李春鴿， 賀 強， 孫曉志

(天津大學(xué) 國有資產(chǎn)與設(shè)備管理處，天津 300072)

?

高校實驗室化學(xué)品管理信息化探索與實踐

李春鴿， 賀 強， 孫曉志

(天津大學(xué) 國有資產(chǎn)與設(shè)備管理處，天津 300072)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，以及高?；瘜W(xué)實驗室數(shù)目的增多，高校實驗室應(yīng)用的化學(xué)品種類也有較大增加。高校實驗室化學(xué)品的管理工作直接影響到在校師生的身體健康和生命安全。而傳統(tǒng)化學(xué)品管理工作的方式已經(jīng)滿足不了當(dāng)前實驗室安全管理工作的需要。針對傳統(tǒng)化學(xué)品管理工作中的一些缺點和盲點，設(shè)計開發(fā)了化學(xué)品綜合管理平臺。系統(tǒng)詳細記錄了從化學(xué)品的申購、使用、存放到銷毀全過程的重要信息，實現(xiàn)了對高校實驗室化學(xué)品的信息化、規(guī)范化、精細化管理，對于完成各主管部門對高?；瘜W(xué)品管理所提出的要求具有重要意義。

化學(xué)品管理； 信息化管理； 規(guī)范化管理； 系統(tǒng)建設(shè)

0 引 言

隨著近年來國家對高校實驗室建設(shè)支持力度的大幅度增加，高校實驗室的數(shù)量不斷增長。伴隨著專業(yè)設(shè)置的多樣化和研究領(lǐng)域的擴展，實驗室所涉及的化學(xué)品種類亦愈來愈多[1]。學(xué)校范圍內(nèi)使用的化學(xué)品性質(zhì)各異、存在地點分散、使用人員較多，稍有不慎就會發(fā)生安全事故，這也給高?；瘜W(xué)品安全管理工作帶來巨大挑戰(zhàn)[2]。高校實驗室化學(xué)品的安全管理工作直接關(guān)系到在校師生的身體健康和生命安全[3-4]。

教育部2013年提出明確要求：各校應(yīng)及時了解和掌握本校實驗室危險化學(xué)品的種類和使用、管理等具體情況。要建立購置管理的規(guī)范，對使用情況和存量情況進行檢查監(jiān)督，使各類危險化學(xué)品在整個使用周期中處于受控狀態(tài)，建立從請購、領(lǐng)用、使用、回收、銷毀的全過程的記錄和控制制度。因此，設(shè)計出一套能詳細記錄化學(xué)品從申購、使用、存放、回收到銷毀全過程的信息來實現(xiàn)化學(xué)品的使用與實際存放賬賬相符、賬實相符等管理的信息化管理系統(tǒng)尤其重要[5]。天津大學(xué)化學(xué)品綜合管理平臺(以下簡稱“管理平臺”)在設(shè)計理念中借鑒了淘寶、京東等目前較成功的幾家電子商家模式，同時應(yīng)用了加密二維碼技術(shù)，以B/S架構(gòu)搭建的一個將商城、購物、管理、審批、評價融為一體的網(wǎng)上管理平臺。

1 傳統(tǒng)化學(xué)品管理存在的問題

化學(xué)品是高校實驗室尤其是化學(xué)實驗室正常進行實驗研究的必備條件，故高校實驗室的安全管理工作與化學(xué)品的購買、使用、儲存和銷毀等階段息息相關(guān)。對于化學(xué)品的管理工作，表面看似簡單，實質(zhì)上卻對技術(shù)性、學(xué)科知識的涉獵面等都有非常高的要求[6]。由于實驗室里涉及的化學(xué)品種類繁多、用量多少不均、日常實驗使用頻繁等原因，給管理工作帶來了一定的困難，存在很多盲點和不足，比如實驗室化學(xué)品的管理粗放且不規(guī)范，購買來源不可控，師生員工安全意識淡薄且存在僥幸心理，對化學(xué)品的使用、存放、廢液回收的安全監(jiān)管不到位，實驗室安全管理體系不健全等[7-11]。在化學(xué)品管理中管理人員經(jīng)常需要記錄大量的信息如化學(xué)品供應(yīng)商、化學(xué)品剩余量、化學(xué)品使用臺賬、化學(xué)品的廢液回收等信息[12]。而傳統(tǒng)管理工作大部分是通過將這些信息記錄在各種賬冊和統(tǒng)計表中保存的，工作量大且保存時間有限，而隨著科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展這種模式已遠遠不能滿足現(xiàn)代管理的需要[8]。

2 化學(xué)品信息化管理的必要性

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息資源的重要性日益凸顯。從高校管理角度出發(fā)，如何應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)和計算機技術(shù)來提高高校管理工作的水平和能力，是我國各個學(xué)校面臨的重要問題之一[13-14]?；瘜W(xué)品信息化管理克服了以往紙質(zhì)化管理的缺點，能夠及時掌握和管理實驗室的物流和信息流，伴隨著每一步流程的操作，實現(xiàn)了對化學(xué)品重要信息的記錄與保存，既減少了管理人員的工作量提高了工作效率，又使工作快速準確完成[15-17]。國有資產(chǎn)與設(shè)備管理處作為學(xué)校主管部門，在綜合考慮天津大學(xué)實驗室的實際需求的基礎(chǔ)上，經(jīng)過國內(nèi)外充分調(diào)研，從學(xué)校具體情況出發(fā)，自主設(shè)計并研發(fā)出一套獨具特色的化學(xué)品綜合管理系統(tǒng)，經(jīng)過近1年的開發(fā)和試運行，在實際應(yīng)用中不斷完善，現(xiàn)已正式投入運行，不僅為實驗室老師日常購買、使用、管理提供了平臺，同時也較好地實現(xiàn)了主管部門對化學(xué)品的管理和監(jiān)控，在使用過程中獲得學(xué)校老師和學(xué)生的好評，取得了很好效果。

3 化學(xué)品管理信息化流程

管理平臺根據(jù)實際應(yīng)用情況，暫時設(shè)計了五個角色：教師(用戶)、廠商(供貨商)、學(xué)院管理員、保衛(wèi)處管理員(學(xué)校審批者1)、資產(chǎn)處管理員(學(xué)校審批者2)。其中教師可通過管理平臺進行化學(xué)品的查詢與購買、訂單查看與管理、化學(xué)品使用與臺賬錄入以及廢棄試劑回收申請等；廠商可通過管理平臺進行銷售商品管理、產(chǎn)品的更新與系統(tǒng)的維護以及訂單的審批等；學(xué)院管理員可通過管理平臺查看本學(xué)院的化學(xué)品的使用與購買情況以及對本學(xué)院易制毒訂單進行審批等；保衛(wèi)處管理員主要通過管理平臺完成學(xué)校實驗室易制毒訂單的審批；資產(chǎn)處管理員可通過管理平臺進行普通訂單和易制毒訂單的審批、管理平臺的維護與管理、查看學(xué)?；瘜W(xué)品的使用與申請回收的整體情況以及各個廠商銷售業(yè)績的統(tǒng)計等。管理系統(tǒng)對各角色提供的功能如圖1所示。

圖1 天津大學(xué)化學(xué)品綜合管理平臺功能示意圖

3.1 化學(xué)品申購

在化學(xué)品申購階段，用戶可以通過瀏覽器進入管理平臺。用戶登錄后，可在眾多供貨商中選擇需要購買的化學(xué)品，購買教師將購買化學(xué)品的數(shù)量和廠商確定后加入購物車，最后去購物車一起結(jié)算，其中學(xué)院、實驗室名稱和實驗地點、收貨人姓名和電話等信息可提前在用戶信息中預(yù)留默認，最后點擊確認購買即可完成化學(xué)品的初步申購工作。在管理平臺的首頁，也可通過所需商品的CAS號、名稱、廠商的方式進行目標(biāo)產(chǎn)品的搜索，平臺內(nèi)可通過搜索，比較出不同廠商相同產(chǎn)品的價格，給購買老師提供多種備選商品。

3.2 化學(xué)品訂單的審批

目前，管理平臺內(nèi)根據(jù)化學(xué)品的管理的相關(guān)規(guī)定，分為普通訂單和易制毒兩類訂單的審批。相關(guān)審批流程如圖2所示。

(1) 普通訂單。教師提供訂單，廠家確認訂單，資產(chǎn)處管理員審批訂單，廠家送貨，為了加快普通化學(xué)品的購買和審批進度，減少人工審批的工作量，對于購買一些常用普通化學(xué)品可在系統(tǒng)設(shè)置自動免審核通過。

(2) 易制毒訂單。教師提供訂單，廠家確認訂單，學(xué)院審批，保衛(wèi)處審批，資產(chǎn)處審批，廠商送貨。

圖2 訂單審批流程圖

對于普通訂單，資產(chǎn)處管理員對化學(xué)品的種類和廠商的相應(yīng)經(jīng)營資質(zhì)進行審核，如有違規(guī)銷售情況，資產(chǎn)處管理員將對該訂單予以返回。對于易制毒類訂單，使用教師只能在完成公安局備案的指定廠商購買，用戶持管理平臺上自動生成的“天津大學(xué)管制類化學(xué)品申購審批單”(一式四份)，到學(xué)院、保衛(wèi)處、資產(chǎn)處完成三級審批后，由資產(chǎn)處到禁毒辦完成備案，方能完成易制毒化學(xué)品的購買審批工作。對于用戶所需化學(xué)品種類在管理平臺上沒有供貨商提供的特殊情況，經(jīng)資產(chǎn)處審批后方可另外渠道購買。

考慮到廠商和管理員對訂單審批進度的把握，該系統(tǒng)在訂單審批流程中融合了短信提醒功能[18]。管理平臺內(nèi)會按照廠商用戶在系統(tǒng)內(nèi)預(yù)留的手機號碼，自動向廠商發(fā)送新訂單的審核提醒。短信提醒功能更有效地縮短了訂單審批所需的時間，使實驗室能及時收到所訂化學(xué)品。

3.3 化學(xué)品的使用、存放與回收

完成化學(xué)品的訂單審核后，廠商即可安排給用戶送貨到實驗室，用戶負責(zé)對化學(xué)品進行驗收。用戶在使用化學(xué)品過程中可隨時登錄管理平臺填寫電子使用臺帳，切實保障了化學(xué)品的使用與剩余存放的賬賬相符、賬實相符；普通化學(xué)品記錄一名使用人，國家管制的化學(xué)品登記2名使用人，有效實行了國家文件規(guī)范中嚴格要求的“五雙”管理制度。同時，還要求危險化學(xué)品的使用單位建立健全相關(guān)安全管理制度和事故應(yīng)急救援預(yù)案，為化學(xué)品的安全使用提供更強有力的保障。實驗室化學(xué)品的使用與存放要符合“天津大學(xué)危險化學(xué)品安全管理辦法”的相關(guān)規(guī)定。使用人可通過登錄管理平臺對用完的化學(xué)品產(chǎn)生的廢物提出回收申請，經(jīng)資產(chǎn)處管理員審核通過后便可回收處置。

3.4 化學(xué)品的報賬

在報賬環(huán)節(jié)中，系統(tǒng)應(yīng)用了最新的加密二維碼技術(shù)。凡在管理平臺上購買的化學(xué)品，管理平臺上會自動生成與發(fā)票唯一對應(yīng)的一份二維碼清單，用戶直接憑此二維碼和發(fā)票到財務(wù)處報賬，此項技術(shù)的應(yīng)用不僅簡化流程、節(jié)省時間，同時也方便了用戶；未在管理平臺上購買的化學(xué)品，購買前須填寫天津大學(xué)化學(xué)品購買審批單經(jīng)所在單位和資產(chǎn)處審核完成后，憑發(fā)票和購買審批單到財務(wù)處報賬。

3.5 廠商的準入與退出

管理平臺歡迎具有相應(yīng)銷售資質(zhì)的合格廠商加入平臺，對加入平臺的廠商數(shù)量不設(shè)定限制。不僅用戶可推薦與其長期合作的廠商，廠商自己也可以自薦加入平臺，只要資質(zhì)審核通過后并簽訂天津大學(xué)實驗室化學(xué)品管理平臺網(wǎng)上商城加盟協(xié)議書(以下簡稱“協(xié)議”)即可進入管理平臺。廠商的資質(zhì)會定期進行審核，資質(zhì)審核不合格、信譽不好的廠商將會被強制退出管理平臺。

成功進入管理平臺的廠商會得到天津大學(xué)資產(chǎn)處提供的已注冊的賬號。廠商可通過此賬號登錄管理平臺廠商端，編輯廠商相關(guān)信息，更新銷售產(chǎn)品目錄等?？紤]到更新產(chǎn)品目錄巨大的工作量，天津大學(xué)資產(chǎn)處自主研發(fā)了銷售產(chǎn)品批量導(dǎo)入功能，有效降低了廠商們的工作量，較大程度上提高了工作效率。

4 化學(xué)品管理制度的建設(shè)

對于實驗室化學(xué)品的管理，天津大學(xué)已形成從化學(xué)品申購、賬目到回收一整套完善的網(wǎng)絡(luò)信息化流程，在流程中對相應(yīng)的信息有詳細的記錄，比如：化學(xué)品的廠商信息、實驗室信息、使用人信息等等，與此相對應(yīng)的有關(guān)化學(xué)品管理制度建設(shè)也是此項工作順利進行的必備條件。目前，天津大學(xué)已頒布了有關(guān)化學(xué)品管理規(guī)章制度，包括天津大學(xué)關(guān)于劇毒、易制毒化學(xué)品管理辦法、天津大學(xué)危險化學(xué)品安全管理辦法等。同時，天津大學(xué)還與廠商之間簽訂了協(xié)議，并擬定了天津大學(xué)化學(xué)品管理平臺廠商行為規(guī)范，進一步有效保證了化學(xué)品管理工作的順利進行。

5 信息化管理達到的效果

5.1 化學(xué)品管理更加規(guī)范化

傳統(tǒng)的化學(xué)品管理方法已經(jīng)適應(yīng)不了當(dāng)今高校實驗室的管理現(xiàn)狀的需求。管理平臺對化學(xué)品的種類、數(shù)量、使用存放地點、銷售公司等信息的詳細記載包括使用臺賬的記載，在有效保證了化學(xué)品來源的同時，也使化學(xué)品的整體使用情況處于一種可查、可控狀態(tài)。目前，綜合管理系統(tǒng)在實際應(yīng)用中已初步實現(xiàn)了其整體的設(shè)計理念，使化學(xué)品購置管理工作得到規(guī)范化、精細化。通過系統(tǒng)自動記錄實驗室購買化學(xué)品的相關(guān)信息，達到了對化學(xué)品從購買到銷毀全過程可追溯的目的，使整個過程形成一整套嚴密的信息化流程。

5.2 嚴格管理，提高安全意識

管理系統(tǒng)的研發(fā)與實施，也體現(xiàn)學(xué)校對化學(xué)品管理的高度重視與關(guān)注，將化學(xué)品安全管理工作提到了一個重要高度。整個工作的進行，加大了對學(xué)?；瘜W(xué)品的監(jiān)管力度，明確實驗室負責(zé)人的安全責(zé)任，做到了實驗室安全責(zé)任層層到位?；瘜W(xué)品管理工作的嚴格化，也使在校師生提高了自身安全意識和自我防范能力，有效地保證實驗的安全進行。

5.3 實行有效監(jiān)督，杜絕違規(guī)行為

管理平臺的開發(fā)與應(yīng)用有效地減少了類似未經(jīng)備案購買劇毒和易制毒化學(xué)品等危害在校師生生命安全與身體健康行為的發(fā)生。管理平臺積極響應(yīng)國家的相關(guān)規(guī)定，有效地避免了危險化學(xué)品違章等行為的發(fā)生。對于易制毒化學(xué)品實行了紙質(zhì)臺賬與電子臺賬平行進行的管理制度，確?；瘜W(xué)品管理工作安全有效地進行。一旦有安全事故發(fā)生，管理人員能及時查找出相關(guān)信息，提高解決問題的效率。

6 全過程的電子化

作為信息化管理工具，管理平臺具有一個有別于傳統(tǒng)功能的做法即對化學(xué)品申購以及后續(xù)處理全過程的信息資料電子化管理，可達到相關(guān)材料隨時查取、長期保存的目的。例如：實驗室負責(zé)人要定期對同學(xué)訂購化學(xué)試劑的情況進行查看，該項工作即可通過管理平臺實現(xiàn)。同時，管理平臺還增添相關(guān)統(tǒng)計功能，可對全校和各學(xué)院化學(xué)品的購買情況，普通訂單、易制毒訂單的成交情況，以及各廠商的營業(yè)情況進行詳細統(tǒng)計，使化學(xué)品安全管理工作更有條不紊的進行。

7 結(jié) 語

化學(xué)品安全管理是高校實驗室管理工作中的一個既復(fù)雜又至關(guān)重要的內(nèi)容，直接關(guān)系到在校師生的安全。天津大學(xué)化學(xué)品綜合管理平臺通過記錄實驗室化學(xué)品從購買到銷毀全過程，詳細記載了化學(xué)品的種類、數(shù)量、供應(yīng)商、以及使用情況等信息，使實驗室的化學(xué)品的實時情況處于規(guī)范有效地管理和監(jiān)控，同時也實現(xiàn)了化學(xué)品重要信息的電子儲存。該系統(tǒng)的研發(fā)和應(yīng)用有效地降低了工作強度，使化學(xué)品管理工作規(guī)范、快速、準確地完成，有效地降低了安全事故的發(fā)生。要想完全實現(xiàn)化學(xué)品的信息化管理，不僅需要不斷地更新和優(yōu)化系統(tǒng)的各項功能，還需要將管理系統(tǒng)的應(yīng)用推廣出去，使更多的老師和同學(xué)順利地應(yīng)用該系統(tǒng)，在實踐中不斷地發(fā)現(xiàn)問題和解決問題。

[1] 鮑敏秦，張 原，張雙才. 高?；瘜W(xué)實驗室安全問題及管理對策探究[J]. 實驗技術(shù)與管理，2012，29(1)：180-191.

[2] 單賀年. 高?；瘜W(xué)實驗室管理模式及運行機制創(chuàng)新研究[J]. 湖北函授大學(xué)學(xué)報，2013，26(11)：42-43.

[3] 楊 柳. 高?；瘜W(xué)實驗室的安全管理措施[J]. 高校實驗室工作研究，2012(2)：76-77.

[4] 唐 嵐，李曉林，謝慶春，等. 高校化學(xué)實驗室安全規(guī)范管理探究[J]. 實驗技術(shù)與管理，2010，27(3)：249-252.

[5] 俞丹亞，樊 冰，亓文濤. 墨爾本大學(xué)化學(xué)品安全管理考察與思考[J]. 實驗室研究與探索，2014，33(6)：280-283.

[6] 儲艷蘭，張 凱. 淺談高?；瘜W(xué)實驗室規(guī)范化管理[J]. 新課程學(xué)習(xí)(中)，2012(12)：54-55.

[7] 李本一，栗繼祖. 高?；瘜W(xué)實驗室危險化學(xué)品安全管理探析[J]. 科技創(chuàng)新與生產(chǎn)力，2011(5)：78-80.

[8] 付國柱，劉佳旭，劉新生. 高?；瘜W(xué)實驗室的精確化管理[J]. 實驗技術(shù)與管理，2013，30(5)：191-193.

[9] 朱 琳，曾曉丹，張福勝. 高?；瘜W(xué)實驗室安全管理的思考[J]. 廣州化工，2014，42(2)：174-176.

[10] 孫 晨. 談高?；瘜W(xué)實驗室安全管理[J].廣東化工，2010,37(1)：166-167.

[11] 莊 眾，趙 軍，路貴斌. 高校危險化學(xué)品的安全管理實踐與探討[J]. 實驗技術(shù)與管理，2014，31(8)：229-231.

[12] 徐旭冉，李羽讓，李勤華. 高?；瘜W(xué)試劑使用階段管理問題的研究和探索[J].科教文匯(下月刊)，2013(8)：55-56.

[13] 戰(zhàn) 琳. 高?；瘜W(xué)實驗室信息管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[D]. 成都：電子科技大學(xué)，2012.

[14] 孫海玲. 我國高校信息化管理體制革新探析[J]. 中國管理信息化，2014,17(17)：132-134.

[15] 邵月銀. 高?；瘜W(xué)藥品管理信息系統(tǒng)探索[J]. 中國儲運，2014(3)：109.

[16] 郭紅玉. 高校化學(xué)藥品庫的安全和網(wǎng)絡(luò)化管理[J]. 化工時刊，2014，28(2)：40-43.

[17] 束 羽,丁 寅,徐 錚. 高?；瘜W(xué)實驗室安全管理的強化與提升[J]. 實驗技術(shù)與管理，2013,30(4)：215-223.

[18] 施 軍，賀 強. 高校設(shè)備采購信息化系統(tǒng)建設(shè)[J]. 實驗技術(shù)與管理，2013，30(3)：106-108.

Exploration and Practice of Management Informatization in Chemicals Management of University

LIChun-ge,HEQiang,SUNXiao-zhi

(Office of State-owned Asset and Equipment Management, Tianjin University, Tianjin 300072, China)

With the development of science and technology, as well as an increase in the number of university chemistry labs and chemicals species, the traditional way of chemicals management cannot meet the current needs. In terms of some shortcomings and blind spots of the traditional chemicals management, the chemicals integrated management platform of Tianjin University was designed and developed. The information of whole process of purchase, utilization, storage and recovery chemicals were recorded in detail through this system. The information management，standardization management and delicacy management of chemicals in university were achieved by this method. The establishment of the platform has important implications for completing authorities requirements about chemicals management.

chemicals management; management informatization; standardization management; system construction

2015-05-25

李春鴿(1987-)，男，河北唐山人，碩士，研究實習(xí)員，技術(shù)安全科科員，主要研究方向：實驗室化學(xué)品審批及實驗室安全管理。

Tel.：022-27406283；E-mail：lichunge12345@126.com

X 931.0；G 642.0

A

1006-7167(2016)03-0290-04