劉淑杰

摘 要：檔案作為一種文化，在社會的發(fā)展中是十分重要的，如果沒有檔案，那么國家的發(fā)展就會受到限制，也無法讓人們了解人類發(fā)展的歷史，這對國家的建設(shè)有著不力的影響。在事業(yè)單位的發(fā)展中也不例外，事業(yè)單位的檔案管理也是非常重要的，現(xiàn)代化的事業(yè)單位檔案管理是事業(yè)單位的發(fā)展中重要的組成部分，要將現(xiàn)代化的元素應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理中，可以改變傳統(tǒng)的檔案管理低效率的情況，讓現(xiàn)代化的事業(yè)單位檔案管理為事業(yè)單位的發(fā)展添磚加瓦。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化方式

經(jīng)濟在不斷的發(fā)展，事業(yè)單位的建設(shè)也在不斷的進步，事業(yè)單位在認(rèn)識管理方面有著很大的提高，尤其是在檔案管理這一方面，檔案管理已經(jīng)不在是傳統(tǒng)的事業(yè)單位的檔案管理方式，打破了傳統(tǒng)，將信息技術(shù)應(yīng)用到了事業(yè)單位檔案管理中，在檔案管理中使用計算機技術(shù)，利用電腦進行文件的傳輸，進行無紙化的辦公，改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，將圖像文字在計算機行顯現(xiàn)出來，這樣加快了事業(yè)單位檔案管理的腳步，讓事業(yè)單位的發(fā)展向前邁進了一大步。

1 在檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化方式的意義

檔案管理中使用現(xiàn)代化方式是檔案管理發(fā)展中邁出了一大步，這是由于，我國事業(yè)單位檔案管理使用的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，這樣嚴(yán)重的阻礙了檔案管理發(fā)展的腳步，在科學(xué)技術(shù)發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法滿足人民的基本需要，現(xiàn)在的檔案內(nèi)容更加多變和復(fù)雜，如果不對事業(yè)單位的檔案管理進行變革，那么事業(yè)單位檔案的發(fā)展就會停滯不前，對事業(yè)單位的未來的發(fā)展也是極其不利的，這樣就導(dǎo)致了事業(yè)單位需要引進現(xiàn)代化的管理方式，尤其是在管理設(shè)備上，如果繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理設(shè)備，是無法進行現(xiàn)代化的檔案管理的。傳統(tǒng)的檔案管理設(shè)備沒有響應(yīng)的硬件設(shè)備作為檔案管理的支撐，也沒有檔案管理軟件作為事業(yè)單位檔案管理的軟設(shè)備，因此，需要對傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理進行變革，取其精華去其糟粕，將現(xiàn)代化方式引入到檔案管理中，這樣就可以加快事業(yè)單位檔案管理的腳步。

隨著事業(yè)單位的發(fā)展，人員的不斷的增加，有很多的資料需要檔案管理人員整理，如果使用了現(xiàn)代化方式進行檔案的管理，那么在檔案管理的過程中，就不會出現(xiàn)缺頁漏液的現(xiàn)象，加快了工作的效率，讓管理工作變得井井有條，尤其是計算機技術(shù)的應(yīng)用，可以利用計算機對事業(yè)檔案進行真理，在很大的程度上可以增加工作的效率，讓檔案管理部門增加了工作的效率，在這樣的環(huán)境下，就可以促進檔案工作的順利開展。實用現(xiàn)代化方式，可以加快信息的傳遞，讓相關(guān)的檔案信息可以及時的傳遞到各個部門，為事業(yè)單位檔案事業(yè)的發(fā)展做出貢獻。

2 現(xiàn)代化方式在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

2.1 可以在檔案的檢索和目錄的管理中使用

檔案的檢索和目錄的管理這兩個方面在事業(yè)單位檔案管理中是十分重要的，是進行檔案管理的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，在檢索和目錄管理中，使用計算機技術(shù)對相關(guān)的目錄進行系統(tǒng)的生成，不在使用手寫的方式。檔案管理在使用的過程中，要使用專門的軟件進行事業(yè)單位的檔案管理，事業(yè)單位的檔案管理需要通過標(biāo)準(zhǔn)進行分類，按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)進行記錄，僅僅需要將相關(guān)的信息記錄到檔案管理中，計算機就可以自動的進行識別，輸入之后就可以進行顯示。利用計算機技術(shù)，可以最大限度的提高使用的效率，在信息的檢索方面也是十分有利的，幾秒鐘就可以將需要的檔案信息檢索出來，這樣就減少了事業(yè)單位檔案管理的工作，縮短了時間，利用現(xiàn)代化方式，可以充分的發(fā)揮事業(yè)單位工作人員的效率，可以使用自己的方式進行專題的研究，增加檔案管理的深度和廣度，對檔案管理工作是十分有利的。

2.2 在庫房管理中使用計算機

造庫房管理中使用計算機技術(shù)，這樣就可以將庫房的管理高效化，進行系統(tǒng)的采集和整理。隨著計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位工作人員也需要摸索出防護一套屬于自身發(fā)展的新的檔案管理方式，對庫房管理系統(tǒng)進行更新，讓先進的計算機技術(shù)在庫房檔案管理中被廣泛的應(yīng)用，打破了傳統(tǒng)的理念，讓計算機技術(shù)可以更好的應(yīng)用到庫房管理中。采用計算機能夠進行實時監(jiān)控等功效，能夠?qū)照{(diào)設(shè)備、干燥、加濕等予以控制，從而控制庫房濕度、溫度、防盜報警以及火警報災(zāi)等，這些智能化的技術(shù)，是對檔案庫房進行管理的現(xiàn)代化手段的體現(xiàn)。

2.3 輔助檔案業(yè)務(wù)工作

檔案業(yè)務(wù)工作包括對檔案進行收集、保管、整理、鑒定、利用、統(tǒng)計分析、銷毀等環(huán)節(jié)。在檔案業(yè)務(wù)整個流程中，除了管理事務(wù)比較繁重之外，還會產(chǎn)生很多檔案信息，此時，用計算機進行輔助管理，可以給工作人員帶來便利。當(dāng)前，應(yīng)用的比較廣泛的是采用檔案管理相應(yīng)的軟件對檔案借閱以及歸還進行統(tǒng)計，使檔案工作者能夠及時對檔案存儲的實時信息進行把握。

2.4 建立檔案管理相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)

當(dāng)今時代是計算機以及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用普及的時代，計算機在各個領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用必然促使很多傳統(tǒng)方式的變革。檔案管理也不例外，檔案管理只有突破傳統(tǒng)，與時俱進，才能夠滿足人們想需求。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要，建立自己區(qū)域的局域網(wǎng)，以及檔案管理相關(guān)網(wǎng)絡(luò)，這樣不僅有利于對資源及時共享，對計算機軟、硬件進行共享，還能夠讓檔案室和相關(guān)科室之間搭建一座信息方面的橋梁，逐漸讓檔案管理實現(xiàn)信息化。及時對網(wǎng)絡(luò)檔案實時的信息活動予以管理，實現(xiàn)檔案信息資源的最優(yōu)配置。

3 檔案管理中現(xiàn)代化方式中應(yīng)該注意的事項

雖然利用現(xiàn)代化的技術(shù)，將計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理能夠在很大程度上節(jié)約工作時間，提高工作效率以及準(zhǔn)確率，但是同時，計算機管理中也存在著以下問題：首先，文檔分離問題。在我國，文檔工作在其通過文檔口時，將文件的前面兩個階段視作文件，而只將后面兩個階段視作檔案，而且管理標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，這樣使文檔運動各個階段相互獨立，致使文檔分離。其次，網(wǎng)絡(luò)安全問題。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷升級，對檔案信息實施網(wǎng)絡(luò)管理時，其可靠性以及安全性問題越來越受到關(guān)注。而大部分檔案管理者又缺乏必要的計算機技術(shù)，如果只對電子文檔相應(yīng)的邏輯歸檔進行了設(shè)計，而并未考慮到其物理歸檔，網(wǎng)絡(luò)一旦遭到破壞，檔案也會消失，設(shè)備利用率較低，復(fù)合型人才較為缺乏。檔案室對計算機進行應(yīng)用時，功能單一，大部分僅僅用于文件打字或者檔案著錄，對財力、物力和人力無疑是一種浪費。為此，應(yīng)當(dāng)對文檔進行一體化，切實解決文檔分離方面的問題。

4 結(jié)論

加大研究力度，對檔案信息在上網(wǎng)之前進行加密控制，對網(wǎng)絡(luò)安全進行及時測評等，開發(fā)有力的安全軟件等，保證檔案資料安全。對檔案管理者進行計算機相關(guān)知識的培訓(xùn)，引進復(fù)合型人才，提高工作效率，更好的駕馭現(xiàn)代化方式中的檔案管理。

參考文獻

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