文/江西師范大學(xué)檔案館　張震雄

生態(tài)學(xué)視閾下的干部人事檔案改版工作

文/江西師范大學(xué)檔案館張震雄

本文利用生態(tài)學(xué)研究視閾，分析干部人事檔案改版工作。以干部人事檔案管理工作為研究對象，從干部人事檔案紙質(zhì)載體的歸檔要求、分類方法、頁碼編制、檔案卷內(nèi)目錄的設(shè)置等幾方面，作改版前后的比較，得出這次改版工作更好地保護干部人事檔案的生態(tài)環(huán)境。在此基礎(chǔ)上，筆者從干部人事檔案管理工作實際出發(fā)，認(rèn)為調(diào)整干部人事檔案類目的次序，更便于歸檔和查閱；對按老規(guī)定已整好的檔案保持原狀不作調(diào)整，減少再次整理對檔案的損壞；去除對干部人事檔案材料打孔裝訂，保持檔案最原始的狀態(tài)，這樣能夠更好地保護干部人事檔案的生態(tài)環(huán)境。

生態(tài)學(xué)；干部人事檔案；改版

根據(jù)《關(guān)于做好干部人事檔案改版工作的通知》文件（贛組字〔2013〕68號），要求將干部人事檔案全部改版成A4標(biāo)準(zhǔn)。這次改版，對干部人事檔案管理工作的幾方面進行了調(diào)整，本文利用生態(tài)學(xué)這個研究視閾，對這次改版工作進行分析。

一、為什么要做干部人事檔案生態(tài)學(xué)方面的考察

生態(tài)學(xué)最早是研究動物與環(huán)境之間的關(guān)系，隨著學(xué)科的發(fā)展，研究內(nèi)容不斷拓展，研究方法不斷完善，形成了完善的理論體系和科學(xué)的方法論，生態(tài)學(xué)用來研究事物與事情之間的關(guān)系，人們運用生態(tài)學(xué)原理考察人類社會實踐的各個領(lǐng)域，借鑒生態(tài)學(xué)方法尋求解決各種社會問題的有效途徑。趙澤虎、顏世頎等在生態(tài)學(xué)的視野里看大學(xué)治理，認(rèn)為大學(xué)應(yīng)該善治，促進大學(xué)治理結(jié)構(gòu)生態(tài)化、治理機機制有機化、治理變革的持續(xù)化。目前，只有少部分學(xué)者用生態(tài)學(xué)的方法研究檔案學(xué)方面的問題，徐欣云對我國檔案業(yè)務(wù)工作進行了生態(tài)學(xué)的考察。倪代川、金波利用中國知網(wǎng)對檔案生態(tài)學(xué)文獻進行了綜述，對檔案生態(tài)發(fā)展作出了展望。通過中國知網(wǎng)搜索生態(tài)學(xué)、干部人事檔案的關(guān)鍵詞，查找不出相關(guān)文獻。究其原因有二：一是干部人事檔案在檔案學(xué)研究中一直都不是關(guān)注熱點。二是用生態(tài)學(xué)的視角來看檔案管理，這個觀點較新，所以找不到相關(guān)文獻。本文通過生態(tài)學(xué)的視角來看干部人事檔案的改版工作，是研究方法的一個創(chuàng)新。

二、從生態(tài)學(xué)視角看干部人事檔案的改版工作

在這次干部人事檔案改版中，確立了干部人事檔案整理工作的指導(dǎo)思想，即要做到“嚴(yán)格鑒別，分類準(zhǔn)確、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊”，在宏觀上確定了干部人事檔案檔案工作的總的方針和原則，強調(diào)既不能“欠”整理，也不能“過”整理。這個指導(dǎo)思想充分體現(xiàn)了對干部人事檔案的生態(tài)保護意識，簡化了原來將干部人事檔案材料要經(jīng)過裱糊、切邊、折疊等技術(shù)加工的工作，使所有的檔案材料大小統(tǒng)一等，這些“過”整理的工作要求。這次改版工作，對以下幾方面作了調(diào)整：

（一）調(diào)整了干部人事檔案紙質(zhì)載體的尺寸，將檔案材料大小從原來的16開紙型改成國際通用的A4型。1996年版的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（組通字〔1996〕14號）（以下簡稱老規(guī)定）中指出，第三十一條指出干部人事檔案材料的載體一般應(yīng)使用16開規(guī)格的辦公用紙。但是目前16開的尺寸有兩種標(biāo)準(zhǔn)，一種為大16開，其尺寸為210mm×285mm，另一種為正16開，其尺寸為185mm×260mm。筆者2007年參加人事檔案培訓(xùn)班時，課堂上兩位老師說的16開的尺寸就是分別采用了這兩個標(biāo)準(zhǔn)。因此在實際操作中，檔案工作人員沒有唯一用紙標(biāo)準(zhǔn)，各單位的人事檔案材料大小各不一致。從1999年開始，A4紙材料在中國開始出現(xiàn)，隨著時間的推移，A4紙型的文件材料漸漸代替了原來16開紙型的文件材料。因此，在日常歸檔時，收集到的干部人事檔案材料中，A4紙型的材料也越來越多，如職稱評審表、考核表等。每次收到這些材料，在不影響檔案字跡的情況下，大都切去空白紙邊，但對會切掉字跡的材料，必須采用折邊的方法，使材料的尺寸成為16開的大小，然后在每份檔案材料左邊包上包邊紙，用縫紉機車一條邊，最后打洞裝入檔案夾內(nèi)。經(jīng)過這幾道工序整理檔案，費時又費力，降低了歸檔速度，頻繁的切割、折疊檔案材料，反而使得檔案外觀不平整。因此，按老規(guī)定整理干部人事檔案，切紙、折紙、車邊往往要花掉檔案工作人員大量時間，又使得檔案紙張留下難以修復(fù)的切痕、折痕及針孔，這些都是破壞紙質(zhì)檔案生態(tài)原貌的行為，不利于檔案的生態(tài)保護。

在這個時代背景下，中共中央組織部在2009年7月，重新修訂下發(fā)了《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號）（以下簡稱新規(guī)定），新規(guī)定第三十六條指出干部人事檔案材料的載體采用16開型或A4型公文用紙。2013年10月，又下發(fā)了《關(guān)于做好干部人事檔案改版工作的通知》（贛組字〔2013〕68號）（以下簡稱通知），通知要求將人事檔案紙質(zhì)載體統(tǒng)一改成了國際標(biāo)準(zhǔn)297mm×210mm的A4紙型，這順應(yīng)了時代的發(fā)展，改變了原來人事檔案沒有統(tǒng)一16開的尺寸的現(xiàn)狀。

新規(guī)定還指出，對于小于A4型的材料，不需要重新裱糊。在改版前，對干部人事檔案的整理，過多地追求檔案材料外觀整齊，大小一致。筆者經(jīng)常會遇到自傳、各種證明材料等這些小于標(biāo)準(zhǔn)紙型的材料，按老規(guī)定要求，這些材料都要裱糊成標(biāo)準(zhǔn)紙型大小，這次改版之后，對這些材料只要留出裝訂線，不要求大小一致。這既減輕了工作量，提高歸檔的工作效率，又將檔案材料最原生態(tài)的歸檔，降低紙質(zhì)檔案在裝裱過程中的負(fù)面影響，減少對紙張的不同程度的傷害。

人事檔案材料標(biāo)準(zhǔn)紙型的改革，這是干部人事檔案工作一個巨大變革。在整理檔案工作中，減小對檔案載體的傷害因素對檔案生態(tài)環(huán)境的干擾，有利于紙張的生態(tài)環(huán)境保護，更持久地保存干部人事檔案，這體現(xiàn)了干部人事檔案工作的生態(tài)學(xué)改良，更適應(yīng)、更符合干部人事檔案自身的發(fā)展規(guī)律。

（二）對部分檔案材料分類進行了細(xì)化調(diào)整。在這次改版工作中，將第四類材料劃分了二級目錄：即學(xué)歷學(xué)位材料、專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、科研學(xué)術(shù)材料、培訓(xùn)材料等四小類。新規(guī)定對學(xué)歷學(xué)位材料排序方法也作了優(yōu)化調(diào)整，同一學(xué)習(xí)階段的材料按時間先后連續(xù)排列，不同學(xué)習(xí)階段的材料不需要按時間先后穿插排列在另一學(xué)習(xí)階段中，這更有利于檔案材料前后相關(guān)及相對完整性。同時，根據(jù)新規(guī)定，過去歸在第一類的學(xué)生登記表、歸在第三類的學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表，建議統(tǒng)一調(diào)整到第四類，以便更好地體現(xiàn)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)材料的系統(tǒng)性和完整性。

依照老規(guī)定，在對第四類材料排序時，是將學(xué)歷學(xué)位材料、評職稱等材料按時間先后排列順序歸入第四類中。在實際整理檔案過程中，常遇到讀本科、碩士及博士期間的材料按時間來排會有交叉現(xiàn)象，如報考碩士的材料會放在本科畢業(yè)的材料之前，報考博士的材料會放在碩士畢業(yè)材料之前，還有些評職稱或者培訓(xùn)的材料放在讀碩士或讀博士的材料中間等這些情況，這次改版都很好地解決了這些問題，即按同一學(xué)習(xí)階段來排序。按照老規(guī)定的分類方法，學(xué)生登記表可以放在第一類，也可以放在第四類，實習(xí)鑒定表可以放在第三類，也可以放在第四類，這次改版中都明確規(guī)定了這些檔案材料分類方法，都放在第四類。因此，按照老規(guī)定的分類方法整理的檔案，對于查閱者來說，因為各類材料穿插，查閱四類材料也相當(dāng)不便。

從生態(tài)學(xué)的角度看，一份干部人事檔案所有內(nèi)容可看作為一條信息生態(tài)鏈，檔案中的每份材料可視為一個生態(tài)因子，將檔案材料分為十類，就是將這些生態(tài)因子有序排序在信息生態(tài)鏈中。干部人事檔案里這些一個學(xué)習(xí)階段的材料都是反映同一個時期的基本情況，應(yīng)該連續(xù)排列，放在同一類材料中，形成一條結(jié)構(gòu)更優(yōu)化有序的信息生態(tài)鏈。

（三）對檔案材料頁碼編制有了新要求。根據(jù)1993年頒布的《干部檔案整理工作細(xì)則》，檔案材料以份計頁，材料頁數(shù)的計算采用圖書編面法，有頁碼標(biāo)記的，按標(biāo)記的計頁，無頁碼標(biāo)記的用鉛筆在材料的右下角注明頁碼，每單面為一頁，封面封底不計頁。這次改版后，檔案材料凡有字的頁，都必須標(biāo)記頁碼。頁碼編制的意義在于明確了檔案材料的數(shù)量和次序，一方面可以確定歸檔材料的數(shù)量，即材料的總頁，另一方面表明了檔案材料的先后次序。將有字的封面和封底也標(biāo)上頁碼，認(rèn)為這些頁面也是檔案材料的一部分，這體現(xiàn)了生態(tài)學(xué)的整體觀。

（四）對干部人事檔案卷內(nèi)目錄作了調(diào)整。這次改版，將人事檔案卷內(nèi)目錄也相應(yīng)調(diào)整為A4型，去掉了“份數(shù)”這欄。在實際的檔案整理工作中，干部人事檔案絕大部分都是一份材料，不存在重份的情況，所以在填寫卷內(nèi)目錄時，“份數(shù)”這一欄基本上都填的是“1”，于是這一欄不能提供任何有價值的信息，在干部人事檔案信息生態(tài)鏈中完全不起作用。將這一欄去掉，是在完全不影響人事檔案信息生態(tài)鏈的情況下，簡少了一道工序，提高了工作效率。

（五）這次改版工作考慮了“對人的尊重”。一方面簡化了一些整理工作環(huán)節(jié)，如切紙、裝裱、車邊等技術(shù)加工的工作，這大大提高了檔案工作者的工作效率，把檔案工作者從繁重的檔案整理工作中解放出來，這突顯了對檔案工作者的尊重。另一方面對人事檔案中的部分不太明確類別的材料，可以根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途來確定類別，這突現(xiàn)了以人利用為本的理念，強調(diào)了檔案的整理以方便利用為主，也是強化了對檔案利用者的尊重。

改版工作采用了生態(tài)學(xué)整體觀念看檔案管理工作，讓“檔案的利用”跟“檔案的整理”有機地結(jié)合起來，將干部人事檔案管理工作各個環(huán)節(jié)連成一體，在檔案整理中考慮到檔案的利用需要，這無論對檔案工作者還是檔案利用者來說，都充分考慮了“對人的尊重”，考慮了檔案工作者及檔案利用者發(fā)展的可持續(xù)性。

三、對干部人事檔案進一步生態(tài)改良的幾點建議

雖然這次檔案改版工作對檔案材料及檔案工作者來說是一次大的解放，但是還有很多方面還需作更細(xì)化的規(guī)定、更優(yōu)化的調(diào)整。

（一）將檔案分類的次序作一次調(diào)整。根據(jù)筆者多年從事檔案管理工作的經(jīng)驗，平時利用檔案時，十大類檔案利用頻率各不相同，有些材料常被查閱利用，有些基本上不利用。常利用的檔案有第一類、第四類及第九類等這幾類，是否可將第四類及第九類檔案材料調(diào)整為第二類及第三類，這樣調(diào)整后可以方便查找，提高查找效率，同時也是對檔案紙張的保護，減少翻閱紙張數(shù)，從而降低紙張衰變的速度。

（二）對按老規(guī)定已整好的檔案是否可以采取“老人老辦法、新人新辦法”。按照老辦法整好的干部人事檔案，其第四類材料都沒有二級目錄，而且很多材料都用縫紉機車邊，車在一塊，如果全部拆開，按新規(guī)定分類排序，又費時費力，而且對檔案又造成一次破壞，這真是應(yīng)證了檔案工作人員常說的一句話“整一次檔案就是破壞一次檔案”。如果對這些已經(jīng)按“老辦法”整理好的檔案，只要求換A4標(biāo)準(zhǔn)檔案盒，不作其他調(diào)整，這可以減小對檔案載體的再次傷害，符合生態(tài)保護的理念。

（三）去除對干部人事檔案打孔裝訂。不管是老規(guī)定還是新規(guī)定，每卷干部人事檔案，必須在材料左側(cè)豎直打上大小統(tǒng)一的孔，穿入檔案盒三根裝訂立柱中，裝訂成冊。每次打孔，打孔機都會在紙張上留下三個孔洞，對一些沒有留裝訂邊的材料，還是需要裱糊出裝訂邊，這些行為對檔案紙張都造成不可修復(fù)的傷害。而且，干部人事檔案是一個動態(tài)的系統(tǒng)，每年都要添加一些檔案材料，如考核表、工資表等，對新添加的材料也都必須打孔，再將新材料插到相應(yīng)的位置上，這種頻繁的拆卷插件，其結(jié)果無疑會導(dǎo)致檔案磨損甚至毀壞。打孔等操作對檔案原件也是進行形式上的加工，直接破壞了檔案原貌，而且加大了工作量。筆者建議將裝檔案盒中的立柱跟壓條換成文件強力夾，人事檔案材料整好后用強力夾夾好成冊，保存在檔案柜中。這可以免去了打孔的工序，也不用對沒有裝訂邊進行裱糊，留出裝訂線，最大程度地保護了紙質(zhì)材料的原生態(tài)，而且在復(fù)印檔案材料以及添加檔案材料時，拆裝更為方便、快捷，不會造成對檔案材料的磨損，減少對檔案材料的破壞。

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