文/大慶油田第七采油廠信息中心 曹春峰

淺談如何在雨季做好檔案保護工作

文/大慶油田第七采油廠信息中心 曹春峰

紙質(zhì)檔案的保護工作一直是檔案保護工作的重點，檔案庫房的溫濕度控制是決定檔案“壽命”的關鍵，在雨季里，庫房溫濕度偏高，對檔案的保存極為不利，本文針對這一問題深入研究，為廣大檔案管理者提供一些經(jīng)驗方法。

檔案保護；溫濕度監(jiān)控；應急預案

一、前言

隨著社會的飛速發(fā)展和進步，檔案資源的開發(fā)力度越來越大，檔案利用的頻度越來越高，檔案需求的開放性越來越強，因而，檔案如何被及時、有效的安全保護以及如何最大限度地延長檔案的壽命等問題，也相應地突現(xiàn)出來，解決檔案保管及利用的安全問題越來越迫切，特別是近幾年雨季時期較長，檔案庫房溫濕度調(diào)控不及時，造成檔案發(fā)霉、變質(zhì)現(xiàn)象。因此在較長的雨季里如何保護檔案成為檔案人員研究的新課題。

二、雨季對檔案保護工作產(chǎn)生的影響

（一）紙質(zhì)檔案發(fā)生霉變現(xiàn)象。雨季中，檔案最容易發(fā)生的就是霉變現(xiàn)象，這種情形對紙質(zhì)檔案危害最大，具體內(nèi)容如下：

1.破壞紙質(zhì)材料結(jié)構。紙張通常都含有一定的淀粉和蛋白質(zhì)，而且或多或少地含有一些水分，而霉菌和蟲卵生長發(fā)育需要水的存在和暖和的溫度。水分活度值低霉菌和蟲卵不能吸收水分，而在受潮后水分活度值升高，霉菌和蟲卵就會吸收紙張中的水分進而分解，導致紙張變黃、變脆、從而直至腐爛。

2.生成霉斑。紙中的植物纖維物受到酸性水解便失去強度和粘合力，而紙中的酸主要來自于給紙上漿的硫酸鋁。當紙開始受潮時，硫酸鋁開始產(chǎn)生硫酸鹽和水合氫離子，最后形成酸性物質(zhì)，在紙張中形成霉斑。

（二）磁盤檔案發(fā)生數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象。磁盤檔案的材質(zhì)是由很多種化學物質(zhì)混合金屬元素制作而成的，具有不穩(wěn)定性，外界的化學物質(zhì)很容易會造成染料層的損壞而導致數(shù)據(jù)的損壞。強光的照射和高溫的儲存環(huán)境極有可能會導致染料層物質(zhì)發(fā)生化學反應而損壞；過于潮濕的環(huán)境容易使光盤染料層受潮變質(zhì)，嚴重時起霉點。這樣將會導致存儲在磁盤的數(shù)據(jù)就會丟失。

三、雨季中檔案保護的幾種方案

（一）庫房安全是檔案保護工作的基礎。首先，要注重檔案館庫的選址。要嚴格按照《檔案館建筑設計規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）建造檔案館庫房。《規(guī)范》明確規(guī)定：館址應選擇地勢較高，場地干燥、排水流暢，空氣流通和環(huán)境安靜的地段；庫房內(nèi)不應設置除消防以外的給水點，給、排水管道不應穿越庫區(qū)等。在有洪水危險的地方，檔案庫不宜設置在建筑底層位置；庫區(qū)存放檔案的最低處離地面的高度不能少于15厘米。庫區(qū)屋頂和地面必須做好防水處理。

對于年代較早、沒有按照《規(guī)范》建造的檔案館或檔案室，如果有條件，應盡快調(diào)整到地上空間，或按照《規(guī)范》加以改造。

（二）溫濕度控制設備是檔案保護工作的有力工具。溫濕度監(jiān)測系統(tǒng)是為了維護庫房檔案的完好，創(chuàng)造適宜檔案儲存的環(huán)境，當庫內(nèi)溫濕度適宜檔案保存時，就要設法防止庫外氣候?qū)靸?nèi)的不利影響；當監(jiān)控到庫內(nèi)溫濕度不適宜商品儲存時，就要及時采取有效措施調(diào)節(jié)庫內(nèi)的溫濕度。

（三）更換檔案裝具是檔案保護工作的有效手段。1.為紙質(zhì)檔案更換無酸檔案裝具。因為潮濕的空氣中含有氧化硫和氧化氰遇到同水分或植物纖維本身反應生成酸性物。因此，防止檔案被酸化腐蝕，主要是隔離空氣中的酸性物質(zhì)，現(xiàn)在大多數(shù)檔案部門已采用ph值大于7的無酸紙盒。2.為磁盤檔案尋找“安全屋”。這需要選擇干爽、避光的地方來保存盤片，這是避免光照和潮濕對盤片影響的最根本的辦法。另外，不要使盤片與化學溶液接觸。還有一點是要特別注意的，不要用油性筆在光盤盤片上面直接寫上標識。除了前面說的會引起盤片轉(zhuǎn)動不規(guī)則外，油性筆里面的油墨還會隨著時間的變遷，慢慢滲透到盤片的染料層里面，導致光盤永久性損壞。正確的方法是，放棄用筆或者紙條在盤片上直接做記號的做法，改為在光盤盒上對光盤進行標識。當光盤出現(xiàn)了污垢，需要清理的時候，要選擇柔軟的布（最好是鏡頭紙或者專用的布）由里向外一圈一圈地擦拭同時，對于長年不使用的盤片，最好每隔幾個月就轉(zhuǎn)動一下，并且最好能夠播放一下或者讀取一下，檢查盤片是否讀取正常，對于出現(xiàn)異常的盤片要及時進行備份以確保數(shù)據(jù)的安全。目前多數(shù)檔案庫房會購置磁盤消毒柜存儲磁盤檔案。

（四）制定有效的應急方案是檔案保護工作的可靠保障。

應急方案中應包括應急機構的組成和職責，應急通訊保障，防汛物資（專用工具、抽水機等）的準備和災后檔案的搶救等。同時，還要明確列出館內(nèi)的特殊檔案及其存放地點，以及熟悉各保管區(qū)的保管專業(yè)人員名單等。對于應急方案的目標：一是在可能的情況下，采取緊急行動消除對館藏檔案的威脅；二是保護未受損的檔案；三是搶救已受損的檔案；四是穩(wěn)定已受損檔案的情況使之能恢復。災害應急計劃應形成文件，發(fā)給每位工作人員，并存放在樓內(nèi)重要地點，并備份保存在其他地方，一旦遇到緊急情況，便于參考。三是要制定有效的預防措施。在易發(fā)生水災的地區(qū)，檔案部門應派專人與當?shù)貧庀蟛块T保持密切聯(lián)系，及時了解當?shù)氐奶鞖忸A報情況及汛情通報，對有可能出現(xiàn)的危險做出預先判斷，然后制定并采取強有力的預防措施，在雨季加強巡查；分析可能發(fā)生的危險，對建筑物進行防水加固、增固建筑物結(jié)構，對庫房的排水系統(tǒng)進行檢查維修，及時發(fā)現(xiàn)庫房的滲漏情況，進行補滲加固；制定應急搶救計劃，注意防水的同時，也應預防電器故障的發(fā)生；根據(jù)實際情況，可將部分檔案轉(zhuǎn)移至安全地方，確保檔案安全。

[1}鄧支青.武漢大學信息管理學院[J].以紙質(zhì)檔案霉變?yōu)閷虻臋n案保護工作研究,2014(8).

[2]毛一偉.西安市檔案局[J].淺談檔案保護技術的重要性,2004(2).