程慧婧+++李志立

中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2016）10-000-01

摘 要 在辦公室管理過(guò)程中，管理人員不僅要建立有效的管控機(jī)制，也要針對(duì)具體問(wèn)題進(jìn)行集中處理，在保證工作效率的同時(shí)，優(yōu)化管理辦公室的具體項(xiàng)目，特別要注意的是，在辦公室管理過(guò)程中，不僅要關(guān)注辦公的時(shí)效性，也要對(duì)辦公技巧進(jìn)行仔細(xì)的分析和改良，從而真正實(shí)現(xiàn)優(yōu)化辦公室工作水平的目的。本文從辦公室工作內(nèi)容、日常辦公、設(shè)備管理、時(shí)間管控以及辦公室保密工作五個(gè)方面分析了辦公室人員工作方法的路徑，并著重闡釋了相應(yīng)的提升策略，旨在更好的助力辦公室工作水平的優(yōu)化。

關(guān)鍵詞 辦公室人員 工作方法 技巧 水平優(yōu)化

要想從根本上提升辦公室工作人員的辦公水平，不僅要著重優(yōu)化辦公室人員的職業(yè)素養(yǎng)，也要著重提升起服務(wù)意識(shí)，政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、知識(shí)能力素養(yǎng)以及人文素養(yǎng)多角度實(shí)現(xiàn)整體職業(yè)素質(zhì)的升級(jí)。并且，在實(shí)際辦公過(guò)程中，積極的拓展發(fā)展路徑，提升辦公室人員的綜合服務(wù)意識(shí)以及智能服務(wù)意識(shí)，從而一定程度上保證辦公室人員能在領(lǐng)導(dǎo)的指揮下高效的完成本職工作。

一、工作內(nèi)容層面優(yōu)化辦公水平

辦公室工作較為繁瑣，要想實(shí)現(xiàn)整體辦公水平的升級(jí)，就要從細(xì)節(jié)著手，建立健全完整的工作運(yùn)行框架，保證工作方法和工作技巧符合實(shí)際需求，并且能深刻領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)任務(wù)的意圖。具體的工作中，要對(duì)內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)化進(jìn)行集中的管理，有效的處理外部服務(wù)障礙，并且做好一些較為日常的工作，特別是要建立有效的踐行辦公室管理制度。要在辦公過(guò)程中，樹(shù)立良好的工作態(tài)度，創(chuàng)新發(fā)展工作思路，更好的完成本職工作。

二、日常辦公層面優(yōu)化辦公水平

日常辦公主要分為接待工作和會(huì)務(wù)工作。一方面，在接待工作中，辦公室人員要保證接待任務(wù)的時(shí)效性。對(duì)于企業(yè)內(nèi)部辦公室來(lái)說(shuō)，接待工作是辦公室的門面，需要辦公室人員在提升工作態(tài)度的同時(shí)，對(duì)接待工作進(jìn)行一些必要的處理，保證接待工作順利完成。主要包括：接待引導(dǎo)、材料準(zhǔn)備、適時(shí)告退等，這都需要辦公室人員具備充分的現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)變能力，并且要在接待工作的最后進(jìn)行有效的登記，或者在必要時(shí)幫助領(lǐng)導(dǎo)結(jié)束會(huì)客。另一方面，在會(huì)務(wù)工作中，辦公室工作人員要保證工作的標(biāo)準(zhǔn)化和具體流程完整，首先要對(duì)會(huì)議的議題和名稱進(jìn)行檢查，并且對(duì)會(huì)議會(huì)場(chǎng)的安排情況、與會(huì)人員名單、會(huì)議通知、會(huì)議議程和日程等基礎(chǔ)信息進(jìn)行集中的核對(duì)，也要針對(duì)問(wèn)題建立有效的預(yù)案。其次，要組織與會(huì)人員進(jìn)行簽到，并著重管理會(huì)議適用的基礎(chǔ)設(shè)備，保證對(duì)會(huì)議做好記錄。最后，要在會(huì)議進(jìn)行中做好后勤服務(wù)工作。

三、保密工作層面優(yōu)化辦公水平

辦公室保密工作是一項(xiàng)特殊的項(xiàng)目，辦公室人員要在監(jiān)督管控機(jī)制的約束下，建立有效的辦公室工作行為，真正從綜合素質(zhì)出發(fā)，強(qiáng)化辦公室保密工作地實(shí)效性價(jià)值。第一，要著重關(guān)注辦公是文件的保密工作，集中保管的同時(shí)，提高自身的責(zé)任意識(shí)。第二，要提升會(huì)議保密的力度，對(duì)會(huì)議資料以及會(huì)議過(guò)程中制定的決定和決策做到“不多說(shuō)，不亂說(shuō)”。第三，提高商業(yè)保密。特別要注意的是，隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，各個(gè)企業(yè)都在創(chuàng)設(shè)自身的企業(yè)優(yōu)勢(shì)，一些商業(yè)計(jì)劃需要得到重點(diǎn)保護(hù)。辦公室是一個(gè)非常敏感的工作系統(tǒng)，隨時(shí)需要和客戶甚至是媒體打交道，這就需要辦公室工作人員從自身的職業(yè)操守出發(fā)，積極踐行商業(yè)保密制度。

四、時(shí)間管理層面優(yōu)化辦公水平

在企業(yè)辦公室管理過(guò)程中，要針對(duì)具體問(wèn)題建立具體分析的機(jī)制，特別要關(guān)注各項(xiàng)辦公事務(wù)的時(shí)效性，提升時(shí)間管理水平，才能更好的提升辦公室管理工作的效率。在時(shí)間管理過(guò)程中，可以借鑒ABC時(shí)間管理機(jī)制，有效的提升辦公室工作水平。在辦公室工作中，對(duì)于重要且緊急的活動(dòng)要立即采取行動(dòng)，稱為A級(jí)商務(wù)；對(duì)于重要但不緊急或者緊急但不重要的活動(dòng)，要制定可行性的期限或者是臨時(shí)將時(shí)間留出空擋，稱為B級(jí)商務(wù)；對(duì)于不重要也不緊急的活動(dòng)，要在有效的時(shí)間內(nèi)分出時(shí)間或者是安排人員完成，稱為C級(jí)商務(wù)。按照不同的時(shí)間等級(jí)進(jìn)行事件管理，提升工作的質(zhì)量和效率。

五、設(shè)備管理層面優(yōu)化辦公水平

在辦公室管理過(guò)程中，也要針對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行集中的管控，合理化的購(gòu)置物品，優(yōu)化配置資源，確保采購(gòu)制度、分發(fā)制度、保管制度等項(xiàng)目的有效運(yùn)行，為辦公室工作水平的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

六、結(jié)語(yǔ)

總而言之，要想提升辦公室工作人員的水平，從而提高辦公室管理效率，就要建立精細(xì)化辦公制度，在提高辦公室人員專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力的同時(shí)，建立最優(yōu)化的工作模式，更好的完成辦公室工作。

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