文/宿遷學(xué)院 夏飛

學(xué)院制下學(xué)院辦公室工作機(jī)制初探

文/宿遷學(xué)院 夏飛

學(xué)院制下學(xué)院辦公室的工作模式可以分為“多線制”和“單線制”兩種模式，筆者比較分析了其特點(diǎn)與屬性，從領(lǐng)導(dǎo)機(jī)理、制度機(jī)理和工作機(jī)理三個(gè)方面進(jìn)行了研究與探討，并從領(lǐng)導(dǎo)重視程度、規(guī)范與創(chuàng)新、銜接配合與補(bǔ)位三個(gè)方面對(duì)如何加強(qiáng)學(xué)院制下辦公室工作進(jìn)行了思考。

學(xué)院制；辦公室；工作機(jī)制

學(xué)院辦公室作為學(xué)院內(nèi)設(shè)的綜合管理機(jī)構(gòu)，其地位和作用不言而喻。其管理能力與管理水平及工作效率將直接影響著學(xué)院工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。為此，思考學(xué)院制下學(xué)院辦公室的工作機(jī)制與模式，具有非常重要的意義。

一、學(xué)院制下學(xué)院辦公室工作機(jī)制運(yùn)行現(xiàn)狀與特點(diǎn)

目前，學(xué)院制下的學(xué)院辦公室尚沒有統(tǒng)一的工作運(yùn)行機(jī)制和管理模式，有的運(yùn)行“多線制”工作模式，有的運(yùn)行“單線制”工作模式。張伏力認(rèn)為，學(xué)院辦公室的工作模式不能整齊劃一，應(yīng)當(dāng)根據(jù)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)院辦公室的重視程度和對(duì)學(xué)院辦公室的認(rèn)識(shí)與理解而定。

所謂“多線制”工作模式，指的是學(xué)院辦公室是一個(gè)“不管部”，工作涉及學(xué)院的各個(gè)方面，上對(duì)校級(jí)有關(guān)職能部門，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，下對(duì)學(xué)院內(nèi)的各個(gè)群體，學(xué)院辦公室是學(xué)院的真正綜合管理部門、中心樞紐，學(xué)院所有的工作均從學(xué)院辦公室這個(gè)出口下去，如學(xué)院的教科研、學(xué)科專業(yè)建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)、黨群工作、人事后勤、學(xué)生等各方面工作，呈現(xiàn)出“多線制”工作特性。所謂“單線制”工作模式，指的是學(xué)院辦公室名義上是學(xué)院的綜合管理部門，實(shí)質(zhì)上只是一個(gè)行政辦事機(jī)構(gòu)，只負(fù)責(zé)學(xué)院內(nèi)的日常事務(wù)管理等工作。關(guān)于教學(xué)、科研、黨務(wù)、學(xué)生等工作，學(xué)院又設(shè)立了相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，如教務(wù)辦公室、黨務(wù)辦公室等，分別對(duì)應(yīng)聯(lián)系上級(jí)有關(guān)職能部門，分別負(fù)責(zé)學(xué)院內(nèi)部的各項(xiàng)條塊工作，分別由相應(yīng)的院領(lǐng)導(dǎo)分管負(fù)責(zé)，一般行政和師資辦公室由院長(zhǎng)分管，黨務(wù)及學(xué)工辦公室和團(tuán)總支由黨總支書記分管，教務(wù)辦公室由分管教學(xué)副院長(zhǎng)分管，科研辦公室由分管科研副院長(zhǎng)分管，呈“單線制”工作特性。

以上兩種工作模式，有著各自的特點(diǎn)與屬性?！岸嗑€制”學(xué)院辦公室的中心樞紐地位更加明顯，且在領(lǐng)導(dǎo)體制上呈現(xiàn)“多線性”，由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)“共管”，工作內(nèi)容上呈“多樣性”，涉及學(xué)院的各個(gè)方面；“單線制”工作模式的工作內(nèi)容相對(duì)具體，主要負(fù)責(zé)學(xué)院的日常事務(wù)性管理、協(xié)調(diào)與組織等，領(lǐng)導(dǎo)體制單一，一般都由院長(zhǎng)“直管”，其實(shí)也會(huì)受其他領(lǐng)導(dǎo)“間管”，但由于學(xué)院內(nèi)部分工的進(jìn)一步精細(xì)，其中心樞紐地位已不再那么顯現(xiàn)?！皢尉€制”的學(xué)院辦公室工作模式有時(shí)候很容易被狹義理解為院長(zhǎng)辦公室模式。但不管學(xué)院辦公室采用的是什么樣的工作機(jī)制與模式，其辦公室職能均不變，即參謀、服務(wù)、協(xié)調(diào)、管理等。

二、學(xué)院制下學(xué)院辦公室工作運(yùn)行機(jī)理分析

（一）領(lǐng)導(dǎo)機(jī)理。所謂領(lǐng)導(dǎo)機(jī)理，指的是為了實(shí)現(xiàn)學(xué)院辦公室在服務(wù)人才培養(yǎng)、教學(xué)與科學(xué)研究及社會(huì)服務(wù)等方面的作用，而采取的領(lǐng)導(dǎo)運(yùn)行規(guī)則。到底采用“多線制”工作領(lǐng)導(dǎo)模式，還是“單線制”工作領(lǐng)導(dǎo)模式，應(yīng)該由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)通過調(diào)查研究學(xué)院辦公室工作人員的知識(shí)機(jī)構(gòu)、能力素質(zhì)結(jié)構(gòu)等，并結(jié)合學(xué)院院情決定?！岸嗑€制”工作模式的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)理是“共管”，沒有明確由哪一位具體的領(lǐng)導(dǎo)分管，此時(shí)辦公室面對(duì)的是一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)群體。如何在這個(gè)群體領(lǐng)導(dǎo)下做好辦公室工作，是一件非常不容易的事情，領(lǐng)導(dǎo)之間的不同意見乃至矛盾都會(huì)一定程度上增加辦公室的工作難度，必須要有一個(gè)好的領(lǐng)導(dǎo)運(yùn)行規(guī)則，不然就會(huì)很容易產(chǎn)生內(nèi)耗，從而降低辦公室的工作效率。我個(gè)人認(rèn)為，做好“共管”模式下的辦公室工作有兩個(gè)方面的影響因素，一是領(lǐng)導(dǎo)群體層面，領(lǐng)導(dǎo)群體必須和諧，不能內(nèi)耗。二是辦公室自身層面，辦公室要積極地做好領(lǐng)導(dǎo)間的協(xié)調(diào)工作，當(dāng)好“粘合劑”。堅(jiān)持四個(gè)原則：一是實(shí)事求是原則；二是政策法規(guī)原則；三是靈活機(jī)動(dòng)原則；四是程序與方法原則?！皢尉€制”工作模式的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)理是主管領(lǐng)導(dǎo)“直管”與其他領(lǐng)導(dǎo)“間管”。主管明確，任務(wù)精細(xì)，此時(shí)辦公室工作的重點(diǎn)任務(wù)就是做好定位與工作到位，不越位、不錯(cuò)位。堅(jiān)持分內(nèi)事務(wù)主動(dòng)干，政策清楚，領(lǐng)導(dǎo)明示大膽干。

（二）制度機(jī)理。制度機(jī)理，指的是保障學(xué)院辦公室高效運(yùn)行的制度規(guī)則?！皩?shí)踐證明，任何高水平的管理，都必須有科學(xué)的制度先導(dǎo)，辦公室工作涉及面廣、頭緒多，若沒有一套健全完善、切實(shí)可行的規(guī)章制度和嚴(yán)格的辦事程序，就容易造成管理上的無(wú)序和混亂，出現(xiàn)工作失誤”。首先是制度設(shè)計(jì)。必須加強(qiáng)制度建設(shè)，要制訂符合學(xué)院實(shí)際，能夠保障學(xué)院辦公室高效運(yùn)行的辦公室管理制度，依據(jù)學(xué)院管理實(shí)際，以滿足辦公室管理工作現(xiàn)實(shí)要求，滿足學(xué)院教職員工發(fā)展需求為出發(fā)點(diǎn)，系統(tǒng)性地制訂各項(xiàng)規(guī)章制度，如議事制度，學(xué)習(xí)與進(jìn)修培訓(xùn)制度，崗位責(zé)任制等。這些制度必須隨著形勢(shì)與任務(wù)的不斷變化，及時(shí)進(jìn)行完善與修訂。其次是制度執(zhí)行。再好的制度，如果不能夠有效地執(zhí)行，也是沒有用的。制度執(zhí)行不能因人而異，領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)模范遵守，這樣才能確保辦公室工作的高效。切忌以“人”為中心去制訂與落實(shí)有關(guān)制度，要真正做到有章可循，有法可依，高效執(zhí)行。要嚴(yán)格防止制度執(zhí)行上的“破窗效應(yīng)”，牢牢堅(jiān)持“熱爐子法則”。所謂“破窗效應(yīng)”，指的是制度一旦被破壞，且沒有得到及時(shí)制止時(shí)，就會(huì)縱容更多的人去破壞，不遵守、不執(zhí)行?！盁釥t子法則”指的是制度就像一個(gè)火爐，圍著可以取暖，碰到就會(huì)被燙傷。

（三）工作機(jī)理。工作機(jī)理，指的是學(xué)院辦公室的工作方式與方法?！岸嗑€制”的工作強(qiáng)調(diào)的是統(tǒng)一指揮、統(tǒng)一管理。學(xué)院各方面的工作都從辦公室這個(gè)出口下去，由辦公室進(jìn)行統(tǒng)籌與督辦，工作環(huán)節(jié)上的手續(xù)較少，工作安排一般都較為順當(dāng)；而“單線制”工作強(qiáng)調(diào)的是分工配合。由于條塊工作辦公室由不同的領(lǐng)導(dǎo)分管，有時(shí)候很容易出現(xiàn)這個(gè)工作不在我的工作范圍之內(nèi)，不應(yīng)該由我做，我受這個(gè)領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)，不受其他領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)，通俗一點(diǎn)就是屬這個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的人，不是其他領(lǐng)導(dǎo)的人，出現(xiàn)了“派別”。此時(shí)，協(xié)調(diào)，尤其是領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系協(xié)調(diào)就顯得尤為重要，只有調(diào)節(jié)好領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間關(guān)系，條塊工作辦公室與辦公室之間的關(guān)系才能理順，才能夠達(dá)到分工合理、步調(diào)一致。但有時(shí)意見很難達(dá)成一致，且辦公室有好的意見和建議，領(lǐng)導(dǎo)又不能馬上接受和吸納，這都大大地增加了辦公室的工作難度，工作分工雖細(xì)，有時(shí)步調(diào)卻很難達(dá)到一致。這些問題都要求學(xué)院辦公室工作人員必須改進(jìn)工作方式和方法。首先學(xué)院辦公室工作人員的思想觀念必須解放，思維與工作方式要隨著形勢(shì)與任務(wù)的不斷變化及時(shí)轉(zhuǎn)變，主動(dòng)了解掌握全院的工作情況，并與其他辦公室及系、教研室建立良好的協(xié)調(diào)關(guān)系，變被動(dòng)工作為主動(dòng)工作，辦公室工作本來就存在一定的被動(dòng)性，如何變被動(dòng)為主動(dòng)，是辦公室工作人員必須認(rèn)真總結(jié)與探索的問題。其次是同事之間的共同工作要講究藝術(shù)，相互尊重、相互信任，積極地進(jìn)行溝通與交流。第三是在“互聯(lián)網(wǎng)+”下，充分地發(fā)揮現(xiàn)代化辦公室設(shè)備的效用。

三、強(qiáng)化學(xué)院制下學(xué)院辦公室工作的幾點(diǎn)思考

（一）領(lǐng)導(dǎo)的重視程度決定著辦公室的作用發(fā)揮。王秀繁指出：“辦公室的作用發(fā)揮如何，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度起著決定性的作用”。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)辦公室工作的指導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)掌握辦公室工作情況，從有利于學(xué)院事業(yè)發(fā)展的角度，對(duì)辦公室工作提出具體的工作要求，有效地指揮與督促學(xué)院辦公室工作。領(lǐng)導(dǎo)們不能僅僅停留在工作任務(wù)的布置上，更重要的是給出思路、方法與建議，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的思路將是學(xué)院辦公室做好各項(xiàng)工作的出路，工作中領(lǐng)導(dǎo)還要敢于“放權(quán)”與“授權(quán)”。要給予辦公室工作原則與工作框架，支持他們按原則、框架處理事務(wù)。同時(shí)，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要學(xué)會(huì)運(yùn)用“皮格馬利翁效應(yīng)”來激發(fā)辦公室工作人員的工作積極性。所謂皮格馬利翁效應(yīng)，指的是“人們基于對(duì)某種情境的知覺而形成的期望或預(yù)言，會(huì)使該情境產(chǎn)生適應(yīng)這一期望或預(yù)言的效應(yīng)?！睂W(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)辦公室工作人員投入感情和希望，要及時(shí)關(guān)心和誘導(dǎo)辦公室工作人員，以緩解他們的工作壓力，充分地發(fā)揮他們自身的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性。如果領(lǐng)導(dǎo)不重視辦公室工作，有事不與辦公室通氣，辦公室就不能及時(shí)了解領(lǐng)導(dǎo)意圖，就會(huì)失去工作基礎(chǔ)，辦公室必然陷入簡(jiǎn)單的收收發(fā)發(fā)，接聽電話的行政事務(wù)圈子里，也就喪失了工作的積極性、主動(dòng)性。如果領(lǐng)導(dǎo)重視辦公室工作，辦公室就能充分發(fā)揮其職能作用，為領(lǐng)導(dǎo)決策及時(shí)提供廣泛的、深層次的、準(zhǔn)確的信息和建議，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖開展調(diào)研、起草文件、檢查決策執(zhí)行情況等工作，從而使學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)從繁雜的日常行政事務(wù)中解脫出來，更多地考慮學(xué)院的建設(shè)與發(fā)展中的大事。

（二）規(guī)范與創(chuàng)新決定著辦公室的工作深廣度。建立一整套的辦公室工作流程，實(shí)現(xiàn)辦公室工作的科學(xué)化、程序化、規(guī)范化是學(xué)院辦公室做好各項(xiàng)工作的根本前提。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要千方百計(jì)地為辦公室工作創(chuàng)造條件，營(yíng)造環(huán)境，辦公室工作人員也要積極主動(dòng)地去摸索經(jīng)驗(yàn)，走規(guī)范化路徑。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)在使用辦公室工作人員的時(shí)候要做到既使用又關(guān)心，更要培養(yǎng)，創(chuàng)造必要的物質(zhì)條件，充分調(diào)動(dòng)辦公室工作人員的工作積極性與工作熱情，最大限度地發(fā)揮辦公室的主觀能動(dòng)性，使學(xué)院辦公室朝著健康、高效、規(guī)范、有序的方向上邁進(jìn)。學(xué)院辦公室是最基本的辦事機(jī)構(gòu)，以貫徹執(zhí)行為主。其在處理繁雜的工作時(shí)，必須有著清晰的工作思路，這樣才能做到事半功倍。創(chuàng)新工作思路，是提高學(xué)院辦公室工作質(zhì)量和效率的重要手段。辦公室工作人員要善于總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，摸索新規(guī)律，創(chuàng)新性地做好辦公室的各項(xiàng)工作，要探索出靈活多樣、行之有效的工作方法，變被動(dòng)為主動(dòng)，創(chuàng)造性地開展工作，提高前瞻性，依據(jù)總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)與工作特點(diǎn)，做到未雨綢繆。規(guī)范與創(chuàng)新要求我們要重點(diǎn)做好以下4個(gè)方面工作：一是有計(jì)劃地做好分內(nèi)事務(wù)。二是大膽地執(zhí)行政策清楚、會(huì)議議定、領(lǐng)導(dǎo)批示事務(wù)。三是善于總結(jié)工作特點(diǎn)和規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，超前做好固定范圍與程序的周期性工作。四是對(duì)突發(fā)性事務(wù)要有預(yù)見性，盡可能地做到事先有準(zhǔn)備。

（三）銜接配合與補(bǔ)位決定著辦公室的結(jié)構(gòu)效率。所謂結(jié)構(gòu)效率，指的是學(xué)院辦公室工作中的各個(gè)單元由于工作銜接狀態(tài)不佳，銜接不到位，導(dǎo)致工作執(zhí)行不到位，效率低下，并呈現(xiàn)乘積關(guān)系放大的效應(yīng)。辦公室的絕大多數(shù)工作是需要多個(gè)部門配合協(xié)作完成的，或辦公室內(nèi)工作人員的配合協(xié)作完成。從任務(wù)的下達(dá)，到辦公室的具體落實(shí)，人員分工協(xié)作，整體形成了一個(gè)工作鏈條。鏈條之間的鏈接配合，就是辦公室工作中的銜接與協(xié)同，銜接狀態(tài)佳，協(xié)同工作到位，其結(jié)構(gòu)性效率就高，反之則相反。辦公室如何做好工作上的銜接與配合，形成“一盤棋”，除了要有嚴(yán)格的管理，更重要的就是辦公室工作人員的自覺補(bǔ)位意識(shí)，尤其在辦公室人員少，任務(wù)重的情況下。實(shí)行這種補(bǔ)位方法的關(guān)鍵是領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)在平時(shí)就要灌輸辦公室工作人員這種補(bǔ)位意識(shí)，培養(yǎng)辦公室工作人員一專多能。其實(shí)，領(lǐng)導(dǎo)都希望辦公室人員能夠一專多能，有“兵來將擋水來土掩”的本事，但在現(xiàn)實(shí)工作中卻很難操作，辦公室工作人員的培訓(xùn)進(jìn)修機(jī)會(huì)少之又少，日常事務(wù)的“細(xì)、繁、雜”又占去其大量的工作時(shí)間，而學(xué)院制下的管理中心的下移，又對(duì)他們提出了更高的要求，在能力與技能等方面。筆者認(rèn)為解決這個(gè)問題的最有效的途徑就是協(xié)作與實(shí)踐學(xué)習(xí)，形成團(tuán)隊(duì)，在工作中學(xué)習(xí)，實(shí)踐中進(jìn)步，培養(yǎng)各種技能，以便在需要時(shí)，能順利地補(bǔ)位。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)在這方面要能夠以身示范，為辦公室工作人員作出補(bǔ)位的榜樣。銜接配合到位，遠(yuǎn)比個(gè)人工作到位重要得多，個(gè)人工作的偏差是有限的，而銜接造成的偏差卻是成倍增加的。所以高度重視辦公室工作上的銜接與配合，工作補(bǔ)位，直接決定著辦公室的結(jié)構(gòu)性效率。

[1]張伏力.談高校二級(jí)學(xué)院辦公室的現(xiàn)狀及建設(shè)路徑[J].繼續(xù)教育研究.2013（06）:78-79.

[2]高旭.高校辦公室工作應(yīng)注意的十個(gè)方面[J].大同醫(yī)學(xué)?？茖W(xué)校學(xué)報(bào).2001（03）:32-33.

[3]葉明生.提升高校辦公室工作水平的若干思考[J].福建農(nóng)林大學(xué)學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版).2006（09）:73-75.

[4]劉立霞,陳洪芳,劉美容.高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作的新思考[J].2015（01）:64-66.

[5]王秀繁.高校系（部）辦公室工作存在的問題及對(duì)策[J].沈陽(yáng)工程學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）.2008（03）：363-366.

[6]許樹沛.論皮格馬利翁效應(yīng)在人力資源管理中的應(yīng)用[J].理論月刊.2003（07）:41-43.

[7]夏飛.提升系辦公室工作水平的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù).2015（01）:11-12.

[8]溫德誠(chéng).精細(xì)化管理[M].新華出版社.2005（05）:169-185.