文/福建衛(wèi)生職業(yè)技術學院 朱顏郴
“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下的智慧檔案館建設初探
文/福建衛(wèi)生職業(yè)技術學院朱顏郴
隨著“智慧地球”和“智慧城市”概念的提出,智慧檔案館研究在我國悄然興起。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下,本文對智慧檔案館產(chǎn)生的背景、定義和發(fā)展現(xiàn)狀進行研究,并針對建設過程中存在的理論根基薄弱、忽略用戶需求、檔案利用率低等問題進行反思,最終構想展望未來的智慧檔案館。
互聯(lián)網(wǎng)+;智慧檔案館;檔案館建設
2008年11月,IBM公司首席執(zhí)行官提出了“智慧地球”的概念。2009年1月,美國總統(tǒng)奧巴馬對該理念表示肯定,并將此上升到國家政策的層面。隔年,IBM在此基礎上勾勒出建設“智慧城市”的藍圖,隨后“智慧城市”建設在世界范圍內(nèi)日益升溫。
智慧檔案館的提出源于“智慧城市”的概念,是其衍生的一個子系統(tǒng)。目前,智慧檔案館研究在我國方興未艾,學術界對智慧檔案館的定義各執(zhí)己見,尚無定論。但通過總結分析比較,我們可以發(fā)現(xiàn)其中的一些共同之處,即智慧檔案館是采用云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術手段,具備進行感知、挖掘、決策等功能,為國家和民眾提供全方位、多層次服務的一種檔案館模式。
我國的檔案館建設大致可分為四個階段,從最初的實體檔案館發(fā)展為智能檔案館、進而是高度信息化的數(shù)字檔案館、最后是智慧檔案館。
作為檔案信息化的高級形態(tài),智慧檔案館是適應全國大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃的第四代檔案館。尤其自2015年李克強總理首次提出“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃后,技術的廣泛應用讓建設智慧城市和智慧檔案館成為可能。
2011年,南京市檔案局率先提出“智慧檔案”理念,為“智慧南京”總體規(guī)劃提供全市檔案信息資源基礎數(shù)據(jù)庫。在同年審議通過的《南京市“智慧檔案”建設規(guī)劃》中,采用了包括云計算、無線射頻識別、數(shù)字化縮微技術在內(nèi)的多項技術,反映出“十二五”期間檔案信息化建設的重點方向。
2013年,青島市檔案館首先提出了建設智慧檔案館,并被寫入市政府工作報告。該館通過物聯(lián)網(wǎng)、云計算和自動控制技術,采用射頻識別等設備,連接互聯(lián)網(wǎng)和實體檔案,以電子標簽化管理實體檔案,提供方便及時的檔案信息服務。另一特色之處,是將業(yè)務數(shù)據(jù)和電子文檔一體化管理作為重點,在檔案智慧收集平臺,運用RFID自動識別技術,實現(xiàn)檔案識別的智能化。該檔案館重視服務的對象——社會大眾和來自用戶評價,使用戶能參與進來,是檔案開放管理的一次有益嘗試。目前,智慧檔案館項目一期工程已于2015年5月投入試運行,二期工程正在建設中。
2014年,杭州市檔案館建立了作為智慧檔案建設基石的“杭州市電子文件中心”。該中心基于杭州市檔案信息資源,利用政務云平臺縱橫向連接各級單位與普通市民,實現(xiàn)了檔案信息資源整合優(yōu)化與共享。
(一)理論根基薄弱。當前,智慧檔案館的研究尚處于起步階段,理論基礎并不牢固。在智慧檔案館建設的實踐探索中,一線工作人員傾向于實踐而缺少對理論框架的構建。在中國知網(wǎng)(CNKI)學術期刊數(shù)據(jù)庫以“智慧檔案館”為關鍵字檢索出的63篇論文中,發(fā)表在核心期刊的文章數(shù)量較少,僅占總量的39.7%;就內(nèi)容方面而言,多數(shù)文章僅只停留在對智慧檔案館的定義、特征進行歸納列舉,而缺少對智慧檔案館的定位、核心價值、可行性、發(fā)展目標等深層次問題的探討分析,理論深度不夠。建設智慧檔案館,首先應該在頂層設計視角下確定理論基點,進而圍繞智慧檔案館建設的核心問題、重點領域進行研究。
(二)忽略用戶需求。智慧檔案館的服務對象是用戶,但在建設智慧檔案館的實踐過程中,多數(shù)專家學者們的著眼點停留在管理、技術、資金、人才方面,忽略了面向用戶體驗這一要素。在實施過程中,對技術的追求只是停留在硬件層面,盲目給智慧檔案館戴上云計算、大數(shù)據(jù)等大帽子,而不深入思考用戶是否真的需要這些技術是研究的價值偏離。技術只是手段和工具,而它的服務對象——人,才是智慧檔案館建設最需要關注的對象。
(三)檔案利用率低。智慧檔案館建設的最終效果以用戶的滿意度和評價來體現(xiàn),而其中最突出的量化指標就是檔案的利用率。在眾多構建智慧檔案館模型的設計中不難發(fā)現(xiàn),建設一座基于物聯(lián)網(wǎng)技術的智慧檔案館需要雄厚的資金支持。但由于種種原因,數(shù)字化、信息化后的檔案利用率卻未有顯著提高,投入與產(chǎn)出反差巨大。如果智慧檔案館在今后的建設中仍然無法顯著提高檔案利用率,那建設智慧檔案館的效益問題將是今后值得引起關注的問題。
在國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃推動下,智慧檔案館這個新興概念為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。在不久的將來,智慧檔案館的建設將融合物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)網(wǎng)技術等多項先進技術:物聯(lián)網(wǎng)感知和智能化識別檔案信息,云計算提供檔案云管理平臺,移動互聯(lián)網(wǎng)為檔案信息及時傳輸創(chuàng)造便利條件,大數(shù)據(jù)則為提供個性化檔案信息服務及整合檔案資源打下堅實基礎。
智慧檔案館將秉承以人為本的個性化服務理念,以用戶導向為需求,通過多種終端設備,使用戶體驗到不受時、空限制的服務。未來,一個具有完整基礎體系架構、全面整合檔案信息資源的個性化智能檔案館將為用戶提供多元化、個性化的服務體驗,為智慧城市建設提供優(yōu)質(zhì)便捷的信息服務。
[1]吳緒成.淺談大數(shù)據(jù)背景下的第四代檔案館建設[J].湖北檔案,2013(3):9-12.
[2]國家檔案局.全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要[Z].2016-04-01.
[3]江蘇省檔案局.融入“智慧南京”建設體系,彰顯檔案工作獨特魅力[EB/O L].http://w w w.daj s.gov.cn/art/2011/11/17/ art_1229_33605.htm l.
[4]青島市人民政府.青島市智慧檔案館投入試運行[EB/ OL].http://www.qingdao.gov.cn/n172/n24624151/n24631595/ n24631609/n24631637/150605161439540514.htm l.