文/寶清縣農(nóng)村社會(huì)保險(xiǎn)管理局 蔡美羲

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大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討

文/寶清縣農(nóng)村社會(huì)保險(xiǎn)管理局 蔡美羲

【摘要】在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，如何進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作，是當(dāng)下眾多檔案管理人員所要面對(duì)并思考的問(wèn)題，本文作者結(jié)合自己的工作實(shí)踐，對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理進(jìn)行了細(xì)致的探討和分析。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；檔案管理

當(dāng)前信息時(shí)代發(fā)展速度越來(lái)越快，因此各行各業(yè)都需要對(duì)目前復(fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地整理。從實(shí)際情況出發(fā)，不斷地重視對(duì)大數(shù)據(jù)的有效管理，才可以更好地順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。在檔案管理領(lǐng)域中，因?yàn)樯婕暗奖姸嗟男畔?，就需要提供?shù)據(jù)，保存社會(huì)中的相關(guān)記錄，同時(shí)可以隨時(shí)進(jìn)行檢閱、搜尋、查找、利用。而這些也構(gòu)成了大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作的主要內(nèi)容。由于所涉及的任務(wù)繁雜，因此就需要采取有效的措施，來(lái)不斷完善目前的檔案管理工作。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案應(yīng)用管理中出現(xiàn)的問(wèn)題分析

（一）專業(yè)數(shù)據(jù)處理人才不足。在當(dāng)前的檔案管理中，缺少擁有扎實(shí)的數(shù)據(jù)處理能力的專業(yè)人才，主要是統(tǒng)計(jì)員和分析員。根據(jù)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)來(lái)分析，在未來(lái)很可能會(huì)根據(jù)檔案管理數(shù)據(jù)分析目前國(guó)家人力資源分配的具體現(xiàn)狀，因此分析人員責(zé)任重大，他們關(guān)系到國(guó)家、企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。而解決這一問(wèn)題，單單地增強(qiáng)對(duì)當(dāng)代大學(xué)生的技能要求，或者引進(jìn)國(guó)外優(yōu)秀人才是不能解決問(wèn)題的，因此就需要加大力度，不斷增強(qiáng)對(duì)專門人才的培養(yǎng)力度，來(lái)更好地適應(yīng)大時(shí)代數(shù)據(jù)的檔案管理需求。

（二）檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)安全性能不高。對(duì)過(guò)去的企業(yè)引進(jìn)人才模式分析，可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)中建構(gòu)的信息都比較分散，信息無(wú)法流通，因此也就造成了企業(yè)無(wú)法直接對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地整理分類，這就無(wú)法發(fā)揮出信息本身最大的利用價(jià)值。隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)發(fā)展速度的加快，數(shù)據(jù)信息也更加容易泄露、遺失。這種數(shù)據(jù)破壞力極其強(qiáng)大，并且難以恢復(fù)。因此當(dāng)前數(shù)據(jù)整合所帶來(lái)的儲(chǔ)存信息安全性需要引起高度的重視。

（三）檔案信息存儲(chǔ)、獲取效率低。根據(jù)目前的大數(shù)據(jù)處理方式分析，一般情況下，都是輸入容易，輸出難。在處理數(shù)據(jù)時(shí)首先需要將相關(guān)的信息數(shù)據(jù)送往一個(gè)專門的數(shù)據(jù)庫(kù)，一般數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行的數(shù)據(jù)較多，則本身已經(jīng)構(gòu)成一個(gè)大數(shù)據(jù)。根據(jù)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀分析，企業(yè)活動(dòng)規(guī)模、數(shù)量越來(lái)越大，數(shù)據(jù)訪問(wèn)、查詢頻率也就越高。因此當(dāng)下如何采取有效措施，解決與此相關(guān)的問(wèn)題，就成為了當(dāng)務(wù)之急。

二、當(dāng)前檔案管理引入大數(shù)據(jù)處理方法的必要性

（一）大數(shù)據(jù)處理方法可以滿足檔案管理需求。目前國(guó)家對(duì)檔案管理提出了以下幾個(gè)方面的要求：多用信息、少用能源。對(duì)于檔案管理機(jī)構(gòu)而言，其主要任務(wù)就是作為長(zhǎng)久保存資料的場(chǎng)所，及時(shí)為大家提供必備的信息資料，因此是一種為社會(huì)服務(wù)的機(jī)構(gòu)。它本身?yè)碛袕V泛的信息，但是由于當(dāng)前存在種種問(wèn)題，包括管理方式落后、人才能力不足、以及人們對(duì)檔案管理意識(shí)不高，使得目前的信息資源并沒(méi)有得到充分的利用跟發(fā)展。只有一個(gè)城市中的檔案管理體系不斷完善，才可以為市民提供更多的便利機(jī)會(huì)，同時(shí)才可以促進(jìn)城市檔案管理的進(jìn)一步提升。目前應(yīng)該從多方面出發(fā)，定期整理已經(jīng)保存過(guò)的信息，跟社會(huì)需求相結(jié)合，從而達(dá)到為社會(huì)公眾服務(wù)的目的。

（二）大數(shù)據(jù)處理可以加強(qiáng)相關(guān)電子文件管理。隨著當(dāng)前社會(huì)發(fā)展水平的迅速提升，電子文件的數(shù)量也在與日俱增。對(duì)電子文件的搜尋也變得比紙質(zhì)材料更難。因此就需要采取適當(dāng)?shù)姆椒▽?duì)其進(jìn)行有效處理。當(dāng)前主要應(yīng)用的方式是對(duì)電子文件進(jìn)行宏觀鑒定，首先判斷其是否具有自身的文件價(jià)值。這就需要做好兩個(gè)工作，首先采取大數(shù)據(jù)處理方式將其歸類整理，最后再根據(jù)其價(jià)值進(jìn)行歸檔處理。

三、促進(jìn)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的有效措施

（一）不斷地促進(jìn)技術(shù)發(fā)展。技術(shù)水平越高，處理大數(shù)據(jù)的檔案管理效率才會(huì)越高。當(dāng)前應(yīng)用的檔案管理技術(shù)，應(yīng)該滿足高效、快捷的特點(diǎn)。目前常用的模式主要指采用新型的技術(shù)，來(lái)更有效地獲取、存儲(chǔ)、挖掘、查詢信息，從而提供有效的決策分析。隨著未來(lái)的進(jìn)一步發(fā)展，可以不斷發(fā)展形成產(chǎn)業(yè)化的創(chuàng)新模式。

（二）提升檔案管理技能。對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理可以獲取有效的數(shù)據(jù)信息資源。對(duì)于企業(yè)而言，由于內(nèi)部的數(shù)據(jù)有時(shí)需要保密，因此橫向之間無(wú)法做到共享，這就導(dǎo)致了目前無(wú)法做到信息充分利用。因此需要采取有效措施，不斷完善目前的檔案管理，使信息的安全性能得以保障。

（三）加強(qiáng)數(shù)字化文件管理模式的發(fā)展。在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)發(fā)展時(shí)代背景下，人類檔案管理的方式不斷更新，主要涉及以下方面：電子文件、電子檔案、數(shù)字化文件。相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料，電子文件本身具有眾多的優(yōu)勢(shì)，例如：具有儲(chǔ)存便捷、占據(jù)空間小、傳播方便等特點(diǎn)。因此它可以快速儲(chǔ)存多種信息，更加適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)于檔案管理的相關(guān)需求。

四、結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前的21世紀(jì)，數(shù)據(jù)競(jìng)爭(zhēng)會(huì)發(fā)揮出越來(lái)越大的優(yōu)勢(shì)。因此只有對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行充分有效地利用，不斷挖掘背后潛在的數(shù)據(jù)價(jià)值，才能不斷促進(jìn)各行各業(yè)的發(fā)展。同時(shí)需要充分利用大數(shù)據(jù)的管理模式，來(lái)不斷產(chǎn)生新型的管理方法，來(lái)促進(jìn)檔案管理工作的開展。另一方面隨著大數(shù)據(jù)的迅速發(fā)展，也帶來(lái)一些相對(duì)應(yīng)的問(wèn)題，這需要辯證看待。適當(dāng)采取有效的措施，來(lái)不斷促進(jìn)在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，當(dāng)前檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，也就成為了當(dāng)務(wù)之急。

【參考文獻(xiàn)】

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