麗水市不動產(chǎn)登記中心 李 艷

淺議不動產(chǎn)登記檔案整合

麗水市不動產(chǎn)登記中心 李 艷

不動產(chǎn)統(tǒng)一登記職責(zé)整合已基本完成，即將全面實(shí)行不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度，將分散在各部門的登記職責(zé)整合到國土部門，建立權(quán)責(zé)一致，運(yùn)轉(zhuǎn)高效，法制保障的不動產(chǎn)統(tǒng)一登記體系。作為在不動產(chǎn)登記過程中產(chǎn)生的檔案資料是實(shí)行不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度后管理工作的重要組成部分。本文對各類不動產(chǎn)登記檔案管理的現(xiàn)狀、主要特點(diǎn)進(jìn)行分析研究，探討將目前分散在各登記機(jī)構(gòu)的不動產(chǎn)登記檔案進(jìn)行規(guī)范管理，以及提出對現(xiàn)有不動產(chǎn)登記檔案進(jìn)行過渡整合管理的途徑，為全面建立和完善不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度提供基礎(chǔ)保障。

一、不動產(chǎn)登記檔案管理現(xiàn)狀

多年來，由于不動產(chǎn)登記職責(zé)分散在國土、住建（房管）、林業(yè)、農(nóng)業(yè)等部門，不動產(chǎn)登記檔案管理出現(xiàn)管理機(jī)制不同，檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)不一，檔案信息管理系統(tǒng)各異，規(guī)范管理工作發(fā)展不平衡的狀況。從目前的情況看，國土、住建房管部門的檔案管理比較規(guī)范，信息化管理水平正在逐步提高。而林業(yè)、農(nóng)業(yè)等部門的不動產(chǎn)檔案管理還不夠健全，亟待規(guī)范管理。這些因素都將對不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度改革，對不動產(chǎn)檔案整合管理等工作產(chǎn)生不利影響。

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二、不動產(chǎn)登記檔案的主要特點(diǎn)

不動產(chǎn)登記從原來的分散登記過渡到統(tǒng)一登記的管理模式，涉及面廣，影響大，面臨各個(gè)層面的改革與創(chuàng)新?，F(xiàn)有分散在各部門的不動產(chǎn)登記檔案是各管理機(jī)關(guān)日常活動和成果的真實(shí)記載，它不僅是房產(chǎn)、土地、林業(yè)、農(nóng)業(yè)等部門管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容和基礎(chǔ)工作，也是全面科學(xué)履行職責(zé)的重要保證。

1.數(shù)量大，種類眾多

有土地、房產(chǎn)、林業(yè)、農(nóng)業(yè)、礦產(chǎn)等業(yè)務(wù)檔案。各級國土管理機(jī)關(guān)在土地管理活動中產(chǎn)生的大量土地管理材料，尤其是在地籍管理工作中進(jìn)行的土地利用現(xiàn)狀調(diào)查、城鎮(zhèn)地籍調(diào)查以及登記發(fā)證，面廣量大，涉及到城鎮(zhèn)、農(nóng)村的千家萬戶，這些材料經(jīng)過立卷歸檔，在一個(gè)縣的數(shù)量可達(dá)幾萬卷，甚至上百萬卷，而其載體又是多種多樣的，包括文字、圖、表、錄音、錄像、磁盤等。

2.跨度大，周期長

土地管理中有些土地業(yè)務(wù)活動歷時(shí)時(shí)間較長，往往跨年度才能完成。土地利用現(xiàn)狀調(diào)查，城鎮(zhèn)地籍調(diào)查，土地登記發(fā)證工作，有的跨年甚至三四年才能結(jié)束。

3.專業(yè)性，不可替代

不動產(chǎn)登記檔案信息是房與地產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理活動中形成的權(quán)證、契約、文件、圖紙、表冊、照片、計(jì)算機(jī)軟盤等各種不同形式和載體的歷史記錄，這些信息記載了房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)歸屬和沿革，反映了房與地的狀況。因此，房產(chǎn)、土地檔案信息的形成，有其特殊的專業(yè)要求，如房地產(chǎn)面積的丈量、土地界限的認(rèn)定、平面圖的測繪等。

4.動態(tài)性，歷史延續(xù)

不動產(chǎn)登記檔案形成后，房與地的買賣、交換、繼承、贈與、分析等權(quán)屬變更不斷發(fā)生，房屋的拆遷、翻改、擴(kuò)建等現(xiàn)狀處于不斷的轉(zhuǎn)移和變更之中，具有極強(qiáng)的動態(tài)

性。不動產(chǎn)登記檔案則要隨產(chǎn)權(quán)人變化而變化，隨房地產(chǎn)現(xiàn)狀變更而變更，不動產(chǎn)登記檔案必須保持圖、卡、卷、冊，電腦信息與房地產(chǎn)現(xiàn)狀的一致性。必須不斷地補(bǔ)充新材料，才能自始自終反映房與地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的現(xiàn)實(shí)情況，才能確保不動產(chǎn)登記檔案信息的真實(shí)性和可靠性。

5.真實(shí)性，法律依據(jù)

不動產(chǎn)登記檔案信息必須與實(shí)際相符，才能在產(chǎn)權(quán)審核和調(diào)處糾紛中起到憑證和參考作用。房與地管理部分代表政府行使職能，按照嚴(yán)格的操作要求，各程序間的相互監(jiān)督、制約，確立了不動產(chǎn)登記檔案不容質(zhì)疑的真實(shí)性地位。由記載房地產(chǎn)所有權(quán)歸屬的憑證等組成的不動產(chǎn)登記檔案，具有法律效力，是主管部門和人民法院處理不動產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)。

當(dāng)前檔案管理存在以下難點(diǎn)：一是現(xiàn)有檔案業(yè)務(wù)重點(diǎn)不同，整合難。不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)分類復(fù)雜，各有各自業(yè)務(wù)側(cè)重面與標(biāo)準(zhǔn)，業(yè)務(wù)銜接不可能一蹴而就，檔案管理的業(yè)務(wù)銜接難度亦不容低估。二是檔案數(shù)量巨大時(shí)間長，關(guān)聯(lián)難。目前，分散在各部門的不動產(chǎn)登記檔案數(shù)量大（海量信息），歷史跨度長，動態(tài)性強(qiáng)。如何將這個(gè)巨大信息資源有序整合融合關(guān)聯(lián)，需要統(tǒng)籌規(guī)劃。

三、對不動產(chǎn)登記檔案整合管理的思考與對策

建立不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度，是在已有工作成果基礎(chǔ)上進(jìn)行整合，形成更加高效統(tǒng)一的物權(quán)登記體系。這為不動產(chǎn)登記檔案管理迎來改革創(chuàng)新的重要機(jī)遇。

1.制定目標(biāo)計(jì)劃，逐步分步實(shí)施

根據(jù)建立不動產(chǎn)登記制度工作部署，不動產(chǎn)登記檔案的整合工作應(yīng)分三個(gè)階段實(shí)施。第一階段目標(biāo)是理順關(guān)系，摸清分散檔案的情況，清理檔案資料，為整合作準(zhǔn)備。第二階段目標(biāo)是整合現(xiàn)有檔案，規(guī)范電子文檔，建立電子文檔數(shù)據(jù)庫，逐步移交檔案，逐步實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。第三階段目標(biāo)是全面規(guī)范檔案管理，建立完整數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)不動產(chǎn)檔案以傳統(tǒng)管理為輔，信息化管理為主的根本轉(zhuǎn)變，為不動產(chǎn)登記檔案管理工作提供保障，為社會提供高效快捷的服務(wù)。

2.理順管理機(jī)制，落實(shí)管理職責(zé)

為有效推進(jìn)不動產(chǎn)檔案管理，確保改革中既保持工作的連續(xù)性，又不影響正常業(yè)務(wù)開展，對檔案資料的利用和整合。一是在職責(zé)整合期間，國土、住建房管、農(nóng)業(yè)、林業(yè)等部門的檔案資源信息首先在部門之間以各自現(xiàn)有的檔案資源作依托，通過局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，消除“信息孤島”，為逐步過渡到統(tǒng)一的不動產(chǎn)檔案管理信息平臺打牢基礎(chǔ)。二是在檔案整合規(guī)范期，檔案管理基本建立以國土為主，房管為輔的模式，林業(yè)、農(nóng)業(yè)部門的不動產(chǎn)檔案逐步移交國土部門。農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)納入不動產(chǎn)登記后，應(yīng)按規(guī)范健全檔案，五年過度期后將相關(guān)檔案移交國土部門，進(jìn)入集中統(tǒng)一管理。三是全面規(guī)范管理期，全面建立以國土部門為統(tǒng)一集中管理平臺的不動產(chǎn)檔案管理體系，為不動產(chǎn)登記管理提供全方位的基礎(chǔ)服務(wù)。

3.建立業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，逐步規(guī)范管理

一是高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求，把好檔案整合質(zhì)量關(guān)，制定不動產(chǎn)登記的統(tǒng)一薄冊和權(quán)利證書等要件標(biāo)準(zhǔn)，以形成統(tǒng)一的不動產(chǎn)檔案，利于促進(jìn)檔案信息化管理。二是原來的各類檔案資料，按照原有的要件格式歸檔，新辦理的業(yè)務(wù)檔案按新的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)建檔；對原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行全文掃描，轉(zhuǎn)換為電子文檔；對已經(jīng)形成的電子文檔，進(jìn)行規(guī)范整合，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，納入數(shù)據(jù)庫管理。通過1-2年分類整合檔案的海量資源，逐步建立不動產(chǎn)登記檔案的完整數(shù)據(jù)庫，逐步實(shí)現(xiàn)對不動產(chǎn)檔案信息化管理。

4.建立統(tǒng)一信息平臺，健全網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制

以不動產(chǎn)登記信息平臺為基礎(chǔ)，建立不動產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)“統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一監(jiān)管、統(tǒng)一查詢與服務(wù)”等主要功能，同時(shí)要注重做好網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)防范工作，采取嚴(yán)格的保密措施，為不動產(chǎn)統(tǒng)一登記信息化平臺建設(shè)奠定技術(shù)基礎(chǔ)。

5.建立以身份證號碼和組織機(jī)構(gòu)代碼證為基礎(chǔ)的統(tǒng)一社會信用代碼等制度

對不動產(chǎn)信息公開查詢應(yīng)分步進(jìn)行：一是在職責(zé)整合階段，以窗口查詢服務(wù)為主，網(wǎng)絡(luò)查詢?yōu)檩o，暫緩?fù)菩胁粍赢a(chǎn)登記信息的統(tǒng)一聯(lián)網(wǎng)。職責(zé)整合過渡初期，在各登記機(jī)構(gòu)及相關(guān)部門內(nèi)部建立內(nèi)網(wǎng)，依托各部門現(xiàn)有信息化程度，實(shí)現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)相關(guān)信息資源共享。二是在規(guī)范管理后，實(shí)行窗口和網(wǎng)絡(luò)平臺同時(shí)并舉的公開信息查詢，逐步實(shí)現(xiàn)不動產(chǎn)登記信息共享。

6.建立協(xié)調(diào)配合機(jī)制，加強(qiáng)部門之間的協(xié)調(diào)工作，切實(shí)做好檔案管理業(yè)務(wù)銜接工作

不動產(chǎn)統(tǒng)一登記改革涉及面廣，業(yè)務(wù)種類復(fù)雜，各部門的登記業(yè)務(wù)銜接需要過渡和磨合，尤其是不動產(chǎn)登記檔案業(yè)務(wù)看似簡單，但整合規(guī)范工作任務(wù)卻十分繁重。應(yīng)結(jié)合實(shí)際制定檔案整合實(shí)施方案，對工作流程進(jìn)行梳理，制定檔案移交程序，制定統(tǒng)一的工作規(guī)范，細(xì)化業(yè)務(wù)銜接工作步驟，保證檔案業(yè)務(wù)順利銜接。我們要通過建立協(xié)調(diào)配合機(jī)制，充分調(diào)動各部門的工作積極性，按照制定的檔案業(yè)務(wù)銜接模式，認(rèn)真做好整合后的檔案資料移交，將分散在各部門的不動產(chǎn)登記檔案資源全部納入規(guī)范管理的軌道，為建立完善的物權(quán)登記管理體系而共同努力。