馬震安

將大量長文件名中的不同類別關(guān)鍵詞分別提取出來，存入Excel表格中，我們應(yīng)該如何巧妙實(shí)現(xiàn)呢？

例如公司組織下屬單位進(jìn)行論文大賽，收到相當(dāng)數(shù)量的電子版論文。論文主要就經(jīng)典文學(xué)作品人物進(jìn)行論述，文件標(biāo)題包含了作品人物、作品名稱、論文標(biāo)題等三大部分，如圖1左側(cè)。根據(jù)要求，需要將這些電子版論文的文件名、所選人物、作品名稱等錄入到Excel工作表中。如果手動錄入的話，工作量可想而知的繁重。用VBA代碼嗎？固然能夠?qū)崿F(xiàn)，但恐怕對于普通辦公人員不大容易實(shí)現(xiàn)。那么有沒有什么更好的辦法解決？其實(shí)，只需要借助一個(gè)一行代碼的bat文件就能輕松搞定了。

生成bat文件

在存放若干論文的文件夾中右擊建立一個(gè)文本文件，打開它，將“for /r d：＼論文 %%a in （*.doc） do echo %%～na >>生成文件.xls”這行命令輸入到文本文件中，保存并關(guān)閉文件。接下來，設(shè)置顯示文件擴(kuò)展名，右擊這個(gè)文本文件，選擇“重命名”，將它的擴(kuò)展名“txt”更改為“bat”，回車后就會提示是否更改擴(kuò)展名，選擇“是”。這時(shí)文件的圖標(biāo)如果發(fā)生了變化，這就意味著這個(gè)文本文件變成批處理文件了。雙擊這個(gè)批處理文件，就會生成一個(gè)Excel文件。打開這個(gè)Excel文件，就會看到每個(gè)Word文檔的文件名被錄入到工作表中了（圖1）。

標(biāo)題巧分離

初始目錄生成之后，還需要從這些個(gè)目錄中分離出人物、作品及論文標(biāo)題。選定數(shù)據(jù)列，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下的“分列”，在彈出的窗口中選擇“分隔符號”，點(diǎn)擊“下一步”，在窗口中勾選“其他”，輸入分隔符（本例中輸入下劃線“_”），點(diǎn)擊“完成”，就實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的分離。

添加鏈接

為了更進(jìn)一步操作，可在文件目錄中的標(biāo)題和文件夾中的相應(yīng)文件之間建立鏈接，當(dāng)點(diǎn)擊目錄標(biāo)題時(shí)就會打開相應(yīng)的Word文件。首先為數(shù)據(jù)記錄添加表頭（即列標(biāo)題）;選定論文標(biāo)題這列，利用替換的方法刪除每個(gè)單元格最后的空格（即在替換內(nèi)容處輸入一個(gè)空格，替換為處什么也不要輸入）;接下來，在鏈接列的相應(yīng)單元格輸入“=HYPERLINK（A2&"_ "&B2&"_"&C2&".doc"，A2&"_"&B2&"_"&C2&".doc"）”，并向下拖動填充。這樣，標(biāo)題就和文件之間建立起了鏈接。最后，將這個(gè)Excel另存為擴(kuò)展名為xls的文件就可以了（圖2）。

以上僅以文學(xué)作品文件名為例，其他大家日常遇到的多字段長文件名的分離提取，均可以采用上述方法。