文/云南省煙草公司曲靖市公司 浦勇

淺談如何發(fā)揮好辦公室的職能作用

文/云南省煙草公司曲靖市公司 浦勇

辦公室是單位的“窗口”部門，更是部門溝通和上下級聯(lián)系的重要組織，在單位中發(fā)揮著重要的作用。隨著單位的不斷發(fā)展，辦公室工作模式得到了不斷完善和優(yōu)化，但辦公室的辦事效率影響著整個(gè)單位的工作效率和服務(wù)效果。本文通過對辦公室的職能進(jìn)行闡述，提出相應(yīng)的措施。

辦公室；發(fā)揮；職能作用

辦公室在單位中起到承上啟下的作用，更是各個(gè)部門相互配合的關(guān)鍵組織，所以涉及的工作內(nèi)容就比較廣泛，一旦工作出現(xiàn)任何紕漏，都可能為單位造成巨大的損失。特別是隨著單位的不斷發(fā)展，辦公室的工作內(nèi)容會(huì)更加繁瑣。而在這種高壓力下，辦公室如何讓才能發(fā)揮出真正的作用？現(xiàn)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析。

一、統(tǒng)籌兼顧，正確處理“三個(gè)關(guān)系”

由于辦公室的工作量較大，經(jīng)常有熬夜加班的情況發(fā)生，在這種高壓環(huán)境中如何能做到頭腦清晰，就需要處理好“三個(gè)關(guān)系”。

（一）處理好輕重平衡的關(guān)系。辦公室所服務(wù)的對象是整個(gè)單位，包含上級領(lǐng)導(dǎo)和下級單位。對于這些關(guān)系，應(yīng)該進(jìn)行合理的協(xié)調(diào)工作，不僅要抓重點(diǎn)，同時(shí)也要兼顧一般，才能真正讓單位工作協(xié)調(diào)發(fā)展。

（二）處理好上下級的關(guān)系。服務(wù)于上級領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，不能盲目服從指示，而是在服從中發(fā)揮參謀的作用，但不越位處理。在下級員工中，不僅要按照領(lǐng)導(dǎo)的指示對其精神進(jìn)行加強(qiáng)，也要樹立正確的服務(wù)思想，并不斷對其進(jìn)行鞏固。

（三）處理好中心工作和日常工作的關(guān)系。不管是中心工作還是日常工作都需要平衡處理，切不可偏袒哪一方，而是將工作進(jìn)行統(tǒng)一，做到真正的兩手抓。此外，在對工作計(jì)劃進(jìn)行制定時(shí)，根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)將可能發(fā)生的事情列入其中，并按順序進(jìn)行完成；工作有急緩、輕重之分，對于一些急、重的工作要將大部分精力投入其中，而比較輕的任務(wù)就可以較少的時(shí)間進(jìn)行處理。

二、提升素質(zhì)，努力做到“四勤”

在辦公室工作，需要一個(gè)優(yōu)秀的工作團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)中的員工需要對業(yè)務(wù)有較好的熟悉度和豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，從而真正發(fā)揮出辦公室在單位的作用。所以，辦公室人員要做到“四勤”，對自己的專業(yè)能力進(jìn)行不斷提升，提高業(yè)務(wù)能力。

（一）眼勤，勤于看。辦公室需要面對的工作內(nèi)容比較廣泛，幾乎每天都需要處理大量的文件材料，因此，辦公室員工要像一個(gè)大型的資料庫，在閱讀資料后應(yīng)該對其進(jìn)行整理和分析，并從中找到新的觀點(diǎn)和問題。根據(jù)對資料的分析，結(jié)合單位實(shí)際情況，對出現(xiàn)問題的進(jìn)行分析，從各個(gè)方面掌握單位的情況，并提出相應(yīng)措施。

（二）耳勤，善于聽。辦公室的主要工作就是輔助上級領(lǐng)導(dǎo)，而這種工作性質(zhì)也決定了辦公室工作的被動(dòng)性。所以，辦公室所需要處理的工作，往往都是上級領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的指示，并對領(lǐng)導(dǎo)的意圖進(jìn)行理解，然后傳達(dá)給下級單位。那么，在聽的過程中，就要學(xué)會(huì)聽，聽的同時(shí)還需要配合大腦的思考。

（三）腦勤，敏于思。毛主席曾說過，感覺到了東西，并不能立即理解它，而是理解后我們才能真正地感受它。辦公室工作也是如此，根據(jù)已經(jīng)掌握的情況，然后對相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行資料收集，并對這些資料進(jìn)行科學(xué)的分析和整理，對物質(zhì)的本質(zhì)進(jìn)行探索。這就要求辦公室員工要勤于用腦，將已經(jīng)整理好的資料進(jìn)行再加工，對于一些壞的內(nèi)容進(jìn)行摒棄，吸取其精華，對有價(jià)值的內(nèi)容進(jìn)行提取。

（四）手勤，精于寫。辦公室員工經(jīng)常要書寫資料報(bào)告，扎實(shí)的文字底蘊(yùn)也是辦公室人員必備的能力。公文寫作是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，要求語言做到言之有理，言簡意賅，清晰得當(dāng)，內(nèi)容更要嚴(yán)謹(jǐn)。因此，辦公室員工應(yīng)該定期對自己的寫作水平進(jìn)行提高，同時(shí)學(xué)習(xí)更多的專業(yè)業(yè)務(wù)和理論知識，在進(jìn)行公文報(bào)告時(shí)，可以根據(jù)已經(jīng)掌握的專業(yè)知識，對問題的分析更有深入性，提供的措施也具有可實(shí)施性。

三、提高效率，實(shí)現(xiàn)“三化”目標(biāo)

要充分發(fā)揮辦公室的職能作用，應(yīng)該從三個(gè)方面著手，即：管理、協(xié)調(diào)和服務(wù)，不斷提高辦事質(zhì)量和效率，努力實(shí)現(xiàn)“三化”目標(biāo)。

（一）管理精細(xì)化。1.細(xì)化崗位分配。根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，對辦公室崗位制度進(jìn)行完善，按照科學(xué)的方式對崗位進(jìn)行分配，同時(shí)對員工進(jìn)行合理的分工，根據(jù)個(gè)人能力和特點(diǎn)制定合適的任務(wù)。加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，形成屬于辦公室的人才團(tuán)隊(duì)，并對工作不斷創(chuàng)新，提高工作效率。讓員工充分了解自己的崗位職責(zé)，并制定詳細(xì)的崗位制度和規(guī)范的內(nèi)容，讓員工在工作中能夠更標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)通過對崗位的熟悉和了解，提升自己在崗位中的工作能力和效率。2.優(yōu)化工作流程。借鑒相關(guān)管理理論，對工作程序進(jìn)行簡化，讓工作環(huán)節(jié)更加清晰，讓各個(gè)環(huán)節(jié)中的員工都可以充分認(rèn)識到自己的責(zé)任。建立全面且科學(xué)的規(guī)章制度，明確崗位職責(zé)，什么可以做什么不可以做，員工心中應(yīng)該有一把戒尺，按照一定的制度完成每天的工作，讓工作變得程序化。3.建立考核制度。在崗位體系中，制定合理的獎(jiǎng)懲制度，保證員工可以獲得公平的對待，提高辦公室員工的積極性。在制定考核制度時(shí)，應(yīng)該將考核指標(biāo)定量和定性結(jié)合，保證考核制度的實(shí)用性。辦公室工作中還有一些不能量化的環(huán)節(jié)，比如辦會(huì)、接待等等，可以對這些內(nèi)容制定合理的目標(biāo)來達(dá)到量化的效果。

（二）協(xié)調(diào)科學(xué)化。1.充分發(fā)揮橋梁紐帶作用。通過協(xié)調(diào)，可以對上下級的工作進(jìn)行相互傳遞，而這種傳遞不僅是上下進(jìn)行的，也可以是左右聯(lián)絡(luò)的。

要將“胸中有全局，手中無小事”的思想融入工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，提高員工工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。對于文字處理、督辦和保密等工作，對下可以行使合理的管理職能，因此不僅要完成自身的工作，還要有足夠的精力放到管理工作中。2.充分發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用。在辦公室中溝通、協(xié)調(diào)和綜合是特別重要的工作內(nèi)容。但是在實(shí)際操作中確實(shí)存在一定的困難，比如在籌備會(huì)議時(shí)，會(huì)議涉及的部門和內(nèi)容十分廣泛，所以在進(jìn)行工作時(shí)需要環(huán)環(huán)相扣，不管哪個(gè)環(huán)節(jié)都不可以出現(xiàn)問題。辦公室員工在考慮工作時(shí)，就需要對整個(gè)綜合情況進(jìn)行掌握，提高準(zhǔn)確性，才能發(fā)揮協(xié)調(diào)的真正作用。3.充分發(fā)揮“一盤棋”作用。辦公室工作其實(shí)是一個(gè)整體工作，所以它的正常運(yùn)轉(zhuǎn)需要辦公室所有員工的相互合作和相互團(tuán)結(jié)。而員工之間的個(gè)性需要經(jīng)過長期的磨合，才能做到相互信任和理解，從而發(fā)揮員工工作的能力，提高工作效率。

（三）服務(wù)優(yōu)質(zhì)化。辦公室的主要工作方向就是服務(wù)，并對上級領(lǐng)導(dǎo)、部門和基層提供服務(wù)。而由于服務(wù)的對象不同，工作的內(nèi)容也會(huì)有所變化，但是在服務(wù)中應(yīng)該樹立“三種意識”。1.樹立超前服務(wù)意識。首先，對辦公室的工作規(guī)律進(jìn)行分析和總結(jié)，并利用已經(jīng)總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)提高工作的主動(dòng)性，促進(jìn)工作流程的規(guī)范化；其次，有計(jì)劃地進(jìn)行工作，并增強(qiáng)預(yù)測能力。此外，還需要加強(qiáng)工作的靈活性，將大部分的精力放在一些重要的工作上，既保證按時(shí)完成任務(wù)，又做到忙而不亂。2.樹立服務(wù)全局的意識。對于日常工作要做到事無巨細(xì)，根據(jù)工作內(nèi)容的核心，提供有效的參考，并對其進(jìn)行分析。提高自身的辦事能力，不僅能做好小事，還能做大事，同時(shí)在工作的過程中不斷提高創(chuàng)新能力。積極主動(dòng)地開展相關(guān)工作，并將工作內(nèi)容落實(shí)到全局中。3.樹立優(yōu)質(zhì)服務(wù)的意識。制定標(biāo)準(zhǔn)的工作流程，實(shí)現(xiàn)真正的“零差錯(cuò)”，對工作的每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。對于傳統(tǒng)的工作模式進(jìn)行改變，對工作進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，對工作中的漏洞不斷進(jìn)行改善，保證在為單位服務(wù)的過程中有更高的服務(wù)水準(zhǔn)。

四、結(jié)語

在單位管理中，辦公室是一個(gè)比較重要的管理內(nèi)容，有效的辦公室管理可以更好地保證單位各個(gè)環(huán)節(jié)的工作得以順利地進(jìn)行。而發(fā)揮辦公室職能的積極作用，需要從觀念、模式、思路和方法上進(jìn)行改變，并不斷增加自身的服務(wù)意識，保證單位持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

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