文/洮南市人民政府采購中心 金國輝

如何建設規(guī)范化的政府采購檔案管理工作

文/洮南市人民政府采購中心 金國輝

本文通過對政府采購檔案的內(nèi)涵和意義進行分析探究，并相應地提出建設規(guī)范化的政府采購檔案管理工作的方法，有效提高我國政府采購檔案管理工作水平，促進我國政府采購檔案管理工作的規(guī)范化、科學化發(fā)展。

建設規(guī)范化；政府采購檔案；管理工作；分析探究

政府的采購工作是一項規(guī)模較大的系統(tǒng)性工程，需要根據(jù)法律規(guī)定的方式、程序和方法等，對具體的物品進行采購，并且在政府采購的整個活動中，政府采購檔案管理工作尤為重要，它是對政府采購行為和相關決策的詳細記錄，具有真實性、客觀性、反腐倡廉等功能，不僅可以提高政府采購工作的效率，同時對政府良好社會形象的樹立也有著重要的作用。

一、政府采購檔案的基本內(nèi)涵及意義

（一）政府采購檔案的基本內(nèi)涵。政府采購檔案主要就是對政府進行采購活動的整個過程和相關決策內(nèi)容的詳細記錄，是指我國政府采購管理工作部門、相關采購工作人員、各個采購代理部門在政府采購活動中的記錄，一般情況下都是以圖片、表格、硬盤、文字、聲像等形式存在的，有利于實現(xiàn)各個政府部門公平、公開地進行采購活動。

（二）政府采購檔案管理工作的意義。政府采購檔案管理工作是我國政府強化管理、提高采購管理和規(guī)范采購行為的重要工作內(nèi)容。它可以為政府的采購行為進行詳細記錄、統(tǒng)計分析、結果總結、財政支出的節(jié)約、接受監(jiān)督部門的檢查、處理各項采購活動的問題提供有力證據(jù)，強化政府采購檔案的具體管理工作可以有效規(guī)范政府的各種采購行為，對維護社會穩(wěn)定發(fā)展和國家利益有著重要的意義。此外，建立完善的政府采購檔案管理機制，有利于推進政府的清正廉潔建設，幫助政府樹立良好的采購形象和社會公眾形象。

二、建設規(guī)范化的政府采購檔案管理工作的方法

（一）建立健全政府采購檔案管理體系。政府在采購檔案的管理工作過程中，要選用工作人員來專門負責采購檔案的管理工作，對政府的采購活動和相關決策進行詳細的記錄和收集，將收集到的政府采購檔案以時間的順序或者是特征進行合理的分類、管理、編排等，保證政府采購檔案管理朝著合理化、科學化的方向發(fā)展，防止各種不良因素對采購檔案的破壞，強化對政府采購檔案的管理工作，提高采購檔案的有效使用年限，保證政府采購檔案的全面性和完整性，不僅可以提高政府采購檔案的利用效率，同時還可以對政府采購過程中的具體行為進行全面反映。

（二）完善政府采購檔案的管理制度，保證采購檔案的安全性。政府要建立完善的采購檔案管理制度，并保證采購檔案的安全性和完整性，促進政府采購檔案的可持續(xù)健康發(fā)展。首先，政府要建立健全采購檔案的相關借閱制度，對于那些已經(jīng)整理好的政府采購檔案文件，如果沒有領導的批準和允許不得私自進行借閱和查閱。如果是工作原因需要借閱采購檔案，借閱人需要通過寫申請書或者填申請表，并在其中詳細說明所借檔案的名稱、借閱日期、借閱數(shù)量、保管方法以及借閱的具體原因等，交給相關部門或領導審核后才可以進行借閱。但是，對于那些關于商業(yè)的機密投標文件卻不能隨意進行借閱，防止政府的機密文件發(fā)生泄露。

（三）要明確政府采購檔案工作的職責，提高采購檔案管理工作人員的業(yè)務水平。在當前政府采購檔案的管理工作過程中，由于政府采購檔案的管理工作人員普遍存在專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)水平不高的現(xiàn)象，大部分檔案管理工作人員身兼數(shù)職，很多甚至沒有相關的工作經(jīng)驗以及沒有經(jīng)過檔案知識培訓，對我國當前政府采購工作的相關程序和法律規(guī)范并不了解，進而無法有效地對采購檔案進行收集、歸檔和整理，致使政府采購檔案的管理工作效率低下。由此可見，我國政府采購檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和能力還有待進一步提高和加強，需要檔案管理人員不斷學習檔案管理方面的新知識、新技能，熟練掌握當前我國政府存在的相關法律法規(guī)和工作要求，加強自身對政府采購檔案工作的認識和了解。同時，政府還應該對檔案管理工作人員進行定期培訓，讓檔案管理人員熟練地掌握采購檔案工作的具體環(huán)節(jié)，提高檔案管理工作人員的業(yè)務水平和職業(yè)技能，掌握高效合理的檔案管理方法，提高政府采購檔案管理工作的效率，提高政府采購檔案資料的使用壽命。

（四）從根本上掌握政府采購檔案信息的精準性和真實性。政府采購檔案管理人員在對相關資料進行建檔時，要保證書寫的字跡清晰，必須選用鋼筆書寫或者是打印，保證政府采購檔案的原始性。歸檔后的資料一律不允許隨意地修改，并且在借閱的過程中不可以在檔案資料上進行標記，例如劃線、折疊、圈點、折頁等，保證政府采購檔案的完整性。此外，政府各項目的負責人在完成工作之后，需要立刻將項目資料交給檔案管理工作人員進行建檔，然后檔案管理人員在對各種資料進行整理、分離、立卷、歸檔、保存等，保證政府采購資料檔案的全面性和真實性。

三、結語

總而言之，政府采購檔案的相關管理工作是政府采購工作中的一項非常重要的環(huán)節(jié)，強化政府采購檔案的具體管理工作可以有效規(guī)范政府的各種采購行為，對維護社會穩(wěn)定發(fā)展和國家利益有著重要的意義。因此，我國應該建立健全政府采購檔案管理體系；完善政府采購檔案的管理制度，保證采購檔案的安全性；要明確政府采購檔案工作的職責，提高采購檔案管理人員的業(yè)務水平；從根本上掌握政府采購檔案信息的精準性和真實性，有效提高我國政府采購檔案管理工作的效率。

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