文/上海中心大廈商務運營有限公司　唐志穎

從電子檔案的優(yōu)劣勢淺談其管理的特殊性

文/上海中心大廈商務運營有限公司唐志穎

電子檔案是時代發(fā)展的產(chǎn)物，它有著紙質(zhì)檔案無法超越的先進性，但它的劣勢也比較凸顯，對電子檔案管理要揚其長避其短，才能有效利用其優(yōu)勢并規(guī)避不利的管理風險，電子檔案管理具有的特殊性是現(xiàn)代辦公面臨的新挑戰(zhàn)。

電子檔案；檔案管理；保管利用；安全保密

檔案是國家機關、企事業(yè)單位、社會團體或者個人在其活動中形成的各種具有保存價值的原始記錄。隨著信息化技術水平的日新月異、OA等流程性管理軟件、多媒體技術、數(shù)字化存儲技術在日常辦公中的普及應用，網(wǎng)絡化、數(shù)字化、無紙化辦公使得單位在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的絕大多數(shù)文件資料以電子化形式存在，電子檔案發(fā)揮著越來越重要的作用，甚至有超越傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的趨勢。所以電子檔案管理儼然成了現(xiàn)代辦公管理中的新課題、新挑戰(zhàn)，電子檔案是信息科技發(fā)展的必然趨勢。

一、檔案電子化管理較之傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢

（一）電子檔案更具共享性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是一種“有形的信息資源”，一般都是孤本原件保存，并且不主張原件借閱，原則上以復印件或副本借用優(yōu)先，而且需要控制復印數(shù)量及范圍，所以在有限的數(shù)量下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的共享利用只能在較小的“空間”范圍內(nèi)進行。但是電子檔案就不再受“孤本”的限制，電子檔案在虛擬的計算機環(huán)境下，成為了“無形的信息資源”，打破了紙質(zhì)文件“有形”限制，同一份文件可以實現(xiàn)在同一時間、不同地方被多個需求者以多種方式利用，這便是它所具有的共享性。

（二）電子檔案利用更便捷性。電子檔案以數(shù)字化形式存在，這一存在形式?jīng)Q定了電子檔案可以更快捷方便地被分類整理、匯總統(tǒng)計、檢索利用。而且利用方式更簡便，借助一定的信息化處理技術，能實現(xiàn)全文檢索，大大提高文件檢索利用的效率。在檔案專題性編研方面，電子檔案更便于精準查找，有利于提高信息匯總的涵蓋面和準確性。

（三）電子檔案更低碳環(huán)保。電子檔案的形成、保管、利用都依托計算機網(wǎng)絡環(huán)境，降低了大量的紙張使用和消耗。特別是在利用環(huán)節(jié)，紙質(zhì)文件的利用都是一次性的，但是電子檔案就可以無損耗地重復利用，更低碳環(huán)保。檔案工作者在整理立卷歸檔工作中，也可以省去很大的精力在拆釘、整理、裝訂、搬運、裝盒、排架等繁重的體力勞動上，檔案管理工作變得更經(jīng)濟高效。電子檔案是紙質(zhì)文件的縮微保存形式，大量節(jié)約了庫房存儲空間，降低了庫房占用率。

（四）電子檔案更利于檔案原件保護。電子檔案的利用是無損耗的利用，就是說電子檔案的重復利用不會使得其原件產(chǎn)生損耗、老化的現(xiàn)象，正常的復制、打印操作是不會影響到原件使用壽命的。而紙質(zhì)文件則不同，隨著利用次數(shù)的增多，其紙質(zhì)載體還有上面的內(nèi)容信息都會遭受損耗，甚至發(fā)生紙張殘缺、破損、字跡模糊、篡改等利用風險。所以，如果將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，通過電子檔案實現(xiàn)檔案利用會更加安全。特別是對歷史久遠的、孤本的、珍貴的檔案材料，電子化處理后無疑是對其更好的保護，更防止了檔案原件被篡改的可能。

二、電子檔案存在的劣勢

（一）電子檔案在其形成、保管、利用過程中必須要有軟硬件設備的支持。電子檔案的形成、讀取必須在計算機系統(tǒng)或相應的辦公設備及相應的操作軟件支持下才能實現(xiàn)，對設備、系統(tǒng)、軟件具有很強的依賴性。

（二）電子檔案原始信息的易改性。檔案的本質(zhì)就是其原始性，但因電子檔案在利用過程中修改、復制的便捷性，而且不容易留下痕跡，技術上難以防偽的特性，其原始性很難保證。保存過程中，如果遇到計算機中毒及設備故障，電子檔案信息內(nèi)容容易被破壞，電子檔案在庫房保管時也會無意或有意的受到損壞，保存電子檔案的U盤、光盤、磁盤一旦受到外界強磁干擾，或因存儲庫房的溫濕度的變化，都會導致檔案內(nèi)容的丟失和損壞，被破壞后不易修復或者修復成本很高。

（三）電子檔案對安全保密的技術要求相當高。電子檔案對電子設備、計算機網(wǎng)絡的依懶性、以及復制的便捷性，使得電子檔案的利用很不易于其安全保密，因此在其安全保密上的技術防范要求較高。

三、電子檔案管理的特殊性

（一）收集方面。電子檔案需要依托計算機及網(wǎng)絡設備、信息技術軟件支持，方得以形成、呈現(xiàn)和被利用，所以不同技術條件下形成的電子檔案在收集時有特殊要求：對于沒有紙質(zhì)載體承載的、在信息技術環(huán)境下直接形成的電子檔案，如：動態(tài)圖像、音頻文件、多媒體文件等，由于其信息的讀取對軟硬件設備的依賴性以及其內(nèi)容的非直讀性，決定了電子檔案的收集不是純粹的、孤立的收集，其生成的環(huán)境數(shù)據(jù)、匹配軟件、屬性標識、數(shù)據(jù)參數(shù)等信息必須與電子檔案本身一并收集，因為它們是解讀電子檔案原始性的依據(jù)，它們記錄了電子檔案形成的過程，它們能保證電子檔案本身的真實性。一旦電子檔案信息讀取環(huán)境發(fā)生變化，會導致信息內(nèi)容無法被讀取，所以軟硬件或系統(tǒng)更新時，相關被更新的環(huán)境數(shù)據(jù)、版本、參數(shù)等須與電子檔案同步更新備份。對于通過一定的設施設備由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化而成的電子檔案，則要與原本紙質(zhì)檔案之間建立準確的關聯(lián)標識，注明轉(zhuǎn)化的格式屬性。

（二）移交方面。電子檔案的移交方式既可以實體移交、也可以通過信息技術實現(xiàn)虛擬移交。要實現(xiàn)電子檔案的實體移交，則需要先把電子信息內(nèi)容轉(zhuǎn)載到特殊載體上，如：光盤、U盤、移動硬盤、錄音/像帶等，移交清單上明確好制作日期時間、容量、制作單位、格式等項目內(nèi)容。電子檔案的虛擬移交，其實就是對其進行邏輯收集，它們的物理存儲位置有可能未發(fā)生改變。但是這種移交方式需要有較高的技術支持來實現(xiàn)邏輯或者物理上的數(shù)據(jù)遷移，而且在移交流程中要運用數(shù)字簽名技術，來確保流程的真實性。

（三）歸檔整理方面。電子檔案的信息處理具有靈活性，這給電子檔案整理歸檔帶來了很大的便捷度，大量減少了檔案工作人員的體力勞動，加快了整理歸檔的速度。電子檔案歸檔要同紙質(zhì)檔案分類方式保持一致，電子檔案還可根據(jù)內(nèi)容形式進行分類標識，如分成數(shù)表類、圖形類、圖像類、影像類等。由于電子檔案數(shù)據(jù)移動調(diào)整性強，所以可以實現(xiàn)實時歸檔整理。

（四）保管方面。電子檔案形成過程的標識性信息能確保它的原始性和真實性，所以需要一并保存，在保管過程中要對電子檔案信息做好仿寫只讀、多套異地備份的措施，按照八防要求管理，特別是做好防磁工作，調(diào)節(jié)好溫濕度，防止載體受潮變形。定期對電子檔案讀取設備、軟件的更新情況進行檢查登記，定期對電子檔案進行副本制作更新存儲介質(zhì)。

（五）在利用方面。電子檔案的信息和載體是可以分離的，所以在利用的過程中要保證其載體與信息雙安全。電子檔案利用方式比較多樣，其本身的不足對利用過程管理提出了更高的要求。電子檔案查詢系統(tǒng)要有穩(wěn)定的技術環(huán)境支持和物理存儲空間；嚴格設置查詢權限；登陸賬號分配要做到實名登記制；電子檔案須有防復制的技術功能加以保護；管理系統(tǒng)后臺留存管理日志，記錄所有賬號每次的登陸記錄；電子檔案載體借用只能是備份件借用，并做好只讀設置，防止內(nèi)容被篡改，且務必辦妥借閱手續(xù)。

總之，電子檔案是信息化發(fā)展的產(chǎn)物，雖有先進性，但其劣勢也明顯，電子檔案的管理，不論對技術要求還是對人員綜合能力要求上都遠高于紙質(zhì)檔案。電子與紙質(zhì)檔案各具優(yōu)勢，二者都是檔案管理工作中不可分割的部分，相輔相成，互為補充，才更能確保檔案信息齊全完整安全。

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