焦克強(qiáng),宋文祥

(邢臺鋼鐵有限責(zé)任公司,河北邢臺054027)

淺談以卓越績效模式推進(jìn)企業(yè)信息工作

焦克強(qiáng),宋文祥

(邢臺鋼鐵有限責(zé)任公司,河北邢臺054027)

信息工作作為公司辦公室的一項職能工作越來越成為各級領(lǐng)導(dǎo)了解情況、把握趨勢、制定計劃、科學(xué)決策、推動工作的重要手段,只有充分認(rèn)識信息、大量擁有信息、準(zhǔn)確利用信息,才能把握機(jī)遇駕馭企業(yè)的自身命運(yùn),因此,信息工作直接影響到企業(yè)中心工作和發(fā)展大局,是企業(yè)軟實力的體現(xiàn)。以下主要闡述邢鋼導(dǎo)入卓越績效模式,推進(jìn)信息工作的主要做法及效果,并對今后工作改進(jìn)提出思考建議。

信息;卓越績效

1 信息工作重要性

信息,是事物存在的方式或運(yùn)動的狀態(tài),以及這種存在的方式或運(yùn)動狀態(tài)的直接或間接的表述。信息不是事物本身,而是由事物發(fā)出并表征事物的性質(zhì)及運(yùn)行狀態(tài)的信號、消息、情報、指令、數(shù)據(jù)中所包含的內(nèi)容。

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,企業(yè)間的競爭日益激烈,在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實踐中,人們越來越認(rèn)識到信息的作用,視之為“無形的財富”。一條有價值的信息救活一個企業(yè)的例子比比皆是,而忽視信息,盲目生產(chǎn)經(jīng)營造成庫存積壓,資金無法周轉(zhuǎn)致使企業(yè)走投無路,甚至瀕臨倒閉的情況也不鮮見。諸多事實和實踐說明,信息是企業(yè)活動的神經(jīng),是經(jīng)營者成功決策的依據(jù),企業(yè)經(jīng)營就是靠信息來提高對外界變化的適應(yīng)能力,信息已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展中與資金、勞動力一樣重要的寶貴財富。因此,只有科學(xué)地管理和使用信息,把信息作為一種戰(zhàn)略資源加以開發(fā)和利用,才能夠把握機(jī)遇,駕馭企業(yè)自身的命運(yùn)。

2 邢鋼信息工作現(xiàn)狀

邢鋼自2010年全面導(dǎo)入卓越績效模式,逐步認(rèn)識到信息作為企業(yè)的又一種主要資源的重要性,通過運(yùn)用先進(jìn)的管理思想與管理方法,不斷提高信息管理工作水平,及時有效利用信息,不斷改善經(jīng)營管理,有效支撐了公司戰(zhàn)略落地與執(zhí)行,取得了一定成效。突出反映在以下兩個方面:一是信息收集的常態(tài)化、制度化,有效支撐戰(zhàn)略分析的客觀、科學(xué),為戰(zhàn)略部署、戰(zhàn)略監(jiān)測和戰(zhàn)略調(diào)整提供了依據(jù)。二是利用公司內(nèi)網(wǎng)搭建了完整的信息收集、分析、傳遞和共享的平臺,信息載體更趨多元化,信息總量有較大提升,不僅為公司提供可靠的管理決策支持,還幫助員工、供方和合作伙伴及時獲取所需信息。三是結(jié)合卓越績效標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容,理順信息管理體制并不斷完善改進(jìn),實現(xiàn)內(nèi)外部信息工作高效一體化,促進(jìn)了公司管理效率的提升,增強(qiáng)了企業(yè)發(fā)展軟實力。

3 主要工作做法

3.1 建立《信息管理制度》

圍繞公司戰(zhàn)略、結(jié)合過程管理制定了《信息管理制度》,分析支持公司戰(zhàn)略和經(jīng)營管理的關(guān)鍵因素以及公司內(nèi)部各層級對信息的需求。對信息進(jìn)行分類管理,明確內(nèi)部信息包括公司行政信息、財務(wù)信息、市場信息、生產(chǎn)信息、科研信息和其他內(nèi)部業(yè)務(wù)信息等;外部信息包括政策信息、行業(yè)信息、客戶信息、銷售信息、競爭對手信息等,確定了內(nèi)部信息和外部信息的歸口管理責(zé)任部門。同時,對內(nèi)、外部信息的收集、傳遞、加工、分析、利用等各環(huán)節(jié)提出了具體管理要求。比如:戰(zhàn)略信息分析,要求各單位根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略需要,將收集到的內(nèi)、外部信息進(jìn)行分析整合,每季度進(jìn)行一次戰(zhàn)略信息分析報公司戰(zhàn)略管理辦公室,為各層級的決策和管理提供支持。

《信息管理制度》的建立,為有效收集、分析和整合利用公司內(nèi)、外部信息,提供了管理依據(jù)。

3.2 科學(xué)識別和開發(fā)信息源

(1)信息源的識別

組織各二級單位、部室對公司信息流進(jìn)行分析匯總,確定在生產(chǎn)經(jīng)營活動、研發(fā)活動和其他一切活動中所產(chǎn)生或借以獲得的信息,識別出公司信息源主要包括來自企業(yè)內(nèi)部研發(fā)、供應(yīng)、生產(chǎn)、銷售等各個流程和企業(yè)外部的政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會、技術(shù)研究機(jī)構(gòu)、專業(yè)雜志、調(diào)查公司等。并對信息源進(jìn)行歸類整理,明確了信息收集及傳遞渠道,比如:公司標(biāo)桿、競爭對手信息,能為公司生產(chǎn)經(jīng)營提供決策支持,主要服務(wù)對象是高、中、基層管理人員,信息的收集傳遞渠道有網(wǎng)絡(luò)、報刊、咨詢機(jī)構(gòu)、會議、交流、走訪等,見表1。

對公司所需信息源進(jìn)行分類識別,為信息源的開發(fā)和使用提供了基礎(chǔ)。

(2)信息源的開發(fā)

公司逐步健全了信息工作機(jī)制,基本形成兩級管理體系,所謂“兩級管理體系”,就是公司級和各二級單位、部室兩級信息員工作網(wǎng)絡(luò)。公司設(shè)有專門的信息員,各部室也配備了專、兼職信息員,煉鋼廠、線材廠等一些大的二級單位還有自己的信息員工作網(wǎng)絡(luò),為企業(yè)信息收集、編輯、發(fā)布創(chuàng)造了有利條件。

目前,公司設(shè)立的專職內(nèi)部信息員有23位,主要負(fù)責(zé)收集編輯公司內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營、工作動態(tài)等信息;在外部信息收集上,除專業(yè)部室對口負(fù)責(zé)收集外部信息以外,公司還建立完善了企業(yè)競爭情報體系,成立了競爭對手信息收集小組,由公司辦公室牽頭,負(fù)責(zé)日常收集公司競爭對手及標(biāo)桿企業(yè)的信息資料。

表1 信息源分類表

為調(diào)動信息員的工作積極性,公司辦公室每季公示各單位競爭對手信息收集上報情況;每半年公示內(nèi)網(wǎng)信息發(fā)布情況;每年度對各單位信息收集上報及內(nèi)網(wǎng)發(fā)布情況進(jìn)行評比,對優(yōu)秀信息員進(jìn)行通報表彰。

3.3 穩(wěn)定各種渠道,確保數(shù)據(jù)和信息的獲取和共享

公司不斷拓展和穩(wěn)定各種信息渠道,信息收集渠道主要分為購買信息、非購買信息兩種。購買信息主要包括各單位加入?yún)f(xié)會、學(xué)會及其專業(yè)分會獲取的信息,購買的專業(yè)網(wǎng)站信息,征訂的專業(yè)報刊、書籍光盤等;非購買信息主要包括網(wǎng)絡(luò)、媒體信息、業(yè)務(wù)交流信息、調(diào)查咨詢信息等。每年初公司辦公室將各單位購買信息明細(xì)進(jìn)行匯總公示,供大家共享信息渠道,今年公司購買信息共25項,各單位征訂的各類報刊近150種,總計費(fèi)用約40萬元,加入?yún)f(xié)會學(xué)會53家,共計費(fèi)用50余萬元。

公司通過不同渠道定期收集內(nèi)部、供方及合作伙伴所需信息,并通過信息共享平臺,確保組織獲得和提供所需的數(shù)據(jù)和信息。內(nèi)部員工所需信息通過公司ERP-NC系統(tǒng)、內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等平臺獲取,合作伙伴、供方、顧客通過公司外網(wǎng)系統(tǒng)、邢鋼經(jīng)銷網(wǎng)系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)、400電話等平臺獲取,見表2。

表2 依據(jù)不同需求建立信息平臺系統(tǒng)

3.4 形成增值信息,最終為公司決策服務(wù)。

作為企業(yè),只有建立高效系統(tǒng)的信息管理機(jī)制,從內(nèi)部和外部環(huán)境中搜集各種信息,并加以分析、處理,最終形成增值信息,才能準(zhǔn)確可靠地做出決策。邢鋼制定并有效運(yùn)行《信息管理制度》,明確日常信息搜集范圍及要求,公司專、兼職信息員通過不同渠道及時收集信息,根據(jù)收集到信息與公司戰(zhàn)略和經(jīng)營的相關(guān)程度,進(jìn)行識別和分類,并將與經(jīng)營、顧客與市場、生產(chǎn)等關(guān)聯(lián)程度高的信息,通過公司商務(wù)智能系統(tǒng)、ERP管理系統(tǒng)等信息化系統(tǒng)轉(zhuǎn)化為企業(yè)可用的對比分析信息;政策、行業(yè)等信息及時在OA系統(tǒng)和公司內(nèi)網(wǎng)上發(fā)布,為公司提供可靠的管理決策支持。比如:圍繞戰(zhàn)略分析進(jìn)行外部環(huán)境信息收集, 2014年公司共收集整理相關(guān)文件、報告500余項,內(nèi)網(wǎng)“信息參考”信息1 000余篇,競爭對手、標(biāo)桿企業(yè)信息近400篇,內(nèi)部期刊《信息精編》47期;戰(zhàn)略九大關(guān)鍵成功因素(人力資源、財務(wù)、基礎(chǔ)管理、采購供應(yīng)、技術(shù)、營銷、生產(chǎn)、裝備設(shè)施、物流)內(nèi)部信息,主要由各職能部室提供專業(yè)報表、總結(jié)分析、專業(yè)報告等,大量的數(shù)據(jù)和信息支撐了公司戰(zhàn)略有效執(zhí)行。

4 信息工作存在的不足

(1)外部信息來源渠道不流暢。在外部信息收集上,公司成立了競爭對手信息收集小組,配備了兼職信息員,但能夠真正掌握業(yè)務(wù)范圍內(nèi)一手資料的往往是一線工作人員而不是兼職信息收集人員,他們往往忙于業(yè)務(wù)或其他工作,雖然掌握有第一手的信息資料,卻不注重信息的整理與報送,造成了信息資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。分析原因主要是態(tài)度問題,參與意識不強(qiáng),對信息工作的重要性沒有充分認(rèn)識,信息工作沒有與其他業(yè)務(wù)工作同部署、同進(jìn)行、同考核,導(dǎo)致有的部門信息報送渠道不暢,信息挖掘深度不夠,數(shù)量少。

(2)內(nèi)部信息質(zhì)量不高。公司內(nèi)部信息采集,很大程度上依賴各二級單位部室的辦公室提供的信息。辦公室的兼職信息員額外工作過多,除了從事信息工作外,還擔(dān)負(fù)著大量的其他工作任務(wù),往往兼調(diào)研、信息、統(tǒng)計甚至是新聞等數(shù)項工作于一身,這在一定程度上影響了他們分配在信息工作上的時間和精力。還有,就是對信息工作的性質(zhì)理解不清,混淆信息與宣傳的界限,把信息情報工作理解為自我吹捧的宣傳;混淆信息與調(diào)研的界限,不能將調(diào)研結(jié)果轉(zhuǎn)化為信息。

(3)信息共享利用不能滿足個性化需求。公司具有較好的信息化建設(shè)基礎(chǔ),注重信息系統(tǒng)建設(shè)投入,但也存在信息孤島。比如:在信息共享利用上,外部信息轉(zhuǎn)載主要是依托內(nèi)網(wǎng)平臺“信息參考”欄目;內(nèi)部信息發(fā)布到內(nèi)網(wǎng)“公司動態(tài)”、“生產(chǎn)運(yùn)營”、“技術(shù)園地”等相應(yīng)欄目;但同時公司OA協(xié)同辦公系統(tǒng)、商務(wù)智能系統(tǒng)也存在大量價值信息,如何將這些信息進(jìn)行整合,并與公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)鏈接,實現(xiàn)信息零級共享、源頭管理、系統(tǒng)管理,使公司決策者打開共享系統(tǒng),能夠方便快捷看到自己待辦的工作和關(guān)注的信息,實現(xiàn)信息個性化服務(wù),有待思考解決。

5 工作改進(jìn)思路及建議

(1)完善《信息管理制度》,建立健全信息管理機(jī)制。一是強(qiáng)化全員參與意識和對信息工作重視程度,拓寬信息源,保持通暢的信息采編渠道。把信息的觸角延伸到公司各部門、各崗位,發(fā)揮各部門的整體合力,通過全員積極參與,使信息編報從題目擬定、素材挖掘、分析加工到發(fā)布、傳遞等各方面都做到有序運(yùn)轉(zhuǎn)。二是建立定期培訓(xùn)交流學(xué)習(xí)制度,提高專兼職信息工作人員的業(yè)務(wù)水平。同時從事信息工作的人員還應(yīng)加強(qiáng)與各部門信息員的聯(lián)系溝通,確保重要信息不被漏報或遲報。三是采用獎勵機(jī)制調(diào)動信息人員工作熱情。

(2)建立信息質(zhì)量評價體系,提高信息工作質(zhì)量。目前各單位信息員上報內(nèi)網(wǎng)的信息,僅按信息發(fā)布量進(jìn)行統(tǒng)計公示并作為考核依據(jù),這樣可能存在有的信息員只求信息數(shù)量而忽視信息質(zhì)量的情況,為提高信息員上報信息的質(zhì)量,通過調(diào)研,可考慮采用信息“折合篇數(shù)”(或“評分等級”)的方式對上報信息的質(zhì)量進(jìn)行評價。

(3)利用現(xiàn)代化信息技術(shù)有效地開發(fā)和利用信息資源,提升信息共享應(yīng)用效能,應(yīng)用先進(jìn)的信息分析方法,提高信息利用效果?？蓪W(xué)習(xí)借鑒信息工作效果突出單位的經(jīng)驗做法,拓寬我公司信息工作思路。

Discussion on the Performance Excellence Mode to Promote the Business Enterprise Information Work

JIAO Ke-qiang,SONG Wen-xiang

(Xingtai Iron and Steel Corp.,Ltd.,Xingtai 054027 Hebei,China)

Information as a function in the company office work increasingly become leaders at all levels to understand situation,grasp the trend,make plans,scientific decision-making,promote the important means of work,only fully understand the information,a lot of information,the use of information accurately,to grasp the opportunity to manage the enterprise's own fate,as a result,information work directly affect the enterprise center work and development,is the embodiment of the enterprise soft power.This paper mainly expounds the xingang import performance excellence model,the main methods and the effect of advance information work and puts forward Suggestions for future work to improve.

information,performance excellence

1001-5108(2016)04-0085-05

TN915

A

焦克強(qiáng),工程師,主要從事網(wǎng)站及信息管理工作。