較長(zhǎng)，不會(huì)出現(xiàn)褪色和變形等問(wèn)題。但數(shù)碼照片與傳統(tǒng)檔案照片相比，也存在一些不足之處，比如說(shuō)，對(duì)軟、硬件具有較強(qiáng)的依賴性；信息數(shù)據(jù)存在易改性以及數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)欠缺等。

2 信息化時(shí)代數(shù)碼照片檔案的管理方法

大量的數(shù)碼照片信息資料給檔案管理人員帶來(lái)的巨大的挑戰(zhàn)，想要做好此類信息資料的管理工作，掌握科學(xué)、有效的管理方法是非常必要的。對(duì)于數(shù)碼照片檔案的管理，管理人員可以從以下幾個(gè)方面入手：

2.1 數(shù)碼照片檔案分類與編號(hào)

在對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行收集的時(shí)候，為了保證材料質(zhì)量，需要遵循以下幾項(xiàng)原則：首先是剔除沒(méi)有價(jià)值的數(shù)碼照片。在諸多數(shù)碼照片中，必定有多張照片反映的是同一場(chǎng)景，對(duì)于此類照片，一般只收集最具代表性的一張；其次是確定照片保管期限，并根據(jù)照片保管期限形成季度分類和年度分類，對(duì)其進(jìn)行分別整理。最后是嚴(yán)格按照編號(hào)結(jié)構(gòu)對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行編號(hào)，即：年度+流水號(hào)。一般來(lái)說(shuō)，年度和流水號(hào)均為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，如果不足4位，則在前補(bǔ)“0”。比如說(shuō)：所需歸檔的數(shù)碼照片是“2015年檔案工作會(huì)議Dsc00039.jpg”的數(shù)碼照片，此照片的編號(hào)為13，那么在對(duì)其命名的時(shí)候，則應(yīng)該在13前加兩個(gè)“0”，即“20150013.jpg”。

2.2 編制照片檔案文件級(jí)目錄

文件級(jí)目錄的編制是為了便于照片檔案的查找，就目前照片檔案文件級(jí)目錄的編制來(lái)看，大致包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容，即全宗號(hào)、紙質(zhì)目錄號(hào)、案卷號(hào)、照片號(hào)、照片題名、拍攝者、拍攝時(shí)間、保管期限、盤號(hào)、數(shù)碼照片號(hào)以及備注等。上述內(nèi)容中，數(shù)碼目錄號(hào)、盤號(hào)和數(shù)碼照片號(hào)僅用于著錄數(shù)碼照片。在編制過(guò)程中，檔案管理人員需要嚴(yán)格按照目錄內(nèi)容對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行整理、歸檔。只有這樣，才能夠?yàn)槿蘸蟮牟檎夜ぷ魈峁┍憷?，確保數(shù)碼照片的價(jià)值能夠最大限度發(fā)揮出來(lái)。

2.3 光盤刻錄

光盤刻錄大多以年為單位，每一年度的數(shù)碼照片都要刻錄在一個(gè)或多個(gè)光盤中，光盤應(yīng)為只寫光盤，避免出現(xiàn)不同年度的數(shù)碼照片刻錄在同一光盤的情況，這樣會(huì)導(dǎo)致數(shù)碼照片放置混亂，不宜查找。此外需要注意，數(shù)碼照片光盤的刻錄需一式兩份，一份供查閱利用，另一份供封存保管，如果有特殊需要，也可以考慮將光盤刻錄三份。光盤的保管期限應(yīng)該根據(jù)盤內(nèi)刻錄的數(shù)碼照片保管期限來(lái)設(shè)定，確保光盤保管期限能夠滿足盤內(nèi)照片的應(yīng)用時(shí)限，避免出現(xiàn)使用數(shù)碼照片時(shí)，相應(yīng)光盤過(guò)期的情況。

2.4 儲(chǔ)存與保管

數(shù)碼照片的儲(chǔ)存與保管直接關(guān)系數(shù)碼照片信息材料的使用效率，所以，一定要對(duì)此項(xiàng)工作給予足夠重視。對(duì)于數(shù)碼照片檔案的儲(chǔ)存，應(yīng)該選用質(zhì)量好的光盤進(jìn)行刻錄，比如柯達(dá)、惠普、明基等，保證光盤刻錄的質(zhì)量和保存期限滿足要求。而對(duì)于數(shù)碼照片檔案的保管，則應(yīng)該制定一套科學(xué)、完善的管理制度，對(duì)于不使用的光盤，應(yīng)該妥善保管到包裝物中，待到使用時(shí)再取出，使用后及時(shí)放回原處，如需觸摸光盤，應(yīng)該帶無(wú)紡棉質(zhì)手套；如果光盤有污漬，應(yīng)及時(shí)用酒精或中性清潔劑清洗，應(yīng)做好《數(shù)碼照片檔案遷移登記表》的記錄，作為數(shù)碼照片檔案管理材料予以保存。

3 如何準(zhǔn)確采集數(shù)碼照片信息

當(dāng)從按下拍攝快門的一刻，每一張照片相關(guān)信息記錄已經(jīng)形成，具有不可修改的特點(diǎn)，在歸檔工作中，檔案管理員可點(diǎn)擊右鍵查詢“詳細(xì)信息”，了解相片相關(guān)信息，便于準(zhǔn)確做好信息采集記錄。

4 結(jié) 語(yǔ)

從本文的分析我們可以看出，在信息化時(shí)代，數(shù)碼照片已經(jīng)成為了檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案照片相比，數(shù)碼照片的管理要求更為嚴(yán)格，需要工作人員從收集、整理、檢索、保存等多方面著手，采取科學(xué)、完善的方法實(shí)現(xiàn)管理工作的全面性和系統(tǒng)性，并在此基礎(chǔ)上對(duì)檔案管理方法進(jìn)行持續(xù)創(chuàng)新和完善。只有這樣，才能夠使數(shù)碼照片檔案管理目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)，將數(shù)碼照片檔案的信息最大限度發(fā)揮出來(lái)。

主要參考文獻(xiàn)

[1]趙長(zhǎng)明. 我國(guó)二手房地產(chǎn)交易價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)的核算[J]. 統(tǒng)計(jì)與決策， 2014（1）.