文/山東省萊州市第一中學(xué) 徐愛玲

智能化發(fā)展在高中檔案管理中的應(yīng)用

文/山東省萊州市第一中學(xué) 徐愛玲

現(xiàn)階段，信息化檔案管理的應(yīng)用不僅是加強(qiáng)高中學(xué)生檔案管理的內(nèi)在要求，更是信息化時代對高中管理工作的外在要求。如何正確運(yùn)用智能化計(jì)算機(jī)，增強(qiáng)高中檔案管理作用，是現(xiàn)階段學(xué)校管理者應(yīng)當(dāng)關(guān)注的重點(diǎn)。

智能化；高中；檔案管理；應(yīng)用

進(jìn)入21世紀(jì)，信息技術(shù)和科學(xué)手段成為了各行各業(yè)開展工作不可缺少的重要構(gòu)成要素，信息化管理已經(jīng)成為商務(wù)、學(xué)校等辦公效率迅速提升的重要“法寶”。對于高中來說，檔案管理工作是極具保密性、復(fù)雜性的工作之一，隨著信息化腳步的不斷加快，學(xué)校電子辦公的信息量和工作量必然會不斷增加，由此引發(fā)的各種信息化檔案管理問題不能坐視不管。如何實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時網(wǎng)絡(luò)歸檔，科學(xué)有效地管理和利用電子檔案資料，達(dá)到信息高效提取、傳輸、利用的目的，是現(xiàn)階段高中檔案管理工作需要鉆研的課題。

一、高中檔案管理傳統(tǒng)模式的弊端

（一）檔案管理工作量大，效率低下。高中學(xué)校每年、每學(xué)期都有大量的學(xué)生信息需要錄入、管理，再加上由于升學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、就業(yè)等問題帶來的數(shù)據(jù)的變動，需要管理的信息量很多。采用傳統(tǒng)人工錄入的管理方式費(fèi)時費(fèi)力不說，在信息的準(zhǔn)確程度和記錄時間上也難免會存在差錯和漏洞。在信息的查找和整理時，大量的信息查找起來十分困難，耗時耗力，使得高中檔案管理工作的效率不斷降低。

（二）檔案信息安全保密性差。在傳統(tǒng)的高中檔案管理模式下，檔案信息都是由管理人員手動錄入和管理的，因此，檔案管理的效率相對低下，信息錄入和保管的安全性也較低。即使在傳統(tǒng)的檔案管理中有使用計(jì)算機(jī)開展信息管理的情況，使用的人員由于對計(jì)算機(jī)知識和操作掌握不準(zhǔn)，在信息的錄入過程中經(jīng)常會出現(xiàn)張冠李戴的失誤，導(dǎo)致檔案信息的管理出現(xiàn)差錯和漏洞。再加上傳統(tǒng)管理模式下，沒有完善的安全保障機(jī)制，接觸檔案信息的主體較多，會輕易將重要的檔案泄漏出去，給檔案管理造成安全隱患。

（三）檔案信息查找困難，更新和維護(hù)程序繁瑣。在傳統(tǒng)的高中檔案管理模式下，隨著時間的流逝，檔案信息的增加使得檔案管理起來更加繁瑣、復(fù)雜，龐大的信息量超出了人工作業(yè)所能達(dá)到的極限，用手查信息數(shù)據(jù)、更新和維護(hù)檔案系統(tǒng)都十分困難。查找目標(biāo)文件時耗時許久，猶如大海撈針，在緊急時刻無法快速找到目標(biāo)文件，會造成很大的不便。

（四）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低下，缺乏專業(yè)人員。傳統(tǒng)的高中檔案管理聘用的工作人員一般都是有一定的檔案管理知識，但是計(jì)算機(jī)實(shí)際操作水平普遍低下，在操作過程中效率低下，時常發(fā)生人為錯誤，造成檔案管理工作質(zhì)量的低下。

二、對高中檔案實(shí)施信息化管理的必要性

（一）有利于增強(qiáng)高中檔案信息的保密性。智能化檔案管理模式下，采用功能強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)處理檔案信息，不但提高了存儲速度、存儲數(shù)量，計(jì)算機(jī)獨(dú)特復(fù)雜的安全保護(hù)系統(tǒng)還極大地提升了高中檔案信息的保密性。為了更好地實(shí)現(xiàn)信息的保密，通過計(jì)算機(jī)將學(xué)校內(nèi)的檔案信息做成單份文，促進(jìn)檔案信息整理、保存、編目質(zhì)量的提升。在減輕檔案管理人員工作量和負(fù)擔(dān)的同時，還極大地提升了檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。

（二）提升檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。智能化檔案管理的實(shí)現(xiàn)使得以往的人工檔案管理被計(jì)算機(jī)檔案管理所取代，無紙化辦公成為了現(xiàn)代化高中檔案管理的潮流。這種檔案信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了文件從產(chǎn)生、運(yùn)輸?shù)秸系囊幌盗泄ぷ?，取締了傳統(tǒng)檔案管理模式下人工標(biāo)記、打印、裝訂等一系列環(huán)節(jié)，辦公過程中的紙張、筆墨等資源得到了節(jié)約，人力、物力、財(cái)力消耗得到了大大的降低。

（三）極大地提升了高中檔案管理工作效率。智能化計(jì)算機(jī)的運(yùn)用能夠一次性處理所有的檔案信息，將各種數(shù)據(jù)按照預(yù)設(shè)的順序進(jìn)行排序、整理，絲毫不費(fèi)人工力氣，且運(yùn)行起來準(zhǔn)確性高、差錯極少，維護(hù)和升級也是全自動化運(yùn)行。給原本繁瑣的高中檔案管理工作帶來了現(xiàn)代化的曙光。以運(yùn)行高度有序的現(xiàn)代化化信息處理體系為中心，把校內(nèi)檔案資料加工成電子形式，建立起網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，使得高中檔案管理的一切工作環(huán)節(jié)都變得信息化、智能化、高效率。

三、智能化計(jì)算機(jī)在高中檔案管理中的應(yīng)用

（一）創(chuàng)新服務(wù)手段，建立現(xiàn)代化檔案管理模式。信息技術(shù)的發(fā)展不會止步不前，隨著新一輪科學(xué)技術(shù)成果的產(chǎn)生和應(yīng)用，高中信息化檔案管理也必須與時俱進(jìn)，跟隨檔案管理數(shù)字化程度的提升而改善檔案利用方式。越來越多的用戶通過計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)平臺來獲取檔案信息，這一變化要求檔案管理的工作方式和手段必須隨之改變，甚至連檔案信息的管理模式也在從實(shí)體管理向信息管理、知識管理等方面轉(zhuǎn)變。為此，高中檔案管理部門必須改變服務(wù)手段，創(chuàng)新符合信息化發(fā)展的新服務(wù)方式，建立起現(xiàn)代化的檔案管理模式，推動智能化發(fā)展在高中檔案管理工作中的應(yīng)用。

（二）加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的完善。檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施是開展校務(wù)現(xiàn)代化改革的基礎(chǔ)組成部分，具體包括計(jì)算機(jī)軟件、網(wǎng)絡(luò)以及其他相關(guān)輔助設(shè)施。不同高中根據(jù)自身檔案管理實(shí)際情況的需要，必須在管理部門配備齊全相關(guān)設(shè)施，包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)以及檔案管理系統(tǒng)軟件等。建立好網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫、電子目錄和電子檔案錄入接受中心，保證電子文件及時高效得到收錄和采集。要注意選擇的信息化檔案管理系統(tǒng)軟件必須能夠具備強(qiáng)大的功能，集采集、存檔、整理、搜索、編目等功能于一身，能夠兼容各種數(shù)據(jù)，保證和其他數(shù)據(jù)庫、校園網(wǎng)之間相互交換的流暢。

（三）加大信息化檔案管理的宣傳力度。信息化時代的到來需要高中領(lǐng)導(dǎo)和管理人員樹立起智能化檔案管理的意識，重視信息化檔案管理在現(xiàn)代社會中的作用，意識到智能化檔案管理模式的建立是現(xiàn)階段高中檔案工作深入改革的重要環(huán)節(jié)。提高領(lǐng)導(dǎo)和師生對信息化檔案管理的認(rèn)知和重視，能夠推動校務(wù)改革的深入發(fā)展。高中檔案管理部門必須秉持創(chuàng)新、努力的理念，不斷提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，以真實(shí)的業(yè)績和務(wù)實(shí)的科學(xué)態(tài)度來表決心，穩(wěn)扎穩(wěn)打，用實(shí)力來爭取上級對校務(wù)改革的資金等各方面支持，全面深入推進(jìn)校務(wù)改革。

（四）建立健全檔案信息安全保障體系。高中檔案管理工作中最重要的可以說是檔案信息的安全性和保密性。因此，在開展校務(wù)管理改革的過程中，必須把信息化與安全性能相結(jié)合，建立起安全保障體系，促進(jìn)智能化發(fā)展在高中檔案管理模式的應(yīng)用。首先要做好安全備份工作，加強(qiáng)信息化檔案管理工作人員的安全意識，確保數(shù)據(jù)不被人為泄露。在內(nèi)部管理方面，要制定好完善的安全保障管理規(guī)章和檔案信息責(zé)任制度，確保檔案管理工作人員的身份安全。

（五）加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。信息化時代的到來要求高中智能化檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。所謂的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，指的是信息錄入、傳輸、整理、編目、存檔等環(huán)節(jié)的按部就班，首先，上級檔案部門必須制定出詳細(xì)的規(guī)范化管理規(guī)章制度，從工作人員本身和檔案管理工作過程兩方面出發(fā)，首先要求工作人員必須樹立起維護(hù)檔案管理規(guī)范的意識。其次要求工作人員在開展各項(xiàng)檔案管理工作環(huán)節(jié)時按照規(guī)章制度行事，絕不私自決定棘手問題的處理。從而推動高中檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。

綜上所述，進(jìn)入21世紀(jì)，科學(xué)技術(shù)在教育教學(xué)方面的應(yīng)用越發(fā)普遍，信息化辦公成為高中檔案管理的重要手段。信息化計(jì)算機(jī)辦公不僅極大地提升了辦公效率，更增強(qiáng)了高中檔案信息的安全保密性和管理工作的質(zhì)量。目前，高中在利用計(jì)算機(jī)開展信息化辦公的同時，還存在很多不足和缺陷，需要根據(jù)實(shí)際情況一一改正，只有創(chuàng)建起完善的安全保障體系，加大信息化檔案宣傳力度，使管理人員樹立起信息化意識，才能夠促進(jìn)智能化辦公在高中檔案管理中更好地應(yīng)用。

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