劉明惠

摘 要：隨著全球經(jīng)濟(jì)朝著一體化的方向發(fā)展下，使不同國(guó)家的經(jīng)濟(jì)文化也逐漸集中起來(lái)，推動(dòng)了全球經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展。當(dāng)前，因?yàn)樯鐣?huì)發(fā)展速度的不斷加快，各種知識(shí)交流也在大幅度提高。如今，不同行業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中都逐漸嶄露頭角，因此企業(yè)知識(shí)的管理工作也逐漸引起了人們的注意。對(duì)此，本文主要針對(duì)檔案管理與知識(shí)管理相近相通、檔案管理與知識(shí)管理相差相異、檔案管理與知識(shí)管理相輔相成進(jìn)行分析，提出合理化建議，提供給相關(guān)人士，供以借鑒。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；管理技術(shù)；檔案管理；數(shù)字化

因?yàn)橹R(shí)管理工作以及檔案管理工作共同的目標(biāo)都是為了使企業(yè)可以不斷的發(fā)展，但是兩者之間卻存在一定的區(qū)別，其中最大的不同之處就是管理范圍及其管理深度，與此同時(shí)檔案管理工作和知識(shí)管理工作所傾向的重點(diǎn)具有差異性。然而兩者之間還會(huì)存在一些相同之處，為了進(jìn)一步將兩者的管理質(zhì)量加以提高，相關(guān)單位就應(yīng)當(dāng)對(duì)其的關(guān)系進(jìn)行掌握，進(jìn)而才可以推動(dòng)企業(yè)的不斷發(fā)展。

1 檔案管理與知識(shí)管理相近相通

1.1 管理對(duì)象重疊

在檔案管理中，對(duì)檔案的分類十分的細(xì)致，主要是按照文件或檔案的內(nèi)容進(jìn)行不同程度的劃分，而且并對(duì)不同年限的的檔案進(jìn)行明細(xì)的標(biāo)記，并且排列好順序，以方便讀者在進(jìn)行閱讀時(shí)，可以詳細(xì)的對(duì)檔案進(jìn)行了解。而知識(shí)管理則與文檔管理有很大不同，它主要是對(duì)知識(shí)進(jìn)行不同的分析、解釋和研究，也是文件最基礎(chǔ)的組成部分。組織的知識(shí)的知識(shí)為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。顯性知識(shí)是通過(guò)組織自身工作和活動(dòng)中逐步形成的非文件和收買其他各個(gè)組織信息以及通過(guò)其他外部因素得到的文件和檔案；主要由收集、交換等方式從外部獲取的圖書、報(bào)紙、期刊、數(shù)據(jù)庫(kù)等。

1.2 管理目的相近

檔案是通過(guò)知識(shí)的形式來(lái)呈現(xiàn)出的一種服務(wù)方式，是為了符合社會(huì)不同領(lǐng)域?qū)χR(shí)的需要而提供的有關(guān)的管理形式。為了進(jìn)一步對(duì)不同活動(dòng)進(jìn)行組織而開展的檔案服務(wù)工作，達(dá)到用戶對(duì)檔案的需要，同樣也是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的核心內(nèi)容，是檔案工作在使用中的主要目的。而知識(shí)管理工作的最終目的是為了將知識(shí)的價(jià)值充分的體現(xiàn)出來(lái)，使企業(yè)可以在市場(chǎng)中站穩(wěn)腳步。對(duì)此，相關(guān)人員在對(duì)知識(shí)進(jìn)行管理時(shí)還應(yīng)當(dāng)知識(shí)模式來(lái)使用到合理的地方，將這些知識(shí)傳授給人們，為今后的工作帶來(lái)益處。

1.3 管理技術(shù)相同

受信息技術(shù)全球化的整體趨勢(shì)影響下，科學(xué)技術(shù)越來(lái)越發(fā)達(dá)，信息傳遞越來(lái)越迅速，文件和檔案在管理中逐步的出現(xiàn)相互交流和相互的改革控制，各種信息形式的日益復(fù)雜化。對(duì)于從古代流傳下來(lái)的羊皮或絹帛或紙質(zhì)的文件和檔案，為了能在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)一體化的管理模式下適應(yīng)發(fā)展，應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理，使其所傳遞的知識(shí)能讓現(xiàn)代人所了解學(xué)習(xí)。而知識(shí)管理更是信息技術(shù)飛速發(fā)展的產(chǎn)物，知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn)離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用。

2 檔案管理與知識(shí)管理相差相異

2.1 管理的對(duì)象不同

對(duì)于所管理的對(duì)象來(lái)說(shuō)，檔案工作主要是對(duì)文獻(xiàn)資料、相應(yīng)的文檔等能夠記載的信息開展管理工作，不管是以往紙質(zhì)管理形式上，還是在當(dāng)前檔案信息化管理形式下，所管理的內(nèi)容都是可以看得見的；而就知識(shí)管理工作而言，它所接觸的內(nèi)容是不能用詳細(xì)的文字說(shuō)明的，是較為抽象的。因此，后者包含前者，簡(jiǎn)單的說(shuō)就是知識(shí)包含信息。

2.2 管理的具體流程的不同

由于檔案管理工作的相關(guān)程序包含很多方面，如整理、統(tǒng)計(jì)等方面，而管理中的每一個(gè)步驟都是至關(guān)重要的。這是因?yàn)樵跈n案信息化管理工作具有一定的繁瑣性，以往檔案管理模式就相對(duì)于信息化管理工作較為簡(jiǎn)單，它僅僅只需要四個(gè)步驟就可以完成，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)步驟：第一步是收集工作；第二步是整理工作；第三步驟是館藏工作；第四部是利用工作；但是對(duì)于知識(shí)管理工作來(lái)說(shuō)，它也包含很多內(nèi)容，如成立相應(yīng)的知識(shí)文庫(kù)、激勵(lì)員工之家能的溝通；在企業(yè)內(nèi)部營(yíng)造出良好的知識(shí)氛圍，將知識(shí)當(dāng)做企業(yè)的核心內(nèi)容加以管理，由于知識(shí)管理工作要求是具有統(tǒng)一性的，從而促使員工可以從各種渠道來(lái)不斷的學(xué)習(xí)，并將所得到的知識(shí)變成獎(jiǎng)勵(lì)措施，最終給予企業(yè)的不斷進(jìn)步。

知識(shí)管理需要在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建一個(gè)完整的、量化與質(zhì)化的知識(shí)系統(tǒng)，讓企業(yè)員工通過(guò)不同途徑獲得相關(guān)的知識(shí)，并將所獲取的知識(shí)轉(zhuǎn)化為工作績(jī)效，最后回饋給企業(yè)，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

3 檔案管理與知識(shí)管理相輔相成

3.1 知識(shí)管理提升檔案管理

3.1.1 知識(shí)管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域

以往檔案管理工作對(duì)文件、圖書等方面和檔案進(jìn)行區(qū)分開，將相應(yīng)的文件、情報(bào)等不包括在管理職責(zé)內(nèi)，進(jìn)而將其自身的活動(dòng)空間產(chǎn)生了一定的制約性。就管理內(nèi)容來(lái)說(shuō)，目前諸多企業(yè)檔案大部分僅僅只對(duì)歷史進(jìn)行記載，而對(duì)于企業(yè)的發(fā)展情況而言，往往成為過(guò)去式，沒(méi)有很大的使用價(jià)值。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展下，檔案應(yīng)當(dāng)和企業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)與時(shí)俱進(jìn)，這樣才能夠?qū)n案進(jìn)行研究，從而盡可能發(fā)揮出檔案的作用，為企業(yè)的發(fā)展提供更多的參考依據(jù)。

知識(shí)管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識(shí)納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識(shí)進(jìn)行整合與集成，建構(gòu)一個(gè)整體的知識(shí)資源體系。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)在企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)創(chuàng)造知識(shí)、應(yīng)用知識(shí)，使知識(shí)直接服務(wù)于企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)。

3.1.2 知識(shí)管理可以提升檔案管理的價(jià)值

以往檔案管理工作更傾向于儲(chǔ)存檔案，而沒(méi)有對(duì)利用檔案引起重視，諸多檔案都是儲(chǔ)存著企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，有些信息也可能是已經(jīng)過(guò)時(shí)的，對(duì)當(dāng)前的企業(yè)發(fā)展不能帶來(lái)益處。而知識(shí)管理就不同了，能夠在對(duì)其進(jìn)行研究得到新的信息，這樣就可以很好的發(fā)揮出自身的作用，從而將管理價(jià)值加以提高。

3.2 檔案管理促進(jìn)知識(shí)管理

3.2.1 檔案管理有助于沉淀、積累知識(shí)

檔案管理可以保留從人類文明開始的一切知識(shí)和信息，通過(guò)文件或檔案的方式流傳下來(lái)，使后來(lái)者可以學(xué)習(xí)借鑒，豐富自身的知識(shí)，在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新發(fā)展，這也是世界能夠得以發(fā)展的基礎(chǔ)。

3.2.2 檔案管理有助于傳播、交流知識(shí)

在語(yǔ)言交流的過(guò)程中對(duì)檔案管理分析與應(yīng)用是最為關(guān)鍵的，但是語(yǔ)言交流也存在一些缺點(diǎn)，比如受時(shí)間空間的限制，容易失真，不能以書面的方式流傳下來(lái)等。對(duì)于書面交流來(lái)說(shuō)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力和文化限制又成為其主要的缺點(diǎn)。

3.2.3 檔案管理有助于理解、挖掘知識(shí)

檔案管理工作的主要遵循的原則就是來(lái)源原則，簡(jiǎn)單的說(shuō)是不管在什么情況下被誰(shuí)使用，都是為了獲得某種目的而形成的。而這些信息正是管理、使用電子文件的主要內(nèi)容。

結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)以上內(nèi)容的論述，可以得知：相關(guān)單位通過(guò)采取現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行探討，科學(xué)的使用知識(shí)管理的關(guān)系，從而為檔案管理工作的落實(shí)奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)，為檔案管理可以實(shí)現(xiàn)共享的目的而做出貢獻(xiàn)?？傊?，檔案管理工作以及知識(shí)管理工作之間是互相滲透、互相影響的，這樣才能夠使人類的文明獲得各更好的延續(xù)與傳承。

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