劉 霞

(四川省廣安市人民醫(yī)院， 四川 廣安 638000)

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醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案發(fā)展現(xiàn)狀及對策

劉 霞

(四川省廣安市人民醫(yī)院， 四川 廣安 638000)

摘要：指出了檔案管理是醫(yī)院人事管理工作的的重要組成部分，電子檔案管理也成為信息社會醫(yī)院現(xiàn)代化的重要特征之一。探討了醫(yī)院日常檔案管理工作中存在的問題，針對出現(xiàn)的問題，提出了優(yōu)化措施：更新檔案管理新傳觀念，明確電子檔案的重要性；建立健全電子檔案的管理制度和工作職責(zé)，確保檔案的完整、真實及有效的利用；提高電子檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)，加大員工的專業(yè)化能力培養(yǎng)力度，提高綜合素質(zhì)。加大資金投入，建立現(xiàn)代化的電子檔案管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化的工作手段實現(xiàn)跨地域收集檔案和調(diào)閱檔案，充分發(fā)揮電子檔案優(yōu)勢，服務(wù)醫(yī)院發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療單位 ；電子檔案管理；對策

1引言

伴隨著信息技術(shù)發(fā)展的日新月異，計算機被廣泛應(yīng)用到各個領(lǐng)域之中。而由此形成的大量電子文件也就成為檔案管理的重要對象，尤其是電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經(jīng)成為單位正常運營的重要環(huán)節(jié)。因此，全方位做好電子檔案管理工作對相關(guān)單位維持正常運營至關(guān)重要。如醫(yī)療單位，隨著醫(yī)療資源需求地不斷擴大及精細化、計算機技術(shù)的發(fā)展和人才流動的加速，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足時代的發(fā)展，檔案電子化已經(jīng)成為了發(fā)展趨勢。但在醫(yī)療事業(yè)單位中電子檔案發(fā)展滯后，檔案工作仍以傳統(tǒng)方式為主。鑒于此，本文對醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案發(fā)展現(xiàn)狀及如何做好電子檔案管理工作發(fā)表簡略看法。

2醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案發(fā)展現(xiàn)狀

(1)醫(yī)療單位中，核心工作是服務(wù)病人?？床【热丝滩蝗菥?，而電子檔案工作相對而言就是一種后續(xù)完善性工作，且隨時可補充。這是眾多醫(yī)療單位管理者、工作者電子檔案的認知。

(2)應(yīng)有的電子檔案管理制度不完善甚至是欠缺。醫(yī)院管理都是各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐在進行管理，缺乏科學(xué)性與系統(tǒng)性[1]。經(jīng)驗性的、粗大式的管理方式是醫(yī)療單位管理的主要特征，在檔案管理中更是主導(dǎo)。

(3)多數(shù)醫(yī)療單位對電子檔案管理工作的不重視，致使從事檔案管理的人員專業(yè)素質(zhì)偏低。任何崗位的工作人員都可以勝任電子檔案管理崗位，退休返聘老員工、低學(xué)歷的醫(yī)護工作人員、后勤工作人員兼職做檔案管理的現(xiàn)象普遍存在。這樣無基礎(chǔ)知識，低現(xiàn)代化設(shè)備操作技能的工作人員大大影響了檔案工作電子化的發(fā)展。

(4)“電子檔案管理，顧名思義，即一臺電腦就全部設(shè)備到位”的誤區(qū)亦是制約電子檔案管理工作發(fā)展的重要因素之一。也有部分單位“東拼西湊”出“配套”設(shè)備，然而設(shè)備型號不一、規(guī)格各異，嚴重影響了檔案的永久性保存和完整性，阻礙了區(qū)域性大面積的聯(lián)網(wǎng)處理。大大制約了電子檔案優(yōu)勢的發(fā)揮。

3加強電子檔案管理工作的對策

3.1更新傳統(tǒng)觀念，明確電子檔案的重要性

面對信息時代對檔案管理工作者提出的挑戰(zhàn)，當(dāng)務(wù)之急是更新傳統(tǒng)的管理觀念，樹立檔案現(xiàn)代化、電子化的檔案管理意識，進行科學(xué)管理。

3.2建立健全電子檔案的管理制度和工作職責(zé)

電子檔案是一種獨立的檔案門類和載體，它和其他檔案一樣，應(yīng)加強管理。醫(yī)院建立相應(yīng)的電子檔案管理制度的內(nèi)容應(yīng)包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制定電子檔案的保管期限、歸檔范圍等[2]。嚴格執(zhí)行，妥善管理，不散失，確保完整、真實和有效的利用。

3.3提高電子檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)

醫(yī)院電子檔案工作者除了要具備文化科學(xué)知識，檔案專業(yè)知識外，熟識醫(yī)院科學(xué)研究是其基本素質(zhì)之一[3]。要求必須熟練掌握運用計算機操作技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。結(jié)合醫(yī)院工作的特殊實際，積極提供有效快捷的服務(wù)，充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，服務(wù)醫(yī)院的發(fā)展。

3.4加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入

建設(shè)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)[4]。醫(yī)院應(yīng)購入系統(tǒng)性的電子檔案管理軟件，并適時更新、升級。促進檔案管理的現(xiàn)代化進程，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺，形成檔案銜接，保持共性數(shù)據(jù)的一致性，充分實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，跨地域收集檔案和調(diào)閱檔案，提高工作效率；同時醫(yī)院電子檔案管理工作人員需適時進行專業(yè)化培訓(xùn)，與電子檔案發(fā)展的需要及電子技術(shù)發(fā)展速度同步，從而促進醫(yī)院電子檔案的發(fā)展進程。

4結(jié)語

隨著信息社會的發(fā)展，加速醫(yī)療事業(yè)單位的現(xiàn)代化進程迫在眉睫。要求醫(yī)院管理者、工作者應(yīng)充分認識到電子檔案的重要性。要立足全局，放眼未來，充分支持電子檔案工作的開展與進行；建立和完善電子檔案工作的管理制度和工作制度；投入完善的配套設(shè)施設(shè)備、檔案專業(yè)工作人員；充分利用電子檔案的優(yōu)勢服務(wù)廣大醫(yī)療患者和團隊職工，促進醫(yī)院的全面、和諧發(fā)展。

參考文獻：

[1]張秀良.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進方法[J].科技資訊，2012(6)：5～9.

[2]武增華.淺談醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題及對策[J].科技視界，2015.

[3]張興文.加強醫(yī)院電子檔案管理的對策討論[J].中國醫(yī)學(xué)裝備，2009(12)：6～12.

[4]陳家義.醫(yī)院檔案管理工作[J].中國醫(yī)學(xué)創(chuàng)新，2012(4):9～10.

[5]金鑫，龔純凌.淺談利用信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建醫(yī)療設(shè)備電子檔案[J].中國醫(yī)學(xué)裝備，2012(6).

收稿日期：2016-04-28

作者簡介：劉霞(1989—)，女，主要從事人事檔案管理的研究工作。

中圖分類號：G271

文獻標識碼：A

文章編號：1674-9944(2016)12-0276-02

Discussion on Current Situation of Electronic Record Developmentin Medical Institutionand the Methods to Improve Electronic Record Management

Liu Xia

(Guang’anCityPeople’sHospital,Guang’anSichuan638000,China)

Abstract:Archive management is an important part in hospital work of personnel management.Electronic record management has become one of the important characters of the hospital modernizationininformation society. But through the observation of the hospital daily file management, we found that most of the hospital electronic record management has the difficulty in series. In view of the problems, the optimization countermeasures were put forward: update file management new ideas, makeclear the importance of electronic archives; establish and improve the electronic archives management system and job responsibilities to ensure the integrity, authenticity and effective use of files; improve the professional quality of electronic archives staff. Intensify the professional ability training of employees and improve the comprehensive quality. increase capital investment, establish modern electronic archives management system and use modern means to achieve the goal of cross-regional work file and reading the file collection.Only in this way could we fully develop the superiority of electronic archives as service to hospital development.

Key words:hospital management;electronic files;problems;countermeasures