劉　璐/ 新疆維吾爾自治區(qū)昌吉回族自治州昌吉市房地產(chǎn)管理局

淺議房地產(chǎn)檔案的信息化管理

劉璐/ 新疆維吾爾自治區(qū)昌吉回族自治州昌吉市房地產(chǎn)管理局

檔案信息化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，房地產(chǎn)檔案信息化管理是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作。檔案信息化管理要注重人才隊(duì)伍的建設(shè)。提高管理人員自身綜合素質(zhì)，努力培養(yǎng)文化素質(zhì)高，專業(yè)性強(qiáng)的綜合性管理人才。配備與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的硬件和軟件設(shè)施，重視檔案信息資源的收集、管理、信息數(shù)據(jù)庫(kù)的開發(fā)建設(shè)。合理利用房地產(chǎn)檔案信息資源，推進(jìn)檔案信息化管理工作健康有序的發(fā)展。

房地產(chǎn)； 檔案； 管理；信息化

在信息化高速發(fā)展的今天，加強(qiáng)檔案信息共享與安全儲(chǔ)存是社會(huì)發(fā)展的需要。特別是房地產(chǎn)檔案工作者，面對(duì)堆積如山的房地產(chǎn)資料及檔案，如何探索出一條適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要的房地產(chǎn)檔案信息化管理途徑，是目前房地產(chǎn)檔案管理工作者值得深思的一個(gè)問題。下面就房地產(chǎn)檔案的信息管理工作談幾點(diǎn)個(gè)人的看法：

一、傳統(tǒng)的檔案管理無論是在空間、還是資源上都存在很大的浪費(fèi)，而信息化管理，使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)化為電腦讀取的電子文件檔案。既節(jié)約了存儲(chǔ)空間，又方便快捷查閱。同時(shí)降低了檔案的管理成本。

二、房地產(chǎn)檔案信息化管理，主要是從傳統(tǒng)的紙質(zhì)的實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理，從而提高人們對(duì)檔案管理和查詢效率。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理人員需要手工來完成各類檔案的收集、篩選、整理、編目等工作，工作量大且效率不高。而進(jìn)入檔案信息化管理后，大大提高各項(xiàng)工作的效率。紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)期多次反復(fù)借閱中，不可避免地會(huì)發(fā)生磨損、勾畫、涂改等現(xiàn)象。而檔案信息化，會(huì)大大提高檔案在查閱過程中的安全性，使得檔案原件能夠得到很好的保護(hù)。建立檔案信息化管理后，檔案可以隨時(shí)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上進(jìn)行共享，使得檔案信息更新更加及時(shí)，也更加確保了檔案的準(zhǔn)確性、完整性。那么怎樣才能將房地產(chǎn)檔案的信息化管理工作做的更好，筆者有以下幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)：

1.提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)。

檔案工作是一項(xiàng)既枯燥又煩索、服務(wù)性強(qiáng)又不被人理解的工作。要做好檔案管理工作，首先檔案工作者要具有良好的職業(yè)道德、強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感。要有勤懇認(rèn)真、實(shí)事求是的工作作風(fēng)。淡簿名利、不記得失的奉獻(xiàn)精神。其次，檔案工作者自身要有過硬的專業(yè)素質(zhì)和文化素養(yǎng)。各部門在挑選檔案管理人員時(shí),應(yīng)該注重責(zé)任心強(qiáng)、忠于職守、實(shí)事求是、踏實(shí)好學(xué)的專業(yè)人員,同時(shí)檔案工作者應(yīng)積極主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí),并熟知檔案相關(guān)法律法規(guī),以提升專業(yè)管理水平和業(yè)務(wù)能力。但就目前而言有很大一部分檔案管理者并沒有相關(guān)的資格證，有的檔案管理人員因頻繁調(diào)動(dòng)等因素，專業(yè)知識(shí)欠缺、自身素質(zhì)不過硬。還有臨時(shí)調(diào)用人員，缺少工作熱情，當(dāng)一天和尚撞一天鐘，根本無從談及工作質(zhì)量及效率。所以說，檔案工作人員的自身素質(zhì)和所具備的專業(yè)知識(shí)，直接關(guān)系到庫(kù)存檔案的質(zhì)量。要想更加規(guī)范化的管理檔案，那么檔案工作人員首先需要做的就是提高自身的綜合素質(zhì)，提高信息化的工作技能。主管部門有責(zé)任對(duì)檔案工作者進(jìn)行定期培訓(xùn),讓他們及時(shí)掌握先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù),從而有效提升檔案管理的整體水平。

2.加強(qiáng)監(jiān)督機(jī)制增強(qiáng)保密意識(shí)。

檔案工作要建立強(qiáng)有力的監(jiān)督機(jī)制，需有專業(yè)人員來管理。目前，檔案管理工作只是依靠行政管理來監(jiān)督，不能很好的發(fā)揮法律監(jiān)督作用。有些地方領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，相關(guān)的規(guī)章制度不能及時(shí)落實(shí)不到位，導(dǎo)致了大家對(duì)檔案工作缺乏應(yīng)有的認(rèn)識(shí)，喪失了檔案工作的重要性。緊急時(shí)還會(huì)臨時(shí)抽調(diào)人員完成檔案信息的收集錄入，由于對(duì)檔案知識(shí)欠缺,造成檔案信息收集不全資料缺失，以致檔案信息管理質(zhì)量不高。所以，檔案管理部門需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化的監(jiān)管力度和重視程度。其次，在檔案信息化給我們帶來許多優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，也給我們帶來了許多危險(xiǎn)和麻煩。隨著科技的發(fā)展，保密工作的難度也會(huì)越來越大。檔案信息的保密工作是檔案工作者的一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，任何時(shí)候都不容忽視。提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，加大保密宣傳教育力度，經(jīng)常組織檔案人員學(xué)習(xí)相關(guān)的保密法律、規(guī)定，增強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)格管理制度，防止信息泄漏。

3.對(duì)檔案信息化既要重視使用更要重視管理。

房地產(chǎn)檔案的查詢工作在房地產(chǎn)管理工作中占據(jù)了較大的比例。一些管理部門只重視檔案的查詢功能，卻忽略了檔案的信息管理工作。有些部門仍舊在延續(xù)老式的管理方法，不僅費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，更不能很好的對(duì)檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致工作量大、質(zhì)量不高效率低下。有些部門雖然配備有電腦、掃描儀、打印機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，但對(duì)檔案管理只是局限于輸入、查詢和打印等一些常規(guī)的簡(jiǎn)單操作，根本無法很好地完成檔案信息的分類、匯總等工作。電腦只是用來存儲(chǔ)檔案信息和檔案目錄,而檢索和借閱仍然需要手工來完成。檔案管理人員的工作效率普遍不高,所以，檔案工作需要大量培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)人才來推動(dòng)檔案信息化的進(jìn)程。

4.加強(qiáng)防范意識(shí)確保系統(tǒng)安全。

在信息化高速發(fā)展的今天，我們實(shí)現(xiàn)檔案信息的化管理，同時(shí)也存在病毒入侵的危險(xiǎn)，會(huì)給我們的工作造成極大的危害。局域網(wǎng)連接或在不久的將來可能會(huì)實(shí)現(xiàn)全國(guó)聯(lián)網(wǎng)，信息共享。在方便人們生活工作的同時(shí)，我們可能會(huì)受到病毒入侵、黑客來訪等現(xiàn)象對(duì)系統(tǒng)的危害。因此，信息管理人員需要掌握一定的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。在使用檔案信息化系統(tǒng)時(shí)候，應(yīng)該時(shí)刻提高警惕，加強(qiáng)防范意識(shí)。確保檔案信息系統(tǒng)的正常使用，從而滿足社會(huì)各個(gè)階層的需求。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作自動(dòng)化，信息管理法制化。采用數(shù)字形式安全存儲(chǔ)檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享是時(shí)代發(fā)展的需要。

建立完善、規(guī)范的檔案信息系統(tǒng)，提高系統(tǒng)檢索效率，是檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的努力方向。 探索更加先進(jìn)的手段和方法，加快檔案信息的開發(fā)利用，是檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的最終目標(biāo)。