文/內(nèi)蒙古師范大學民族藝術(shù)學院 陳曦

高校人事檔案信息化

文/內(nèi)蒙古師范大學民族藝術(shù)學院 陳曦

隨著時代的發(fā)展，我國高校在進行人事管理方面不斷深化，信息化技術(shù)已經(jīng)完全滲透到人們的生活中，信息化管理在高校也逐漸被采用。高校人事檔案信息化管理能夠有效地加強高校建立更加完善的信息化體系，推動人事信息化管理的發(fā)展。本文就高校人事檔案信息化進行分析。

人事檔案；高校；信息化

高校人事管理中最主要工作內(nèi)容是進行檔案管理，檔案是記錄高校所有人信息的重要文件，能夠幫助高校在科研和教學活動進行材料和文件記錄，保證記錄的原始材料能夠用于日后的教研和教學活動中。因此高校的人事檔案十分重要，對其進行信息化管理能夠提高工作效率。本文主要是分析高校人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀和完善方案。

一、高校人事檔案信息化的管理現(xiàn)狀

隨著我國社會的發(fā)展，國家相關部門要求在高校的人事檔案管理中需要改善其制度、內(nèi)容等方面，保證人事檔案完整、規(guī)范，具有鑒別力。目前我國高校人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀主要是以下幾方面：

（一）認識和重視程度不夠。高校在日常的工作中認為人事檔案管理工作只是一種輔助性的工作，相關的工作人員并沒有對人事檔案管理工作引起足夠的重視。同時他們認為人事檔案只是對政治方面?zhèn)€人的功過是非進行記錄的一項資料，而并不是對現(xiàn)在聘任人員的記錄，對現(xiàn)代的人事管理沒有較大的意義。加上高校在對人事檔案的認識上比較淺薄，沒有引起足夠的重視，在管理上也會疏于管理，片面地、錯誤地認為人事檔案工作只是簡單地查找資料、收集資料等工作。淡化其在高校管理工作中的地位和作用，在高校上層領導進行抽查和審核時更多的是簡單的應付。

（二）管理效率低。雖然我國已經(jīng)進入信息化時代，但是在高校的人事檔案管理中，仍然是以實體檔案為主要的信息利用和管理的載體。雖然實體檔案適應性強、利用范圍廣泛，但是在實際的工作中實體檔案的利用效率比較低下。高校的工作人員你在進行人事檔案的管理中，由于信息化管理還未完全普及，導致他們的工作量非常大，工作效率低下。

（三）高校人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不完善。目前高校自行開發(fā)本校使用的人事檔案信息管理軟件，只適用于日常的編輯檔案目錄以及輸入基本的人員信息等工作。雖然在進行檔案轉(zhuǎn)遞的環(huán)節(jié)中也應用計算機技術(shù)進行管理，但是由于對信息的統(tǒng)計以及分析過程有點復雜，加上計算機可使用的功能小、存儲的信息量小、操作煩瑣等原因，用信息化進行人事檔案管理還沒有與信息化技術(shù)發(fā)展相協(xié)調(diào)，導致整個高校人事檔案的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不夠完善。

二、完善高校人事檔案信息化的方案

（一）共享人事檔案信息。使用信息化進行高校人事檔案管理能夠以多方位、動態(tài)、多層次的方式進行信息手機和儲存，管理上不斷完善人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，保證整個檔案的信息按照相關的序幕進行整理和輸入。根據(jù)不同的檢索關鍵詞，快速、準確地進行數(shù)據(jù)提取，進而提高高校人事檔案的信息檢索效率，保證查準率和查全率。運用信息化管理高校人事檔案，能夠使人事檔案信息進行共享，整個人事檔案工作通過網(wǎng)絡操作，能夠節(jié)省人力和物力，提高工作效率。

（二）完善人事檔案制度。在對高校人事檔案進行信息化的管理時，還應該要不斷地完善人事檔案制度，確定不同的人事檔案工作人員的工作職責和范圍，制定健全的規(guī)章制度。通過制定的人事檔案制度，使相關的工作人員能夠清楚了解自己的工作職責，在工作中調(diào)動工作人員的工作積極性和熱情，使其能夠?qū)θ耸聶n案工作更加有責任，按照相關的規(guī)章制度辦事，保證人事檔案信息的完整。

（三）培養(yǎng)人事檔案人員的素養(yǎng)和水平。為了能夠有效地利用信息化技術(shù)進行人事檔案的管理工作，還應該要培養(yǎng)相關的工作人員的素養(yǎng)和業(yè)務水平?，F(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展要求在一些管理崗位上需要具有高素質(zhì)的管理人員。在人事檔案管理工作中，除了需要一批又專業(yè)素養(yǎng)的工作人員之外，還需要管理人員具有基本的知識素養(yǎng)，使其不僅能夠?qū)θ耸聶n案進行信息化管理，同時還能夠與社會的發(fā)展和需求相結(jié)合，對人事檔案進行綜合管理、分析和整理。目前高校的人事檔案管理人員相對學歷不高，而且沒有較強的專業(yè)水平，因此在管理上出現(xiàn)一些問題。為了能夠有效地解決這些問題，提高人事檔案管理人員的素養(yǎng)和水平，首先，應該要對工作人員進行培訓，保證人事檔案的工作人員具有較強的責任心和工作熱情。對負責的檔案嚴格按章辦事，尤其是一些具有原始性和保密性的信息，工作人員要堅持原則，保證資料不外泄。其次，定期對人事檔案的管理人員進行知識培訓，提高他們的知識儲備和業(yè)務水平，通過提供一些進修機會和繼續(xù)教育提高人事檔案管理人員的專業(yè)水平和知識素養(yǎng)。

三、總結(jié)

總而言之，為了實現(xiàn)高校人事檔案信息化，應該要不斷地完善高校的網(wǎng)絡管理系統(tǒng)。不斷地利用高校的網(wǎng)絡信息技術(shù)進行信息化人事檔案管理，及時更新和完善人事檔案數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)，健全人事檔案管理規(guī)范制度，確保高校人事檔案信息的完整性和保密性。提高人事檔案信息的查詢效率，提高人事檔案管理人員的工作素養(yǎng)和業(yè)務水平，不斷進行工作創(chuàng)新和改革，進而完善高校的人事檔案信息化管理工作。

（本文系內(nèi)蒙古師范大學科研基金課題自然一般項目，課題名稱：《歷象考成》中數(shù)學、天文學及其影響，編號：2014ZRYB08）

[1]鄧紹興.干部人事檔案工作改革路在何方[J].檔案與建設,2005(7).

[2]郭紅.高校檔案管理信息化建設略論[J].蘭臺世界,2008(4).

[3]朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管理[M].北京∶中國檔案出版社,2002.